B2B betalningsautomatiseringsguide

B2B-betalningsautomatisering innebär allt från automatisering av att samla in och behandla fakturor till att göra betalningar till leverantörer och stämma av dessa betalningar i dina böcker. Det låter ditt företag frigöra resurser, minska manuella fel och fokusera på mer strategiska uppgifter.

En rapport från 2018 avslöjade att företag i Nordamerika spenderar $ 187 miljarder årligen på hantering av leverantörsreskontra (AP), och arbete står för över 90 % av dessa kostnader. Tänk om du kunde minska dessa kostnader med 80 % och öka hastigheten på fakturorna med upp till 10 gånger? Låter det för bra för att vara sant? 

Med rätt B2B betalningsautomation programvara, det är det inte. Och fördelarna är inte begränsade till kostnadsbesparingar, noggrannhet och effektivitet – B2B-betalningsautomatisering kan också förbättra leverantörsrelationer, säkerställa efterlevnad, undvika böter och straffavgifter och ge kritiska insikter om kassaflöde och ekonomisk hälsa.

B2B-betalningsautomatisering är en spelväxlare för företag av alla storlekar. I den här korta guiden går vi igenom grunderna för B2B-betalningsautomatisering och hur du implementerar AP-automatisering i ditt företag.

Vad är B2B-betalningsautomatisering?

B2B-betalningsautomatisering är en teknikdriven process som effektiviserar hur företag hanterar betalningar till leverantörer, entreprenörer och andra affärspartners.

Så istället för att ditt team manuellt matar in fakturadata, kontrollerar efter fel, initierar betalningar och stämmer av dessa betalningar i ditt ekonomisystem, utförs dessa uppgifter av en lösning som Nanonetter.

Den här programvaran effektiviserar hela processen med minimalt mänskligt engagemang, minskar tiden som läggs på dessa repetitiva uppgifter och minskar avsevärt sannolikheten för misstag och missförstånd.

Hur kan B2B-betalningsautomatisering effektivisera ditt arbetsflöde?

Att investera i en B2B-lösning för betalningsautomatisering är ett smart drag för ditt företag. Ibland är det svårt att tro på den transformativa effekten förrän du ser förändringarna i handlingen.

Så låt oss titta på hur dessa betalningsautomatiseringslösningar automatiserar olika delar av B2B-betalningsprocessen.

1. Fakturahantering

B2B betalningsautomationslösningar kan fånga och hämta data från fakturor och granska dem för att säkerställa noggrannhet och fullständighet. Den extraherar viktiga data som fakturanummer, datum, leverantörsnamn och förfallna belopp och matchar det med motsvarande inköpsorder och kontrakt.

Om det finns en missmatchning flaggar programvaran automatiskt fakturan för manuell granskning. Ditt team kan granska det och dirigera det tillbaka till leverantören för korrigering och återinlämning med bara några klick.

Denna automatiserade process minskar dramatiskt tiden för manuell datainmatning och granskning, vilket leder till snabbare fakturahanteringstider.

2. Godkännande arbetsflöden

När fakturan är matchad, dirigeras den automatiskt till utsedda godkännare för granskning och godkännande. Betalningsautomatiseringssystemet skickar påminnelser och eskaleringar för försenade godkännanden, vilket minskar chanserna för försenade betalningar samtidigt som chanserna ökar att få rabatter på tidig betalning och bättre partnerrelationer.

Dina partners kommer att kunna spåra statusen för sina fakturor i realtid, vilket minskar antalet frågor som ditt AP-team måste hantera. Denna nivå av transparens främjar förtroende och förbättrar dina affärsrelationer.

3. Utförande av betalning

Betalningsautomatiseringsprogram initierar sedan betalningar baserat på godkända fakturor och betalningsvillkor. Programvaran skapar betalningsfiler för olika betalningsmetoder som ACH, virtuella kort och checkar och skickar dem till banken eller betalningsprocessorn.

