Fakturamatchning

En viktig aktivitet i processer för leverantörsreskontra (AP) är fakturamatchning. Traditionella tillvägagångssätt i denna nyckeluppgift kan kosta tid, ansträngning och mänskliga resurser för ett företag. Genom att använda innovativ teknik och automatiserade verktygsuppsättningar kan fakturamatchningen optimeras för att ge ett företag extra hävstång och värde.

Den här artikeln ger en detaljerad insikt om fakturamatchning, de olika typerna, behovet av beröringsfri fakturahantering or fakturahanteringoch dess olika fördelar.

Vad är fakturamatchning?

Fakturamatchning är en process för leverantörsskulder som validerar och jämför information om inköpsorder (PO) med leverantörens faktura och produktkvitton.

När en organisation vill använda varor eller tjänster från en leverantör ställer den upp en inköpsorder med detaljerade krav. Vid leverans av de rekvirerade varorna eller tjänsterna utfärdas ett produktkvitto av inköpsorganisationen. Säljaren tar sedan upp fakturan för betalningsklarering. Det är då fakturamatchning sker.

Matchande fakturor säkerställer att det inte finns några fel eller inkonsekvenser mellan inköpsordern och fakturan. Det underlättar snabbare reglering av leverantörsavgifter och förebygger risken för leverantörsbedrägeri & betalning för falska fakturor.

Vad är en avvikelse?

Kallas fakturaundantag, en avvikelse uppstår när det finns en bristande överensstämmelse mellan fakturadetaljerna och dess validerande dokument såsom inköpsordern eller varu-/produktkvittot.

Avvikelser kan vara av två typer – kvantitet och pris

• Kvantitetsavvikelse: hänvisar till avvikelsen mellan mängden eller antalet artiklar på PO och den fakturerade fakturan
• Prisavvikelse: hänvisar till en bristande överensstämmelse mellan kostnaden som nämns i inköpsordern och värdet som nämns på fakturan.

Att identifiera och stämma av avvikelser kan vara en svår uppgift för AP-avdelningen. Avvikelser bör bedömas för att se om de faller inom toleransgränserna att gå vidare med fakturahantering eller återföra fakturan till leverantören för rättelse.

Toleransnivå avser mindre variationer som kan förekomma i procent eller belopp på en faktura. Fakturor som överskrider toleransnivåerna ställs på is och skickas för rättelse till leverantören.

---

Vill du automatisera dina manuella AP-processer? Boka en 30-minuters livedemo för att se hur Nanonets kan hjälpa ditt team att implementera från början till slut AP-automatisering.

Planera en demonstration

[Inbäddat innehåll]

---

Behov av fakturamatchning

Låt oss ta reda på varför det är så viktigt för ett företag att verifiera eller matcha fakturor.

Fakturamatchning säkerställer att leverantörsfakturor kan verifieras mot stödjande dokument innan betalningar släpps. Detta hjälper företag att:

• Bekräfta att betalningar endast görs för giltiga varor eller tjänster som tas emot från leverantören
• Upprätthåll snabbare och korrekta betalningar
• Underlätta bättre transparens genom att eliminera fel och dubbla betalningar
• Registrera betalningar för flera leverantörer
• Var bättre förberedd på företagsrevisioner

Olika företag kan följa olika sätt att matcha fakturan som beskrivs i nästa avsnitt nedan.

Sätt att matcha fakturor

Fakturamatchningsprocessen i organisationer görs normalt på följande sätt: 2-vägsmatchning, 3-vägsmatchning och slutligen 4-vägsmatchning.

Fakturor valideras mot andra relaterade dokumentarbetsflöden som kan inkludera beställning, godsmottagning och besiktningssedlar. Dessa sätt att matcha kontrollerar även fakturaavvikelser och toleransnivåer som måste lösas innan fakturan rensas för betalning.

2-vägs matchning

2-vägsmatchning är ett enkelt och vanligt sätt att verifiera fakturor. Det handlar om att matcha fakturor mot inköpsorder samt att kontrollera toleranser. Om fakturan uppfyller de erforderliga kriterierna är den planerad för betalning.

