Det antas att skrivsystemet utvecklats bland människor för att registrera finansiella transaktioner; de tidigaste lertavlarna med anor från 3000 f.Kr. finns räkenskaper över finansiella poster – "Rektorn" för de mesopotamiska och egyptiska civilisationerna, så att säga.
Sedan dess har systemet för att spåra finansiella interaktioner mellan leverantörer och kunder utvecklats genom Contruglis dubbelt bokföringssystem, Pacioli's legendariskt reskontrasystem, den amerikanska transportindustrins strömlinjeformning av leverantörsreskontraprocessen på 1960-talet, till de nuvarande digitalt förbättrade leverantörsreskontraprocesser som antagits över hela världen.
Låt oss lära oss mer om Bästa metoder för leverantörsreskontra och leverantörsreskontraprocessen.
Letar efter en AI-baserad AP Automation lösning? Kolla in Nanonets för bättre noggrannhet, större flexibilitet och en bred uppsättning integrationer med andra redovisnings-, affärssystem och mer!
Innehållsförteckning
- Beskrivning
- Den grundläggande AP-arbetsflödesprocessen
- Dokument associerade med AP-processen
- Vikten av AP Management
- Bredden av AP-processen
- Utmaningar för AP-processen
- Effektivisering av kontoskuldcykeln
- Automatisera AP-hanteringsprocessen
Automatisera datafångst, bygg arbetsflöden och effektivisera AP-processer inom sekunder. Ingen kod krävs.
Beskrivning
Alla företag drivs på sammankopplade cykler av inkomster och utgifter. Kundreskontra (AR) faller under intäktscykeln medan leverantörsskulder faller under utgifterna och tillhörande köpcykler.
Leverantörsreskontra eller leverantörsreskontra (AP) är summan pengar som en affärsenhet är skyldig leverantörer/leverantörer för att de utnyttjar deras varor/tjänster. Leverantörsreskontraprocessen är hantering och utförande av företagets kortsiktiga betalningsåtaganden gentemot säljaren/leverantören.
I lekmannatermer är leverantörsreskontrahantering den process som är ansvarig för att betala leverantörer och leverantörer för varor och tjänster som alla företag använder. Målet med AP-processen är att säkerställa legitimitet och riktighet för alla betalningar som kommer från verksamheten. Det är en del av P2P-processen (upphandla-till-betala) som täcker alla aktiviteter från inköp till fakturahantering & leverantörsbetalningar.
De flesta företag har en separat AP-avdelning som hanterar inkommande räkningar/fakturor och de betalningar som görs till leverantörer. Avdelningens ansvar kan variera beroende på företagets art och storlek.
Den grundläggande AP-arbetsflödesprocessen
Omfattningen av leverantörsreskontrahantering för alla organisationer beror på:
- antalet leverantörer/tjänsteleverantörer som tillgodoser dess behov
- det betalningsbelopp som förväntas göras under en kort tidsperiod
- den typ av dokumentation som krävs för att validera köpprocessen
AP-avdelningen kan även ha kontakt med andra avdelningar såsom inköpsavdelningen i sin verksamhet.
Till exempel skulle en liten mamma-och-pop-butik endast kräva en grundläggande leverantörsreskontra-procedur. En enda reskontra kan registrera räkningar och fakturor i två kolumner – en för mottagna fakturor och den andra för gjorda betalningar. Här dubblerar inköpsavdelningen som AP-avdelning.
Leverantörsreskontrahanteringsavdelningar i större företag med fler intressenter kan inte fungera på detta enda reskontrasystem. De skulle behöva procedurer som innefattar flera steg: ta emot inköpsordern (PO) från inköpsavdelningen, ta emot fakturor från leverantören, matcha detaljerna på inköpsordern och fakturan, validering, godkännande och fakturabetalningar till leverantören.
I sådana fall blir ett mer utarbetat arbetsflöde viktigt för att effektivt hantera transaktionernas höga värde och volym.
Ett enkelt arbetsflöde för AP-processen inkluderar följande steg:
I slutet av processen skulle det belopp som skulle "betalas" i det första steget inte längre vara en skuld. Det kan finnas ingripande processer som involverar inköpsorder, verifikationer och godkännanden, men de grundläggande fem stegen är viktiga för att undvika fel och bedrägerier i utgifter.
Dokument associerade med AP-processen
Beroende på omfattningen av verksamheten kan ett företags leverantörsskulder inkludera många eller alla av följande dokument:
Inköpsorder – inköpsordern: Inköpsordern är ett juridiskt bindande avtal utfärdat av företaget till säljaren, som informerar om vilken typ av produkt/tjänst som beställts och kvantitet och priser som överenskommits. För stora företag är flera enheter involverade i PO-processen, inklusive personen/avdelningen som begär varorna/tjänsterna, inköpsavdelningen, leverantörsreskontraavdelningen, den mottagande avdelningen och leverantören.
