Föreställ dig en värld där du kan extrahera viktig information från W-2-formulär med bara några klick, vilket lämnar huvudvärken bakom noggrann datainmatning och potentiella fel. Oavsett om du är företagare, en HR professionell, eller helt enkelt någon som är trött på att brottas med berg av pappersarbete, vi har den perfekta lösningen för dig.
Vad är ett W-2-formulär?
Ett W-2-formulär är ett skatteformulär som används i USA för att rapportera en anställds årslön och beloppet av skatter som hålls inne från sin lönecheck av sin arbetsgivare. Blanketten tillhandahålls av arbetsgivare till sina anställda och skickas även till Internal Revenue Service (IRS) för skatteändamål.
W-2-formuläret innehåller viktig information som den anställdes totala inkomster för året, inklusive löner, löner, tips och annan ersättning. Den innehåller också information om de skatter som innehålls från den anställdes lönecheck, inklusive federal inkomstskatt, socialförsäkringsskatt och Medicare-skatt.
Dessutom innehåller W-2-formuläret information om andra förmåner och avdrag, såsom bidrag till pensionsplaner, sjukförsäkringspremier och andra avdrag före skatt.
Arbetsgivare är enligt lag skyldiga att förse sina anställda med en kopia av deras W-2-formulär senast den 31 januari följande år. De måste också skicka in en kopia av W-2-formuläret till Social Security Administration (SSA) och IRS.
Vem arkiverar ett W-2-formulär?
W-2-formuläret arkiveras av arbetsgivare, inte anställda. Arbetsgivare är ansvariga för att fylla i W-2-formuläret för var och en av sina anställda och skicka in kopior till lämpliga statliga myndigheter.
Hur arkiverar man formulär W-2?
Här är en sammanfattning av arkiveringsprocessen:
- Arbetsgivarens ansvar: Arbetsgivare måste skapa och tillhandahålla ett W-2-formulär till var och en av sina anställda. Detta formulär sammanfattar den anställdes inkomster och skatteinnehåll för föregående kalenderår. Arbetsgivare måste fylla i ett separat W-2-formulär för varje anställd som var anställd under året, inklusive heltids-, deltids- och säsongsarbetare.
- Distribution till anställda: Arbetsgivare måste distribuera kopior av W-2-formuläret till sina anställda senast den 31 januari året efter beskattningsåret. De anställda använder informationen på W-2-formuläret för att förbereda och lämna in sina individuella inkomstdeklarationer.
- Regeringsanmälningar: Förutom att tillhandahålla kopior till anställda måste arbetsgivare också lämna in kopior av W-2-formuläret till regeringen. Arbetsgivaren måste skicka en kopia av varje anställds W-2-formulär till Social Security Administration (SSA). Arbetsgivare skickar vanligtvis denna information elektroniskt via SSA:s webbplats för Business Services Online (BSO).
- Anställds skattedeklaration: Anställda använder informationen från sina W-2-formulär för att korrekt rapportera sina löner, löner, tips och andra ersättningar på sina individuella inkomstdeklarationer. De kommer att behöva bifoga en kopia av sitt W-2-formulär till sin skattedeklaration när de lämnar in till IRS.
Vad används ett W2-formulär till?
Inkomstrapportering
W-2-formuläret ger en sammanfattning av en anställds inkomster för föregående beskattningsår. Den innehåller detaljer som löner, löner, tips, bonusar och annan ersättning som erhålls från en arbetsgivare. Denna information används av anställda för att rapportera sin inkomst korrekt på sina individuella inkomstdeklarationer.
Information om skatteinnehållning
W-2-formuläret innehåller också information om de skatter som undanhålls från en anställds lön under hela året. Detta inkluderar federal inkomstskatt, socialförsäkringsskatt, Medicare-skatt och eventuella statliga och lokala inkomstskatter. Dessa källbelopp hjälper anställda att avgöra om de har betalat tillräckligt med skatt under hela året eller om de är skyldiga ytterligare skatter.
Skattedeklaration
Anställda använder informationen i W-2-formuläret för att fylla i sina individuella inkomstdeklarationer. De rapporterar sina inkomster, avdrag och skatteinnehåll från W-2-formuläret på lämpliga skatteformulär, till exempel Form 1040 i USA.
Verifiering av IRS
Internal Revenue Service (IRS) tar emot kopior av W-2-formulär från arbetsgivare. IRS använder denna information för att dubbelkontrollera och verifiera att anställda har rapporterat sin inkomst korrekt och betalat lämplig skatt.