Det är dock viktigt att notera att effektiviteten av betalningsautomatisering beror på kvaliteten på programvaran och hur väl den är integrerad i dina befintliga betalningssystem. Eftersom processerna varierar från företag till företag är det avgörande att välja automationslösningar som kan anpassas för att möta dina specifika behov.

Ta Nanonetter, till exempel. Den kan läsa fakturor och inköpsorder från olika källor som e-post, skannade dokument, digitala filer/bilder och molnlagring – vilket gör att du kan gå helt utan beröring och matcha och stämma av utgifter utan manuellt ingripande.

Du kan enkelt koppla det till dina befintliga redovisningssystem, inklusive QuickBooks och Sage, så att det inte stör dina nuvarande processer.

4. Betalningsavstämning

När betalningarna har genomförts kommer automatiseringsprogrammet att stämma av dem. Det kommer att korshänvisa betalningarna som gjorts med de godkända fakturorna, vilket säkerställer att alla betalningar är korrekta och redovisade.

Eventuella avvikelser kommer omedelbart att flaggas, vilket gör att ditt team kan undersöka och lösa dem snabbt. GL-koder tillämpas automatiskt, vilket möjliggör sömlös integration med ditt redovisningssystem och gör avstämningsprocessen snabbare och mer effektiv.

5. Rapportering och analys

B2B betalningsautomatiseringsmjukvara automatiserar inte bara manuella uppgifter; det ger också värdefulla insikter om ditt företags ekonomiska hälsa. Den genererar omfattande rapporter om dina betalningsaktiviteter, visar trender, identifierar flaskhalsar och lyfter fram möjligheter till förbättringar.

Detta datadrivna tillvägagångssätt hjälper dig att sätta mer exakta budgetprognoser, identifiera kostnadsbesparingsmöjligheter och fatta strategiska beslut baserat på finansiell realtidsdata.

Varför ska du implementera B2B-betalningsautomatisering?

Så det kan effektivisera ditt arbetsflöde. Men hur översätts det till påtagliga fördelar för ditt företag?

Här är några övertygande skäl att överväga att implementera B2B-betalningsautomatisering:

1. Kostnadsbesparingar

En färsk rapport avslöjade att nästan 92% av företag använder checkar för betalningar. Med medianbearbetningskostnaden mellan $ 2.01 och $ 4, kan det bli mycket dyrt för företag att hantera varje check manuellt. 

Automatiserad B2B-betalningshantering kan minska behovet av manuellt arbete och pappersbaserade processer, vilket avsevärt minskar kostnaderna för utskrift, frakt och lagring av papperscheckar.

2. Förbättrad noggrannhet

Manuell betalningshantering är utsatt för fel, vilket leder till oväntade kostnader och förseningar. Dubblettbetalningar, felaktiga belopp och missade deadlines är bara några exempel på de felaktigheter som kan uppstå vid manuell bearbetning. 

B2B-betalningsautomatisering kan hjälpa till att eliminera dessa fel genom att automatisera uppgifter som datainmatning, matcha betalningar med fakturor och identifiera avvikelser.

I en färsk undersökning, nästan 62% av organisationer nämnde ökad effektivitet som högsta prioritet inom betalningsautomatisering och elektroniska betalningar.

3. Snabbare betalningshantering

Med automatiserad fakturahantering, arbetsflöden för godkännande av fakturor och betalningsutförande kan tiden det tar att behandla en B2B-betalning minskas från veckor till några dagar eller till och med timmar.

Fakturor kan godkännas från vilken plats som helst och betalningen kan behandlas omedelbart, vilket ger snabbare handläggningstider och förbättrat kassaflöde.

4. Starkare leverantörsrelationer

Sena betalningar, tvister och andra betalningsrelaterade frågor kan skada leverantörsrelationer. B2B-betalningsautomatisering hjälper företag att undvika dessa problem genom att säkerställa snabba betalningar och korrekta betalningsuppgifter.

Detta kan hjälpa företag att främja starkare leverantörsrelationer, vilket leder till potentiella rabatter, förbättrade villkor och förbättrat samarbete.

