I den digitala tidsåldern förlitar sig företag på effektiva kostnadshanteringsprocesser för att upprätthålla korrekta finansiella register och säkerställa en smidig verksamhet. Men en utmaning som organisationer ofta stöter på är närvaron av dubbletter av kvitton. Dessa dubbletter kan leda till fel i ersättningsberäkningar, överensstämmelseproblem och ineffektiv användning av resurser.
I det här blogginlägget kommer vi att fördjupa oss i världen av identifiering av dubbletter av kvitton med OCR-programvara, och utforska dess fördelar och bästa praxis.
Vad är dubbletter av kvitton?
Dubblettkvitton hänvisar till flera kopior eller inlämningar av samma kvitto av en anställd eller individ som söker ersättning för sina utgifter. Dubbletter av kvitton kan ha flera konsekvenser i processen för kostnadsersättning.
Hur påverkar det kostnadsersättningen?
Ersättningsnoggrannhet
Dubbletter av kvitton kan leda till felaktigheter i beräkningar av kostnadsersättning. Om flera kopior av samma kvitto skickas in kan det resultera i överbetalning eller dubbel ersättning för samma kostnad.
Förebyggande av bedrägerier
Dubbletter av kvitton kan vara en röd flagga för potentiella bedrägliga aktiviteter. Individer kan avsiktligt skicka in dubbletter av kvitton för att kräva ersättning för samma kostnad flera gånger. Organisationer bör ha robusta policyer och system för kostnadshantering på plats för att upptäcka och förhindra bedrägliga återbetalningsförsök.
Policyefterlevnad
Dubbletter av kvitton kan bryta mot policyer och riktlinjer för kostnadsersättning som fastställts av organisationen. Policyer kräver ofta att anställda tillhandahåller originalkvitton och förbjuder ersättning för utgifter som redan begärts eller ersatts. Dubblettkvitton kan resultera i bristande efterlevnad, vilket leder till förvirring och ytterligare administrativt arbete för att rätta till situationen.
Godkännande förseningar
När dubbletter av kvitton skickas in kan det leda till förseningar i processen för godkännande av ersättning. Granskare och godkännare måste lägga extra tid på att identifiera och lösa dubbletter, vilket kan sakta ner det övergripande arbetsflödet för ersättning.
Revision och journalföring
Dubbletter av kvitton kan skapa utmaningar vid interna revisioner eller ekonomiska granskningar. Organisationer förväntas ha korrekta register över utgifter, och dubbla utgifter kan göra det svårt att tillhandahålla tillförlitlig dokumentation.
Hur förhindrar man dubbelarbete med kvitton?
- Tydliga ersättningspolicyer: Upprätta tydliga riktlinjer som beskriver inlämning av originalkvitton, förbudet mot dubbla återbetalningar och konsekvenser för policyöverträdelser.
- Bekräftelse av kvitto: Implementera mekanismer för att validera kvitton vid inlämningstillfället. Detta kan inkludera automatiska kontroller för att identifiera potentiella dubbletter eller flaggning av kvitton som redan har behandlats.
- Kvittospårning och avstämning: Upprätthålla ett centraliserat system för att spåra och stämma av kvitton. Detta säkerställer att dubbletter av kvitton upptäcks och åtgärdas innan återbetalning sker.
- Tekniska lösningar: Utforska användningen av kostnadshanteringsprogram eller applikationer som tillhandahåller funktioner för kvittoskanning, validering och automatisk dubblettdetektering.
Vill du förbättra din dubblettdetekteringsprocess? Utnyttja Nanonets AI-drivna lösningar.
Ärligt misstag eller dubbeldoppning?
Kvittofördubbling kan vara oskyldigt och helt enkelt ett uppladdningsfel. Det händer misstag, och det är inte ovanligt att individer av misstag skickar in dubbletter av kvitton under utgiftsersättningsprocessen.
Anställda kan oavsiktligt ladda upp samma kvitto mer än en gång på grund av förbiseende eller förvirring. De kanske inte inser att de redan har skickat in kvittot och laddar upp det av misstag igen, vilket resulterar i dubbletter.
Kvittofördubbling kan också förekomma när det finns små variationer i dokumentationen. Till exempel, om en individ får både en fysisk kopia och en elektronisk kopia av ett kvitto, kan de oavsiktligt ladda upp båda versionerna, vilket resulterar i dubbla poster.
Genom att erkänna att oskyldiga kvitton kan fördubblas, kan organisationer främja en kultur av förtroende och förståelse samtidigt som de vidtar åtgärder för att förbättra processer och minska fel i framtiden.