Berättigande för återbetalningar eller krediter
W-2-formuläret är viktigt för att avgöra om en anställd är berättigad till skatteåterbäring eller vissa skatteavdrag. Den tillhandahåller nödvändig information för att beräkna skatteskuldens belopp eller eventuell överbetalning som kan leda till återbetalning.
Kom igång med Nanonets förutbildade W-2 OCR-extraktorer eller bygg dina egna anpassade OCR-modeller. Lär dig mer om vår Användningsfall för W-2 OCR här!
W-4-formulär
W-4-formuläret fylls i av anställda när de börjar på ett nytt jobb eller upplever förändringar i sin personliga eller ekonomiska situation. Den används för att bestämma beloppet av federal inkomstskatt som ska innehållas från den anställdes lönecheck. Informationen på W-4-formuläret hjälper arbetsgivare att beräkna lämplig skatteinnehållning för varje anställd.
1099-MISC-formulär
Även om det inte är direkt relaterat till W-2-formuläret, används 1099-MISC-formuläret för att rapportera inkomster som tas emot av individer som inte är anställda utan snarare oberoende entreprenörer eller egenföretagare. Detta formulär utfärdas av företag eller individer som har betalat $600 eller mer till en icke-anställd under skatteåret. 1099-MISC-formuläret rapporterar olika typer av inkomster, såsom avgifter, provisioner och hyror.
1099-INT-formulär
1099-INT-formuläret används för att rapportera intjänade ränteintäkter under året. Det utfärdas vanligtvis av banker, finansiella institutioner eller andra enheter som har betalat minst 10 USD i ränta till en individ. Denna blankett är viktig för att redovisa ränteintäkter på sin deklaration.
1099-DIV-formulär
1099-DIV-formuläret används för att rapportera utdelningsintäkter från investeringar, såsom aktier eller fonder. Den tillhandahålls av finansiella institutioner eller enheter som har betalat ut minst 10 USD i utdelning till en individ under skatteåret. 1099-DIV-formuläret används för att redovisa utdelningsinkomst på skattedeklarationen.
1040 Blankett
1040-formuläret är det huvudsakliga individuella inkomstdeklarationsformuläret som används av skattebetalare i USA. Den rapporterar inkomst, avdrag och skatteavdrag för beskattningsåret. Informationen från W-2-formuläret, såväl som andra relevanta skatteformulär, används för att fylla i 1040-formuläret.
Det här är bara några exempel på formulär som är relaterade till W-2-formuläret. De specifika formulär som krävs kan variera beroende på en individs förutsättningar och typen av inkomst som erhålls. Det är viktigt att rådgöra med en skatteexpert eller hänvisa till IRS-riktlinjerna för korrekt och uppdaterad information om skatteformulär.
W-2 datafält
anställningsinformation
- Ruta a: Anställds personnummer (SSN)
- Ruta b: Arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN)
- Ruta c: Arbetsgivarens namn, adress och postnummer
- Ruta d: Kontrollnummer (valfritt, för arbetsgivarens användning)
Löne- och löneinformation
- Ruta 1: Löner, dricks och annan ersättning
- Ruta 2: Innehållen federal inkomstskatt
- Ruta 3: Socialförsäkringslöner
- Ruta 4: Socialförsäkringsskatt innehållen
- Ruta 5: Medicare Löner och dricks
- Ruta 6: Medicare-skatt innehållen
- Ruta 7: Socialförsäkringstips
Social trygghet och Medicare Information
- Ruta 8: Tilldelade dricks (tips tilldelade av arbetsgivaren)
- Ruta 9: EIC-förskottsbetalning (inkomstkredit)
- Ruta 10: Dependent Care Benefits
- Ruta 11: Icke-kvalificerade planer
- Fält 12: Koder (olika koder som anger ytterligare information)
- Ruta 13: Kryssrutorna för lagstadgad anställd, pensionsplan och tredje part sjuklön
- Ruta 14: Annat (Annan information, såsom fackföreningsavgifter eller statlig invaliditetsförsäkring)
Statlig och lokal information
- Rutor 15-20: Information om statlig och lokal inkomstskatt, inklusive löner, innehållen statlig inkomstskatt och andra tillämpliga statliga och lokala skatter.
