Hur robotprocessautomatisering på e-posthantering kan påverka lärare

Robotic process automation (RPA) gör det möjligt för människor att sluta utföra vissa typer av repetitiva uppgifter som ofta utförs manuellt. Eftersom så många individer nu spenderar dyrbar tid på att hantera e-posthanteringsbehov är det ingen överraskning att de har tittat på hur RPA kan hjälpa deras inkorgar. Här är några exempel på hur det skulle kunna förbättra verksamheten inom utbildningssektorn och hjälpa hårt arbetande lärare att frigöra sin tid.

Minska skrivuppgifter

Vissa RPA-verktyg kan hantera inkommande och utgående e-postmeddelanden innan lärare ens ser dem. Det eliminerar mycket av det hektiska arbetet som ofta utgör så mycket av deras typiska arbetsdagar.

Sådana lösningar bedömer vanligtvis ett e-postmeddelandes innehåll som det första steget. Sedan kommer de att skapa en konfidenspoäng för vad e-postmeddelandet säger. Om RPA-systemet har högt förtroende skickar det ett svar utan input från lärare eller någon annan som är involverad i e-posthantering. Lärare engagerar sig bara när RPA-verktyget har lågt förtroende för e-postens innehåll och behöver vägledning.

Sådana inställningar är särskilt användbara när föräldrar skickar e-postmeddelanden som är lätta att besvara. En lärare kan skapa specifika mallar för ett RPA-verktyg att använda. Sedan behöver de bara skriva mer detaljerade svar när innehållet i ett e-postmeddelande är mer komplext.

Tänk på ett exempel där eleverna skickar läxor via e-post. En pedagog kan använda RPA för att bekräfta mottagandet av arbetet eller flagga att en elev glömt att inkludera en nödvändig bilaga.

RPA är också värdefullt under perioder som i början av ett läsår, då en pedagog kan behöva skicka välkomstmejl till dussintals nya elever och deras föräldrar. Lärare behöver fortfarande lägga till en personlig touch till korrespondensen, men de kan eliminera eller minska en del av e-postinnehållet som måste ingå i varje meddelande.

"RPA kan skicka e-postsvar utan någon input från lärare." 

Spara tid under väsentliga arbetsuppgifter

Många jobb som utbildare utför har inslag av både upprepning och individualisering. Lektionsplanering är ett utmärkt exempel. Lärare följer vanligtvis specifika ramar för att säkerställa att lektionens innehåll uppfyller statliga eller nationella standarder. Men de kommer också att anpassa planerna för varje elev, beroende på elevens styrkor och behov.

I Skottland blev Aberdeen City Council först i landet att använda RPA för att skapa lektionsplaner. Denna RPA-applikation orsakade positiva förändringar motsvarande att anställa ytterligare 14 lärare eftersom det sparade så mycket tid.

Vissa lektionsplaner inkluderar till och med att lära elever hur man skickar e-post. Detta innehåll är särskilt fördelaktigt för yngre elever eller personer som lär sig engelska som andraspråk.

E-postmeddelanden är en integrerad del av vardagen för många, men alla var tvungna att lära sig hur man skickar dem någon gång. Föreställ dig en RPA-lösning som kan hjälpa lärare att skapa lektionsplaner snabbare och sedan distribuera temainnehåll direkt till elevernas inkorgar.

"En RPA-applikation som användes i Skottland sparade så mycket tid att den gav motsvarigheten till att anställa 14 nya pedagoger." 

Se till att lärare ser e-postmeddelanden efter prioritetsnivå

E-post är en bekväm kommunikationsmetod, men den kan snabbt bli överväldigande. Det beror på att de flesta har sina inkorgar inställda för att ta emot alla e-postmeddelanden när de kommer. I alla fall, en bästa praxis för e-posthantering är att prioritera hur och när du hanterar meddelanden. Du kommer nästan säkert att upptäcka att vissa behöver omedelbar uppmärksamhet och andra inte kräver svar alls.

RPA kan arbeta i bakgrunden för att prioritera e-postmeddelanden. Vissa system lär sig med tiden vilka mejl som är mer eller mindre viktiga. Människor kan också justera inställningarna så att de ser e-postmeddelanden i omgångar vid förinställda tider. På så sätt blir användare inte avbrutna när ett nytt meddelande kommer.

Vissa RPA-system lär sig också känna igen specifika nyckelord. De kan inkludera "sjukt barn", "sena läxor" eller "missat uppdrag". Det är alla frågor som kan behöva snabb uppmärksamhet från en lärare.

Många pedagoger har ställts inför extraordinära utmaningar under de senaste åren och vissa är det hanterar nu utbrändhet som ett resultat. En fråga är att de ofta måste ägna så mycket av sin tid åt andra saker än att lära ut. RPA kan lösa det problemet, särskilt när det gäller e-posthantering.

"Vissa RPA-system kan prioritera e-post och lärande över tid, vilket är mer eller mindre viktigt." 

Förbättra handläggningstider och procedurer

Många utbildningssystem använder e-postinnehåll som ett system för tidig varning. Vissa fraser kan till exempel indikera en elev i riskzonen eller en med extremistiska åsikter som kan utsätta sig själv eller andra för fara.

I Storbritannien har utbildningsdepartementet implementerat ett RPA-verktyg som kallas Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data – eller ARNOLD. Innan ARNOLD används, hanterades arbetare cirka 120,000 XNUMX mejl från allmänheten varje år genom att manuellt lägga in data i ett system. Det tog lång tid och krävde att någon läste ett meddelande och förstår det i sitt sammanhang och sedan kategoriserar det innan det gick till rätt person.

Nu granskar ARNOLD varje e-postmeddelande kategoriserar det efter risknivå och utför den nödvändiga datainmatningen i utbildningsavdelningens system. RPA-verktyget undersöker hundratals variabler associerade med varje e-postmeddelande för att bestämma hur det ska klassificeras. Denna inställning har eliminerat den manuella datainmatningen kopplad till inkommande e-postmeddelanden.

Personalen säger att denna förändring har hjälpt dem att fokusera på serviceleverans snarare än administration. Det gör det också lättare för dem att upptäcka de e-postmeddelanden som kräver den snabbaste åtgärden, till exempel de som handlar om elever i riskzonen eller skolor som inte presterar.

Robotisk processautomation gör e-posthantering enklare

Dagens pedagoger kan inte undvika att skriva och svara på mejl. Men som dessa exempel visar kan ett robotiskt processautomatiseringsverktyg hjälpa dem att spara tid och engagera sig i mer givande och relevant arbete.

Vissa beslutsfattare på utbildningsavdelningen tvekar att göra saker annorlunda, särskilt om de nya processerna kräver ekonomiska resurser. Det betyder att lärare kan behöva tala specifikt om hur mycket tid och energi de för närvarande lägger på att skriva e-postmeddelanden och hur RPA skulle vara en spelomvandlare för att låta dem ägna mer tid åt det de är bäst på.