I en värld där tid är pengar söker både företag och kunder problemfria betalningsmetoder som sparar tid och ökar effektiviteten.
Visste du att det kan ta små till medelstora företag upp till 25 DAYS slutföra behandlingen av en enda faktura?
Gå in i betalningsautomatisering – en lösning som har vunnit popularitet på senare tid på grund av pandemin och det nya konkurrensutsatta landskapet. Genom att automatisera betalningsprocessen kan företag och privatpersoner spara tid och minimera risken för fel.
I den här artikeln kommer vi att utforska fördelarna med betalningsautomatisering, hur det fungerar och hur det kan implementeras för att förenkla betalningsprocesser och öka resultatet för företag av alla storlekar. Oavsett om du är en småföretagare eller finanschef för ett stort företag, kan betalningsautomatisering vara lösningen du behöver.
Vad är betalningsautomatisering?
Betalningsautomation är ett system som behandlar betalningsrelaterad data och utför åtgärder med minimal mänsklig inblandning.
Nackdelarna med manuella betalningsprocesser har lett till behovet av betalningsautomatisering. Vanliga utmaningar inkluderar mänskliga fel, tidskrävande uppgifter, bristande transparens, säkerhetsrisker och minskad produktivitet.
Att automatisera betalningsprocesser minskar risken för fel, påskyndar betalningshanteringstiden, förbättrar transparensen, ökar säkerheten och ökar produktiviteten. Betalningsautomatisering är inte längre bara en lyx för stora företag utan blir alltmer nödvändig för företag av alla storlekar.
På individnivå kan betalningsautomatisering innebära automatisk betalning av kreditkortsräkningar, betalningar av bolån, betalningar av lån och sparinsättningar.
På affärsnivå innebär betalningsautomatisering att använda mjukvaruverktyg för att hantera och slutföra processen med att betala leverantörer. Detta inkluderar att godkänna betalningar, skicka dem via olika betalningsmetoder som ACH-överföringar, checkar, överföringar och virtuella kortbetalningar.
Automatisering påskyndar betalningshanteringstiden, vilket säkerställer att betalningar görs korrekt och i tid. De bästa automatiserade betalningstjänsterna integrerar sömlöst dessa processer, vilket minskar risken för fel och sparar tid och pengar för företag.
Hur fungerar betalningsautomatisering?
Företag får fakturor från leverantörer för produkter eller tjänster som erhållits från dessa. Fakturan behandlas, vanligtvis på AP-avdelningen, och när den har godkänts, godkänns den för betalning.
Betalningsautomatiseringssystem är vanligtvis inbyggda i ett omfattande AP-automationssystem som omfattar olika processer, inklusive infångning av fakturor, kodning, granskning, godkännande, betalningsauktorisering och betalningsutförande.
I betalningsauktoriseringsfasen kan automatisering innebära att kodningsregler upprättas i programvaran för att initiera betalningar.
I en manuell process skulle en AP-chef skicka in en grupp betalningar för granskning av en betalningsauktoriserare, som sedan skulle bestämma vilka betalningar som ska frigöras, hållas kvar eller avvisas. Men i avsaknad av betalningsauktoriseraren kan betalningsprocessen försenas, vilket utgör ett betydande hinder för manuella operationer.
Med automatisering kan en fakturabetalning godkännas eller avvisas från vilken plats som helst, oavsett om det är på kontoret, hemma eller när du är på språng. I det här skedet kan betalningsauktoriseraren också bestämma när betalningen ska schemaläggas, till exempel att skjuta upp den till förfallodagen för att spara pengar eller betala tidigt för att få rabatt.
Under betalningsutförandefasen av den automatiserade processen schemaläggs och överförs godkända betalningar. När betalningen är gjord synkroniseras uppgifterna tillbaka till redovisningssystemet och fakturan markeras som betald. Vidare är alla register över godkännande, fakturakopior, kvitton och betalningsuppgifter kopplade till fakturan, vilket gör att alla som behöver undersöka transaktionen i framtiden kan hitta all relevant information på ett ställe.
En av de vanligaste metoderna för automatiserade betalningssystem är ACH-överföringar. Betalningsprocessen med ACH-överföringar innebär att betalningsmottagaren skapar en betalningsorder som tas emot av avsändarbanken. Upphovsbanken sammanställer alla PO och skickar dem till en ACH för bearbetning. ACH-operatören godkänner och frigör sedan PO-beloppet till mottagarbanken. Denna process tillåter betalningsautomatiseringstjänster att snabbt och korrekt behandla betalningar utan betydande mänsklig inblandning, vilket minskar risken för fel och förbättrar den övergripande effektiviteten i betalningsprocessen.
