Dokumentgodkännande: En komplett guide

Dokumentgodkännande: En komplett guide

Tidsstämpel: 29 november 2023 3:40
Dokumentgodkännande: En komplett guide för PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikal sökning. Ai.

Beskrivning

I den moderna affärsvärlden med högt tempo är processer för dokumentgodkännande av största vikt. Dessa processer, som omfattar granskning, modifiering och slutförande av dokument, är avgörande för att säkerställa att affärsverksamheten löper smidigt och följer nödvändiga efterlevnadsstandarder. Dessa processer påverkar allt från intern kommunikation och avtalsförhandlingar till finansiell rapportering och projektledning.

Traditionellt innebar dokumentgodkännande en tidskrävande serie manuella överlämningar, där fysiska dokument cirkulerade bland relevanta parter för granskning och signering. Även om den här metoden var okomplicerad, var den full av ineffektivitet – förseningar på grund av felkommunikation, förlorat pappersarbete och bristande spårbarhet var vanliga problem. I dagens digital-first-miljö, där snabbhet och noggrannhet är avgörande, har dessa manuella processer blivit allt mer ohållbara.

Gå in i åldern för automatisering av arbetsflöden, exemplifierat av plattformar som Nanonets Workflows. Dessa verktyg revolutionerar hur företag hanterar automatiserade och nästan beröringsfria dokumentgodkännanden genom att automatisera dokumentflödet genom fördefinierade processer.

Vi kommer att diskutera allt ovanstående i vår blogg, men låt oss först förstå processer för godkännande av avhandlingar och vad de innebär.

Förstå dokumentgodkännandeprocesser

Dokumentgodkännande är en kritisk affärsprocess som involverar granskning, verifiering och auktorisering av dokument innan de slutförs och sätts i kraft. Denna process är grundläggande inom olika sektorer och för en mängd olika dokumenttyper, inklusive kontrakt, förslag, finansiella rapporter och policydokument. Det primära syftet med dokumentgodkännande är att säkerställa att alla dokument är korrekta, fullständiga och i överensstämmelse med etablerade standarder och föreskrifter.

De tjänar en mängd olika syften -

  • Det fungerar som en kvalitetskontrollmekanism som garanterar att innehållet i dokumentet är korrekt och uppfyller de nödvändiga godkännandekriterierna som fastställts av organisationen.
  • Dokumentgodkännandeprocesser är oumbärliga för att upprätthålla operativ integritet, säkerställa efterlevnad av juridiska och regulatoriska krav och för att skydda mot fel som kan leda till ekonomiska förluster eller juridiska skulder.
  • De spelar också en avgörande roll för att underlätta effektiv kommunikation och samarbete inom och mellan organisationer.

Manuell dokumentgodkännandeprocess

Det traditionella tillvägagångssättet för dokumentgodkännande är manuellt, ofta med fysiska dokument som skickas från en godkännare till en annan.

Ett klassiskt exempel på ett arbetsflöde som ofta utförs manuellt i många organisationer är introduktionsprocessen för anställda. Denna process innefattar flera steg för att integrera en ny medarbetare i företaget. Här är en detaljerad uppdelning av varje steg:

  1. Jobberbjudande och acceptans
    • Handling: HR skickar ett jobberbjudande till kandidaten.
    • Process: Erbjudandet skickas vanligtvis via e-post eller post och innehåller information om tjänst, lön och startdatum.
    • Svar: Kandidaten accepterar erbjudandet och skickar en undertecknad kopia av erbjudandebrevet tillbaka till HR.
  2. Förberedelse av onboarding-dokument
    • Handling: HR förbereder onboardingdokument som kontrakt, företagspolicyer, skatteformulär etc.
    • Process: Dessa dokument skrivs ofta ut och sammanställs i ett onboarding-paket.
    • Svar: Den nyanställde måste läsa, underteckna och returnera dessa dokument.
  3. Konfigurera arbetsstation
    • Handling: IT-avdelningen sätter upp en arbetsstation för den nya medarbetaren.
    • Process: Detta inkluderar att allokera en dator, konfigurera e-postkonton och ge tillgång till nödvändig programvara och nätverk.
    • Svar: Den nyanställdes arbetsyta är klar innan deras startdatum.
  4. Introduktion till laget
    • Handling: HR eller rekryteringschefen introducerar den nya medarbetaren för sitt team.
    • Process: Detta kan vara genom ett planerat möte eller en informell gruppträff.
    • Svar: Teammedlemmar välkomnar den nya medarbetaren och kan ge en överblick över pågående projekt.
  5. Orientering och utbildning
    • Handling: HR eller en utsedd utbildare genomför orienteringssessioner.
    • Process: Dessa sessioner inkluderar företagets historia, kultur, policyer och jobbspecifik utbildning.
    • Svar: Den nya medarbetaren deltar i dessa sessioner för att bättre förstå sin roll och företaget.
  6. Prövotidsöversyn
    • Handling: HR och medarbetarens direkta chef granskar medarbetarens prestation.
    • Process: Detta sker vanligtvis efter en bestämd period (t.ex. 3 eller 6 månader) och involverar ett formellt möte och feedbacksession.
    • Svar: Återkoppling ges till den anställde, och beslut fattas om dennes fortsatta anställning.
  7. Slutförande av Onboarding
    • Handling: Officiellt slutförande av introduktionsprocessen.
    • Process: Detta innebär ofta ett sista möte med HR för att säkerställa att allt pappersarbete är klart och eventuella kvarstående frågor åtgärdas.
    • Svar: Medarbetaren är nu helt integrerad i företaget.

I en manuell onboarding-process kräver varje steg betydande mänsklig inblandning, från att förbereda och hantera fysiska dokument till att schemalägga och genomföra personliga möten. Även om det är effektivt, kan det vara tidskrävande och risk för fel, såsom förseningar i dokumentbearbetningen eller felkommunikation. Automatisering av sådana processer kan avsevärt effektivisera dessa uppgifter, vilket gör dem mer effektiva och mindre benägna att göra fel.

Automatiserad dokumentgodkännandeprocess

Automatiserade arbetsflöden för dokumentgodkännande representerar ett paradigmskifte från det manuella tillvägagångssättet. Genom att utnyttja tekniken kan företag övervinna begränsningarna med traditionella metoder, vilket ökar effektiviteten, noggrannheten och säkerheten.

Att omvandla den manuella introduktionsprocessen för anställda till ett automatiserat arbetsflöde med hjälp av Nanonets Workflows kan avsevärt förbättra effektiviteten och noggrannheten. I det här scenariot integreras olika appar i Zaps (automatiserade arbetsflöden i Zapier) för att effektivisera varje steg. Så här kan det struktureras:

  1. Jobberbjudande och acceptans
    • Trigger: HR uppdaterar statusen till "Erbjudandet accepterat" på Workable.
    • Handling: Gmail skickar ett automatiskt e-postmeddelande med jobberbjudandet och instruktioner för digital signering med DocuSign.
  2. Förberedelse av onboarding-dokument
    • Trigger: Kandidatskyltar erbjudandebrev på Docusign.
    • Handling: Google Drive-mappen skapas och de kompilerade introduktionsdokumenten skickas automatiskt. Dessutom skickas ett Google-formulär för att ange startdatumet.
  3. Konfigurera arbetsstation
    • Trigger: Bekräftelse av startdatum via inlämning av Google Formulär.
    • Handling: Slack notifiering till IT-avdelningen för att sätta upp en arbetsstation.
  4. Introduktion till laget
    • Trigger: En vecka före startdatum.
    • Handling: Google Kalender schemalägger ett teamintroduktionsmöte i kalendern.
  5. Orientering och utbildning
    • Trigger: Anställds första dag.
    • Handling: Gmail skickar ett e-postmeddelande med orienteringsschema och relevanta utbildningsresurser hämtade från Notion baserat på jobbrollen.
  6. Prövotidsöversyn
    • Trigger: Provanställningens slut.
    • Handling: Google Kalender schemalägger ett resultatgranskningsmöte och skickar påminnelser. Du kan alternativt använda HR-verktyg som BambooHR för att göra samma sak.
  7. Slutförande av Onboarding
    • Trigger: Godkänt slutförande av prövotidsprövningen.
    • Handling: Gmail skickar en slutförd bekräftelse på introduktionen och SurveyMonkey-länken för feedback.