3-vägs matchning

3-vägs matchning är den mest populära metoden för fakturamatchning. Detta innebär en process i tre steg. Fakturan kontrolleras för riktighet i detaljer som anges på inköpsordern samt varumottagandet. När toleransnivåerna är okej, är fakturan redo för betalning.

4-vägs matchning

Mer komplex än 2-vägs- och 3-vägsmatchning, 4-vägsmatchning innebär ytterligare ett steg av validering. Det kräver också matchning av fakturor till inköpsorder, inköp av varor och inspektionssedlar.

Vid leverans av varor kontrollerar den mottagande avdelningen för kvantitet och utfärdar en kontrollsedel som bekräftar att den mottagna kvantiteten är korrekt. Därför anses endast en faktura som matchar inköpsordern, godsmottagning, toleranser och kontrollsedeln vara lämplig för betalning.

Dessa sätt att matcha fakturan säkerställer att företag endast betalar för de varor/tjänster som beställs och tas emot. Det skyddar också mot falska fakturor och betalningsfel, vilket gör det möjligt för företag att få bättre grepp om sina kontakter med tredje part.

---

Ställ in beröringsfria AP-arbetsflöden och effektivisera leverantörsreskontraprocessen inom sekunder. Boka en 30-minuters livedemo nu.

Planera en demonstration

---

Matcha fakturor till kontrakt

Förutom metoderna för fakturamatchning kan vissa inköp göras med en avtalsmatchningsprocess. Även kallad icke-PO-fakturering, används den här typen av fakturor för återkommande eller nyttobetalningar som sker i en cykel.

Vid avtalsmatchning jämförs och verifieras fakturan mot ett befintligt kontrakt. Exempel på sådana avtalade köp kan vara månatliga elräkningar (el, vatten etc.), byggnadshyror och underhållsavgifter, annonskostnader, juridiska eller konsulttjänster med mera.

Denna typ av matchning är föremål för en intern fakturagodkännandeprocess. Om avtalet stämmer överens och godkännande ges, schemaläggs den icke-PO-faktura för betalning.

Det eliminerar behovet av att matcha fakturor till inköpsorder och andra stödjande dokument. Det underlättar också tidig avslut av betalningar av repetitiv karaktär, vilket sparar tid, ansträngning och kostnader.

Vad är automatisk fakturamatchning?

Automatiserad fakturamatchning avser att digitalisera ett företags fakturamatchningsprocess med hjälp av avancerade verktyg och teknik; fakturor behandlas automatiskt utan behov av mänskligt ingripande.

Automatiserad fakturamatchningsteknik kan förändra hur AP-avdelningar arbetar. Mottagna fakturor skannas, konverteras till digital form, matchas med algoritmer och kontrolleras mot toleransinställningar, och om de godkänns behandlas de för betalning – allt utan mänskligt beroende.

Uppgiften att validera eller matcha fakturor och bearbeta dem med hjälp av automatisering kan ge en mängd fördelar. AI-drivna automationstekniker som OCR och RPA kan förbättra beröringsfri fakturahantering för att vara effektiv och felfri.

---

Boka denna 30-minuters livedemo för att göra detta till den sista gången du någonsin kommer att behöva knappa in data från fakturor eller kvitton manuellt i affärssystem.

Planera en demonstration

---

Använda AI i automatiserad fakturamatchning

Att använda maskinintelligens för att hantera processer kan göra komplext tråkigt arbete, enkelt och enkelt. AI-drivna teknologier som OCR och RPA kan vara effektiva verktyg för att automatisera AP-processer och förbättra verksamhetens effektivitet.

Optical Character Recognition

OCR är en teknik som läser och extraherar information från digitala dokument för redigering. OCR-funktioner som använder artificiell intelligens är användbar för branscher som hanterar en stor mängd data, en välsignelse för AP-automatisering.

OCR kan fungera effektivt Data infångning, extrahera genom att dra ut relevant data. Den dirigerar den sedan för att matcha fakturan med PO automatiskt. Efter detta steg kan fakturamatchningsprocessen slutföras med 2-, 3- eller 4-vägsmatchning. Allt detta minskar manuella uppdrag, tid och kostnader vilket säkerställer bättre processeffektivitet.

