Över alla sektorer publicerar organisationer ständigt mer och mer innehåll online.
Detta har blivit ännu mer framträdande efter pandemin, eftersom det globala samfundet skiftade online för att övervinna de fysiska begränsningarna som de sattes på genom lockdown.
Webbplatser används för att sälja produkter och tjänster till kunder, för att publicera och dela försäljnings- och marknadsföringsmaterial och – från småföretag till statliga myndigheter – som en primär kanal för kommunikation med allmänheten.
Spridningen av digitalt innehåll innebär en ny uppsättning utmaningar. Finansiella företag måste till exempel uppfylla en rad efterlevnadsskyldigheter för att kunna använda digitala kanaler (inklusive webbplatser) för att annonsera för kunder. På andra ställen kan organisationer behöva föra register över deras webbplatsinnehåll för tvistlösningsändamål, och andra kanske vill bevara webbsidor enbart för deras kulturella eller historiska betydelse, som offentliga register eller som referenspunkt för framtida marknadsföringskampanjer .
Webbplatsarkivering är det enda sättet att bevara webbplatsinnehållet i en form som gör att det kan återbesökas som det var vid en viss tidpunkt. Det är det enda sättet att skapa och underhålla en stabil, tidsstämplad, verifierbart autentisk och oberoende version av webbinnehåll. Eftersom arkiven är oberoende är de helt separata från den ursprungliga webbplatsarkitekturen och kommer endast att inkludera de element som var aktiva vid arkiveringstillfället, vilket skapar en iteration så nära dess ursprungliga form som möjligt.
Det finns många anledningar till att en organisation bör arkivera sin webbplats, men i alla fall måste de se till att deras arkiv är kompletta, säkra och juridiskt tillåtna.
I den här guiden tittar vi på några av de specifika utmaningarna kring webbarkivering inom tre olika sektorer – finansiella tjänster, offentlig sektor och varumärken.
Webbplatsarkiveringens roll
Webbplatsarkivering tillåter företag inom finans-, offentlig- och detaljhandelssektorn att lagra oföränderliga register över sina webbsidor. Detta hjälper till att säkerställa följande:
1. efterlevnad
Reglerade företag och företag över hela världen måste registrera och behålla all elektronisk kommunikation enligt MiFID II (EU), FCA (UK), SEC (US), ASIC (AU) och FINRA (US) regler. MiFID II, till exempel, anger att den inspelade elektroniska kommunikationen måste vara:
• Komplett – En organisation måste vara medveten om alla typer av elektronisk kommunikation som används och av vem. Utöver detta måste de ha ett system och processer på plats som är utformade för att fånga och behålla alla register över dessa kommunikationer.
• Noggrann – En organisation måste ha fullt förtroende för den registrerade elektroniska kommunikationens innehåll och metadata som kan visa exakta datum och tider då något ägde rum.
• Hög Kvalitet – En organisation bör kunna återge register över elektronisk kommunikation så nära deras "ursprungliga form" som möjligt.
Kopplet dras åt globalt. Från och med november 2022,
SEC:s marknadsföringsregel utvidgade definitionen av vad som utgör en "reklam" till att omfatta webbplatsinnehåll, som nu måste fångas och arkiveras i sin helhet. Samtidigt har Australian Securities and Investments Commission (ASIC) börjat begära uppgifter om historiska prislöften på webbplatsen från försäkringsbolag, och
administrera böter till dem som inte kan ge dem.
2. Rättslig tillåtlighet
Företag kan krävas att tillhandahålla autentiserade bevis för elektroniska uppgifter när de är i domstol. Dokumenten måste visa att uppgifterna har lagrats i ett format som är oföränderligt och när de arkiverades. Dessa krav täcks av följande regler och förordningar:
• Federala bevisregler (regel 901) – Kravet på autentisering eller identifiering av ett bevis.
• Uppförandekoden om bevisvikt och juridisk tillåtlighet av elektronisk information (BS 10008:2014) – Säkerställa äktheten och integriteten hos elektronisk information.
• SEC regel 17a-4 – som kräver att företag arkiverar elektronisk affärskommunikation i icke-omskrivbart och icke raderbart (WORM) format.
