Dagarna med fyllda arkivskåp och banklådor fulla av lösa pappersarbete ligger bakom oss. På många sätt har vi till och med passerat eran som centraliserade företagsinformation i en serie Excel-arbetsböcker och PDF-filer som delas med filöverföringsprotokoll.
Men idag erbjuder vi en rad utmaningar för dokumenthantering, oavsett hur långt vi har kommit. Vi står nu inför säkerhetsproblem, synkroniserar dokumenthantering mellan utspridda team och distanspersonal, och försöker effektivt samarbeta om enskilda dokument utan att trampa varandra på tårna eller ta bort timmars arbete. Alla dessa faktorer kombineras för att göra dokumenthantering på företagsnivå till en svår nöt att knäcka.
Men det finns en framväxande serie av plattformar som erbjuder en uppsättning digitala verktyg utformade för att lindra den huvudvärken. De kallas kollektivt elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS).
Vad är EDMS?
Elektroniska dokumenthanteringssystem, förkortat till EDMS, beskriver ett omfattande ekosystem som hjälper till att aggregera, sortera, lagra, hantera och få tillgång till företagsomfattande data och dokumentation. Jämfört med nischade sektionsinterna lösningar, som HR:s dokumentlagring optimerad för HIPAA eller bokföringsmjukvara för skattehantering och lagring, EDMS betjänar företagets hela vertikala kedja och hierarki, och erbjuder åtkomst över direktorat, sektioner och team.
Innan vi tittar för noggrant på EDMS, låt oss avvärja en vanlig missuppfattning. Den grundläggande EDMS-betydelsen är något missvisande, eftersom du lätt kan använda samma "företagsomfattande, delat dokumenthanteringssystem"-etikett på verktyg som Google Drive/Docs, Notion och liknande kommersiella off-the-shelf-lösningar (COTS). Och även om de fungerar utmärkt för specifika fall, har COTS i dessa kategorier två stora nackdelar jämfört med EDMS:
EDMS är skalade lösningar
Ja, Notion eller Google Drive fungerar förmodligen bra för ditt team på 10. Men hur är det när du skalar till 100? 1,000 XNUMX? Om du förväntar dig att expandera är det bättre att börja med fler hästkrafter för dokumenthantering än du kanske behöver idag eftersom det är enklare att växa i ett EDMS istället för att gå över från ett COTS-verktyg du växte ur.
EDMS erbjuder säkerhet
COTS-lösningar tenderar att vara säkra. Det är trots allt ingen som anklagar Google för att vara särskilt hackbar. Men med personlig information som anställd information eller proprietära företagsdata vill du (och i vissa fall är det lagstadgat) ha en mer robust, testad och beprövad säkerhetsapparat som EDMS erbjuder. De mest rigorösa säkerhetslösningarna som EDMS erbjuder inkluderar lokal hårdvara och arkivering utanför nätverket, men även molnbaserade lösningar erbjuder de regulatoriska eller företagsspecifika säkerhetskraven som de flesta COTS helt enkelt inte kan.
Vilka funktioner erbjuder en EDMS?
EDMS, till sin natur, är skräddarsydda och anpassningsbara ramverk för att passa dina specifika dokumenthanteringsbehov. Denna anpassning innebär att att känna till den grundläggande EDMS-innebörden bara är ett första steg mot att förstå hela spektrumet av möjligheter som EDMS erbjuder.
Ändå tenderar ramverk som erbjuds av EDMS att samlas runt en handfull specifika funktioner som i praktiken är krav för att betraktas som ett kvalitets-EDMS. Om du letar efter ett elektroniskt dokumenthanteringssystem eller vill bedöma om din nuvarande plattform uppfyller märket, inkluderar dina EDMS-överväganden:
- Robust säkerhet, internt – som användarbehörigheter för att hantera vem som får åtkomst till vad – och externt för att skydda data och dokument från tredje parts intrång. Detta bör inkludera aktivitetsspårningsloggar, användningshistorik och möjligheten att "återställa" ändringar från en manuell eller automatisk säkerhetskopiering.
- Hur lätt integrerad plattformen är i ditt befintliga tekniska landskap, d.v.s. EDMS bör synkroniseras med dina automationsverktyg för leverantörsreskontra, faktureringssystem, leverantörens introduktionoch leverantörsportaler, och varannan daglig plattform eller verktyg som ditt företag använder.
- Omfattande och lättanvända sökfunktioner – det är inte mycket användbart att centralisera dina dokument till ett enda arkiv om du inte enkelt kan hitta specifik information eller filer. Detta inkluderar effektiva organisationsfunktioner som metadata, taggning, klassificeringar och sunt förnuftiga mappalternativ.