I detta automatiserade arbetsflöde länkas varje steg i introduktionsprocessen genom utlösare och åtgärder i olika appar. Detta säkerställer att uppgifterna utförs på ett beröringsfritt sätt utan manuella ingrepp, vilket minskar risken för fel och förseningar. Att automatisera dessa processer sparar inte bara tid utan förbättrar också den nya medarbetarens upplevelse genom att tillhandahålla snabb och konsekvent kommunikation och resurser.

Skapa automatiserade arbetsflöden för dokumentgodkännande med hjälp av Nanonets och minska manuella uppgifter.

[Inbäddat innehåll]

Behov av effektiva arbetsflöden för dokumentgodkännande

Ineffektivitet i dokumentgodkännandeprocesser kan skapa betydande flaskhalsar i affärsverksamheten. Försenade godkännanden leder till avstannade projekt, missade möjligheter och kan påverka kundrelationer negativt. Inom kritiska områden som ekonomi eller juridik kan förseningar leda till bristande efterlevnad av regler och ekonomiska påföljder. Dessutom leder ineffektiva arbetsflöden ofta till upprepat arbete, ökade driftskostnader och frustration hos anställda, vilket påverkar den totala produktiviteten och moralen.

Dessa ineffektiviteter dyker upp i en mängd olika branscher –

Bygg: Förseningar med godkännande av projektplaner eller arkitektritningar kan skjuta tillbaka byggplaner, vilket påverkar tidsfrister och kostnader.Sjukvård: Patientvårdsplaner eller medicinska rapporter kräver snabba godkännanden för att säkerställa snabb behandling och efterlevnad av hälsovårdsbestämmelser.Finans : Inom bankverksamhet måste godkännanden av lån eller investeringar vara snabba för att dra nytta av marknadsmöjligheter och möta kundernas förväntningar.Utbildning: Ändringar av läroplanen eller anslagsgodkännanden måste behandlas effektivt för att anpassas till akademiska kalendrar och finansieringscykler.Regeringen: Policydokument eller myndighetsgodkännanden måste påskyndas för att uppfylla lagstiftande tidslinjer och public service-åtaganden.

Nyckelelement i arbetsflöden för dokumentgodkännande

För att skapa robusta arbetsflöden för dokumentgodkännande är det viktigt att överväga flera nyckelkomponenter som säkerställer smidig drift och effektiv kommunikation. I ett omfattande arbetsflöde för Nanonets dokumentgodkännande skulle du behöva följande komponenter som anges nedan. När du har en grov design av ditt arbetsflöde i åtanke kan du starta ett nytt Nanonets-arbetsflöde och börja koppla ihop dina appar med hjälp av automatiska utlösare och åtgärder.

