Papperslösa leverantörsreskontra: En implementeringsguide

Byter till papperslös leverantörsskulder är skrämmande. Det innebär ofta att digitalisera år av data, utbilda din personal och förändra dina arbetsflöden. Denna förändring kan dock ge betydande belöningar.

Tänk på följande: Levvel Research fann att 50 % av företagen brottas med sena betalningar och missade rabatter på grund av utdragna godkännandecykler. Häpnadsväckande nog nämner 79 % av små och medelstora företag och 68 % av medelstora företag manuell datainmatning och ineffektiva procedurer som sin primära smärtpunkt. För stora företag är huvudproblemet att de flesta fakturor kommer i pappersform, med 60 % som upplever denna svårighet.

Dessa siffror understryker behovet av ett mer effektivt och strömlinjeformat sätt att hantera fakturor, beställningoch betalningar. Kan det vara lösningen att anta en papperslös leverantörsreskontraprocess? I den här artikeln kommer vi att fördjupa oss i varför det kan vara så. Vi guidar dig också om övergången till ett papperslöst system och delar med oss ​​av värdefulla tips för ett sömlöst skifte.

Vad är papperslösa leverantörsskulder?

Termen papperslösa leverantörsreskontra hänvisar till en helt digital AP-process, vilket eliminerar behovet av pappersfakturor. Det involverar AP-avdelningen utnyttja teknik för att digitalisera fakturor och relaterade dokument, automatisera godkännandeprocessen och genomföra betalningar på elektronisk väg.

Du kan skapa en teknisk hög med specialiserade verktyg eller omfattande papperslös leverantörsreskontra programvara för att hantera alla aspekter på ett ställe. Oavsett vilket är målet att eliminera manuella steg, minska risken för fel och öka hastigheten och effektiviteten.

Varje företag vill kunna betala sina leverantörer i tid och få rabatter för tidiga betalningar. Men pappersarbetet och byråkratin står ofta i vägen. Lägg till Excel och e-post i mixen, och det är lätt att förlora fakturor, missa betalningar eller försena rapporter.

Här är det att gå papperslös är en spelomvandlare. Det hjälper företag att hantera fler fakturor utan att lägga till personal eller förlänga arbetstiden. Körsbäret på toppen? En standardiserad AP arbetsflöde som du kan justera för ännu bättre effektivitet över tid.

Varför behöver du gå papperslös i leverantörsreskontra?

Att bearbeta en faktura kan kosta dig allt mellan $15 och $40. Men här är silverkanten: an AIIM-rapport avslöjar automatiserade fakturor kan minska kostnaderna med 29.2 %. Låt oss säga att du behandlar 10,000 10 fakturor varje månad för 300,000 USD vardera. Det är ungefär XNUMX XNUMX dollar som sparas årligen.

Tänk nu på detta: ungefär en tredjedel av de tillfrågade företagen kunde sänka fakturahanteringskostnaderna ännu mer: hela 50 %. Det innebär en årlig besparing på $600,000 XNUMX. Imponerande, eller hur? Men fördelarna med att bli papperslös sträcker sig utöver att bara spara pengar.

Om du byter till papperslös kan ditt team prioritera strategiska uppgifter. Det minimerar mänskliga fel och stärker efterlevnaden. Det jämnar ut leverantörsrelationer genom snabba betalningar. Och för att inte tala om miljöpåverkan. Genom att bli papperslös kan du minska ditt företags koldioxidavtryck avsevärt.

Hur fungerar ett papperslöst leverantörsreskontrasystem?

Fråga AP-tjänstemän vad deras minst favorituppgift är, och de kommer förmodligen att berätta för dig: manuell datainmatning. Det finns överallt. Från att mata in fakturadata till att spåra betalningar och stämma av konton, listan fortsätter. Med ett papperslöst leverantörsreskontrasystem elimineras mycket av denna kamp.

Men det är inte allt. Låt oss titta på hur ett papperslöst leverantörsreskontrasystem fungerar och hur det kan effektivisera olika aspekter av ditt AP-arbetsflöde.