- Dokument- och livscykelhanteringssystem och granskningsverktyg för att säkerställa att du inte lagrar status, inaktuella och oanvända filer. Detta hjälper också till att tillhandahålla en tvingande funktion för att iterativt granska standardiserad dokumentation som personalhandböcker och standardoperativa procedurer (SOP), vilket i slutändan förbättrar dina operativa processer.
- Fildelning, internt och externt (med säkerhetsprotokoll och behörigheter inbäddade i båda).
- Samarbetsverktyg för att möjliggöra gemensam redigering och presentationer – avgörande i dagens "remote first"-arbetsmiljö men lika obligatoriskt för utspridda team.
- Anpassningsbarhet och skalbarhet. Du bör kunna anpassa EDMS till dina behov, och plattformen bör anpassas till dina organisatoriska krav när du växer.
- Flera olika dokumentfångst alternativ, inklusive skannad fysisk dokumentation som utnyttjar teknik för optisk teckenigenkänning (OCR), digital import och arkiveringsalternativ för e-post/digital messenger.
- Efterlevnad och regulatoriska hinder – om din bransch eller region är föremål för specifika parametrar som HIPAA, GDPR och liknande initiativ, din EDMS måste erbjuda kompatibla alternativ.
Varför använda ett elektroniskt dokumenthanteringssystem?
Om en eller flera av EDMS:s viktigaste fördelar och funktioner inte räckte för att påverka dig, låt oss kontextualisera hur en distribution av elektroniskt dokumenthanteringssystem förbättrar ditt kontors effektivitet. Låt oss konkretisera några nyckelvariabler om en teoretisk verksamhet:
Verksamheten, nischad teknisk rådgivning, började som några vänner men växte snabbare än de hade kunnat drömma om. Idag har de team internationellt, med vissa segment i Europa som omfattas av GDPR, men det mesta av företaget är centraliserat i Nordamerika. Företaget arbetar på en fjärrstyrd modell, och teamledare tenderar att använda sin valda dokument- och projekthanteringsplattform. På grund av detta är det svårt att synkronisera virtuella möten över tio olika kalendrar och videoplattformar, än mindre att dela projektresultat eller ta in nya medarbetare – dataförlust från migrering av Microsoft Office-dokument till Google Docs och vice versa är så vanligt att det är ett skämt.
Även om dessa EDMS-exempel kombinerar flera faktorer för dramatisk effekt, är de underliggande trådarna inte ovanliga. I det här fallet kan företagets växtvärk och synkroniseringsansträngningar fixas om de implementerar ett EDMS.
- Ett EDMS hjälper till att upprätthålla datasäkerhet och efterlevnad av regionspecifika uppdrag.
- EDMS hjälper teammedlemmar upp och ner i hierarkin att komma åt projektfiler, onboarding-dokumentation och mer utan krångel eller risk att byta filer flera gånger. Ofta kan du inte ens migrera en PowerPoint-fil till Google Slides utan betydande formateringsförlust – är det värt att riskera att förlora något som är mycket mer effektfullt från konstant filkonvertering?
- Det är säkert att anta att olika konsultteam, förutom valfri plattform, även lagrar eller är värd för filer i personliga moln, tumminnen och en rad delade enheter. Om något går vilse eller en gruppmedlem slutar plötsligt, riskerar företaget att förlora massor av historisk dokumentation och data genom att hålla sitt system decentraliserat.
- Samarbetsredigering är enkelt med EDMS, och teammedlemmar behöver inte jonglera med en rad behörigheter mellan plattformar. Istället sköter EDMS godkännandemyndigheter som kan redigera vad i ett enda drag utan att ta itu med sista minuten "inbjudningar att redigera" eller liknande tidsförluster.
Andra EDMS-exempel inkluderar migrering från äldre arkiverings- och lagringssystem till ett helt digitalt paradigm. Det här fallet blir särskilt vanligt eftersom företag identifierar risker förknippade med att underhålla fysisk dokumentation på lång sikt eller genomföra kostnadssänkande initiativ för att spara på arkiv- och lagringsavgifter.
Fördelar med att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem
Vi tittade på några detaljerade fördelar och funktioner med kvalitets-EDMS, men de stora förbättringarna är mer slående. Genom att utnyttja ett kvalitets-EDMS kan din organisation:
- Förbättra samarbete mellan intressenter: Oavsett om de är en anställd, professionell tjänst från tredje part, klient, kund eller leverantör, frikopplar en centraliserad databas byggd på en effektiv EDMS-plattform din data och dokumentation från oorganiserade och disparata lagringscenter. Samtidigt förhindrar det kaminledningar och hjälper till att utveckla en gemensam, delad förståelse för alla användare.