Typer av betalningsautomatisering
Payment Automation kan komma i olika former, var och en med sina unika fördelar. Här är några av de vanligaste typerna av betalningsautomatisering:
- ACH-betalningar (Automated Clearing House): ACH-betalningar är elektroniska överföringar av pengar mellan bankkonton i USA. De är ett kostnadseffektivt och pålitligt sätt att automatisera betalningar, särskilt för återkommande transaktioner som löne- eller leverantörsbetalningar. ACH-betalningar behandlas i omgångar, vilket gör dem mer effektiva än banköverföringar
- Banköverföringar: Banköverföringar är en metod för att överföra pengar elektroniskt mellan banker, vanligtvis för stora eller brådskande betalningar. Banköverföringar kan vara dyra och tidskrävande jämfört med andra former av betalningsautomatisering, men de är också säkra och pålitliga.
- Kreditkortsbetalningar: Kreditkortsbetalningar är en populär form av betalningsautomatisering, särskilt för onlinetransaktioner. Kreditkortsbetalningar är snabba, säkra och allmänt accepterade, vilket gör dem till ett idealiskt alternativ för företag som behöver göra inköp snabbt.
- Elektronisk fakturering Elektronisk fakturering, eller e-fakturering, är processen att skicka fakturor elektroniskt snarare än per post. E-fakturering kan spara tid och pengar för företag genom att automatisera faktureringsprocessen, minska antalet fel och förbättra kassaflödet. E-fakturering gör det också möjligt för företag att spåra betalningar mer effektivt och kommunicera med sina kunder i realtid.
Fördelar med betalningsautomatisering
Här är några av de främsta fördelarna med betalningsautomatisering:
Snabba betalningar
Automatiserade betalningslösningar kan främja snabb betalning för företag med alla nivåer av transaktionsvolymer. När det gäller företag med låg fakturavolym var automatiserade system visas att ha betalningar i tid 33 % av tiden, jämfört med 24 % utan automatisering. På liknande sätt upplevde företag med måttlig fakturavolym en liknande trend, med 42 % av PO-fakturorna som betalades i tid med automatisering, jämfört med 25 % utan.
Högre nivåer av noggrannhet
Automatisering av betalningshantering förbättrar noggrannheten genom att validera fakturadata mot affärssystem eller redovisningssystem, eliminera manuella processer och pappersöverlämningar som orsakar fel och flagga dubbletter av fakturor.
Samarbete mellan leverantörer och interna intressenter underlättas och business intelligence används för att identifiera problemleverantörer. Vissa teknikleverantörer garanterar noggrannhet. Elektroniskt samarbete möjliggör effektiv fellösning jämfört med manuella metoder som förlitar sig på ospårade e-postmeddelanden och telefonsamtal. Enligt "Hur, varför och ROI för AP Automation” rapport, upplevde 23% av företagen en minskning av dubbletter av fakturor som ett resultat av att implementera automatisering.
Kostnadsminskning
Automatiserade betalningssystem erbjuder betydande kostnadsfördelar för företag genom att öka utnyttjandegraden av rabatter på förtida betalningar och minska påföljder för sena betalningar. IOFM-riktmärken visar att de flesta leverantörsreskontraavdelningar får mindre än 21 procent av alla rabatter på förtida betalningar, men automatisering hjälper företagen att betala mer av sina fakturor inom rabattperioden genom att effektivisera cykeln för godkännande av faktura. IOFM-rapporten visar också att en leverantörsreskontraavdelning som behandlar 5,000 55,650 fakturor per månad kommer att spara XNUMX XNUMX USD per månad med hjälp av automatisering.
ökad produktivitet
Betalningsautomatisering gör att redovisningsproffs kan fokusera på strategiska uppgifter som likviditetsplanering. Det minskar också behovet av heltidsanställda, vilket ökar produktiviteten och lönsamheten. Samarbete i realtid om delade dokument effektiviserar processer och eliminerar onödiga förseningar, vilket gör arbetet lättare för distansarbetare. Detta resulterar i ökad bekvämlighet, färre frustrationer och tvister och en lugnare arbetsmiljö. Anställda kan bidra till den pågående förbättringen av leverantörsreskontraprocessen, vilket bidrar till den fortsatta tillväxten av verksamheten.
