Har vi ätit för mycket på programvara?

Det har gått lite över ett decennium sedan Marc Andreesen blev berömd förklarade att mjukvara äter upp världen. Han hade rätt. Nu är vi i en ny fas: det finns kraftfull programvara överallt vi tittar, och vi har konsumerat it utan större hänsyn till de långsiktiga effekterna. Så mycket att vi idag ställs inför en ironisk fråga: Har vi ätit för mycket? 

Våra tallrikar är verkligen fyllda med alla typer av applikationer man kan tänka sig, och de är alla så frestande. Vet du hur många appar du någonsin har registrerat dig för? Kanske dussintals, eller till och med hundratals? Det genomsnittliga antalet appar som distribueras per Okta-kund har stigit 22% över de senaste 4 åren. IT-chefer jag pratar med skämtar ofta om att deras företag har fler SaaS-appar än anställda.

Denna Kan vara ett problem och du skall bryr sig om detta. Organisationer som låter sin aptit växa okontrollerat står inför tre stora risker:

• Kostar: När distansarbete har blivit standard, har vi sett mjukvara bli den näst största kostnadsposten för många företag. I alla fall, upp till 25 % av SaaS-apparna och licenserna förblir oanvända. Om ditt företags två främsta utgifter är människor och teknik, slösar du bort en massa pengar på en av dina högsta utgifter.
• Efterlevnadsrisker: För att sälja molnbaserad programvara eller lagra klientdata i molnet måste du bli eller förbli SOC2-, ISO 27001- eller till och med SOX-kompatibel. Se ditt företag och dess data som ett slott. Du måste bevisa för revisorer att det är väl skyddat. Föreställ dig nu varje app som ett fönster, dörröppning, bro eller ingång till ditt slott. Ju fler appar, desto mer granskning får du av revisorer.
• Operativ effektivitet: Skillnaden mellan en bra kock och en kock i världsklass handlar om hur de hanterar sin personal för att hantera alla ingredienser till hands. Ditt team samarbetar verkligen inte bra när de använder flera typer av samma app, till exempel Monday, Jira, Asana eller ClickUp. Dessutom växer interna supportbiljetter exponentiellt med antalet appar som används.

Ändå (och för att driva matmetaforen ett steg längre), många av de appar ditt företag använder faktiskt är ingredienserna för att bygga en bra produkt. Att bygga ett teknikföretag är trots allt komplicerat. Och för att göra det effektivt behöver du rätt komponenter och verktyg. Knepet för att dra fördel av dem – för att bli en 3-stjärnig Michelinrestaurang med mjukvara – är att tänka på hur man mästerligt hanterar all din programvara. 

En metod för att åstadkomma detta, att låsa upp ditt företags fulla potential genom teknik, är att ändra prioriteringarna för IT, säkerhet och inköp — de team som i allmänhet bryr sig om mjukvarudrift. Istället för att få dem att lösa problem (t.ex. att lösa IT-biljetter), hjälp dem att skapa infrastruktur som gör det möjligt för anställda att själva använda programvara och bli en självstyrande arbetskraft.

Smakämnen appokalyps. Eller är det …?

Men först: Hur kom vi hit, till denna dag när företag lever på SaaS och lever genom det jag skämtsamt kallar appokalyps? Vilka är orsakerna till vårt mjukvaruberoende?

Bättre UX av modern programvara har gjort att traditionell företagsmjukvara har frigjorts

Anställda använder fler och fler specialiserade appar för att lyckas på jobbet. Vi används för att använda Microsofts produkter för nästan allt. Nu använder vi Airtable istället för Excel, Notion istället för Word, Pitch istället för PowerPoint. För att lägga några siffror bakom vad många av oss ser i våra dagliga liv: Över 42 % av Oktas Office365-kunder distribuera nu även Zoom istället för att bara använda Microsoft Teams, och 26 % av dem använder även Box trots att de har OneDrive.

Individer använder fler appar på grund av enkel och gratis adoption

Traditionellt såldes företagsprodukter uppifrån och ned: CIO beslutade att köpa Salesforce eller Microsoft Office och de blev standardinställningarna för hela företaget. Men startups som Slack och Dropbox populariserade tillväxt underifrån och upp, och idag, 67 % av utvecklarföretagen (t.ex. Datadog eller AWS) har en gratis plan eller provperiod. Vi behöver inte ringa upp ett samtal med säljare eller be IT om lov längre – vi registrera dig helt enkelt för gratisversionen av verktyget.

Kort sagt: Appar finns här, där, överallt. Men överdrev vi det? Använder vi i själva verket för många appar? Jag tror inte det. Tvärtom, programvara kan ge oss superkrafter för att driva verksamheten framåt snabbare. 