5. Skalbarhet och tillväxt

B2B-betalningsautomatisering gör det möjligt för organisationer som vill skala sin verksamhet för att göra det mer effektivt. När leverantörer och fakturor hopar sig kan manuell bearbetning av dem vara en flaskhals för tillväxt. 

Automatiserad B2B-betalningshantering hjälper företag att hålla jämna steg med volymen av fakturor och betalningar samtidigt som det minskar fel och ökar effektiviteten. Detta skulle inte bara göra det möjligt för företag att planera sina aktiviteter utan att oroa sig för förseningar i att anskaffa råvaror eller kritiska förnödenheter, utan det fokuserar också på mer strategiska uppgifter som kan driva tillväxt och lönsamhet.

6. Mindre mottaglig för bedrägerier

Genom att automatisera leverantörsfakturahantering, godkännandearbetsflöden och betalningsutförande kan programvara för betalningsautomatisering ge företag en heltäckande bild av deras betalningsaktiviteter, så att de kan identifiera ovanliga transaktioner eller aktiviteter.

Dessutom kan programvara för B2B-betalningsautomatisering implementera säkerhetsåtgärder som multifaktorautentisering, användarbehörighetskontroller och revisionsspår, vilket ger företag bättre skydd mot bedrägerier.

7. Förbättrad efterlevnad

Att skapa revisionsspår manuellt kan vara svårt, särskilt när varje partner har sin egen inspelningsprocess och regler. Detta leder ofta till dåligt underhållna loggar som kan orsaka problem under revisioner eller när man följer föreskrifter. Men med betalningsautomatisering registreras varje transaktion systematiskt och kan lätt spåras.

Dessutom kan programvaran programmeras för att följa olika internationella, nationella eller branschspecifika bestämmelser, vilket minskar risken för bristande efterlevnad. Detta förenklar revisioner och ger ett strukturerat sätt att hantera efterlevnadsrelaterade frågor.

8. Bättre synlighet och kontroll

Att automatisera dina B2B-betalningar ger dig bättre insyn i dina utgifter. En heltäckande bild av dina betalningsaktiviteter låter dig identifiera trender, upptäcka ineffektivitet och fatta datadrivna beslut. Detta kan optimera ditt kassaflöde, hantera din budget mer effektivt och planera för framtida tillväxt.

Dessutom ger automatisering dig större kontroll över dina betalningar. Du kan ställa in arbetsflöden för godkännande, automatisera påminnelser för kommande betalningar och få varningar om ovanlig aktivitet. Detta säkerställer att du alltid är i slingan och kan ingripa när det behövs.

9. Ökad medarbetarproduktivitet och bättre moral

Manuell betalningshantering är inte bara tidskrävande, utan det innebär också tråkiga uppgifter, vilket kan tära på dina anställdas produktivitet och moral. Att automatisera B2B-betalningar kan frigöra din personals tid att fokusera på mer strategiska uppgifter och initiativ som kan bidra till tillväxten av ditt företag.

Dessutom behöver de inte jaga seniora kollegor för att få godkännande av fakturor, spendera timmar på att stämma av betalningar eller oroa sig för att ta bort viktiga dokument. Att behålla och motivera medarbetare blir smidigare när deras kompetens och tid används för meningsfullt arbete.

Hur implementerar man B2B-betalningsautomatisering i din organisation för att driva tillväxt?

Att ta till sig förändring kan vara utmanande. Ändå kan framgångsrik integration av B2B-betalningsautomatisering i ditt företag förnya ditt företags verksamhet.

Denna förändring sparar tid och pengar och förbättrar din relation med leverantörer. Vässa din process, minska kostnaderna och vårda partnerskap – allt på en gång.

Här är några tips att tänka på när du implementerar betalningsautomatisering inom din organisation:

1. Bedöm dina nuvarande betalningsprocesser

Ta reda på vilka aspekter av din B2B-betalningshantering som fortfarande är manuella, från att lämna in kvitton till att importera och konsolidera data. Till exempel skrivs e-postbaserade fakturor fortfarande in manuellt i ditt bokföringssystem, eller så skrivs en viss leverantörs fakturor ut och postas för godkännande.