• eDiscovery-förfrågningar – arkivering av webbplatsdata för tvistlösning och eDiscovery-ändamål kan hjälpa till att säkerställa att uppgifterna inte kan vederläggas och är en sann reproduktion av innehållet vid den tiden.
3. Skydd av IP och varumärkestillgångar
Varumärken har ett tydligt incitament att hålla ett långsiktigt register över sin aktivitet för att informera framtida kampanjer. Men eftersom mer affärsverksamhet sker online kommer de kontinuerligt att skapa och publicera stora mängder digitalt innehåll i en hastighet som kan vara svår att hålla reda på. Webbplatsarkivering kan utföras på regelbunden basis, och med obegränsad molnlagring och möjligheten att arkivera stora datamängder kan det säkerställa att inget av värde går förlorat.
4. Bevarande av register av kulturell och historisk betydelse
Offentliga organisationer och arkivarier kan kräva att kulturellt viktigt webbplatsinnehåll bevaras för omedelbar tillgång till historiska offentliga registerdata. Webbplatsarkivering är den idealiska lösningen för att bevara dessa stora mängder data och lagra i ett oföränderligt WORM-filformat.
Vem drar nytta av webbplatsarkivering?
Financial Services
Den finansiella tjänstesektorn är under ständig press att ta till sig nya onlinekanaler om de ska hänga med i det digitala landskapet under utveckling. Men när de gör det måste deras användning av dessa kanaler balanseras mot strikta efterlevnadsregler från sådana som SEC, ASIC, FINRA med flera.
Varje lösning måste kunna påvisa överensstämmelse med sådana bestämmelser samt med eventuella datasuveränitets- och GDPR-krav.
Offentlig sektor
Många nationella arkiv, bibliotek, regeringar och universitet arkiverar nu webbplatsdata för att bevara alla register av kulturell och historisk betydelse. Detta drivs främst av lagstiftning som t.ex
UK Public Records Act 1958 och mer nyligen den
Information om frihetsinformation 2000.
När den offentliga sektorn ägnar sig åt mer aktivitet online, letar organisationer efter sätt att utveckla sina webbarkiveringsbestämmelser för att dra nytta av ny teknik som:
-
Molnet – För att möjliggöra effektiv och flexibel lagring av de stora datamängderna.
-
Indexering och sökning – Att göra uppgifterna användbara för forskare, tjänstemän, studenter och allmänheten (inklusive offentliga portaler som t.ex.
Storbritanniens nationella arkiv). -
Uppdateringen från det traditionella ARC-filformatet till ISO-standarden
WARC filformat, som kan hjälpa till att lagra born-digital eller digitaliserat material.
Varumärken
FMCG-varumärken skapar mer och mer onlineinnehåll utöver traditionella varumärkestillgångar. Detta innehåll kan lätt ändras, skadas eller förloras utan planering och framförhållning.
Att hålla ett register över varumärkesaktivitet online och kundkommunikation kan hjälpa...
-
Informera framtida varumärkesriktning (genom övervakning av prestanda)
-
Inspirera framtida kampanjer
-
Se till att lagligt godtagbara register över all kommunikation förs för fall av tvistlösning.
Hur arkiverar du en webbplats?
När det gäller att faktiskt arkivera ditt webbplatsinnehåll finns det flera sätt att göra det. Gratis onlineverktyg som Wayback Machine är alternativ, men kräver att användarna manuellt sparar varje sida individuellt. Detta är helt enkelt inte genomförbart för majoriteten av företag med tanke på den frekvens med vilken infångningar måste ske för att tillsynsmyndigheterna ska vara nöjda; nämligen varje gång en förändring görs.
Medan vissa företag förlitar sig på säkerhetskopior av Content Management System (CMS) för journalföring, finns det några stora skillnader mellan en säkerhetskopia och ett arkiv.
-
Digitala signaturer och metadata: Viktigast av allt, data som tagits från en CMS-säkerhetskopia kommer inte att ha en digital signatur och kommer därför inte att kunna autentiseras eller tillåtas i domstol. Dessutom tillåter inte CMS-säkerhetskopior att juridiska team enkelt exporterar en post med alla viktiga metadata.