Minskar möjligheter till bedrägeri
De decentraliserade manuella betalningsprocesserna utgör en betydande sårbarhet för bedrägerier, eftersom det finns flera ingångspunkter för falska fakturor som ska betalas, och begränsad insyn i vem som får betalt för vad. Men automatisering effektiviserar processen, vilket gör att alla fakturor kan färdas genom ett onlinesystem för fullständig synlighet och enkel identifiering av misstänkta betalningar. AP Automations lösningar etablerar automatiserade betalningskontroller, inklusive Segregation of Duties, Dual-Factor Authentication och Positive Pay Files, som förhindrar interna bedrägerier och skyddar mot kontoövertaganden. Positiva Pay Files överför en fil med utfärdade checkar till motsvarande banker dagligen, vilket möjliggör verifiering av auktoriserade betalningar.
Best Practices för betalningsautomatisering
Att sätta upp och implementera automatiserade betaltjänster säkerställer inte automatiskt att ett företag kommer att dra nytta av dess fördelar. För att verkligen dra nytta av betalningsautomatisering är det viktigt att följa bästa praxis för implementering och hantering. Dessa metoder hjälper inte bara till att undvika kostsamma misstag utan säkerställer också långsiktig framgång och hållbarhet för företagets resultat. Genom att följa några av de bästa metoderna nedan kan företag automatisera betalningar med större effektivitet och minska kostnaderna.
- Säkerställa efterlevnad av bestämmelser: Företag bör se till att deras betalningsautomatiseringsprocesser följer alla relevanta bestämmelser, såsom Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), General Data Protection Regulation (GDPR) och bestämmelser om anti-penningtvätt (AML) . Efterlevnad av dessa regler kan hjälpa till att skydda verksamheten från juridiska och finansiella risker.
- Verifiera betalningsinformation: Innan företag påbörjar en betalning bör företagen verifiera riktigheten av betalningsinformationen, såsom mottagarens namn, bankkontonummer och routingnummer. Detta kan hjälpa till att förhindra fel och undvika att skicka betalningar till fel mottagare.
- Upprätthålla säkerhet och datasekretess: Betalningsautomatiseringsprocesser bör utformas med robusta säkerhetsåtgärder för att skydda mot bedrägeri, hacking och dataintrång. Detta inkluderar implementering av kryptering, multifaktorautentisering och regelbunden övervakning av åtkomstloggar. Företag bör också se till att de följer datasekretessbestämmelserna och skyddar känslig information, såsom bankkontouppgifter och personuppgifter.
- Regelbunden granskning och uppdatering av processer: Processer för betalningsautomatisering bör regelbundet ses över och uppdateras för att säkerställa att de fortfarande är effektiva och effektiva. Detta inkluderar övervakning av eventuella fel eller problem, granskning av arbetsflöden och godkännandeprocesser och inkorporering av feedback från intressenter. Genom att regelbundet se över och uppdatera sina betalningsautomatiseringsprocesser kan företag kontinuerligt förbättra sin verksamhet och uppnå bättre resultat.
Nanonetter som en del av din betalningsautomatiseringsresa
Nanonets har ett internt erbjudande som heter Flöde som automatiserar skulder från början. Det är en plattform som är idealisk för små till medelstora företag som vill automatisera sin AP-process på ett helt anpassningsbart men skalbart sätt.
Med automatiserad import, klassens bästa datautvinning, flexibla godkännanden och alla betalningsalternativ som stöds är Flow idealiskt för växande företag som vill formalisera sin ekonomifunktion.
Nanonets kan också hjälpa till att automatisera leverantörsreskontraprocessen genom att:
- Importera och konsolidera data från flera källor – e-post, skannade dokument, digitala filer/bilder, molnlagring, ERP, API etc.
- Fånga och extrahera data på ett intelligent sätt från fakturor, kvitton, räkningar och andra finansiella dokument.
- Kategorisering och kodning av transaktioner baserat på affärsregler.
- Konfigurera automatiska godkännandearbetsflöden för att få interna godkännanden och hantera undantag.
- Göra betalningar över 45+ valutor globalt med hjälp av ACH, kort eller banköverföringar.
- Avstämning av alla transaktioner.
- Integrering sömlöst med affärssystem eller bokföringsprogram som Quickbooks, Sage, Xero och mer.