Hur kan man förbättra dubblettdetektion?
Klargörande och utbildning
Förstärk den korrekta proceduren för att skicka in kvitton och markera eventuella specifika riktlinjer för att förhindra framtida misstag. Erbjud ytterligare utbildning eller resurser om det behövs för att förbättra förståelsen och medvetenheten.
rättelse
Be den anställde identifiera och flagga dubblettposter för borttagning eller korrigering. De kan arbeta i samarbete med lämplig avdelning eller person som ansvarar för att hantera utgiftsersättningar.
Systemförbättringar
Utvärdera kostnadshanteringssystemet eller programvaran för att identifiera områden där användarupplevelsen eller tydligheten kan förbättras för att minimera förekomsten av oskyldiga kvittofördubblingar. Överväg att implementera funktioner som ger omedelbar feedback om lyckade uppladdningar eller lyfter fram potentiella dubbletter.
Hur identifierar man dubbletter av kvitton?
Nanonets är en OCR-programleverantör som erbjuder avancerade funktioner för att identifiera dubbletter av kvitton. Så här kan Nanonets hjälpa till i processen att upptäcka dubbletter av kvitton:
- OCR-driven dataextraktion: Nanonetter använder OCR-teknik för att extrahera nyckeldata från kvitton, inklusive leverantörsnamn, datum, belopp och annan relevant information. Denna automatiska dataextraktion säkerställer korrekt och konsekvent hämtning av information från kvitton, vilket är viktigt för dubblettdetektering.
- Textinnehållsmatchning: Nanonets jämför den extraherade texten från olika kvitton för att identifiera potentiella dubbletter. Genom att analysera textinnehållet kan Nanonets upptäcka likheter eller exakta matchningar mellan kvitton, även om de har olika layouter eller format. Detta hjälper till att flagga potentiella dubbletter av kvitton för vidare undersökning.
- Bildigenkänning och visuell analys: Nanonets använder tekniker för bildigenkänning och visuell analys för att identifiera visuella likheter mellan kvitton. Genom att jämföra de visuella egenskaperna och strukturerna hos kvittobilder kan Nanonets upptäcka dubbletter baserat på visuella mönster eller likheter.
- Anpassningsbara regler och algoritmer: Nanonets tillåter användare att definiera och anpassa regler och algoritmer för dubblettdetektering baserat på specifika kriterier. Denna flexibilitet gör det möjligt för organisationer att skapa skräddarsydda dubbletter av identifieringsprocesser som är i linje med deras unika krav.
- Realtidsvalidering och feedback: Nanonets kan tillhandahålla realtidsvalidering under processen för inlämning av kvitton. När användare laddar upp kvitton kan Nanonets jämföra dem med befintliga poster eller en databas med tidigare bearbetade kvitton. Det kan omedelbart varna användare om potentiella dubbletter upptäcks, vilket förhindrar inlämning av dubbletter av kvitton vid inträdespunkten.
- Rapportering och analys: Nanonets genererar rapporter och analyser på dubbletter av kvitton, vilket ger insikter om förekomsten och mönster av dubbletter. Den här informationen hjälper organisationer att förstå trender, identifiera områden för processförbättringar och vidta proaktiva åtgärder för att minska dubbla inlämningar.
- Integrationsmöjligheter: Nanonets erbjuder integrationsmöjligheter med befintliga system eller arbetsflöden, vilket möjliggör sömlös inkorporering av dess dubblettdetekteringsfunktionalitet i organisationers kostnadshanterings- eller ersättningsprocesser.
Genom att utnyttja Nanonets OCR-teknik och avancerade dubblettdetekteringsfunktioner kan organisationer förbättra noggrannheten och effektiviteten i att identifiera dubbletter av kvitton. Nanonets anpassningsbara regler, realtidsvalidering och rapporteringsmöjligheter ger en heltäckande lösning för att effektivisera processen för identifiering av dubbletter av kvitton.
