Hur organiserar man räkningar? – 3 sätt att enkelt spåra räkningar

Räkningar är en oundviklig del av livet. Oavsett om du är ett företag, en frilansare eller en avlönad person, är du skyldig att ha räkningar. Med en överbelastning av räkningar, är du skyldig att förlora och glömma några.

Effektiv räkningshantering börjar med bättre organisation, så att du aldrig förlorar en viktig räkning. Men hur organiserar man räkningar effektivt? Hur man kommer igång? Och vilka är de bästa metoderna för att enkelt spåra räkningar?

Vi kommer att diskutera tre sätt att organisera dina räkningar så att du alltid har dem till hands när du behöver dem.

---

Varför behöver du organisera räkningar?

När du har en enda person som hanterar färre antal räkningar är det lätt att hantera. Men i takt med att räkningarna ökar, kommer fel att hända. Här är några anledningar till att du bör ta räkningshantering på allvar:

Tappar koll på förfallodatum och belopp: Att hålla reda på flera räkningar, deras datum och belopp är en tråkig uppgift. Och om du missar betalningarna kan du behöva betala ett extra belopp.

Skadliga kreditpoäng: Aktuella betalningar är kopplade till din kreditpoäng. En buckla här kan kosta dig mycket på linjen.

Upprätthålla betalningsregister: För ett företag är det avgörande att upprätthålla finansiella register över betalningar, fakturor, räkningar och mer för att förbli kompatibel. Under en revision måste du presentera korrekta och tillförlitliga uppgifter. Saknade räkningar kan skicka en felaktig signal och leda till ytterligare intensiva revisioner.

Ineffektiv budgetering: Räkningar ger en uppfattning om utgiftstrender och hjälper dig att hålla ett öga på din budget kontra dina utgifter. Att misslyckas med att hantera räkningar kan leda till att man tappar koll på budgeten.  

Bortsett från dessa kan organisering av räkningar hjälpa dig att tackla identitetsstöld, hantera ekonomiska register och säkerställa snabb betalning av räkningar.

---

3 sätt att organisera räkningar som ett proffs!

Den här bloggen kommer att diskutera dessa tre sätt att organisera dina räkningar. Dessa metoder placeras i ökande ordning av noggrannhet, effektivitet och tillförlitlighet.

• Organisera räkningar manuellt
• Digitalisera räkningar och sortera dem på skrivbordet
• Automatisera fakturaorganisation med automatiserade arbetsflöden

---

Organisera räkningar manuellt

Att organisera räkningar manuellt innebär att man använder pappersmappar och skåp för att kategorisera utgifter. Du kan till exempel skapa en mapp märkt "Underhållningskostnader" för att lagra alla räkningar relaterade till underhållning, som middagar, lagutflykter och mer.

Du kan följa dessa steg för att organisera räkningar manuellt:

• Sortera dina räkningar efter förfallodatum och kategorisera inkommande räkningar efter utgiftskategori.
• Skapa ett arkiveringssystem för dina räkningar. Använd mappar eller skåp för varje typ av kategori.
• För att hålla reda på betalningar och förfallodatum, använd ett pappers- eller excelark och skriv ner fakturabelopp, förfallodatum, betalningsstatus och kategori.
• Ställ in påminnelser på din mobila enhet så att du inte glömmer räkningsbetalningar.
• Gör betalningar när de förfaller och uppdatera betalningsstatusen för varje faktura.
• Lagra betalda räkningar i en separat fil eller arkiv för att hålla ditt aktiva räkningsspårningsark hanterbart.
• Upprepa denna månatliga process för att hålla dina räkningar organiserade och under kontroll.

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Det är en enkel metod.
• Vem som helst kan följa dessa steg för att behålla räkningar på ett ställe.

Nackdelar:

• Mycket manuell ansträngning krävs.
• Det är utmanande att identifiera utgiftstrender.
• Kvitton kan lätt försvinna eller skadas.

---

Digitalisera räkningar & sortera dem digitalt

Att digitalisera räkningar kan bidra till att minska risken för att skada eller förlora räkningar. Följ dessa steg för att organisera räkningar digitalt:

• Det första steget är att digitalisera räkningar. Du kan ta foton av dina räkningar med din telefon.
• Du kan också använda en räkningsskanner-app att extrahera data från räkningen & digitalisera räkningar effektivt.
• Ladda upp de skannade bilderna till ditt skrivbord.
• Skapa mappar baserade på utgiftskategorin och ladda upp räkningarna i avsedda mappar.
• Använd en filnamnkonvention för att snabbt identifiera varje faktura, till exempel fakturatyp och datum.
• Organisera de digitala räkningarna i undermappar baserat på kategorier eller förfallodatum.
• Du kan göra detta på ditt skrivbord eller ett onlinesystem som Google Drive, Sharepoint eller mer.
• Använd nu ett kalkylblad eller ekonomihanteringsverktyg för att hålla reda på fakturans förfallodatum, betalningsstatus och belopp.
• Ställ in automatiska påminnelser för att säkerställa snabb betalning av räkningar.
• Säkerhetskopiera dina digitala räkningar till en säker molntjänst för att skydda mot dataförlust.

