Vad är upphandlingsprocessen?

Vad är upphandlingsprocessen?

Tidsstämpel: 9 december 2023 6:03
Vad är upphandlingsprocessen? PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikal sökning. Ai.

Den inneboende karaktären av att driva ett företag kräver att du omvandlar även de mest banala, vardagliga handlingar till process- eller systembaserade ramverk för att hantera efterlevnad, förhindra bedrägerier, och håll ditt skepp igång smidigt. För det ändamålet, även om du är van vid att dra ett kort eller lämna över kontanter när du behöver köpa varor eller tjänster hemma, förvandlas en enkel transaktion till att få detsamma som en del av en företagsstruktur upphandlingsprocessen.

 

Men även om upphandlingen tar längre tid och kräver mer tid och uppmärksamhet än att snåla ett kort, behöver det inte vara svårt eller obehagligt. Om du har erfarenhet av liknande roller, särskilt skicklig på att hantera byråkratiska funktioner eller utnyttjar många av dagens automatiserade inköpsplattformar, är du på god väg att bli en upphandling pro.

Men du måste först ha en gedigen förståelse för vad upphandlingsprocessen innebär, upphandlingsförfaranden, steg i upphandlingsprocessen och vanliga fallgropar i samband med upphandling – samt tekniker för att navigera genom dem.

Vad är upphandling?

Upphandling är den formaliserade, kodifierade och processbaserade tekniken för att beställa material, varor eller tjänster för ditt företags räkning. Upphandling är ofta uttrycket förknippat med en djupare leverantörskoppling också, så att hantera din leverantörsupphandlingsprocess genom att kontakta dina leverantörer är av största vikt.

Tidigare var upphandling en manuell process som krävde massor av pappersarbete och den mest värdefulla arbetsplatsvaran någonsin – tiden. Till och med den senaste utvecklingen, som digitala kalkylblad och e-post, är för långsam för att matcha företagstakten idag och kan ha en väsentlig effekt på resultatet om upphandlingen inte är optimerad.   

I slutändan, a kvalitetsupphandlingsstrategi matchar dina behov (material, varor, service, etc) med en optimerad serie arbetsflöden som sänker kostnaderna, kör snabbt och håller ditt företag på god fot med dina leverantörsteam.

Typer av upphandling

Vid upphandling detaljer kommer ditt företags inköp sannolikt att falla under ett av tre primära paraplyer:

Direktupphandling

Detta är faktiskt vad din resultaträkning är kostnaden för varor reflekterar. Direktupphandling omfattar alla materialköp som direkt bidrar till dina intäkter och försäljning. Beroende på din bransch kan detta vara råvaror som timmer för tillverkning eller grossistlager för återförsäljning.

Indirekt upphandling 

Dessa föremål skulle falla under SG&A utgifter på din resultaträkning. De inkluderar allt köpt, köpt och anskaffat för internt bruk. Objekt kan inkludera flygbiljetter till en konferens, nya kontorsmöbler eller dagliga verktyg som vatten och el. Även om det är nödvändigt för verksamheten, påverkar indirekta inköpsartiklar inte dina intäkter direkt. 

Tjänster Upphandling

Den slutliga upphandlingstypen inkluderar allt som förbättrar din anställdes eller företagets resultat, effektivitet eller arbetskvalitet. Dessa inkluderar programvaruabonnemang, engångskonsulttjänster eller till och med tillfälliga entreprenörer för att täcka upptagna affärscykler.

Vad är upphandlingsprocessen?

Upphandlingsprocessen beskriver ditt företags specifika standardoperativa procedur (SOP) för att utföra leverantörsupphandling. Att kodifiera en formell upphandlingsprocess, jämfört med att slänga pengar eller ge varje anställd ett betalkort, har några specifika och kvantifierbara fördelar:

  1. Det förhindrar bedrägerier, slöseri och missbruk.
  2. Det hjälper till att upprätthålla ett pappersspår för regelefterlevnad.
  3. Med tiden avslöjar inköpsprocesser noggrant ineffektivitet eller organisatoriskt slöseri att trimma, vilket i slutändan förbättrar ditt resultat.

Återigen kommer din specifika leverantörsupphandlingsprocess att variera beroende på SOP, din roll och ditt företags bransch. Om du lyckas, men en bra upphandlingsprocess: 

  1. Skapar en gemensam förståelse mellan ditt företag och leverantörer, där varje part följer de ömsesidigt överenskomna reglerna och systemen.
  2. Har precis tillräckligt med kontaktpunkter med anställda och ledning för att säkerställa kvalitetsinköp utan slöseri, samtidigt som arbetsflödet hålls tillräckligt smalt för att vara effektivt och snabbt.
  3. Har arkiverings- och lagringsparametrar som effektivt organiserar och underhåller dokumentation från stegen i processen.

Steg i upphandlingsprocessen: Hur fungerar det?