Men även om OCR kan ge ett enormt bidrag för att optimera automatisering av AP-processer, kanske OCR ensam inte räcker för att slutföra automatiseringsprocessen. Att använda en annan kraftfull teknik i kombination med OCR kan visa sig vara mer fördelaktigt för att uppnå fullständig processautomatisering.

Robot processautomation

Robotprocessautomation är en populär och användbar mjukvaruteknik som kan fungera som en virtuell assistent i samband med OCR för att automatisera digitala processer. Programvaran tillåter användare att skapa "bots" som efterliknar mänskliga handlingar.

Dessa pålitliga robotar används i många industrier för att arbeta 24/7 med hög hastighet och precision. Genom att interagera med systemapplikationer kan dessa bots utföra automatiskt kognitiv datainsamling, extrahera och analysera data som människor gör. Utöver detta kan de kommunicera och dirigera den extraherade informationen till lämpliga processer för att initiera korrekta åtgärder på några sekunder.

RPA med OCR kan hjälpa en AP-fakturamatchningsprocess med snabbhet, noggrannhet och förkortad tidsram redan från det att fakturan tas emot. Den laddar upp, skannar, utför information utvinning, initierar 2-, 3- eller 4-vägsmatchning, kontrollerar för inställda toleranser och markerar fakturor för korrigering eller betalningshantering.

Fördelar med automatisk fakturamatchning

Att automatisera fakturamatchning hjälper till med enklare hantering av fakturor för betalningar. Med behovet av mänskligt ingripande eliminerat, är komplikationerna med att underhålla pappersarbete och manuella valideringar också uteslutna.

Några av de anmärkningsvärda fördelarna med beröringsfri fakturahantering är:

• Tids sparande – Manuell fakturamatchning är tråkig och tidskrävande. Att kontrollera fakturadetaljer individuellt och validera med 2,3-, 4- eller XNUMX-vägsprocesser tar avsevärd tid. Därför tillåter det företagets anställda att ägna sin värdefulla tid åt andra nyckeluppgifter och förbättra den totala produktiviteten.
• Noggrannhet – Att automatisera AP-processen minskar förekomsten av fel och säkerställer ett smidigt arbetsflöde mellan processer. Felmatchningar eller avvikelser upptäcks enkelt och endast när en faktura är rensad på alla nivåer är den schemalagd för betalning.
• Skydd mot dubbletter och bedrägliga fakturor – Att automatisera fakturamatchning innebär konsekvent validering mellan fakturor och underlag. Alla undantag upptäcks också och flaggas för manuell verifiering. Detta säkerställer skydd mot bedrägliga eller dubblerade fakturor och bättre affärskontroll.
• Främjar leverantörsrelationer – Automatisk fakturahantering kan snabbt matcha fakturor med inköpsorder och påskynda snabbare betalningar till leverantörer för att hålla dem nöjda. Verksamheten kan i sin tur också dra nytta av bättre avtalserbjudanden och förtidsbetalningsrabatter för ökad lönsamhet.
• Effektiv kostnadsanalys – Beröringsfri fakturahantering ger information om enskilda rader som hjälper till att identifiera de som erbjuder högst värde. Dessa tillförlitliga data hjälper till med bättre kostnadsanalys och val av relevanta leverantörer för att tillföra mer värde till företaget.
• Bra för revisioner – Fakturor med andra styrkande handlingar är obligatoriska för revisioner. Genom att använda automatisk fakturamatchning säkerställs att inköpsorder, godskvitton, inspektionssedlar och fakturor är tillgängliga på en digitalt centraliserad plats som lätt kan nås under revisioner för att påskynda processen.

Slutsats

Matchning och hantering av leverantörsfakturor är en komplex process. AI-aktiverad teknik kan ge hävstång till företag genom anpassningsbar automatisering. Genom att automatisera kan företag se till att sömlöst integrera arbetsflöde för dokumenthantering processer, skapa bättre transparens, upprätthålla goda affärsrelationer för optimerad affärseffektivitet och tillväxt.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/