Behandla teknik som en affärsdrivare

Tänk på din bil. Det kräver 30,000 delar att skapa bara en bil. Men istället för att dra ner på antalet delar utvecklade biltillverkarna istället den mest effektiva metoden för att montera bilen. Innovationen kom från hur de sammanförde olika delar. Till exempel Toyotas produktionssystem, även kallad "lean manufacturing", blev en kärnan i konkurrensen för Toyota. En princip var att minimera avfallet och ständigt förbättra verksamheten genom att snabbt få upp problem till ytan. Agil mjukvaruutveckling och "lean startup"-metoden inspirerades av Toyotas system för "bygg, mät, lär." 

I likhet med Toyota bör företag fundera på hur man ändrar sina driftsprinciper kring mjukvara och förvandla dem till en konkurrensskillnad. Traditionella metoder för att hantera teknik är inte tillräckliga. Företag tror ofta att centralisering är svaret, men i det här fallet är det inte det. Det finns helt enkelt för många appar att brottas med, förutom andra faktorer som säkerhet och efterlevnad.

Centraliserad mjukvaruadministration är fienden

1944, Central Intelligence Agency publicerat en guide om hur du saboterar din arbetsplats. Punkt nr 1 var att aldrig ta genvägar och alltid gå igenom en centraliserad "kanal". Tänk på när du senast behövde åtkomst till en app eller en behörighet. Du var tvungen att gå igenom en kanal skapad av en IT-biljett och satt fast och väntade. Eller hur var det förra gången du behövde köpa en ny mjukvara? Det kan ta 2 till 3 månader tills du får alla nödvändiga godkännanden för att köpa en applikation. 

Här är varför centralisering inte fungerar och varför tillvägagångssätt för att fixa det kan missa målet.

Centralisering skapar flaskhalsar

Mer än hälften av alla appar upphandlas och hanteras av ämnesexperter i olika team – av vilka många bara vill skaffa sina verktyg och börja arbeta. Däremot behöver avdelningar som IT, säkerhet eller inköp hjälpa till med de flesta av dessa förfrågningar. Från vad vi ser är mellan 40 % och 60 % av alla IT-biljetter relaterade till problem med mjukvaruåtkomst, som i genomsnitt tar cirka 19 timmar att lösa. Anställda sitter fast och väntar och administratörer blir förkrossade av upptaget arbete som att skapa konton. Administrationskostnaderna ökar för varje ytterligare app. 

Centralisering leder till läckande hinkar

Företag centraliserar också tillsynen för att minska kostnader, efterlevnad eller säkerhetsrisker. Logiken är sund, i det att anställda inte bara ska köpa dubblettprogram eller få överdrivna administratörsbehörigheter. Att granska hundratals appar och tusentals konton är dock inte skalbart med ett centraliserat tillvägagångssätt – det skapar läckande hinkar, där anställda fortfarande får och behåller onödig åtkomst till appar utan att någon vet. Till exempel, 25 % eller mer av programvaran går oanvänd inom de flesta företag. Eller, Segments säkerhetsteam visade det förra året 60 % av dess 669 administratörsroller användes inte aktivt.

Mer personal är inte lösningen

Ofta invänder operationsteam att de inte är lika välfinansierade som andra avdelningar, vilket gör att de går långsammare än de egentligen vill. Så varför ökar vi inte bara antalet administratörer kontinuerligt med antalet appar som vi använder? Frågan ligger dock precis i den frågan och med antagandet att problemet bara kan lösas genom att centralisera hjälp och tillsyn. Det är en lösning som inte skalar.

Centralisering av mjukvaruadministration är en konstig sak. Det försöker göra saker enklare men på något sätt gör det saker värre för alla när antalet appar ökar. Så, hur kan vi ombilda lagens roller som bryr sig om mjukvaruoperationer — nämligen IT, säkerhet och inköp?

Gör den kompatibla vägen till den enkla vägen

Låt oss inse det: anställda kommer nästan alltid att ta den enklaste vägen till värde. Om ditt tillvägagångssätt för att hantera programvara förblir centraliserat med många flaskhalsar, kommer anställda att fortsätta att kringgå dina policyer genom att göra saker som att köpa programvara i hemlighet. Det är en ond cirkel. För att många individer ska kunna agera ansvarsfullt — och förändra relationen mellan IT/säkerhet/upphandling och resten av organisationen — den kompatibla vägen måste bli den mest bekväma vägen. 

Självstyrning är det nya sättet att hantera programvara

Att tackla denna komplexitet kan bara ske om vi ger tillbaka kontroll och ansvar till anställda och deras team. Istället för att ge folk mat lär man folk att laga mat utan att bränna sig. I grund och botten är målet att hitta ett sätt där incitamenten anpassas så att medarbetare som agerar på det mest kostnadseffektiva och säkra sättet också löser sina egna problem snabbast. 