- Säkerhet och efterlevnad: EDMS-verktyg erbjuder säkerhet för att skydda din mest värdefulla tillgång: data. Eftersom vi står inför ökade hot om hackning och ransomware som håller din känsliga information som gisslan, är sammanhängande säkerhet av största vikt. Att låta anställda förvara data och dokumentation på olika plattformar med lika olika säkerhetsåtgärder ökar din risk. Samtidigt gör ökade myndighetskrav avseende data och privat informationslagring efterlevnad omöjlig om du inte har en sammanhängande strategi för dokumenthantering.
- Synkronisering mellan företag: Om du redan har byggt ett tekniskt ekosystem som inkluderar verktyg för finansautomation, HR-ledningsprogram, leverantörsportaler och liknande strukturer, då är en EDMS ett logiskt nästa steg för att hjälpa till att knyta samman varje disparat system. Om du ännu inte har utökat din tekniska räckvidd, fungerar implementeringen av ett EDMS som en strategisk hörnsten när du tar ditt företag in i den digitala tidsåldern.
- Effektivitet och datahantering: Kärnan gör ett kvalitets-EDMS ditt team bättre genom att öka effektiviteten. Ett EDMS minskar tidsödande aktiviteter som filmigrering, behörighetshantering och liknande hinder när du använder flera plattformar. Samtidigt hjälper EDMS till att utveckla interna kontroller för att hantera åtkomst och spåra ändringar, vilket säkerställer dataintegritet när du skalar. På samma sätt bidrar centralisering av din dokumentation till att förbättra dina dataanalyskällor, vilket hjälper till att låsa upp värdefulla insikter när du använder business intelligence-plattformar.
EDMS bästa praxis
Även om du vill finjustera, justera och anpassa ditt EDMS, fungerar en handfull bästa praxis som en vägledning för att peka dig i rätt riktning och maximera EDMS-fördelarna:
- Se till att du hanterar behörigheter och versionskontrollverktyg: När du centraliserar dokumentation riskerar du obehörig åtkomst eller läckage om du inte hanterar ditt teams behörigheter på ett bra sätt. Detta gäller dubbelt om tredjepartstjänster eller leverantörer har tillgång till systemet. Att utveckla en SOP för behörigheter hjälper till att behålla dessa behöver veta vet samtidigt som du skyddar känslig information från nyfikna ögon. Samtidigt, genom att säkerställa att du har iterativa säkerhetskopieringsprocedurer och möjligheten att spåra ändringar, hjälper det till att upprätthålla dokumentkvaliteten och förhindra överskrivningar eller olyckor.
- Se till att din EDMS kan skala med dig: Det är ingen idé att gå all-in på ett EDMS som bara kommer att tjäna din organisation i dess nuvarande tillstånd. Du måste se till att ditt EDMS erbjuder de fördelar och funktioner du behöver när du går in i ditt nästa tillväxtstadium – även om du inte maximerar användningen av dem idag, kan du ha tillgång till och förstå dessa funktioner idag. i morgon.
- Se till att ditt EDMS integreras i ditt ekosystem: Utöver skalbarhet är integration nyckeln när du distribuerar ett EDMS. Du maximerar inte effektiviteten om du fortfarande är tvungen att manuellt skanna, ladda upp eller migrera fakturering eller kvitton in i EDMS. Kom ihåg att din EDMS måste fungera till dig – om du anpassar din dokument arbetsflöde för att hantera en betungande EDMS-process måste du omvärdera din strategi.
- Dra nytta av taggning och organisationsverktyg: När du migrerar din dokumentation till ett EDMS skapar du en centraliserad databas som omfattar hela ditt företags väsen. Om du inte enkelt kan hitta, söka och komma åt den informationen, drar du dock inte nytta av potentiella effektivitetsvinster. Du måste utveckla en SOP för kunskapshantering för att på bästa sätt fånga dessa fördelar, som bör inkludera filnamnkonventioner, mapphierarki och kapslingsinstruktioner och omfattande utbildningsplaner för att säkerställa att alla följer dem.