1. Fånga information och digitalisera dokument

Du kan få inköpsorder, kvitton och fakturor från olika kanaler – e-post, Dropbox, Google Drive, post eller till och med fax. Vanligtvis måste du ange dessa data manuellt eller skanna pappersdokumenten till ditt system. Denna process är tidskrävande, risk för fel och försenar leverantörsbetalningar.

Papperslösa leverantörsreskontrasystem som Nanonets har funktioner som AI-OCR (Optical Character Recognition), förinställda regler och automatiserade arbetsflöden. Du skulle kunna fånga dokumentdata från vilken kanal som helst utan ansträngning. Systemet skannar, extraherar och validerar data så fort det kommer och digitaliserar det sedan.

Strukturerad eller ostrukturerad, olika valutor, skatteregler och språk - det spelar ingen roll. Systemet klarar allt. Ditt team kommer inte att stirra på Excel-ark utan att kontrollera siffror manuellt. Istället skulle data vara lättillgänglig, korrekt och lättsökbar.

2. Automatisera godkännande och matchande arbetsflöden

Nästa steg är att få dokumenten godkända. Det handlar ofta om att dirigera dem fysiskt eller via e-post till de ansvariga för godkännande i traditionella uppställningar. AP-tjänstemän måste ofta följa upp upprepade gånger för att säkerställa snabba godkännanden.

Dessutom måste fakturorna matchas med motsvarande inköpsorder och varukvitton för att undvika dubbletter av fakturor, bedrägerier och fel. Det handlar ofta om att manuellt dra upp varje dokument, skriva ut dem och jämföra dem rad för rad. Det är inte det roligaste jobbet i världen, och absolut inte det mest effektiva.

När du byter till ett papperslöst leverantörsreskontrasystem automatiseras hela denna process. Systemet dirigerar dokument till rätt personer baserat på fördefinierade regler för godkännande. Med Nanonets kan du ställa in automatiska påminnelser och varningar till godkännare, och se till att de loggar ut i tid. Automatiserade statusuppdateringar underlättar en mer transparent och effektiv kommunikationsprocess för alla parter som är inblandade i godkännandeprocessen. Dessa uppdateringar möjliggör enkel spårning av framsteg och säkerställer att alla är medvetna om dokumentens aktuella status.

Systemet matchar även automatiskt fakturorna med inköpsorder och varuinleveranser. I händelse av en missmatchning eller avvikelse väcker den en varning, vilket gör att du kan upptäcka fel tidigt och undvika förseningar eller tvister. Denna automatisering minskar manuellt arbete och minskar avsevärt risken för fel, bedräglig aktivitet och potentiell ekonomisk förlust.

3. Behandla betalningar elektroniskt

Att hantera betalningar innebär vanligtvis mycket papper och pappersarbete. Checkar, postanvisningar, bankväxlar — you name it. Dessa traditionella metoder kräver resurser, ökar handläggningstiden och försenar leverantörsbetalningar.

Dina AP-tjänstemän måste manuellt registrera varje betalning och se till att rätt belopp skickas till rätt leverantör. De måste hålla reda på dessa betalningar, korskontrollera mot kontoutdrag och lösa avvikelser när de uppstår. Slutligen måste de noggrant stämma av dessa betalningar mot de ursprungliga fakturorna och huvudboken. Denna process är både tidskrävande och felbenägen.

Men med ett papperslöst leverantörsreskontrasystem säkerställer ett sömlöst dataflöde och automatiserade arbetsflöden att dessa utmaningar effektivt mildras. Den kan integreras med din befintliga bank eller betalningsprocessor för att underlätta smidiga och säkra betalningar. Du kan välja den betalningsmetod som fungerar för dig - ACH, kreditkort, banköverföring eller till och med virtuella kort.

Till exempel integrerar Nanonets med Stripe och QuickBooks, vilket underlättar strömlinjeformade betalningar samtidigt som du håller dina ekonomiska register uppdaterade. Du kan schemalägga betalningar enligt ditt kassaflöde och leverantörsvillkor.

