Microsoft 365 vs Google Workspace: Vilket är bättre? (Luke Watts)

Microsoft Office var förr den enda kontorsprogramvaran som betydde något (åtminstone i affärsvärlden). Nu arbetar Microsoft med att åsidosätta sin traditionella kontorsprogram till förmån för sin molnorienterade motsvarighet Microsoft 365. Det i sin tur står inför
allvarlig konkurrens från Google Workspace.

Om du väljer mellan dem är det här vad du behöver veta.

Säkerhet och integritet 

Detta är inbakat i både Microsoft 365 och Google Workspace. De exakta säkerhetsalternativen du får beror på din prisplan. Detta beror på att de återspeglar användarnas förväntade behov på den prisplanen. Det är till exempel personer med prisplaner av högre kvalitet
sannolikt ha fler användare och behöver därför mer robusta verktyg för användarhantering. Båda alternativen är också GDPR-kompatibla. 

Prisstrukturen 

Både Microsoft 365 och Google Workspace levereras som tjänster snarare än engångsköp. Det innebär att du betalar återkommande avgifter. Dessa baseras på antalet användare du har och de tjänster du behöver. 

Detaljerna för vad som ingår i varje paket kan och ändras, om än inte särskilt ofta. Om en ändring av ditt paket missgynnar dig kan du byta till det andra. Tekniskt sett är detta inte särskilt svårt. Med det sagt så är det inte det
något du vill göra regelbundet heller. Du skulle dock behöva tänka på hur det påverkar användarupplevelsen.  

Hur tjänsterna nås 

Microsoft 365 är fortfarande baserad på en stationär klient. Detta kan installeras på enheter som kör nuvarande versioner av Windows, macOS, iOS och Android. Den har också ett webbgränssnitt som kan nås via alla aktuella webbläsare. För närvarande är dock funktionaliteten
av onlineapparna är mer begränsad än funktionaliteten hos skrivbordsklienten.  

Google Workspace är däremot webbaserat som standard. Det betyder att det fungerar på alla enheter som kan köra en webbläsare och gå online. Om du vill arbeta offline kan du göra det på Google Chrome och Microsoft Edge. Du kan också installera lokala klienter på Android
och iOS-enheter. 

Kärnfunktionaliteten 

På hög nivå är Microsoft 365 och Google Workspace i praktiken identiska. Microsoft satte standarden för kontorsprogram. Google replikerade det helt enkelt. Till exempel har Microsoft Word, Google har Docs. Microsoft har Excel, Google har Kalkylark. Microsoft
har PowerPoint, Google har Slides och så vidare. 

När du går mer på djupet kommer du dock att märka skillnader mellan de två erbjudandena. Dessa skillnader återspeglar vanligtvis det faktum att Microsoft 365 och Google Workspace har olika prioriteringar. Microsoft 365 prioriterar vanligtvis funktionalitet framför
enkel användning. Google Workspace gör tvärtom.  

Microsoft Outlook kontra Google Gmail 

Detta är ett område där funktionaliteten hos de två alternativen är praktiskt taget identisk. Det finns dock en viktig skillnad mellan dem. Outlook stöder mappar. Gmail gör det inte. Dessutom kommer det förmodligen inte att göra det. Detta var inte ett förbiseende. Det var en
designbeslut som Google tog vid lanseringen av Gmail. 

Beslutet att inte stödja mappar var kontroversiellt på den tiden. Redan nu finns det människor som inte gillar det och därför föredrar Outlook (och alternativ som Thunderbird). Sammantaget verkar dock Google ha gjort sin poäng. Dess märkningssystem är
i huvudsak motsvarigheten till de hashtaggar som nu styr internet. 

Outlook och Gmail har väldigt olika gränssnitt och därmed ett helt annat utseende och känsla. Förmodligen är ingen av dem bättre än den andra. Vilken du föredrar beror på din personliga smak. Gmail integreras med Android-enheter och Chromebooks. Både
Outlook och Gmail kan dock användas på en rad olika enheter, inklusive iOS. 

Outlook-kalender kontra Google-kalender 

När det gäller funktionalitet är båda alternativen mer eller mindre desamma. De använder helt enkelt olika terminologi. Det finns dock en potentiellt viktig skillnad. Google Kalender erbjuder mycket mer detaljerade delning och visningsbehörigheter än Outlook Calendar.
Detta gör det mycket enklare att anpassa ägandet av deltagande i och närvaro vid evenemang. 

Det faktum att Google Kalender integreras naturligt med Android och ChromeOS ger det utan tvekan en fördel. Android-enheter används redan i stor utsträckning i näringslivet. Chromebooks växer stadigt i popularitet. 

Microsoft Word kontra Google Docs 

Det är förmodligen rättvist att beskriva Word som en slimmad, mer användarvänlig version av Microsoft Publisher. Om du regelbundet behöver skapa dokument som imponerar, gör Word processen relativt enkel. 

Google Dokument har en mycket mer begränsad uppsättning kreativa verktyg. Detta ger det dock ett enklare, renare gränssnitt och gör det därför lättare att använda. Google Docs har också mycket bättre stöd för samarbete än vad Microsoft Word för närvarande gör. 

För fullständighetens skull, om du bara har ett tillfälligt behov av att producera rikt formaterade dokument, kanske du vill överväga att använda Google Docs plus Canva. Canva finns i både gratis och avgiftsbelagda versioner. Även gratisversionen har mycket funktionalitet. 

Microsoft Excel kontra Google Sheets 

För närvarande kommer tunga användare nästan säkert att se Microsoft Excel som det enda möjliga alternativet. Dessutom verkar det osannolikt att detta kommer att förändras. Microsoft Excel är mycket inriktat på avancerade användare som finansiellt proffs. Det är notoriskt svårt
för alla andra. 

Google Sheets är motsatsen. Det är utformat för att vara ett enkelt verktyg för vanliga människor att skapa enkla kalkylblad. Det är också utformat för att stödja samarbete. Det betyder att Google Sheets är bra om du använder kalkylark för spårning i stället för
beräkning. Användare kan komma åt och uppdatera dem enkelt och därmed snabbt. 

Microsoft PowerPoint kontra Google Slides 

Om din idé om en bra presentation är multimedia och övergångar, då är Microsoft PowerPoint förmodligen verktyget för dig. Det gör det mycket enklare att lägga till diagram, grafer, tabeller och allt annat än med Google Slides.  

Å andra sidan är presentatörer som betonar imponerande bilder framför meningsfullt innehåll en del av anledningen till att frasen "död av PowerPoint" myntades. Det faktum att Google Slides har mer begränsade alternativ för visuella bilder kan potentiellt betraktas som ett
dra nytta. 

För det första betyder det att Google Slides är lättare att lära sig. För det andra uppmuntrar det presentatörer att fokusera på sitt kärnbudskap och sin egen presentationsförmåga. Som en bonus är Google Slides mycket mer inriktat på samarbete än Microsoft PowerPoint.