Slutsats
I takt med att våra ansträngningar för datainsamling förstärks, ökar också våra behov av elektronisk dokumenthantering. Att följa utvecklande regelverk och skydda känslig data är en monumental uppgift som försvåras om du inte har en heltäckande strategi. Samtidigt är all data i världen värdelös om du inte snabbt kan komma åt och utnyttja den för att förbättra din dokumentarbetsflöden. EDMS kompenserar för dessa risker samtidigt som det erbjuder en mängd fördelar för att förbättra och effektivisera din organisations effektivitet, vilket i slutändan sparar tid och låter ditt team fokusera på det som är viktigt: att leverera bästa möjliga resultat samtidigt som verksamheten växer.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
- :är
- :inte
- $UPP
- 000
- 1
- 10
- 100
- a
- förmåga
- Able
- Om oss
- tillgång
- olyckor
- rymma
- konton
- leverantörsskulder
- automatiserade leverantörsskulder
- tvärs
- aktiviteter
- aktivitet
- anpassa
- anpassning
- Dessutom
- Fördel
- fördelar
- Efter
- ålder
- aggregat
- Alla
- lindra
- ensam
- redan
- också
- amerika
- förstärka
- an
- analytics
- och
- Ansök
- godkännande
- ÄR
- runt
- AS
- tillgång
- associerad
- utgå ifrån
- At
- Myndigheter
- Automat
- Automation
- säkerhetskopiering
- bankman
- grundläggande
- BE
- därför att
- passande
- bakom
- Där vi får lov att vara utan att konstant prestera,
- gynnar
- Fördelarna
- beställda
- BÄST
- bästa praxis
- Bättre
- Bortom
- båda
- boxar
- Föra
- byggt
- företag
- business intelligence
- men
- by
- kalendrar
- kallas
- KAN
- kan inte
- fånga
- Vid
- fall
- kategorier
- Centers
- centralisera
- centraliserad
- kedja
- utmaningar
- Förändringar
- karaktär
- karaktärigenkänning
- val
- klient
- nära
- kluster
- SAMMANHÄNGANDE
- samarbeta
- samverkan
- samling
- kollektivt
- kombinera
- komma
- kommersiella
- Gemensam
- Företag
- företag
- Företagets
- jämfört
- Efterlevnad
- kompatibel
- omfattande
- oro
- slutsats
- överväganden
- rådgivning
- kontextualisera
- kontroll
- kontroller
- konventioner
- Kärna
- hörnstenen
- kunde
- spricka
- skapa
- kritisk
- Aktuella
- Nuvarande tillstånd
- kund
- anpassningsbar
- anpassning
- skräddarsy
- datum
- Data Analytics
- dataförlust
- datahantering
- datasäkerhet
- Databas
- dag för dag
- Dagar
- som handlar om
- decentraliserad
- anses
- leverera
- utplacera
- utplacering
- utformade
- utveckla
- utveckla
- olika
- svårt
- digital
- digital ålder
- riktning
- disparat
- dispergerad
- do
- dokumentera
- dokumenthantering
- dokumentation
- dokument
- gör
- inte
- dubbelt
- ner
- dramatiskt
- nackdelar
- driv
- enheter
- e
- varje
- lätt
- LÄTTANVÄND
- ekosystemet
- effekt
- Effektiv
- effektivt
- effektiviteter
- effektivitet
- ansträngningar
- Elektronisk
- inbäddade
- smärgel
- Anställd
- anställda
- möjliggöra
- encompassing
- tillräckligt
- säkerställa
- säkerställa
- ange
- Företag
- företagsnivå
- Hela
- Miljö
- lika
- Era
- Europa
- Även
- Varje
- alla
- utvecklas
- exempel
- excel
- befintliga
- Bygga ut
- expanderade
- förvänta
- externt
- Ögon
- Ansikte
- inför
- faktorer
- långt
- snabbare
- Funktioner
- avgifter
- få
- Fil
- Filer
- Arkivering
- hitta
- Firm
- Förnamn
- Fokus
- För
- tvingar
- ramar
- vänner
- från
- full
- fullt spektrum
- fungera
- funktioner
- GDPR
- kommer
- grynig
- stor
- växte
- Väx
- Odling
- Tillväxt
- hacking
- näve
- hårdare
- hårdvara
- Har
- har
- huvud
- hjälpa
- hjälpa
- hjälper
- hierarkin
- historisk
- historia
- innehav
- innehar
- värd
- Hur ser din drömresa ut
- HTTPS
- häck
- i
- identifiera
- if
- effektfull
- genomföra
- genomföra
- import
- omöjligt
- förbättra
- förbättringar
- förbättrar
- förbättra
- in
- innefattar
- innefattar