Det är viktigt att notera att den specifika layouten och formatet för W-2-formuläret kan variera något beroende på vilken programvara eller formulärleverantör som används av arbetsgivare. Den allmänna informationen i dessa datafält är dock konsekvent i alla W-2-formulär.
Teknik för optisk teckenigenkänning (OCR).
OCR-teknik kan användas för att skanna och känna igen texten på W-2-formulär. OCR-programvara konverterar den skannade eller digitala bilden av formuläret till maskinläsbar text. Detta möjliggör automatisk dataextraktion från specifika fält i formuläret.
Förbearbetning och databeredning
Innan du extraherar data kan du behöva förbehandla W-2-formulären för att förbättra deras läsbarhet. Detta kan innebära att ta bort brus, justera bildkvaliteten eller tillämpa bildförbättringstekniker för att optimera OCR-noggrannheten.
Mallmatchning och dataextraktion
Skapa mallar eller definiera de specifika platserna för datafält på W-2-formulären. OCR-mjukvaran kan sedan använda dessa mallar eller platskoordinater för att identifiera och extrahera relevanta datafält, såsom personalinformation, löner, skatteinnehåll och annan nödvändig information.
Datavalidering och kvalitetskontroll
Genomför valideringskontroller för att säkerställa noggrannheten och integriteten hos de extraherade uppgifterna. Dessa kontroller kan innefatta att jämföra extraherade data med fördefinierade regler eller tröskelvärden, verifiera data mot kända format eller intervall och utföra datakvalitetskontrollåtgärder.
Integration med backend-system
När data har extraherats kan den bearbetas och integreras med andra system eller databaser för vidare analys, rapportering eller lagring. Denna integrering kan innebära att den extraherade W-2-datan kopplas till lönesystem, skattemjukvara eller HR-ledningssystem.
Säkerhet och samtycke
Se till att lämpliga säkerhetsåtgärder finns på plats för att skydda känslig personaldata under utvinning, lagring och överföringsprocesser. Överensstämmelse med dataskyddsbestämmelser, såsom GDPR eller HIPAA, bör också övervägas.
Vi har en lösning som kan hjälpa dig att göra allt detta och mer med ett enda klick.
Nanonets plattform kombinerar AI-driven OCR-teknik med anpassningsbara arbetsflöden för att automatisera extraheringen av data från W-2-formulär. Genom att utnyttja maskininlärningsalgoritmer och användarvänliga gränssnitt strävar Nanonets efter att förenkla datautvinningsprocessen, öka effektiviteten och minska den manuella ansträngningen.
Hur fungerar Nanonets för W-2-automatisering?
- Extraherar W-2-formulärdata direkt från e-postmeddelanden
- En kraftfull förtränad OCR-modell specifik för W-2-formulär
- Extraherar de angivna datafälten från W-2-formulären
- Du granskar de extraherade uppgifterna och gör nödvändiga korrigeringar
- Extraherade data kan integreras i andra system beroende på dina behov
Stoppa manuell dataextraktion från W-2-formulär och njut av fördelarna med automatisering med Nanonets W-2 Form OCR API. Smidig datautvinning med smart validering, lägre kostnader och minimal installation.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Fordon / elbilar, Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- BlockOffsets. Modernisera miljökompensation ägande. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/w-2-form-automation/
- :är
- :inte
- :var
- 1
- 10
- 1040
- 11
- 12
- 13
- 14
- 31
- 7
- 8
- 9
- a
- Om Oss
- noggrannhet
- exakt
- exakt
- tvärs
- Dessutom
- Annat
- ytterligare information
- adress
- administrering
- avancera
- mot
- byråer
- AI-powered
- Syftet
- algoritmer
- Alla
- allokeras
- tillåter
- också
- mängd
- mängder
- an
- analys
- och
- årsringar
- vilken som helst
- api
- tillämplig
- Tillämpa
- lämpligt
- ÄR
- AS
- delad
- At
- bifoga
- automatisera