-
Fulltextsökning: CMS-säkerhetskopior ger inte en fulltextsökningsfunktion. Revisorer kan begära information brådskande och med ett ögonblicks varsel – när du manuellt fångar din webbplats, kan mängden data som fångas göra det svårt att snabbt hitta specifik data.
-
Överensstämmelse med datalagring: För reglerade branscher med specifika journalföringsregler (såsom offentlig sektor och finansiella tjänster) uppfyller inte en CMS-säkerhetskopia kraven.
Alternativt kan en automatisk arkiveringstjänst för webbplatser göra det möjligt för företag att hålla ett fullständigt register över sitt webbplatsinnehåll, samtidigt som den lättar på den manuella bördan och säkerställer rättslig tillåtlighet.
Vägning av dina alternativ
I takt med att det digitala landskapet blir mer expansivt följer regleringsnivån efter. Organisationer som SEC och ASIC har nyligen gjort betydande förändringar för att återspegla vårt ökande beroende av onlineplattformar och hur lätt värdefull information kan gå förlorad, med tanke på de delar av den vi möter dagligen.
Webbplatsarkivering fyller så många funktioner för så många olika typer av organisationer att det har blivit ett grundläggande krav för en växande andel moderna företag. Oavsett om du tillfredsställer tillsynsmyndigheter, behåller ditt varumärkes ackumulering av digital produktion eller bevarar information av kulturell och historisk betydelse, gäller det branscher från den offentliga sektorn till finansiella tjänster, detaljhandelsvarumärken och många däremellan.
Eftersom kraven på arkivering har ökat har vissa funktioner blivit oumbärliga, som nästan alltid tillhandahålls av tredjepartsleverantörer. Automatiserad webbplatsfångst gör att företag kan genomsöka hela sin webbplats med regelbundna, förinställda intervall och fånga en korrekt version av webbplatsen som den fanns vid den tidpunkten, varje gång. Fulltextsökning minskar ytterligare den manuella bördan till en hanterbar nivå om en specifik sida skulle begäras för rättstvistsändamål. Under tiden, om dessa data inte lagras i ett juridiskt tillåtet format, är hela processen värdelös, åtminstone ur ett efterlevnadsperspektiv.
Innan du påbörjar arkiveringsprocessen är det viktigt att förstå målet bakom den och om ditt team har verktygen för att hantera det själva. Först då kommer du att börja ta reda på det korrekta tillvägagångssättet ur ett resursperspektiv, och vem som är utrustad för att hjälpa dig att uppnå dessa mål. Och om dina mål är juridiska skyldigheter, bör du vara försiktig i en
allt brutalare regleringsklimat.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Källa: https://www.finextra.com/blogposting/23577/a-guide-to-website-archiving-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs
- 1
- 2014
- 2022
- 2023
- a
- förmåga
- Able
- tillgång
- ackumulering
- exakt
- Uppnå
- Agera
- aktivitet
- faktiskt
- Dessutom
- anta
- Fördel
- Annonsera
- mot
- Alla
- tillåter
- alltid
- mängder
- och
- tillvägagångssätt
- Arc
- arkitektur
- arkiv
- runt
- ASIC
- Tillgångar
- revisorer
- australier
- Australiensisk värdepappers- och investeringskommission
- Äkta
- authenticated
- äktheten
- Automatiserad
- säkerhetskopiering
- säkerhetskopior
- grund
- blir
- blir
- bakom
- Fördelarna
- mellan
- varumärke
- varumärken
- belastning
- företag
- företag
- Kampanjer
- fånga
- fångar
- Fångande
- fall
- vissa
- utmaningar
- byta
- Kanal
- kanaler
- klar
- klienter
- Stänga
- cloud
- Cloud Storage
- cms
- koda
- provision
- Kommunikation
- Trygghet i vårdförloppet
- samfundet
