OCR och fakturaskanningsprogram för Sage

I den livliga affärsvärlden blir det mer och mer utmanande att hantera leverantörsreskontra och fakturahantering manuellt.

Utmaningarna är många:

• mödosamt långsam manuell datainmatning
• ständigt närvarande risk för mänskliga fel
• bristande effektivitet i godkännandeprocessen

Företag letar ständigt efter sätt att effektivisera dessa kritiska verksamheter. Idag kan AP-automationsteknik automatisera det som en gång var en mödosam process. När den paras ihop med Sage bokföringssviter på marknaden, blir integrationen av AP Automation programvara en nödvändighet för företag som strävar efter effektivitet och noggrannhet. Nanonets integration med Sage representerar ett steg framåt i hanteringen av finansiella transaktioner och sätter en ny standard för operativ effektivitet i den digitala tidsåldern. Låt oss se hur det här fungerar och hur du kan ställa in detta för dina team.

Utvecklingen av fakturahantering

Fakturahanteringens resa från dess traditionella, manuella rötter till den digitala gränsen är en berättelse om teknisk utveckling.

Före 1980-talet: Manuell leverantörsreskontra

Leverantörsreskontraprocesser var helt manuella och involverade fysiska fakturor, papperscheckar och reskontraböcker.

1980-1990-tal: Digitala redovisningar

Tidiga mjukvarulösningar gav grundläggande digitala reskontrafunktioner, vilket effektiviserade vissa delar av processen.

2000-talet: Elektronisk fakturering upplåst

Internet revolutionerade leverantörsskulder och introducerade elektronisk fakturering, onlinetransaktioner och e-postkommunikation. Denna era såg en betydande minskning av pappersbaserade processer.

2010-talet: Lättanvända molnlösningar

Molnbaserade lösningar möjliggjorde mer skalbar, flexibel och tillgänglig finansiell verksamhet, samtidigt som mobil teknik möjliggjorde fakturahantering och godkännanden på språng.

Slutet av 2010-talet-nu: Automatiserade lösningar för leverantörsreskontra

Den senaste utvecklingen involverar användningen av automation och artificiell intelligens för att automatisera hela processen inklusive -

• Redovisning och AP Intelligence: Tillkomsten av AI-baserade redovisningssystem har inlett en ny era av effektivitet. Dessa system kan utföra repetitiva uppgifter som datainmatning, fakturamatchning och transaktionsbearbetning, och de fungerar med en hastighet och noggrannhet utöver mänsklig förmåga.
• Anslutet arbetsflöde över appar: I dagens sammanlänkade digitala landskap är sömlös kommunikation mellan applikationer avgörande. E-postmeddelanden, AP-verktyg, bokföringsprogram, affärssystem och andra databaser samverkar nu och automatiserar datafångst och synkronisering mellan plattformar.
• Intelligent datainsamling: Med hjälp av AI-teknologier som naturlig språkbehandling och optisk teckenigenkänning (OCR), automatiserar dagens system extrahering och tolkning av data från olika fakturaformat. Detta inkluderar hantering av ostrukturerad och skannad data med oöverträffad effektivitet, vilket gör leverantörsreskontraprocessen smidigare och mer exakt än någonsin tidigare.

OCR-teknik för fakturaskanning

OCR (Optical Character Recognition) förenklar hur företag hanterar dokument. I vårt användningsfall skannar OCR fakturor och andra pappersdokument och förvandlar dem till digital text. Den digitala texten tolkas med AI och fakturadetaljer extraheras –

• Fält (fakturadatum, fakturanummer, belopp, säljarinformation, köparinformation, etc)
• Artiklar (beskrivningar och kostnader för de sålda varorna och tjänsterna).
• GL-koder (tilldelas automatiskt av AI baserat på tidigare data).
• Andra dimensioner baserade på sammanhang (utgiftskategorisering, etc.)

Vilken effekt har OCR och fakturaskanningsprogram?

Olika rapporterade statistik understryker effekten av automatiseringsprogramvara. Dessa siffror representerar en berättelse om vilken typ av framgång som du och ditt team kan se fram emot att uppleva.