Att identifiera dessa manuella processer kan hjälpa dig att avgöra vilka delar av din betalningshantering som kan automatiseras och vilken typ av betalningsautomatiseringslösning som bäst passar ditt företag.

2. Se till att det krävs minimal manuell validering

Om ditt team måste manuellt validera varje fält, automatiserar du inte riktigt dina betalningsprocesser. Det kan leda till att fakturor rensas nästa arbetsdag, vilket resulterade i en oönskad försening av verksamheten.

Välj en B2B betalningsautomatiseringsprogramvara som kan minska tiden som krävs för att rensa fakturor till bara några sekunder. På så sätt kan ditt företag leverera en överlägsen och pålitlig leverantörsupplevelse.

3. Bygg en allmänt tillgänglig kunskapsbas

Att skapa en kunskapsbas tillgänglig för alla relevanta teammedlemmar kan gå långt för att säkerställa en framgångsrik implementering av betalningsautomatisering. Den bör innehålla detaljerad information om B2B-betalningsautomatiseringsprogramvaran du har valt, hur den fungerar, användarrättigheter, routing för godkännande och eventuella policyer eller procedurer som måste följas.

Denna kunskapsbas bör uppdateras regelbundet för att återspegla eventuella ändringar i dina betalningsautomatiseringsprocesser för att hålla alla på samma sida.

4. Ta efterlevnad och säkerhet på allvar

B2B-betalningsautomatisering involverar känslig finansiell data, vilket gör efterlevnad och säkerhet av största vikt. Din programvara för B2B-betalningsautomatisering bör följa relevanta regler och internationella standarder som PCI-DSS och ISO 27001, vilket säkerställer att din och dina partners finansiella data är säkra och säkra.

Dessutom bör du implementera lämpliga säkerhetsåtgärder som tvåfaktorsautentisering, kontroller för användarbehörigheter och granskningsspår. Du kan också skapa ett dedikerat team eller anlita en extern revisor för att övervaka säkerhet och efterlevnad.

5. Se till att B2B-betalningsautomatisering fungerar bra med dina befintliga system

Säg att du redan använder SAP:s ERP-system (Enterprise Resource Planning) för att hantera dina affärsprocesser. Du måste se till att B2B betalningsautomatiseringslösningen du väljer kan integreras sömlöst med dina nuvarande system. Detta kommer att hjälpa till att effektivisera ditt arbetsflöde och undvika eventuella problem eller störningar i din verksamhet.

Om programvaran inte integreras väl med ditt affärssystem kan din personal behöva överföra data manuellt mellan systemen, vilket motverkar syftet med automatisering. Leta därför efter en lösning som erbjuder API:er eller förbyggda integrationer med populär affärsprogramvara.

6. Träna ditt team effektivt

Automatisering ökar produktiviteten, men bara om ditt team kan använda det effektivt. Så ditt team måste förstå när det ska gå in manuellt, känna igen olika varningar, veta var data lagras och felsöka typiska problem.

Detta kommer att hjälpa ditt team att implementera betalningsautomatisering med syfte. Det skulle inte ses som ett skinande nytt verktyg utan snarare en integrerad del av arbetsflödet. Regelbundna utbildningssessioner, webbseminarier eller workshops kan organiseras för att göra teamet bekant med programvarans funktioner, funktioner och fördelar.

7. Se över och uppdatera dina arbetsflöden regelbundet

Automation är inte en lösning som kan ställas in och glömma. Omvärdera dina automatiserade arbetsflöden regelbundet för att upptäcka potentiella problem. Dessa kan sträcka sig från praktiska problem, som programvara som läser inskannade fakturor felaktigt, till strategiska problem, som kanalpartners som motsätter sig digital fakturering.

Samla in feedback från ditt team och intressenter och kritiska mätvärden som felfrekvenser och handläggningstider. Använd dessa insikter för att göra ditt betalningsautomatiseringssystem mer effektivt. Justera och förbättra dina arbetsflöden så att de passar dina föränderliga affärsbehov. På så sätt förblir ditt system effektivt och uppfyller dina krav över tid.