Hämtmat
Automatiseringen av betalningsprocessen kan i hög grad gynna företag och deras kunder. Det effektiviserar betalningshanteringen, minskar felen och erbjuder ett bredare utbud av betalningsalternativ till kunderna. Genom att anta betalningsautomatiseringstekniker som AI-drivna betalningssystem, intelligent bokföringsprogram och mobila betalningsalternativ kan företag förbättra sin ekonomiska hälsa, öka effektiviteten och förbättra kundnöjdheten. Genom att investera i betalningsautomatisering kan företag ligga steget före, frigöra värdefulla resurser och fokusera på sina kärnkompetenser.
I takt med att automatiserad betalningshantering fortsätter att utvecklas kommer den utan tvekan att spela en allt viktigare roll i framgången för företag inom alla branscher.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/what-is-payment-automation/
- :är
- $UPP
- 000
- 7
- a
- accelererar
- tillgång
- Enligt
- Konto
- Redovisning
- konton
- leverantörsskulder
- noggrannhet
- exakt
- oh
- Uppnå
- tvärs
- åtgärder
- Anta
- fördelar
- mot
- framåt
- AI-powered
- Alla
- Alla transaktioner
- tillåta
- tillåter
- AML
- mängd
- och
- penningtvätt
- någon
- ap automation
- api
- godkännande
- godkänd
- ÄR
- Artikeln
- AS
- associerad
- At
- Autentisering
- tillstånd
- automatisera
- Automatiserad
- automatiserar
- Automat
- automatiskt
- automatisera
- Automation
- tillbaka
- Bank
- bankkonto
- bankkonton
- Banker
- baserat
- BE
- passande
- innan
- nedan
- fördel
- Fördelarna
- BÄST
- bästa praxis
- Bättre
- mellan
- Sedlar
- lyft
- Botten
- överträdelser
- byggt
- företag
- business intelligence
- företag
- by
- kallas
- Samtal
- KAN
- fånga
- kortet
- kortbetalningar
- Vid
- Kontanter
- kassaflöde
- Orsak
- cfo
- utmaningar
- Kontroller
- klar
- Rensa
- cloud
- Cloud Storage
- Kodning
- samverkan
- COM
- komma
- Gemensam
- kommunicera
- Företag
- företag
- jämfört
- konkurrenskraftig
- fullborda
- Efterlevnad
- omfattande
- konsolidera
- innehåll
- fortsatte
- fortsätter
- kontinuerligt
- bidra
- kontroller
- bekvämlighet
- Kärna
- FÖRETAG
- Företag
- Motsvarande
- Pris
- kostnadseffektiv
- Kostar
- kunde
- Skapa
- kredit
- kreditkort
- kritisk
- valutor
- kurva
- kund
- Kundnöjdhet
- Kunder
- anpassningsbar
- cykel
- dagligen
- datum
- Dataöverträdelser
- dataintegritet
- dataskydd
- datasäkerhet
- Datum
- decentraliserad
- beslutar
- Försenad
- fördröjningar
- Avdelning
- avdelningar
- insättningar
- utformade
- detaljer
- Bestämma
- olika
- digital
- Rabatt
- rabatter
- tvister
- dokument
- nackdelar
- varje
- Tidig
- lättare
- Effektiv
- effektivitet
- effektiv
- effektivt
- Elektronisk
- elektroniskt
- eliminerar
- eliminera
- e
- inbäddade
- anställda
- möjliggör
- möjliggör
- omfattar
- kryptering
- början till slut
- Förbättrar
- säkerställa
- säkerställa
- inträde
- Miljö
- ERP
- fel
- fel
- väsentlig
- etablera
- upprättandet
- etc
- utvecklas
- utförande
- dyra
- erfaren
- utforska
- underlättas
- fejka
- SNABB
- återkoppling
- få
- Fil
- Filer
- finansiering
- finansiella
- hitta
- flexibel
- flöda
- Fokus
- följer
- efter
- För
- formen
- former
- bedrägeri
- Fri
- från
- fullständigt
- fungera
- fonder
- Vidare
- framtida
- GDPR
- Allmänt
- generell information
- Allmän uppgiftsskyddsförordning
- skaffa sig
- få
- Globalt
- Go
- större
- kraftigt
- Odling
- Tillväxt
- garanti
- hacking
- Har
- Hälsa
- hjälpa
- hjälper
- här.
