Försäljningsorder vs faktura: nyckelskillnader, roll och typer

Försäljningsorder vs faktura: nyckelskillnader, roll och typer

Tidsstämpel: 8 januari 2024 3:49
Försäljningsorder vs faktura: Nyckelskillnader, roll och typer PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikal sökning. Ai.

Att spåra en försäljning från början till slut hjälper företag att upprätthålla rätt lagernivåer, implementera den bästa kassaflödestaktiken och säkerställa att kunderna får rätt produkter. Eftersom de flesta företag övervakar flera försäljningar på en gång, är det avgörande att hålla ett korrekt register över varje steg på vägen.

Oavsett affärstyp, verksamhetsbransch eller till och med region, förlitar sig företag på försäljningsorder och fakturor för att säkerställa att varje försäljning genomförs korrekt, betalning tas emot och ett pappersspår finns på plats. Försäljningsorder och fakturor är dock inte samma sak; i själva verket används de för helt andra ändamål. Båda är lika viktiga, men att förstå skillnaden mellan en försäljningsorder och en faktura hjälper till att säkerställa att ditt företag drar nytta av båda. 

På en hög nivå kommer en försäljningsorder först. Det är dokumentet som skapas när en kund uttrycker en önskan att köpa något och arbetar med ditt säljteam för att komma överens om en leveranstidslinje för de varor eller tjänster som ingår i försäljningsordern. När beställningen har skickats kommer ditt kundreskontrateam att skicka en faktura till kunden för att samla in pengarna som är skyldiga för beställningen.

Oavsett hur din försäljningsprocess ser ut, är chansen stor att den börjar med en försäljningsorder och avslutas med en faktura betalning.

Vad är en försäljningsorder?

Om du är en leverantör eller säljare kommer ditt team att skapa en försäljningsorder när kunden har uttryckt intresse för att göra ett köp. Vanligtvis uttrycker en kund intresse genom en inköpsorder. Försäljningsordern bekräftar mottagandet av ordern, slutför detaljerna och fungerar som ett källdokument för interna säljteam och försäljningsspårningssystem när varje försäljning genomförs.

En försäljningsorder kräver detaljerad information, så om du inte redan har all kundinformation som krävs kan ditt team behöva indata från den beställande kunden för att fylla i försäljningsordern. Informationen som ingår i en försäljningsorder är: 

  • Namnet på ditt företag
  • Kontaktinformation för ditt företag
  • Kundens information (namn, faktureringsinformation, adress)
  • Beskrivning av produkten eller tjänsten som säljs
  • Kvantitet varor eller tjänster som ingår i försäljningen
  • Pris på varor eller tjänster
  • Kostnad för leverans, frakt och moms
  • Total kostnad för beställningen

Det finns flera typer av försäljningsorder som ditt företag kan använda. Beroende på situationen eller försäljningslandskapet använder många företag alla fyra av följande regelbundet:

Kontant försäljningsorder

När en kund lägger en beställning, hämtar produkten och betalar kontant, används en kontantförsäljningsorder. Eftersom kunden betalar kontant finns det ingen kundfordringar post som är kopplad till transaktionen. Kundens köp påverkar direkt dina kassakonton och leverans sker direkt.

Rush försäljningsorder

Om en kund begär en onormalt snabb leveranstidlinje, skulle en snabb försäljningsorder användas internt. Ditt säljteam kan flagga dessa typer av försäljningsorder som hög prioritet för att säkerställa att de slutförs i tid. Kunden kan hämta ut varorna eller betala extra för att få dem snabbt levererade beroende på omständigheterna. Efter att produkten har levererats kommer ditt AR-team att skicka en faktura till kunden för att samla in betalningen.

Schemaläggningsavtal

I en situation där en kund efterfrågar en specifik mängd produkter levererade på olika datum, kan ett schemaläggningsavtal vara ett utmärkt verktyg för att hålla varje separat leverans rak. Om en kund vill ha 10 widgets på en vecka, 5 på två veckor och 7 på tre veckor, kan alla dessa transaktioner gå på ett schemaläggningsavtal som sedan uppdateras efter leverans. 

Försäljningsorder från tredje part

I vissa fall, särskilt för småföretag, används en tredje parts försäljningsorder när ditt företag inte levererar varorna eller tjänsterna direkt till kunderna. Istället skickar du dem till en tredje part leverantör som sedan slutför den sista delen av leveransen till kunden.

Vad är en faktura?

När leverantörer eller säljare slutför en försäljningsorder och levererar den överenskomna produkten, kommer de sedan att generera en faktura och skicka den till kunden för att ta emot betalningen för de levererade varorna eller tjänsterna. Ett av de sista stegen i försäljningsprocessen, att skicka en faktura initierar kundbetalning och kontantinsamling, två viktiga komponenter för att hålla ditt företag friskt. Idag skickas fakturor oftast elektroniskt och ringer upp e-fakturor.