Dokumentinlämning och insamlingverktyg: Google Forms, JotForm eller Microsoft Forms för att samla in information.Behandla: Säkra och lättillgängliga portaler för dokumentinlämning, vilket säkerställer konsekvent formatering och innehåll.Tilldela godkännare och rollerverktyg: Trello, Asana eller Monday.com för uppgiftstilldelning.Behandla: Definiera tydligt roller och ansvar för varje godkännare för att säkerställa ansvarsskyldighet och effektivitet.Ställa in behörighetsnivåerverktyg: SharePoint eller Google Drive för dokumentlagring.Behandla: Upprätta olika åtkomstnivåer för att skydda känslig information och upprätthålla dokumentintegritet.Fastställande av förfallodatumverktyg: Asana, Trello eller Microsoft Project för att spåra deadlines.Behandla: Ställ in realistiska deadlines för att säkerställa snabba godkännanden samtidigt som du får tillräckligt med tid för en noggrann granskning.Feedback och revisionsspårningverktyg: Google Dokument eller Microsoft Word för samarbete i realtid.Behandla: Aktivera tydliga och spårbara feedbackmekanismer för effektiva revisioner och uppdateringar.Aviseringar och varningarverktyg: Slack, Microsoft Teams eller e-postautomatiseringsverktyg som Mailchimp.Behandla: Automatiska varningar för att hålla alla intressenter informerade om dokumentstatus och pågående åtgärder.Slutligt godkännande och sign-offverktyg: DocuSign, Adobe Sign för digitala signaturer.Behandla: Säkra och verifierbara metoder för slutgiltigt godkännande för att säkerställa laglig och processuell efterlevnad.Rapportering och analysverktyg: Power BI, Tableau för datavisualisering och rapportering.Behandla: Regelbundna rapporter för att övervaka arbetsflödets effektivitet och identifiera områden för förbättringar.

Skapa automatiserade arbetsflöden för dokumentgodkännande med hjälp av Nanonets och minska manuella uppgifter.

[Inbäddat innehåll]

Utforma ett effektivt arbetsflöde för dokumentgodkännande

För att skapa ett strömlinjeformat arbetsflöde för dokumentgodkännande, följ dessa steg och integrera rätt verktyg för att förbättra effektiviteten och noggrannheten.

Utarbeta dokumentetverktyg: Google Dokument, Microsoft Word.Behandla: Skapa dokument med standardiserade mallar för att säkerställa konsekvens.Skickar in för granskningverktyg: E-postplattformar som Outlook, Gmail; projektledningsverktyg som Asana eller Trello.Behandla: Implementera ett system för att skicka in dokument för granskning, se till att all nödvändig information finns med.Granska dokumentetverktyg: Adobe Acrobat för PDF-filer, Microsoft Word för samarbetsredigering.Behandla: Granskare ger feedback och förslag på ändringar, använder spårningsändringar och kommentarsfunktioner för insyn.Inkludera feedbackverktyg: Samma som ritverktyg.Behandla: Ursprungliga författare gör nödvändiga ändringar baserat på feedbacken och genomgår eventuellt flera granskningscykler.Slutgiltigt godkännandeverktyg: DocuSign, Adobe Sign för e-signaturer.Behandla: Slutliga godkännare granskar dokumentet och signerar elektroniskt, vilket indikerar officiellt godkännande.Arkivering och arkiveringverktyg: Molnlagringslösningar som Dropbox, Google Drive.Behandla: Förvara godkända dokument på ett säkert, organiserat sätt för enkel hämtning och efterlevnadsändamål.Övervaka och utvärdera arbetsflödetverktyg: Verktyg för arbetsflödesanalys som Zapiers inbyggda analys, Google Analytics.Behandla: Övervaka kontinuerligt arbetsflödets prestanda och gör justeringar efter behov för att förbättra effektiviteten.

Genom att noggrant utforma varje steg och integrera lämpliga verktyg kan företag säkerställa en smidig, effektiv och transparent dokumentgodkännandeprocess. Detta tillvägagångssätt sparar inte bara tid och resurser utan ökar också den totala operativa effektiviteten.

Slutsats: Revolutionerande dokumentgodkännande med Nanonets arbetsflöden

Inom den moderna affärsverksamheten är effektiviteten och noggrannheten i arbetsflöden för dokumentgodkännande avgörande. Nanonets Workflows framstår som en transformativ lösning som utnyttjar kraften i arbetsflödesautomatisering för att effektivisera och förbättra dessa processer. Genom att integrera sofistikerade AI och stora språkmodeller (LLM), förenklar Nanonets inte bara skapande av arbetsflöden utan höjer också förmågan att hantera intrikata dokumentrelaterade uppgifter. Detta framsteg är inte bara en uppgradering; det är en strategisk revolution som omformar hur företag hanterar dokumentgodkännande, säkerställer efterlevnad och främjar sömlösa samarbeten.