Vi är redan förutsatta att göra-det-själv när det gäller att köpa mat och gas – och till och med checka in för en flygning – så varför inte med att hantera företagsprogramvara? Istället för att be IT om support (eller arbeta genom "kanaler", som CIA beskrev i sin guide till arbetsplatssabotage), skulle IT kunna göra det möjligt för anställda att hjälpa sig själva snabbt och ansvarsfullt. Istället för att vara den centraliserade avrättningsarmen, säkerhet, inköp och IT måste bli den företagsinterna plattformen som möjliggör för anställda med rätt infrastruktur.

Automatisering är bra, men det kräver centraliserat stöd och det kan inte skalas med hundratals appar.

Att anta en process och struktur för självstyre är ett viktigt problem att lösa eftersom det direkt påverkar slutresultatet. Organisationer som inte fokuserar på att utvecklas från sin systemiska centraliserade uppställning till en med självbetjäning riskerar att slösa bort enorma summor pengar på oanvänd programvara, tanka nästa efterlevnadsrevision och få hela organisationen att drivas ineffektivt. Det är en ledarskapsprioritet att förändra hur din organisation fungerar, så att den kan frigöra sin fulla potential genom att strategiskt använda tredjepartsapplikationer istället för att bli överväldigad av dem.

Frågan företag bör ställa sig är hur man kodar självbetjäning på så många ställen som möjligte. Till exempel:

• När IT väl skapar arbetsflöden kring vem som ska godkänna vilken app, kan anställda begära appar, behörigheter, interna verktyg eller till och med utvecklarresurser utan IT-hjälp. 
• Om upphandling bygger ett system kring vem som behöver godkänna vilken typ av mjukvaruköp, kan anställda gå vidare och använda det självbetjäningssystemet. 
• Om säkerhet implementerar ett sätt att ge åtkomst till känsliga appar eller behörigheter bara under ett visst tidsfönster, behöver de inte granska åtkomsten centralt hela tiden.

Införliva självstyre i dina mål

Alla dessa exempel visar hur mjukvarudriftsteamens roll kan förändras: Istället för att lösa supportärenden eller varningar kan de fokusera på att koda systemet på rätt sätt och coacha hela organisationen längs vägen. Utöver det är ett annat tillvägagångssätt för att förändra teknikhantering genom en självstyrd arbetskraft att uppmuntra alla dina teamledare över hela din organisation till införliva självbetjäning i sina OKR or V2MOM processen. 

Till exempel har IT vanligtvis ett mål kring att minska antalet operativa personalbehov genom automatisering. Automatisering är bra, men det kräver centraliserat stöd och det kan inte skalas med hundratals appar. Istället skulle IT kunna försöka minska det operativa antalet anställda genom självbetjäning. Eller så lägger IT ibland till ett mål för att minska tiden det tar att svara på biljetter. Återigen görs detta mål under antagandet att hjälpen måste centraliseras. Försök istället att lägga till ett mål för att minska andelen förfrågningar som inte kräver en första touch från IT.

Up till 25 % av SaaS-appar och licenserna förblir oanvända. Om ditt företags två främsta utgifter är människor och teknik, slösar du bort en massa pengar på en av dina högsta utgifter.

Självstyre kan också börja med en liten övning för att minska SaaS-utgifterna. Att hantera hundratals leverantörer centralt är omöjligt, men det kan fungera att göra något så enkelt som att skicka ett e-postmeddelande till varje Outreach.io- eller Smartsheet-användare som förklarar att du försöker spara på programutgifter. Begär en 👍 om de inte använder programvaran längre så att du kan återta licensen.

Eller be alla dina appadministratörer att hjälpa till att minska överutgifterna. Skapa ett delat kalkylblad med programvaruappar och årliga kostnader, och be dem sedan minska så mycket som möjligt genom att antingen ta bort licenser eller avbryta appar helt och hållet. För att göra detta till en teamutmaning och anpassa incitamenten, erbjuda ett pris för varje oanvänd eller överflödig app de tar bort, och ett monetärt incitament till de tre bästa administratörerna som minskar SaaS-utgifterna mest. Detta tillvägagångssätt ger dig en första inblick i vad det innebär att ha en självstyrd arbetsstyrka.

Är vi fulla ännu?

Att bygga ett teknikföretag är komplicerat - särskilt idag. Istället för att beklaga alla verktyg vi använder, kan en bättre användning av energi vara att skapa ett effektivt sätt att hantera både dina verktyg och deras underliggande processer. Att stärka dina team och anställda genom självstyre kan bli en konkurrenskraftig skillnad. Medarbetarna kommer inte bara att känna sig som en integrerad del av processen och därför ha en del i dess framgång, utan de inom IT, säkerhet och inköp kommer att bli verkliga möjliggörare istället för ärende- eller varningslösare. 

Så, ja, vi kanske har en SaaS-buffé framför oss, men vi har verktygen och kunskapen för att mätta vår aptit och få alla dessa val att fungera till vår fördel. Det krävs bara viljestyrka för att förändra vårt förhållande till mjukvara.

Upplagt 27 september 2022