- hålla
- Hem
- Huset
- Hur ser din drömresa ut
- Men
- HTTPS
- humant
- idealisk
- Identifiering
- identifiera
- genomförande
- genomföras
- genomföra
- importera
- förbättra
- förbättring
- förbättra
- in
- innefattar
- innefattar
- Inklusive
- införlivande
- Öka
- ökat
- Ökar
- ökande
- alltmer
- individuellt
- individer
- industrier
- industrin
- informationen
- initiera
- integrera
- Intelligens
- Intelligent
- inre
- undersöka
- investera
- engagera
- inblandning
- Utfärdad
- problem
- IT
- DESS
- Vet
- Brist
- liggande
- Large
- Sent
- penningtvätt
- Led
- Adress
- Nivå
- nivåer
- tycka om
- Begränsad
- linje
- kopplade
- Likviditet
- Noterade
- lån
- läge
- lång sikt
- längre
- du letar
- Låg
- Lyx
- gjord
- göra
- Framställning
- hantera
- ledning
- chef
- manuell
- markant
- åtgärder
- metod
- metoder
- minimum
- misstag
- Mobil
- pengar
- övervakning
- Månad
- mer
- mer effektiv
- Inteckning
- mest
- multipel
- namn
- nödvändigt för
- Behöver
- behov
- Nya
- antal
- hinder
- of
- erbjudanden
- erbjuda
- Erbjudanden
- Office
- on
- ONE
- pågående
- nätet
- Verksamhet
- Operatören
- möjligheter
- Alternativet
- Tillbehör
- beställa
- Övriga
- övergripande
- ägaren
- betalas
- pandemi
- Papper
- del
- särskilt
- Godkänd
- Betala
- betalar
- betalning
- Betalkort
- betalningsmetoder
- betalningen behandlas
- Betalningstjänster
- Betalningssystem
- betalningar
- Lön
- procent
- utför
- perioden
- personlig
- personlig information
- fas
- telefon
- telefonsamtal
- Plats
- planering
- plattform
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- Spela
- PO
- poäng
- Populära
- popularitet
- PoS
- positiv
- praxis
- förhindra
- primär
- privatpolicy
- Problem
- process
- Bearbetad
- processer
- bearbetning
- produktivitet
- Produkter
- yrkesmän/kvinnor
- lönsamhet
- främja
- skydda
- skydd
- leverantörer
- inköp
- Quickbooks
- snabbt
- område
- Betygsätta
- snarare
- RE
- verklig
- realtid
- kvitton
- motta
- mottagna
- senaste
- register
- återkommande
- minska
- Minskad
- minskar
- reducerande
- regelbunden
- regelbundet
- reglering
- föreskrifter
- frigöra
- meddelanden
- relevanta
- pålitlig
- avlägsen
- fjärrarbetare
- rapport
- Upplösning
- Resurser
- resultera
- Resultat
- översyn
- Granskad
- reviewing
- Risk
- risker
- robusta
- ROI
- Roll
- regler
- s
- tillfredsställande
- Save
- sparande
- Besparingar
- skalbar
- tidtabellen
- planerad
- sömlöst
- säkra
- säkerhet
- säkerhetsrisker
- Seek
- skicka
- känslig
- Tjänster
- delas
- skall
- show
- Visar
- signifikant
- liknande
- Liknande
- förenkla
- enda
- storlekar
- Small
- Small Business
- Mjukvara
- lösning
- Lösningar
- några
- Källor
- hastigheter
- Etapp
- intressenter
- standard
- står
- Stater
- bo
- Fortfarande
- förvaring
- Strategisk
- rationalisering
- skicka
- framgång
- sådana
- leverantörer
- Som stöds
- misstänksam
- Hållbarhet
- system
- System
- Ta
- uppgifter
- Tekniken
- Teknologi
- den där
- Smakämnen
- Framtiden
- deras
- Dem
- Dessa
- Genom
- tid
- tidskrävande
- gånger
- till
- verktyg
- spår
- transaktion
- Transaktioner
- Överföra
- överföringar
- överföra
- Öppenhet
- färdas
- Trend
- typer
- typiskt
- otvivelaktigt
- unika
- United
- USA
- Unsplash
- uppdaterad
- uppdatering
- brådskande
- vanligen
- Värdefulla
- olika
- leverantör
- försäljare
- Verifiering
- verifiera
- Kontra
- Virtuell
- synlighet
- volym
- volymer
- sårbarhet
- Sätt..
- Vad
- om
- som
- VEM
- brett
- bredare
- kommer
- Wire
- med
- inom
- utan
- Arbete
- arbetare
- arbetsflöden
- arbetssätt
- fungerar
- världen
- skulle
- Fel
- Xero
- Om er
- Din
- Youtube
- zephyrnet