Eftersom vi säkerställer att vår upphandlingsprocess innehåller dokumentation av de inblandade stegen, måste vi också täcka dessa. Kom ihåg – dina specifika upphandlingssteg kan variera, men kommer sannolikt att följa ett mycket liknande ramverk:

  1. Identifiera behovet: inom företaget identifierar en anställd eller chef ett behov och kickar igång upphandlingen med en rekvirera.
  2. Inköpsrekvisition: den initierande medarbetaren kommer att slutföra Inköpsanmälan innan du skickar den upp i kedjan för granskning och godkännande.
  3. Värvning: När det har godkänts av godkännandemyndigheten påbörjar företagets kontraktsteam en upphandlingsförfrågan. Beroende på hur komplext behovet är, kan du sluta med en Begäran om offert (RFQ) i fallet med mycket enkla, okomplicerade upphandlingsärenden eller en fullständig Request for Proposal (RFP) om du upphandlar ett större system eller en komplex tjänst.
  4. Utvärdering och kontraktsstart: När ditt team utvärderar alla förslag och bud kommer du att göra det välj en leverantör, meddela alla sökande och börja onboarding av leverantören. Det är också då kontrakt och juridisk dokumentation är klara. Fasen avslutas när leverantören tar emot och signerar sina Inköpsorder (PO).
  5. Beställningscykel: Sedan, beroende på ditt företags SOP, får du varan och fakturan innan du dirigerar arbetsflöden för fakturagodkännande och betalar i sin helhet. Detta steg varierar i komplexitet baserat på inköpta varor och hur ditt företag hanterar leverantörsskulder transaktioner.
  6. Dokumentation och registerhantering: Då säkerställer du att alla pappersarbete är korrekt och i ordning innan du lagrar – vi rekommenderar dock att du hittar en digital lagringsplattform av hög kvalitet snarare än att förvara årtionden av gammal inköpsdata i bankboxar!

Vanliga utmaningar som företag möter under upphandling

 Som med allt som involverar mer än två personer, innebär upphandling några unika utmaningar för ditt företag – särskilt om du inte är medveten om potentiella fallgropar och inte proaktivt planerar att ta itu med dem.

Osynkroniserade leverantörs- och leverantörsrelationer

Ett kännetecken för en väloljad maskin i företagsvärlden är omfattande och givande relationer med dina leverantörer. Varje kontaktpunkt ditt företag har med en leverantör – onboarding, fakturahantering och mer – är en chans att förbättra eller försämra den relationen.

I slutändan går kvalitetsupphandlingshantering långt för att hålla relationskvaliteten hög. Efter inledande värvning och introduktion kan ditt inköpsarbetsflöde vara den vanligaste delen av din verksamhet som leverantören ser. Vill du att din leverantör ska bli upphetsad när de ser ett inköpsorderfilter på sin plattform, eller skulle du hellre föreställa dig att de suckar i frustration när de står inför ytterligare en onödigt komplex och invecklad upphandlingscykel? 

Även om leverantörshantering bara är en bra affär, ger en hög upphandlingskvalitet också rabatter, en första chans till värdeförsäljning och en bättre förhandlingsposition när kontrakten ska förnyas. 

Bedrägeri, avfall och missbruk

 Även om en formell upphandlingsprocess förnekar mycket av det uppenbara bedrägeriet på en arbetsplats, skapar den mänskliga naturen (och mänskliga fel) ibland slöseri eller onödiga utgifter. Detta kallas också ibland för maverick-utgifter, vilket är vanligt när det finns få kontroller av upphandlare och deras beställda föremål.

Maverick-utgifter är till sin natur ett resultat av dåliga upphandlingsmetoder. När flera anställda har okontrollerad köpkraft och arbetar utanför en uppsättning parametrar, kan de lätt börja spendera för mycket eller kosta på saker som inte är relaterade till att leverera värde till ditt företag – även med de bästa avsikterna. 

Synlighet och spårning

Vi kan inte förstå vad vi inte mäter, men företag som använder manuella upphandlingsprocesser riskerar att gå miste om möjligheter att aggregera och utvärdera data för att förbättra effektiviteten. Likaså, ju mindre information chefer och ledning har, desto mindre kan de styra fartyget ordentligt. 

Samtidigt utgör dåligt spårade processer eller upphandling med begränsad synlighet regulatoriska och efterlevnadsrisker som kan orsaka massor av huvudvärk och krångel under revisioner.

Slutsats

 Även om upphandling kan vara tufft, nästa generation finansautomation tekniken effektiviserar snabbt även de mest komplexa arbetsflödena för upphandling. Om du köper inköpsautomatisering eller vill se vilka möjligheter som finns, kom ihåg att fantastiska inköpsplattformar:

  1. Centralisera anställda, leverantörer, intressenter och ledning i ett enda arbetsflöde för maximal synlighet.
  2. Tillåt dataaggregering och AI-driven analys för att fastställa slöseri, generera rapporter och hjälpa till att vägleda strategiskt beslutsfattande.
  3. Är tillräckligt anpassningsbara för att låta dig skräddarsy systemet till din specifika bransch eller regulatoriska krav samtidigt som de är tillräckligt användarvänliga för att alla anställda ska lära sig enkelt.
  4. Integrera i ditt ekosystem och, lika viktigt, med dina leverantörers stack medan du kör första introduktionen av leverantören.
  5. Skapa iterativa återkopplingsslingor för att förbättra dina inköpsarbetsflöden och ekonomiska ställning.

Medan, ja, du Kan hålla upphandlingsarbetsflöden igång manuellt, du borde inte – särskilt i ljuset av risken och lättheten att ta till sig nya plattformar som gör stegen i upphandlingsprocessen till en lek.

Tidsstämpel:

Mer från AI och maskininlärning