Automatiserat dokumentgodkännande med nanonetter

Inom den moderna affärsverksamheten är effektiviteten och noggrannheten i arbetsflöden för dokumentgodkännande avgörande. Nanonets Workflows framstår som en transformativ lösning som utnyttjar kraften i arbetsflödesautomatisering för att effektivisera och förbättra dessa processer.

Dessutom, genom att integrera sofistikerade AI och stora språkmodeller (LLM), förenklar Nanonets inte bara skapande av arbetsflöden utan ökar också förmågan att hantera intrikata dokumentrelaterade uppgifter. Detta framsteg är inte bara en uppgradering; det är en strategisk revolution som omformar hur företag hanterar dokumentgodkännande, säkerställer efterlevnad och främjar sömlösa samarbeten.

Kontraktshantering på juridiska avdelningarDokumentinlämning: Juridiska team skickar in kontrakt med Google Formulär.Granska uppdrag: Trello tilldelar automatiskt kontrakt för granskning baserat på ämnet.Automatiserad granskning: Nanonets AI genomför en första granskning och flaggar potentiella problem med hjälp av LLM.Feedback och revisioner: Samarbetande redigering och feedback via Google Dokument.Slutgiltigt godkännande: Digitala signaturer via DocuSign för laglig efterlevnad.Arkivering: Säker lagring av slutförda kontrakt i SharePoint.Policyutveckling i statliga myndigheterInledande utformning: Policyer utarbetas med hjälp av standardiserade mallar i Microsoft Word.Samråd med intressenter: Asana hanterar konsultationsprocessen och spårar feedback från olika avdelningar.Revision införlivande: Författare uppdaterar policyer baserat på feedback, spårade i Microsoft Word.Godkännande och publicering: Slutlig sign-off genom Adobe Sign, följt av publicering på byråns webbplats.Finansiell rapportering inom Corporate FinanceRapportgenerering: Rapporter genereras med Excel och delas via e-post.Dataverifiering: Nanonets AI korskontrollerar finansiella data mot interna databaser.Ledningsgranskning: Ledningen granskar och ger feedback med hjälp av samarbetsverktyg.Överensstämmelsekontroll: Automatiserade kontroller av regelefterlevnad med hjälp av anpassade LLM:er.Slutförande: Rapporter signeras av elektroniskt och lagras i Google Drive för journalföring.Forskningsförslagsgodkännanden vid akademiska institutionerInlämning av förslag: Forskare lämnar in förslag via JotForm.Samordning av peer Review: Automatiserad koordinering av peer reviews med hjälp av Microsoft Project.Feedback integration: Forskare reviderar förslag baserat på kamratkommentarer.Etikkommitténs godkännande: Förslag skickas till etikkommittén för slutgiltigt godkännande via DocuSign.Finansiering: Godkända förslag kopplas automatiskt till finansieringskällor med hjälp av anpassade Nanonets-integrationer.

Ge dig ut på din resa med Nanonets genom att boka ett samtal med våra AI-experter. Få en skräddarsydd demo och testversion, designad specifikt för ditt företags behov. Vårt team guidar dig genom installationsprocessen och säkerställer att din övergång till automatiserade arbetsflöden är smidig och effektiv.

Med Nanonets Workflows kan dina team fokusera på strategiska uppgifter som är viktiga. Säg adjö till manuellt slit och omfamna en framtid där automatisering förbättrar varje aspekt av dina dokumentgodkännandeprocesser. Börja nu och upplev den transformerande kraften hos Nanonets Workflows i ditt företag.

[Inbäddat innehåll]

Tidsstämpel:

Mer från AI och maskininlärning