Papperslösa system kan också automatiskt registrera varje betalning och dess motsvarande faktura- och leverantörsinformation. Detta innebär ingen mer manuell registrering och ingen mer krysskontroll mot kontoutdrag. Avvikelser, om några, flaggas av systemet i realtid, vilket gör att ditt team kan lösa dem snabbt och effektivt. Systemet säkerställer också att alla betalningar är korrekta avstämda mot originalfakturorna och huvudboken.

4. Automatisera rapportering och revisionsspår

Med pappersbaserade system kräver dessa uppgifter ofta mer tid och ansträngning. Du måste sålla igenom högar av fakturor, kvitton och andra dokument, manuellt ange och korsreferens data för att generera rapporter. Att upprätthålla en tydlig revisionsspår är också en utmaning, eftersom det är lätt att tappa reda på pappersdokument.

Med ett papperslöst system lagras och hanteras dina data automatiskt i ett centralt arkiv. Detta gör datahämtning och rapportgenerering till en lek. Oavsett om det är månadsavslutning, revision eller ekonomiska prognoser kan du omedelbart komma åt den information du behöver.

Automatiserad realtidsrapportering minskar tiden för manuell datakonsolidering. Det ger också värdefulla insikter i din finansiella verksamhet, hjälper dig att identifiera trender, upptäcka avvikelser och fatta datadrivna beslut.

När det gäller revisionsspår loggar systemet alla aktiviteter, från fakturamottagning till betalning, inklusive alla godkännanden och ändringar som görs. Denna nivå av transparens säkerställer ansvarsskyldighet, förenklar efterlevnad och gör det lättare att utreda potentiella frågor eller tvister. Dessutom säkerställer integrationer med ditt affärssystem eller bokföringsprogram att all finansiell data är synkroniserad och uppdaterad, vilket minskar risken för felaktigheter och dubbelarbete.

5. Håll leverantörerna uppdaterade och bibehåll transparens

I traditionella installationer kan hantering av leverantörsrelationer vara ganska utmanande. Sena betalningar, förlorade fakturor och felaktig kommunikation kan belasta din relation med leverantörer. Dessutom kan det vara skrämmande att hålla reda på varje leverantörs villkor och preferenser.

Ett papperslöst leverantörsreskontrasystem förenklar dock denna process. Snabbare hantering och godkännande av fakturor gör att betalningar görs i tid, vilket ökar leverantörernas nöjdhet. Systemet lagrar också all din leverantörsinformation centralt, vilket gör det enkelt att komma åt och hantera.

Automatiserade leverantörsportaler tillåter leverantörer att skicka in sina fakturor, spåra betalningsstatus och kommunicera i realtid, vilket minskar behovet av e-postmeddelanden eller telefonsamtal fram och tillbaka. Automatiska meddelanden, varningar och påminnelser skickas till båda parter vid förseningar eller avvikelser, vilket säkerställer transparens och minskar missförstånd.

Dessutom kan systemet hantera olika betalningsvillkor, rabatter eller andra preferenser för varje leverantör, och hantera dessa variabler sömlöst. Detta säkerställer överensstämmelse med din leverantörs krav och gör det möjligt för dig att dra fördel av rabatter för tidiga betalningar eller andra incitament, optimera ditt kassaflöde och stärka dina leverantörsrelationer.

I slutet av dagen handlar övergången till ett papperslöst leverantörsreskontrasystem inte bara om kostnads- och tidsbesparingar. Det handlar om att omvandla din AP-process till en strategisk affärsfunktion som driver effektivitet, transparens och kontroll.

Hur implementerar man ett papperslöst leverantörsreskontrasystem?

Okej, så du är övertygad om fördelarna med ett papperslöst leverantörsreskontrasystem. Du kan se hur det kan förändra din finansiella verksamhet, effektivisera processer och förbättra kontrollen. Men hur går man tillväga för att implementera det?

Här är en steg-för-steg-implementeringsguide som ger dig en tydlig väg mot din övergång:

Steg 1: Utvärdera din nuvarande process

Identifiera de områden som behöver förbättras och de utmaningar som du står inför. Finns det sena betalningar? Tycker du att försoning är svårt? Finns det frekventa fel, och var förekommer dessa oftast?