- Automatiserad
- Automation
- backend
- Banker
- BE
- bakom
- Fördelarna
- bonusar
- Fördelning
- BSO
- SLUTRESULTAT
- företag
- företag
- men
- by
- beräkna
- Kalender
- KAN
- vilken
- fall
- vissa
- Förändringar
- karaktär
- karaktärigenkänning
- Kontroller
- omständigheter
- klick
- koder
- COM
- kombinerar
- provisioner
- jämförande
- Ersättning
- fullborda
- Avslutade
- fullborda
- Efterlevnad
- anses
- konsekvent
- innehöll
- innehåller
- Företag
- bidrag
- kontroll
- Kostar
- kunde
- kredit
- krediter
- beställnings
- anpassningsbar
- datum
- datainmatning
- dataskydd
- databaser
- beroende
- beroende
- detaljer
- Bestämma
- bestämmande
- digital
- direkt
- distribuera
- utdelning
- do
- gör
- under
- varje
- intjänade
- Resultat
- effektivitet
- ansträngning
- elektroniskt
- berättigad
- anställd
- Anställd
- anställda
- arbetsgivare
- förbättra
- njuta
- tillräckligt
- säkerställa
- enheter
- inträde
- fel
- väsentlig
- exempel
- erfarenhet
- extrahera
- Federal
- avgifter
- få
- Fält
- Fil
- Filer
- Arkivering
- anmälningar
- finansiella
- Finansiella institut
- efter
- För
- formen
- format
- former
- från
- fonder
- ytterligare
- GDPR
- Allmänt
- generera
- Regeringen
- styra
- riktlinjer
- Har
- Hälsa
- sjukförsäkring
- hjälpa
- hjälper
- Men
- hr
- HTTPS
- Identifiering
- identifiera
- if
- bild
- med Esport
- in
- innefattar
- innefattar
- Inklusive
- Inkomst
- inkomstskatt
- Öka
- oberoende
- individuellt
- individer
- informationen
- institutioner
- försäkring
- integrerade
- integrering
- integritet
- intresse
- gränssnitt
- inre
- Internal Revenue Service
- in
- Investeringar
- engagera
- IRS
- Utfärdad
- IT
- Januari
- Jobb
- bara
- känd
- Lag
- Layout
- LÄRA SIG
- inlärning
- t minst
- lämnar
- hävstångs
- ansvar
- länkning
- lokal
- läge
- platser
- lägre
- Maskinen
- maskininlärning
- Huvudsida
- göra
- ledning
- manuell
- matchande
- Maj..
- åtgärder
- Medicare
- minimum
- modell
- modeller
- mer
- måste
- ömsesidigt
- fonder
- namn
- nödvändigt för
- Behöver
- Nya
- Brus
- antal
- OCR
- OCR-programvara
- of
- on
- ONE
- nätet
- Optimera
- or
- Övriga
- vår
- egen
- ägaren
- betalas
- pappersarbete
- Betala
- betalning
- Lön
- perfekt
- utför
- personlig
- Plats
- Planen
- planer
- plattform
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- potentiell
- den mäktigaste
- Förbered
- föregående
- process
- Bearbetad
- processer
- professionell
- rätt
- skydda
- skydd
- ge
- förutsatt
- leverantör
- ger
- tillhandahålla
- kvalitet
- snarare
- RE
- mottagna
- erhåller
- erkännande
- känner igen
- minska
- återbetala
- Bidragen
- föreskrifter
- relaterad
- relevanta
- resterna
- bort
- rapport
- Rapporterad
- Rapportering
- Rapport
- Obligatorisk
- ansvaret
- ansvarig
- resultera
- pension
- avkastning
- återgår
- intäkter
- översyn
- regler
- s
- löner
- lönen
- scanna
- säsong
- säkerhet
- Säkerhetsåtgärder
- sända
- känslig
- separat
- service
- Tjänster
- inställning
- skall
- förenkla
- helt enkelt
- enda
- Situationen
- smarta
- släta
- Social hållbarhet
- Mjukvara
- lösning
- någon
- specifik
- specificerade
- starta
- igång
- Ange
- Stater
- Aktier
- förvaring
- skicka
- lämnats
- sådana
- SAMMANFATTNING
- System
- skatt
- skatteåterbäring
- skatter
- skattskyldiga
- tekniker
- Teknologi
- mallar
- den där
- Smakämnen
- den information
- deras
- sedan
- Dessa
- de
- tredje part
- detta
- Genom
- hela
- Tips
- trött
- till
- Totalt
- Typ
- typer
- typiskt
- fackliga
- United
- USA
- TIDSENLIG
- användning
- Begagnade
- användarvänligt
- användningar
- godkännande
- olika
- Ve
- verifiera
- verifiera
- avgörande
- lön
- var
- we
- Webbplats
- VÄL
- när
- om
- VEM
- kommer
- med
- Arbete
- arbetare
- arbetsflöden
- världen
- år
- Om er
- Din
- zephyrnet
- Postnummer