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Lättare att kategorisera och spåra betalningar och utföra finansiell analys.
• Att lagra räkningar digitalt eliminerar risken för att förlora eller skada räkningar.

Nackdelar:

• Att lagra finansiell information digitalt kan skapa oro för datasäkerhet.
• Du måste utföra hela övningen för varje ny räkning som kommer in.
• Du måste skapa flera säkerhetskopior för att säkerställa att du inte förlorar data.  

---

Automatisera fakturaorganisation med automatiserade arbetsflöden

Automatiserade arbetsflöden är ett utmärkt sätt att eliminera manuella uppgifter i att organisera räkningar. De flesta fakturaorganisationsuppgifter är regelbaserade, vilket innebär att de enkelt kan kodas.

Plattformar som Nanonetter kan hjälpa dig att automatisera faktureringsorganisationen med hjälp av kodfria arbetsflöden, dokumentklassificerare, och säker molnlagring. Så här ser ett automatiserat arbetsflöde för fakturahantering ut på Nanonets:

• En inkommande faktura kommer automatiskt att laddas upp på Nanonets med hjälp av dokumentuppladdningsalternativ.

• Räkningen dirigeras sedan till OCR-modellen, där relevant data extraheras, som fakturabelopp, förfallodatum, betalningsadress, betalningsvillkor och mer.

• Nu händer flera saker i nästa steg:

1. Faktureringsdata är korrekt formaterade om de har några fel. T.ex. datumformat, versaler eller att ta bort specialtecken.
2. Byt namn på fakturan baserat på fakturabelopp, utgiftskategori och mer.
3. Baserat på räkningsdata, kategoriseras räkningen i rätt utgiftskategorier.
4. Ett godkännande arbetsflöde utlöses vid eventuella fel, vilket skickar räkningarna till dig för en manuell granskning.
5. Du kan också matcha räkningsdata med ditt kontoutdrag för att säkerställa att inga extra avgifter.

Alla tillgångar på ett och samma ställe

• Felfri och pålitlig process
• skapar revisionsspår automatiskt.
• Ingen risk att förlora, skada eller glömma en faktura att betala i tid.
• Automatisering sparar mycket tid, ansträngning och pengar.

Nackdelar:

• Du måste göra en engångsansträngning för att ställa in arbetsflöden. [Vårt expertteam kan hjälpa dig att sätta upp arbetsflöden.]

---

Varför använda Nanonets för att organisera räkningar?

[Inbäddat innehåll]

Nanonets är en AI-baserad OCR-mjukvara med avancerad no-code arbetsflödesautomatisering och global betalningsplattform. Med Nanonets kan du automatisera vilken manuell process som helst med regelbaserade arbetsflöden.

Nanonets OCR-programvara är en av de bästa på marknaden. Det kan extrahera data från vilket dokument som helst; PDF-filer, bilder, handskrivna dokument, excel, word, etc med 95%+ noggrannhet och 10X snabbare än den manuella metoden.

Bortsett från det kan du använda Nanonets för att extrahera data från dokument, klassificera dokument, använda en databas till verifiera dokument, utför datarikning uppgifter och exportera data till olika format och databaser.

Möjligheterna är oändliga.

Här är några skäl att överväga nanoneter:

• Ladda automatiskt upp dokument från flera källor som Gmail, Drive, SharePoint, skrivbord och mer.
• Klassificera inkommande dokument med en dokumentklassificerare.
• Utmärkt dokumentmatchning för enkel dokumentverifiering.
• Extrahera data från alla dokument på <15 minuter
• Konfigurera anpassade arbetsflöden för att utföra dataförbättringar, godkännande automationOch mycket mer.
• Säker dokumentförvaring och dokumentarkivering.
• Sömlösa integrationer för att synkronisera data med 5000+ programvara.
• Helt anpassningsbart gränssnitt utan kod.
• Gratis migrationshjälp.
• 7 dagars gratis provperiod
• Dedikerad kundframgångsansvarig.
• Rollbaserad åtkomstkontroll
• 24 × 7 stöd

Här är en glimt av vad Nanonets kan göra och mer:

Över 30,000 30 användare använder Nanonets för att automatisera mer än XNUMX miljoner dokumentprocesser. Nanonets är det perfekta valet för företag som vill optimera sina dokumentprocesser med en robust, säker och kodfri plattform.

Har du ett specifikt användningsfall i åtanke? Nå ut till vårt team så att vi kan hjälpa dig med ditt användningsfall.

---

Läs mer:

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/