Prata med ditt team och samla in deras input. Vilka är deras primära smärtpunkter? Vad lägger de mest tid på? Vilka delar av processen tycker de är mest utmanande eller frustrerande? Denna feedback kan hjälpa dig att förstå vad du behöver av ett papperslöst leverantörsreskontrasystem.

Steg 2: Definiera dina behov och mål

När du förstår din nuvarande situation och utmaningar, identifiera vad du vill uppnå med ditt nya system. Vill du påskynda fakturahanteringen? Förbättra noggrannheten? Öka transparensen? Reducera kostnader?

Sätt tydliga, mätbara mål. Till exempel kanske du vill minska fakturahanteringstiden med 50 % eller uppnå 100 % träffsäkerhet i betalningsavstämningen. Identifiera sedan dina funktionella krav. Behöver du ett arbetsflöde för godkännande? Vad sägs om integration med ditt befintliga affärssystem eller bokföringsprogram? Vill du ha rapportering och analyser i realtid? En leverantörsportal?

Tänk också på framtida behov. När ditt företag växer kan du behöva ta med fler leverantörer, hantera större volymer av fakturor eller följa ytterligare regler. Se till att systemet du väljer kan skalas och anpassas till dessa förändringar.

Steg 3: Undersök och utvärdera potentiella lösningar

Börja undersöka tillgängliga papperslösa leverantörsreskontrasystem. Titta på produktbeskrivningar, blogginlägg, kundrecensioner, fallstudier och demovideor. Delta i webbseminarier eller produktdemonstrationer om möjligt.

Det finns många papperslösa leverantörsreskontrasystem tillgängliga på marknaden. Vissa är fristående system, medan andra kan integreras med ditt affärssystem eller bokföringsprogram. Tänk på olika faktorer som systemets funktioner, användarvänlighet, skalbarhet, säkerhet, kundsupport och kostnad.

Leta efter funktioner som specifikt möter dina behov. Välj till exempel ett system med automatiska påminnelser och arbetsflöden för godkännande om du har problem med sena betalningar. Om datainmatningsfel är ett problem, välj ett system med avancerad OCR-teknik för korrekt, automatiserad dataextraktion.

Steg 4: Planera och verkställ implementeringsprocessen

Den faktiska implementeringen av ditt valda leverantörsreskontrasystem är ett kritiskt steg. Det innebär att installera eller konfigurera programvaran, migrera din befintliga data, ställa in arbetsflöden och utbilda din personal.

Här är en checklista över saker att tänka på under implementeringsprocessen:

• Datamigrering: Se till att all din befintliga data överförs korrekt och säkert till det nya systemet. Detta inkluderar leverantörsinformation, fakturadata, betalningshistorik och annan relevant data.
• Arbetsflödesinställningar: Konfigurera systemet för att återspegla dina önskade arbetsflöden och godkännandeprocesser. Se till att systemet är inställt för att hantera dina specifika behov och krav.
• Integration: Om ditt nya system behöver integreras med annan programvara (som ditt affärssystem eller redovisningssystem), se till att dessa integrationer är korrekt inställda och testade noggrant.
• Träning: Ge ditt team en omfattande utbildning för att säkerställa att de förstår hur de kan använda det nya systemet effektivt. Detta kan inkludera en-till-en-sessioner, gruppworkshops eller till och med självstudier online.
• Testning: Innan du går live, testa systemet noggrant för att identifiera och åtgärda eventuella problem. Detta inkluderar att kontrollera riktigheten av datamigreringen, testa arbetsflöden, verifiera integrationer och säkerställa att systemet är användarvänligt och funktionellt.
• Support: Se till att du har ett pålitligt supportsystem på plats. Detta kan vara från leverantörens kundsupportteam eller ett internt IT-team. Det skulle vara bäst att ha någon som snabbt kan lösa eventuella problem under implementeringen eller efter implementeringsperioden.

Steg 5: Övervaka och optimera prestandan

När ditt papperslösa leverantörsreskontrasystem är igång, är det viktigt att kontinuerligt övervaka dess prestanda och identifiera områden för förbättring eller optimering.