Flagga dubbletter av fakturor och variationer i PO/kvittodetaljer och förhindra bedrägeri.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Fordon / elbilar, Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- BlockOffsets. Modernisera miljökompensation ägande. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/detect-duplicate-receipts/
- :är
- :inte
- :var
- $UPP
- a
- noggrannhet
- exakt
- aktiviteter
- Annat
- administrativa
- avancerat
- igen
- ålder
- AI-powered
- Varna
- algoritmer
- rikta
- tillåta
- tillåter
- redan
- också
- bland
- mängder
- an
- analys
- analytics
- analys
- och
- vilken som helst
- tillämpningar
- lämpligt
- godkännande
- ÄR
- områden
- AS
- At
- Försök
- revisioner
- Automatiserad
- medvetenhet
- baserat
- BE
- varit
- innan
- Fördelarna
- BÄST
- bästa praxis
- mellan
- Blogg
- båda
- företag
- by
- beräkningar
- KAN
- kapacitet
- centraliserad
- utmanar
- utmaningar
- egenskaper
- Kontroller
- patentkrav
- hävdade
- klarhet
- klar
- samverkan
- COM
- jämföra
- jämförande
- Efterlevnad
- omfattande
- oro
- förvirring
- Konsekvenser
- Tänk
- konsekvent
- innehåll
- skapa
- kriterier
- kultur
- anpassningsbar
- skräddarsy
- datum
- Databas
- Datum
- definiera
- fördröjningar
- gräva
- Avdelning
- detaljer
- upptäcka
- detekterad
- Detektering
- olika
- svårt
- digital
- digital ålder
- doppning
- dokumentation
- gör
- dubbla
- fördubbling
- ner
- grund
- dubbletter
- under
- effektivitet
- effektiv
- Elektronisk
- Anställd
- anställda
- sysselsätter
- möjliggör
- förbättra
- förbättrad
- säkerställa
- säkerställer
- inträde
- fel
- fel
- väsentlig
- etablera
- Även
- befintliga
- förväntat
- kostnader
- erfarenhet
- Utforska
- extra
- extrahera
- Funktioner
- återkoppling
- finansiella
- Flexibilitet
- För
- Foster
- bedrägeri
- bedräglig
- från
- funktionalitet
- ytterligare
- framtida
- genererar
- riktlinjer
- hända
- Har
- hjälpa
- hjälper
- här.
- Markera
- Hur ser din drömresa ut
- Men
- HTTPS
- Identifiering
- identifiera
- identifiera
- if
- bild
- Bildigenkänning
- bilder
- omedelbar
- Inverkan
- genomföra
- genomföra
- implikationer
- förbättra
- förbättring
- in
- innefattar
- Inklusive
- individuellt
- individer
- ineffektiv
- informationen
- oskyldiga
- insikter
- exempel
- integrering
- avsiktligt
- inre
- in
- Undersökningen
- IT
- DESS
- Nyckel
- leda
- ledande
- Hävstång
- hävstångs
- bibehålla
- göra
- ledning
- hantera
- matchande
- Maj..
- åtgärder
- mekanismer
- kanske
- misstag
- misstag
- mer
- multipel
- måste
- namn
- nödvändigt för
- OCR
- OCR-programvara
- of
- erbjudanden
- Erbjudanden
- Ofta
- on
- gång
- ONE
- Verksamhet
- optimera
- or
- organisation
- organisationer
- ursprungliga
- Övriga
- översikt
- övergripande
- Tillsyn
- mönster
- fysisk
- Plats
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Punkt
- Strategier
- policy
- Inlägg
- potentiell
- praxis
- Närvaron
- förhindra
- förebyggande
- tidigare
- Proaktiv
- förfaranden
- process
- Bearbetad
- processer
- Förbud
- rätt
- ge
- leverantör
- tillhandahålla
- realtid
- inser
- kvitton
- erhåller
- erkännande
- avstämning
- förena
- register
- Red
- minska
- relevanta
- pålitlig
- förlita
- avlägsnande
- Rapportering
- Rapport
- kräver
- Krav
- löst
- lösa
- Resurser
- ansvarig
- resultera
- resulterande
- Omdömen
- robusta
- regler
- s
- Samma
- scanning
- sömlös
- söker
- in
- flera
- skall
- Likheterna
- helt enkelt
- Situationen
- långsam
- släta
- Mjukvara
- lösning
- Lösningar
- specifik
- spendera
- Steg
- rationalisering
- underkastelse
- Inlagor
- skicka
- lämnats
- framgångsrik
- system
- System
- skräddarsydd
- Ta
- tar
- tekniker
- Teknologi
- än
- den där
- Smakämnen
- Framtiden
- världen
- deras
- Dem
- Där.
- Dessa
- de
- detta
- tid
- gånger
- till
- Spårning
- Utbildning
- Trender
- Litar
- Ovanlig
- förstå
- förståelse
- unika
- Unsplash
- användning
- Användare
- Användarupplevelse
- användare
- BEKRÄFTA
- godkännande
- Ve
- leverantör
- versioner
- Överträdelser
- we
- när
- som
- medan
- kommer
- med
- Arbete
- arbetsflöde
- arbetsflöden
- världen
- Din
- zephyrnet