- Inklusive
- ökat
- Ökar
- ökande
- industrin
- info
- informationen
- initiativ
- insikter
- istället
- instruktioner
- integrerade
- integrerar
- integrering
- integritet
- Intelligens
- inre
- invändigt
- internationellt
- in
- fakturering
- IT
- DESS
- gemensam
- Domaren
- bara
- Ha kvar
- hålla
- Nyckel
- Vet
- Menande
- kunskap
- Kunskapshantering
- etikett
- liggande
- Leads
- Legacy
- lagligt
- Låt
- uthyrning
- Hävstång
- hävstångs
- livscykel
- tycka om
- lokal
- logisk
- lång sikt
- såg
- du letar
- förlora
- förlust
- förlorat
- gjord
- bibehålla
- upprätthålla
- större
- göra
- GÖR
- hantera
- ledning
- hantera
- mandat
- obligatoriskt
- manuell
- manuellt
- många
- markera
- Materia
- Betyder Något
- Maximera
- maximera
- betyder
- betyder
- åtgärder
- möten
- möter
- medlem
- Medlemmar
- Messenger
- metadata
- Microsoft
- kanske
- migrera
- migrerande
- migration
- vilseledande
- modell
- monumental
- mer
- mest
- mycket
- multipel
- namngivning
- Natur
- Behöver
- behov
- nesting
- Nya
- Nästa
- nisch
- Nej
- Nord
- nordamerika
- Begrepp
- nu
- OCR
- of
- sänkt
- erbjudanden
- erbjuds
- erbjuda
- Erbjudanden
- Office
- offset
- Ofta
- on
- Onboarding
- ONE
- endast
- drift
- operativa
- möjligheter
- optisk teckenigenkänning
- Tillbehör
- or
- organisation
- organisatoriska
- Övriga
- vår
- ut
- utfall
- möda
- pappersarbete
- paradigmet
- parametrar
- Yttersta
- särskilt
- Tidigare
- behörigheter
- personlig
- personlig information
- tillhörande
- fysisk
- planer
- plattform
- Plattformar
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Punkt
- möjlig
- potentiell
- praxis
- Presentationer
- presenterar
- förhärskande
- förhindra
- förhindrar
- privat
- privat information
- förmodligen
- förfaranden
- process
- processer
- professionell
- projektet
- projektledning
- proprietary
- skydda
- skydda
- protokoll
- protokoll
- beprövade
- ge
- kvalitet
- snabbt
- KVITT
- område
- Ransomware
- snarare
- erkännande
- region
- föreskrifter
- regulatorer
- ihåg
- avlägsen
- Repository
- Obligatorisk
- Krav
- översyn
- höger
- rigorös
- Risk
- riskera
- risker
- robusta
- rinnande
- kör
- s
- säker
- skydd
- Samma
- Save
- sparande
- skalbarhet
- Skala
- scanna
- omfattning
- Sök
- sektioner
- säkra
- säkerhet
- Säkerhetsåtgärder
- segment
- känslig
- Serier
- tjänar
- serverar
- service
- Tjänster
- uppsättningar
- delas
- delning
- Gå och Handla
- förkortas
- skall
- liknande
- Enkelt
- enklare
- helt enkelt
- enda
- Diabilder
- So
- Mjukvara
- Lösningar
- några
- något
- något
- Källor
- specifik
- Spektrum
- Personal
- Etapp
- intressenter
- standard
- igång
- Starta
- Ange
- Steg
- kliva
- Fortfarande
- förvaring
- lagra
- Strategisk
- Strategi
- effektivisera
- strukturer
- ämne
- väsentlig
- framgång
- följer
- svit
- säker
- byta
- Vingla
- synkronisering
- system
- System
- uppgift
- skatt
- grupp
- Gruppmedlemmar
- lag
- tech
- tio
- Tend
- testade
- än
- den där
- Smakämnen
- världen
- deras
- sedan
- teoretiska
- Dessa
- de
- tredje part
- detta
- de
- fastän?
- hot
- SLIPS
- tid
- gånger
- till
- i dag
- dagens
- tillsammans
- i morgon
- ton
- alltför
- verktyg
- verktyg
- seg
- mot
- spår
- Spårning
- Utbildning
- transitio
- sann
- försöker
- justera
- två
- Ytterst
- obehörig
- Ovanlig
- underliggande
- förståelse
- låsa
- oanvänd
- us
- användning
- oanvändbar
- Användare
- användare
- med hjälp av
- Värdefulla
- varierande
- olika
- leverantör
- försäljare
- version
- vertikal
- mycket
- vice
- Video
- Virtuell
- vill
- sätt
- we
- VÄL
- Vad
- Vad är
- när
- om
- som
- medan
- VEM
- kommer
- med
- inom
- utan
- Arbete
- fungerar
- världen
- värt
- ja
- ännu
- Om er
- Din
- zephyrnet