Här är en lista över nyckeltal som du kanske vill spåra:

Fakturahanteringstid: Detta mäter tiden det tar från mottagandet av en faktura till dess betalning. En kortare handläggningstid kan indikera en mer effektiv process.

Kostnad per faktura: Detta beräknar den totala kostnaden för att behandla en faktura. Lägre kostnader tyder på ett mer effektivt och kostnadseffektivt system.

Fakturans noggrannhetsgrad: Denna nyckeltal mäter andelen fakturor som behandlas utan fel. Högre noggrannhet innebär en minskning av kostsamma misstag.

Fakturaundantagssats: Detta spårar andelen fakturor som kräver manuellt ingripande på grund av avvikelser eller fel. En lägre undantagsfrekvens kan beteckna en mer strömlinjeformad och automatiserad process.

Godkännandecykeltid: Detta mäter tiden från det att en faktura tas emot tills den godkänns. Att minska denna tid kan påskynda hela din leverantörsreskontraprocess.

Utför dessutom regelbundna granskningar av systemet och dess inverkan på din verksamhet. Ta reda på om ditt team når sina mål? Finns det några problem eller vägspärrar? Krävs det ytterligare utbildning för ditt team? Har systemet hjälpt till att förbättra deras relationer med leverantörer på grund av snabba betalningar och bättre kommunikation?

Bästa metoder för papperslösa leverantörsreskontrasystem

Att bli papperslös kräver disciplin och konsekvens för att göra det verkligt effektivt. Du kanske redan har fastställt standardpraxis för att hantera pappersbaserade leverantörsskulder - dirigera fakturor över en viss tröskel för ledningsgodkännande, alla fakturor lagrade i ett specifikt arkivskåp, etc.

På samma sätt, när du går över till ett papperslöst system, bör du etablera vissa bästa praxis för att maximera ditt nya digitala system.

1. Automatisera dataimport

Det skulle vara jobbigt om ditt team manuellt laddade upp alla fakturor till ditt papperslösa system. Att ständigt uppdatera din e-postkorg och skanna igenom bilagor är knappast effektivt.

Istället kommer en automatisk dataimportfunktion att spara tid och minska risken för fel. Det kommer också att säkerställa ett smidigt flöde av fakturor in i systemet utan några flaskhalsar eller förseningar.

Nanonets erbjuder en hel massa alternativ för automatisk import, inklusive e-post, API-integration, OneDrive, Google Drive, Dropbox och Zapier. Oavsett var dina fakturor kommer från kan du enkelt importera dem till systemet automatiskt.

2. Använd intelligent datafångst och extrahering

Du kan få fakturor i olika format, stilar, valutor och språk när ditt företag växer. Du kan inte lita på enkel OCR och manuell datainmatning för att hantera komplexiteten.

AP-avdelningen behöver ett intelligent datainsamling och extraktionssystem för att förstå komplexiteten och anpassa sig därefter. På så sätt kan du behandla olika fakturor snabbt och korrekt.

Nanonets kombinerar AI och klassens bästa OCR för att extrahera nödvändig information från fakturor korrekt, oavsett format eller språk. Strukturerad, semistrukturerad eller ostrukturerad data — Nanonets kan hantera allt. Detta säkerställer att du kan arbeta med olika leverantörer utan några dataluckor eller felaktigheter.

3. Implementera automatiserade arbetsflöden för godkännande

Inköpsorder, fakturor och andra finansiella dokument behöver ofta flera godkännanden innan bearbetning. Arbetsflöden för manuellt godkännande kan vara långsamma, ogenomskinliga, sårbara för bedrägerier och kan leda till missade betalningsfrister.

Att automatisera dina godkännandearbetsflöden kan påskynda denna process samtidigt som transparensen ökar. Du kan ställa in anpassade godkännandesekvenser baserat på fakturabelopp, avdelning, projekt eller andra kriterier.

Med Nanonets kan du anpassa ditt godkännande arbetsflöde baserat på dina affärsbehov. Du kan sätta upp regler för automatisk routing och godkännandehierarkier för att säkerställa att rätt fakturor når rätt godkännare vid rätt tidpunkt. Med livestatusuppdateringar, automatiska varningar och påminnelser kan du tydligt spåra varje fakturas framsteg, upprätthålla transparens och förhindra eventuella förseningar eller missade betalningar.