- Företag
- fullborda
- fullständigt
- Efterlevnad
- säker
- konstant
- innehåll
- skadad
- kunde
- Domstol
- omfattas
- Skapa
- avgörande
- kultur
- kund
- dagligen
- datum
- datauppsättningar
- datalagring
- Datum
- krav
- demonstrera
- utformade
- skillnader
- olika
- svårt
- digital
- Digital Content
- digitaliseras
- riktning
- Tvist
- Tvistelösning
- gör
- inte
- driven
- varje
- lätt
- effektiv
- Elektronisk
- element
- annorstädes
- säkerställa
- säkerställa
- Hela
- helhet
- utrustad
- EU
- Även
- bevis
- utvecklas
- utvecklas
- expanderade
- expansiv
- export
- FCA
- möjlig
- Leverans
- Funktioner
- Fil
- finansiella
- finansiella tjänster
- ändarna
- Finextra
- företag
- flexibel
- efter
- formen
- format
- Fri
- Frekvens
- från
- Uppfylla
- full
- fullständigt
- funktioner
- grundläggande
- ytterligare
- framtida
- GDPR
- Allmänt
- allmänheten
- ges
- Välgörenhet
- Globalt
- Mål
- Regeringar
- Odling
- styra
- hantera
- hjälpa
- hjälper
- historisk
- Hur ser din drömresa ut
- Men
- HTTPS
- idealisk
- identifiera
- oföränderlig
- med Esport
- in
- Incitament
- innefattar
- Inklusive
- ökat
- ökande
- alltmer
- oberoende
- Individuellt
- industrier
- industrin
- informationen
- exempel
- omedelbar
- försäkring
- integritet
- Investeringar
- IP
- ISO
- IT
- iteration
- Ha kvar
- liggande
- Large
- Lag
- Adress
- Lagstiftning
- Lets
- Nivå
- bibliotek
- begränsningar
- Rättstvister
- lever
- lockdown
- lång sikt
- se
- du letar
- Maskinen
- gjord
- större
- Majoritet
- göra
- ledning
- manuell
- manuellt
- många
- Marknadsföring
- material
- Materia
- betyder
- Samtidigt
- Möt
- Medlemmar
- metadata
- kanske
- Modern Konst
- ögonblick
- övervakning
- mer
- mest
- nämligen
- nationell
- Behöver
- behov
- Nya
- Ny teknik
- November
- mål
- mål
- bindningar
- nätet
- onlineplattformar
- Tillbehör
- beställa
- organisation
- organisationer
- ursprungliga
- Övrigt
- Övervinna
- särskilt
- prestanda
- perspektiv
- fysisk
- Plats
- planering
- Plattformar
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Punkt
- möjlig
- post-pandemi
- potentiell
- praktiken
- presenterar
- tryck
- pris
- primär
- process
- processer
- Produkter
- framträdande
- lovar
- skydd
- ge
- förutsatt
- allmän
- publicera
- publicering
- syfte
- snabbt
- område
- skäl
- nyligen
- post
- journalföring
- registreras
- register
- minskar
- reflektera
- regelbunden
- reglerad
- reglering
- föreskrifter
- Tillsynsmyndigheter
- regulatorer
- tillit
- reproduktion
- begära
- kräver
- Obligatorisk
- krav
- Krav
- Kräver
- forskare
- Upplösning
- resurs
- detaljhandeln
- kvarhållande
- Reuters
- Roll
- Regel
- regler
- försäljning
- Save
- Sök
- SEC
- sektor
- Sektorer
- säkra
- Värdepapper
- sälja
- service
- Tjänster
- in
- uppsättningar
- flera
- Dela
- skall
- sida
- signaturer
- signifikans
- signifikant
- helt enkelt
- webbplats
- Small
- småföretag
- So
- lösning
- några
- suveränitet
- specifik
- fart
- stabil
- standard
- Starta
- Ange
- Stater
- förvaring
- lagra
- lagras
- Studenter
- sådana
- följer
- system
- Ta
- grupp
- lag
- Tekniken
- Smakämnen
- deras
- sig själva
- därför
- tredje part
- tre
- Genom
- åtdragande
- tid
- gånger
- till
- verktyg
- spår
- traditionell
- sann
- typer
- Uk
- oföränderlig
- under
- förstå
- Universitet
- obegränsat
- Uppdatering
- us
- användning
- användare
- Värdefulla
- värde
- försäljare
- version
- sätt
- webb
- Webbplats
- webbsidor
- vikt
- Vad
- om
- som
- medan
- VEM
- kommer
- utan
- inom hela sverige
- Masken
- Om er
- Din
- zephyrnet