Dramatiska kostnadsminskningar vid bearbetning

Låt oss börja med din avdelnings ekonomiska hälsa. AP Automation har visat sig sänka bearbetningskostnaderna med svindlande 70 %. Det här handlar inte bara om att spara slantar; det handlar om att omfördela din budget till tillväxt, utbildning och kanske till och med den där kontors-espressomaskinen som alla har tittat på. Se detta som en investering i både ditt teams effektivitet och deras välbefinnande.

Tiden är högst betydelsefull

Nu, tänk dig att minska din fakturahanteringstid med 384 %. Denna dramatiska minskning innebär att ditt team kan behandla fler fakturor snabbare än någonsin tidigare, vilket frigör tid för att fokusera på strategiska initiativ som verkligen betyder något. Med AP Automation blir "Jag har inte tid med det" "Vad är härnäst på agendan?"

Felreducering för sinnesfrid

Vi vet att fel kan vara mer än bara irriterande – de kan bli kostsamma. Med 37 % minskning av fakturahanteringsfel, AP Automation ger dig sinnesfrid i din verksamhet. Färre fel innebär att färre timmar spenderas i korrigeringscykler och mer förtroende för din dataintegritet. Detta leder också till mindre friktion med leverantörer och intressenter, vilket underlättar för smidigare relationer och verksamhet.

Att odla leverantörsrelationer

På tal om relationer, låt oss prata om att 76 % av organisationerna rapporterar ökad leverantörsnöjdhet. Det här är nyckeln. Nöjda leverantörer betyder en pålitlig leveranskedja och möjligheter till förhandlingar och rabatter på vägen. Dina leverantörer kommer att märka och uppskatta punktligheten och noggrannheten i dina betalningar, tack vare AP Automation.

Kassaflödesoptimering genom tidig betalningsrabatter

En besparing på 3 % genom rabatter på förtidsbetalning ger din organisation en finansiell ansiktslyftning, förbättrar ditt kassaflöde och ger dig mer inflytande och flexibilitet i din finansiella verksamhet.

Efterlevnad utan komplikationer

Slutligen, kronjuvelen hos AP Automation: 100 % stressfri efterlevnad. I en tid där regulatoriska krav ständigt ökar, är det inget mindre än mirakulöst att uppnå fullständig efterlevnad utan stress.

Nanonetter för OCR och fakturaskanning i Sage

För företag som använder Sage för sina redovisningsbehov är den manuella processen att hantera fakturor inte bara ett tålamodsprov utan också en betydande belastning på resurser. En OCR- och fakturaskanningsprogram för Sage förvandlar denna kritiska men besvärliga process till ett strömlinjeformat, effektivt arbetsflöde.

Låt oss ta en titt på hur redovisningsteam kan använda en OCR-baserad AP-automatiseringsprogramvara som Nanonets och integrera den med Sage för att effektivisera sitt redovisningsarbetsflöde.

Manuellt AP-arbetsflöde i Sage

Låt oss gå igenom den typiska manuella AP-processen för ett företag som använder Sage:

Fakturakvitto: Fakturor kommer i olika format, inklusive papper och digitala. Personalen måste manuellt samla in och organisera dessa dokument.

Manuell sortering och GL-kodning: Varje faktura sorteras sedan utifrån kriterier som leverantör, belopp eller förfallodatum, vilket kräver betydande tid och ansträngning. Varje faktura måste sedan kodas till lämpliga huvudbokskonton.

Data Entry: Kritisk information från varje faktura, såsom leverantörsuppgifter, belopp och datum, läggs in manuellt i Sage.

Fakturaverifiering: Beroende på företagets policy kan fakturor genomgå tvåvägs (faktura och PO), trevägs (faktura, PO och mottagningsrapport) eller fyrvägsmatchning (faktura, PO, mottagningsrapport och inspektionsrapport) verifiera transaktioner.

Godkännande: När fakturorna har verifierats skickas de för godkännande, ofta involverade flera avdelningar eller behörighetsnivåer.

Betalning Processing: Godkända fakturor är schemalagda för betalning baserat på villkor och kassaflödesöverväganden.

Försoning: Slutligen stäms av betalningar i Sage, vilket säkerställer att alla transaktioner återspeglas korrekt i finansiella register.

Automatiserat AP-arbetsflöde med nanonnät

Låt oss nu ombilda detta arbetsflöde med Nanonets integrerade i Sage:

Fakturakvitto: Föreställ dig detta – varje faktura som ditt företag får, oavsett källa, hamnar prydligt på en digital plats. Fakturor importeras automatiskt från röran av e-postmeddelanden, enheter och databaser så snart de anländer, vilket sparar tid och minskar antalet misstag.