4. Konfigurera integrationer för att eliminera datasilos

Föreställ dig att spendera timmar på att manuellt överföra data från ditt AP-system till ditt betalningssystem, kontosystem eller affärssystem. Det är inte bara tidskrävande utan också risk för fel. Vad händer om en extra nolla läggs till ett fakturabelopp eller en decimal missas?

Integration mellan olika system är avgörande för att säkerställa sömlös dataöverföring och undvika eventuella fel. Det hjälper inte bara att spara tid, utan med automatiserad 3-vägsmatchning och avstämning förbättrar det också datanoggrannheten och tillförlitligheten.

Nanonets är byggda för att spela bra med andra system. Den stöder integration med populära redovisnings-, ERP- och betalningssystem, inklusive QuickBooks, SAP, Oracle, etc. Data från Nanonets kan enkelt synkroniseras med dessa system i realtid, vilket eliminerar datasilos och säkerställer smidig, felfri dataöverföring. På så sätt kan du fokusera mer på strategi och mindre på manuell datainmatning.

5. Revidera och optimera ditt system regelbundet

För att säkerställa att ditt papperslösa system fungerar optimalt är det nödvändigt att regelbundet granska och granska systemets prestanda. Det skulle hjälpa om du spårar nyckelmått som noggrannhet, bearbetningstid och felfrekvenser och även uppmärksammar användarfeedback.

Regelbundna revisioner hjälper dig inte bara att identifiera problem och flaskhalsar utan också att upptäcka möjligheter till förbättringar. Att optimera ditt system baserat på dessa insikter säkerställer att det fortsätter att möta dina behov när ditt företag utvecklas och växer.

Nanonets tillhandahåller robusta realtidsanalys- och rapporteringsmöjligheter för att övervaka dina AP-processer. Med handlingsbara insikter kan du kontinuerligt förbättra ditt systems prestanda, minska fel, förbättra hastigheten och öka den totala effektiviteten.

5. Prioritera säkerhet och efterlevnad

Att upprätthålla säkerheten för dina finansiella data är ett icke förhandlingsbart krav. Likaså är det avgörande att säkerställa efterlevnad av olika lagar och förordningar för att undvika påföljder och juridiska frågor.

Ditt papperslösa AP-system bör ha robusta datasäkerhetsåtgärder som kryptering, säker datalagring och användarautentisering. Det bör också vara tillräckligt flexibelt för att klara förändringar i myndighetskrav.

Nanonets levererar högklassig säkerhet för att hålla din känsliga data säker. Den följer globala integritetsstandarder, inklusive GDPR och CCPA. Den använder avancerade säkerhetsåtgärder som datakryptering och säker molnlagring. Nanonets revisionsspår upprätthåller också ett tydligt register över varje åtgärd, vilket hjälper dig att säkerställa ansvarsskyldighet och regelefterlevnad.

Avslutande tankar

Att övergå till en papperslös AP-process är ingen liten uppgift. Det innebär noggrann planering, strategiläggning och implementering. Men fördelarna överväger utmaningarna med rätt verktyg och en effektiv strategi. Från ökad effektivitet och transparens till kostnadsbesparingar och förbättrad säkerhet är fördelarna med ett papperslöst AP-system obestridliga.

Genom att utnyttja kraften hos Nanonets kan företag effektivisera sina AP-processer, uppnå sina operativa mål och förbereda sig för framtida tillväxt. Det minskar manuellt arbete och associerade fel, påskyndar processen för fakturagodkännande, förbättrar datanoggrannheten och underlättar sömlösa systemintegrationer. Med sitt starka fokus på säkerhet och efterlevnad erbjuder Nanonets en pålitlig lösning för företag att tryggt gå över till en papperslös miljö.

Vägen till papperslös AP kan vara komplex, men med Nanonets är det värt att ge sig in på. Möjligheterna som ligger framför – förbättrad effektivitet, kostnadsminskning, transparens och datasäkerhet – gör denna resa avgörande för företag som strävar efter att förbli konkurrenskraftiga i en digital första värld.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/