Fakturan kommer att ha det mesta av samma information som försäljningsordern har, men den kommer också att innehålla följande: 

· Betalningsvillkor
· Förtida betalningsrabatter
· PO-nummer
· Fakturanummer
· Förseningsavgifter
· Betalningsinformation för ACH, ledningar eller EDI-betalningar

På samma sätt som det finns flera försäljningsorder som används i olika situationer, används ofta olika fakturatyper i affärstransaktioner.

Proforma faktura

Vanligtvis ses fakturor som avtalsenliga betalningsförfrågningar, men a proforma faktura har inte samma användning. Den används när en kommersiell faktura inte är tillgänglig och kan ses som en "förhandsfaktura". Den innehåller fortfarande en kostnadsuppdelning, men det är mer en uppskattning som kunden kan använda som referens.

Vid export av varor till USA kräver den amerikanska tullen att en proformafaktura bifogas beställningen så att det är tydligt vad som skickas över landsgränserna. 

Interimsfaktura

Om det finns ett stort projekt eller en beställning med flera delar som måste delas upp i flera betalningar eller steg, kommer en mellanfaktura väl till pass. Istället för att vänta till slutet av projektet med att skicka en stor faktura, kan mellanfakturor användas för att samla in inkrementella betalningar längs vägen. På säljarsidan hjälper mellanfakturor att lindra kassaflödesutmaningar och på köparsidan delar de upp betalningar i mer hanterbara belopp. Detta är motsatsen till nät flera fakturor i en betalning.

Slutfaktura

Den vanligaste typen av faktura som används är slutfakturan. Detta brukar vara en av de enklaste fakturatyperna för reglering av fakturor, vilket gör det till standarden för de flesta företag. De skickas till kunderna när varor eller tjänster har levererats.

Försäljningsorder vs. faktura: skillnaderna

För att säkerställa att skillnaden mellan "försäljningsorder" och "faktura" är tydlig har vi sammanställt en lista över några av de viktigaste skillnaderna mellan de två. Företag förlitar sig på båda dessa dokument för att genomföra regelbundna försäljningstransaktioner, men syftet med dem varierar.

Försäljningsorder kontra faktura är lätt att skilja när du tar hänsyn till faktorerna nedan:

Tidpunkten för skapelsen

En försäljningsorder startar försäljningsprocessen; det är det som låter ditt uppfyllelseteam veta att de börjar förbereda varor eller tjänster för leverans. Sedan, i slutet av försäljningsprocessen, när leveransen är slutförd, kommer en faktura att skickas till kunden.

Syftet med dokumentet

När du tittar på en faktura kontra försäljningsorder är det viktigt att ta hänsyn till varje dokuments syfte. En försäljningsorder är mer internt vänd och låter dina team veta att en order har initierats och att åtgärder krävs. En faktura däremot är utåtvänd. Den skickas till kunden som ett formellt krav på betalning. Om ett fakturaförfallodatum inte uppfylls, kan förseningsavgifter eller andra påföljder åläggas kunden.

Information listad

Även om skillnaden mellan en försäljningsorder och en faktura handlar mer om när och hur varje dokument används, finns det en liten variation vad gäller informationen som varje dokument innehåller. De kommer båda att innehålla information som kundens namn och kontaktinformation, kvantiteten och priset på de produkter som köps och säljarens information, men en faktura kommer att innehålla ytterligare information. Dessa uppgifter kan vara förseningsavgifter, förfallodatum för betalning och mer. Se våra listor ovan för en exakt uppdelning av vad som finns på varje. 

Redovisningskonsekvenser

En försäljningsorder kommer vanligtvis inte att ses eller röras av ditt redovisningsteam. Om de inte vill matcha en försäljningsorder med en specifik faktura, kommer de inte att förlita sig på försäljningsorder. Fakturor, å andra sidan, är kritiska delar av redovisningsdokumentationen. De behövs för att tillhandahålla korrekta granskningsspår och säkerställa att uppgifterna är korrekta.

Slutsats

Det kan vara lätt att titta på en artikel som täcker skillnaden mellan försäljningsorder och faktura och tro att dess inverkan är försumbar. Men tvärtom, att förstå det grundläggande syftet med viktiga affärsdokument hjälper ditt företag att drivas mer effektivt, minska potentiella uppfyllelse- och redovisningsfel och skapa interna processer med rätt kontroller och balanser på plats för att skydda ditt företag från risker.

I slutet av dagen kommer dina team att behöva både försäljningsorder och fakturor, men hur olika team kommer att använda varje kommer att variera. Ditt säljteam behöver säljorder för att säkerställa att leveranser slutförs som utlovat, men kundreskontraexperter kommer att leva och andas fakturor varje dag. Det krävs att dessa team arbetar unisont och har de rätta resurserna som behövs för att göra sina jobb för att ditt företag ska nå sin ultimata potential. 

Att förstå försäljningsorder kontra faktura kanske inte verkar vara en strategisk ledarskapsprioritet, men för många människor i din organisation finns det inget viktigare. Om du är redo att ta din försäljningsorderhantering och fakturahantering till nästa nivå, investera i rätt automatiserad programvara för fakturahantering - tycka om Nanonetter – kan göra en värld av skillnad.

Tidsstämpel:

Mer från AI och maskininlärning