Här är en snabb checklista som hjälper dig att välja rätt B2B-betalningsautomatiseringslösning för din organisation:

• Integreras det bra med dina befintliga redovisnings- och affärssystem – QuickBooks, Xero, SAP, Oracle, etc.?
• Kommer den med AI-funktioner för utvinning av fakturadata och automatiserad validering, och kan den lära sig av manuella inmatningar för att förbättra dess noggrannhet över tid?
• Stöder den ett brett utbud av betalningsmetoder - ACH, banköverföringar, kreditkort, checkar, plånböcker, etc.?
• Erbjuder den funktioner som dynamisk rabatt och finansiering av försörjningskedjan?
• Stöder den betalningar i flera valutor och internationella transaktioner?
• Har den robusta säkerhetsåtgärder och efterlevnadscertifieringar?
• Tillåter det dig att anpassa arbetsflödena för godkännande baserat på dina affärsbehov? Har den en skalbar arkitektur som kan växa med ditt företag?
• Kan du betala leverantörer direkt från plattformen utan en betalningsgateway från tredje part?
• Har den ett användarvänligt gränssnitt som ditt team enkelt kan navigera och använda?
• Erbjuder den rapportering och analyser i realtid för att hjälpa dig övervaka och optimera dina betalningsprocesser?
• Erbjuder det automatisering av återkommande betalningar för att spara tid och minska fel?
• Stöder det automatiska påminnelser för utestående betalningar och förfallna fakturor?
• Tillåter det dig att ställa in användarbehörigheter och godkännandehierarkier baserat på din organisationsstruktur?
• Kan den läsa och extrahera data från fakturor med olika format, layouter och språk?
• Ger det varningar för eventuella avvikelser eller potentiellt bedrägeri som upptäcks i betalningsprocessen?
• Tillhandahåller det en revisionsspår för alla transaktioner för att säkerställa öppenhet och stöd för efterlevnad?
• Kommer det till en kostnad som passar din budget utan att kompromissa med dina önskade funktioner?

Vilka specifika insikter om ekonomisk hälsa kan B2B-programvara för betalningsautomatisering ge?

Föreställ dig att du använder ett Excel-ark för att hantera betalningar. Även om du glömmer besväret med all manuell datainmatning, gör bristen på realtidsinsikter det utmanande att snabbt fatta välgrundade beslut.

Med B2B betalningsautomatiseringsprogramvara kan du centralisera all din finansiella data på ett ställe och få tillgång till realtidsrapporter och analyser. Det ger dig realtidsinsikter om följande:

1. Rabatterna som erhålls från varje leverantör för tidiga betalningar
2. Den genomsnittliga tiden det tar att behandla fakturor och betalningar
3. De utestående betalningarna och förfallna fakturor
4. De totala utgifterna per kategori, avdelning eller leverantör
5. Kassaflödesprognosen för de kommande månaderna
6. Andelen fakturor som har avvikelser eller potentiellt bedrägeri
7. Den totala kostnaden för att behandla varje faktura och betalning
8. Rörelsekapitaloptimeringen och hur effektivt den hanteras
9. Effektiviteten i dina godkännandearbetsflöden och eventuella flaskhalsar
10. Procentandelen av betalningar som görs med olika metoder (ACH, banköverföringar, kreditkort, checkar, plånböcker, etc.)
11. Antalet internationella transaktioner och de relaterade kostnaderna, och växelkursernas inverkan på dina betalningar i flera valutor
12. Budgetutnyttjandet och eventuella avvikelser mellan de faktiska utgifterna och det budgeterade beloppet

Det här är inte en uttömmande lista utan en inblick i de insikter du kan få med rätt automatiseringsprogram. Sådana datadrivna insikter kan hjälpa dig att identifiera ineffektivitet, kostnadsbesparingsmöjligheter och förbättringsområden.