Nanonets läser automatiskt e-postade fakturor från e-posttext och bilagor.

Alla handskrivna och utskrivna fakturor kan enkelt skannas med en smartphone eller laddas upp direkt på plattformen.

Digitala kvitton kan antingen skapas och skrivas ut direkt med hjälp av Nanonets-plattformen, eller importeras till Nanonets från din e-post, appar och databaser.

Denna process säkerställer att varje bit data, oavsett ursprung, hittar sin plats i ett centraliserat, digitalt arkiv, redo för ytterligare åtgärder.

Automatiserad datainmatning: Nanonets AI läser fakturor med över 99 % noggrannhet, vilket minskar timmarna till bara ögonblick. Denna förändring innebär att ditt team kan avstå från slitet och dyka in i arbete som faktiskt betyder något. Data extraheras sedan och matas in direkt i Sage, utan manuell datainmatning.

Automatiserad sortering och GL-kodning: Nanonets använder OCR för att automatiskt känna igen och kategorisera fakturor efter leverantör, datum, belopp och andra relevanta kriterier. GL-kodtilldelning kan automatiseras genom –

• Träning på tidigare data: Detta innebär att ladda upp historiska finansiella dokument och transaktioner taggade med historiskt korrekta GL-koder. Modellen lär sig av dessa exempel för att exakt förutsäga GL-koder för nya transaktioner.

• Out of the Box Gen AI: Genom att använda Nanonets GenAI kan vår programvara tolka texten på finansiella dokument på ett sätt som efterliknar mänsklig förståelse. Detta gör att den kan extrahera relevant information, sammanhang och semantik för att tillämpa komplexa resonemang för att tilldela GL-koder korrekt, även i fall där transaktionsdetaljer är tvetydiga eller sparsamma.

Intelligent fakturaverifiering: Med hjälp av AI utför Nanonets automatiskt tvåvägs-, trevägs- eller fyrvägsmatchning genom att läsa och korsreferens den extraherade fakturadatan med inköpsorder, ta emot rapporter och inspektionsrapporter som finns i Sage.

Validering: Systemet flaggar eventuella avvikelser för mänsklig granskning, men annars skickas fakturor som matchar företagets kriterier automatiskt för godkännande eller godkänns direkt baserat på förinställda regler.

Godkännande: Godkännanden med Nanonets är inte längre en flaskhals. De blir flexibla och lever där din organisation gör – oavsett om det är på e-post, Slack eller Teams. Detta eliminerar behovet av störande telefonsamtal och den alltför välbekanta störtfloden av påminnelser.

Betalning Processing: Godkända fakturor ställs automatiskt i kö för betalning enligt deras villkor, vilket optimerar kassaflödeshanteringen.

Försoning: Du kan importera dina kontoutdrag och Nanonets stämmer av betalningarna automatiskt i Sage, vilket säkerställer att boksluten är uppdaterade och korrekta och att dina böcker stänger 90 % snabbare.

Vi diskuterade de påtagliga fördelarna med att använda OCR och fakturaskanningsprogram för Sage tidigare. Men utöver det representerar övergången från en manuell till en automatiserad AP-process inte bara en förändring i hur uppgifter utförs utan en grundläggande transformation i ekonomiavdelningens roll. Med verktyg som Nanonets flyttar ekonomiteam från backoffice-funktioner till strategiska bidragsgivare, och utnyttjar realtidsdata och analyser för att driva affärsbeslut. Detta är framtiden för ekonomi, och den är tillgänglig nu för Sage-användare genom kraften i automatisering med Nanonets.

---

Som vi har utforskat är integrationen av Nanonets med Sage bokföringsprogram en spelomvandlare för företag som fastnat i ineffektiviteten med manuell fakturahantering. Utvecklingen från manuella till automatiserade processer för leverantörsreskontra är inte bara ett steg framåt; det är ett språng in i en framtid där finansverksamheten strömlinjeformas, felfrekvensen sjunker och strategiskt beslutsfattande stöds av dataanalys i realtid. Genom att gå från manuellt slit till strategisk insikt kan finansteam utrustade med rätt automationsverktyg driva sina företag mot större lönsamhet, smidighet och konkurrensfördelar i den digitala tidsåldern.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/