De kan vägleda dina strategiska beslut, hjälpa dig att förhandla fram bättre leverantörsvillkor, optimera ditt rörelsekapital och förbättra din kassaflödeshantering.

Hur har B2B-betalningsautomatisering gynnat företag?

På pappret är det enkelt att få en B2B-lösning för betalningsautomatisering. Men du kanske fortfarande undrar över dess faktiska inverkan på företag.

Här är några verkliga berättelser om företag som implementerat Nanonets B2B-betalningsautomatisering och upplevt betydande förbättringar:

1. Ascend Properties AP-team blev 5 gånger effektivare

Detta brittiska fastighetsförvaltningsbolag sparade 80 % av sina fakturahanteringskostnader med hjälp av Nanonets. Den AI-drivna OCR-tekniken från Nanonets gjorde det möjligt för dem att automatisera datautvinning, godkännande routing och ladda upp till CRM-programvaran.

[Inbäddat innehåll]

Ascend skalas från 2000 10,000 fastigheter till 5 XNUMX utan att öka deras AP-teamstorlek. Dessutom, från XNUMX heltidsanställda som arbetade med fakturahantering, kunde de reducera det till endast en deltid, vilket frigjorde de andra teammedlemmarna att fokusera på mer strategiska initiativ.

2. SaltPay uppnådde 99 % tidsbesparing på fakturahantering

Detta London-baserade fintech-företag använde Nanonets för att automatisera sin fakturautvinning och godkännandeprocess. Innan SaltPay-teamet bytte till Nanonets tillbringade teamet mycket tid med att manuellt mata in fakturadata i sitt SAP-system.

[Inbäddat innehåll]

Nanonets automatiserade datautvinningsprocessen, validerade data mot de villkor som krävs och laddade upp data direkt till SAP-systemet. SaltPay framgångsrikt förbättrat noggrannheten i sin fakturahantering och skalat sin verksamhet för att betjäna kunder från 26 länder.

3. ACM Services minskade manuell fakturahantering med 90 %

ACM-tjänster, en saneringsentreprenör, vände sig till Nanonets för att effektivisera sin fakturautvinningsprocess. Innan de använde Nanonets kämpade de med en besvärlig, manuell process som involverade tidskrävande datainmatning.

[Inbäddat innehåll]

Genom att integrera Nanonets i deras arbetsflöde automatiserade de datafångst och matchning av leverantörs-GL-kod, vilket minskade manuell fakturahantering med 90 %. AP-teamet kunde behandla alla sina fakturor på en bråkdel av föregående tid, vilket minskade felen och ökade deras totala produktivitet. De exportera till CSV option gjorde det också lättare för dem att ladda upp data till sitt redovisningssystem.

För att sammanfatta, Nanonets AI-driven fakturahanteringslösning automatiserar fakturahantering med en noggrannhetsgrad på över 90 %. Vår lösning kan automatiskt extrahera fakturadata från olika format, inklusive skannade PDF-filer och bilder, och integrera med dina befintliga redovisningssystem som Quickbooks, Xero och SAP. 

Nanonets är GDPR-kompatibelt och ger även säkerhet på företagsnivå. Det är skalbart, enkelt att implementera och erbjuder anpassningsbara godkännandearbetsflöden och detaljerad analys för att hjälpa dig att optimera dina betalningsprocesser.

Avslutande tankar

Oavsett din bransch kan implementering av betalningsautomatisering hjälpa till att effektivisera dina betalningsprocesser och driva affärstillväxt. Genom att minska manuella processer, förbättra effektiviteten och stärka leverantörsrelationerna kan du skapa framgång för ditt företag. 

Installera alltid en B2B betalningsautomatiseringsprogramvara som passar dina behov och dina befintliga system. Din ekonomi och dina anställda kommer verkligen att tacka dig. Kom ihåg att målet inte bara är att automatisera utan att automatisera intelligent.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Fordon / elbilar, Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• ChartPrime. Höj ditt handelsspel med ChartPrime. Tillgång här.
• BlockOffsets. Modernisera miljökompensation ägande. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/b2b-payment-automation/