Mottagningsrapport: Mottagningsrapporten för varor/tjänster är en bekräftelse på förvärvet av den beställda produkten/tjänsten från leverantören. Uppgifterna på kvittorapporten måste stämma överens med uppgifterna på den tidigare utfärdade inköpsordern.
Leverantörsfaktura: Samtidigt med eller efter mottagandet av de beställda varorna skulle företaget få fakturan/fakturan för produkten från leverantören av varorna/tjänsterna. I affärsänden kallas det leverantörsfakturan. Behandlingen av leverantörsfakturan är ensam ansvarig för AP-avdelningen, som verifierar uppgifterna på fakturan genom en trevägsmatchning mellan PO, kvittorapport och leverantörsfaktura och schemalägger betalningar efter godkännande.
Kuponger: Kuponger används ibland för att "godkänna" fullständigheten i godkännandeprocessen – det är som ett index till stöddokumenten som PO, kvittorapport, leverantörsfaktura etc. och innehåller information om godkännanden, ärendenummer och annan information relaterad till just det köpet.
Dessa dokument förvaras i en "öppen" fil tills betalningen har behandlats helt, varefter den märks "stängd".
För att illustrera, anta att en köpare, Buyer Inc., kräver 10 pennenheter för företaget. Den utfärdar en inköpsorder till sin leverantör, Supplier Inc., för de tio artiklarna, till ett pris av, till exempel, $15 per pennenhet, som ska levereras om fem dagar. PO genereras av inköpsavdelningen, varav en kopia skickas till Supplier Inc., en till AP-avdelningen, en till mottagaravdelningen och en som ska behållas av inköpsavdelningen. När Supplier Inc. tillhandahåller pennenheterna upprättas en mottagningsrapport (eller en kvittorapport) av ABC Inc. av inköpsavdelningen och leverantörsfakturan arkiveras av AP-avdelningen. Vid denna tidpunkt gör AP-avdelningen en trevägsmatchning mellan inköpsordern, kvittorapporten och inköpsfakturan för att kontrollera om beskrivning, kvantitet, kostnad och villkor stämmer överens i alla tre dokumenten. När matchningen är verifierad av AP-avdelningen initieras betalningen. Alla företag kanske inte har trevägsmatchningen, men en tvåvägsmatchning mellan PO och fakturan är nödvändig för att förhindra misskötsel av medel.
Vikten av AP Management och leverantörsreskontra arbetsflöde
Hanteringen av leverantörsreskontraprocesser är avgörande för att en företagsetablering ska fungera effektivt och felfritt. Dess betydelse uppstår eftersom:
- Det hjälper till att snabbt betala räkningar, vilket är viktigt för företagets kreditvärdighet och hjälper till att etablera sunda relationer mellan säljaren och företaget.
- Snabba betalningar förhindrar också försenade avgifter, straffavgifter eller förseningsavgifter.
- Behandling av leverantörsreskontra håller överutgifter i schack och förhindrar flera/dubbletter av betalningar för samma produkt/tjänst.
- Den håller koll på företagets behov och inköp, vilket hjälper till att undvika förseningar och avbrott i företagets dagliga verksamhet.
- Den konsoliderar alla köpåtgärder för enkel hämtning.
- AP-bearbetning eliminerar bedrägerier genom strikt uppföljning och kontroller i varje steg av processen.
- Det hjälper till att hantera kassaflödet bättre genom att endast möjliggöra betalningar när de förfaller, med hjälp av kreditfaciliteten som erbjuds av leverantörer etc.
Bredden av AP-processen
Processen för leverantörsreskontra omfattar nästan alla betalningar som görs av ett företag för varor och tjänster; lönehantering är dock inte en del av AP-processen, utan faller under klassen HR-ledning. AP för register över alla ekonomiska aspekter av inköp gjorda av företaget, vilket är avgörande för revisions- och skatteändamål.
Huvudmålen för AP är:
- För att säkerställa att betalningar är legitima och korrekta
- För att utnyttja tidiga betalningar eller dynamiska rabatter.
Integreringen av interna kontroller i AP-processen, särskilt i automatiserade processer, eliminerar bedrägliga eller felaktiga betalningar samtidigt som man säkerställer att alla fakturor redovisas.
Utmaningar för AP-processen
Några vanliga utmaningar för AP-bearbetning är:
- Tidsfördröjningar: Detta är särskilt sant med manuell AP-behandling eftersom pappersdokument måste flyttas över tabeller och avdelningar. Detta kan orsaka förseningar vid hantering av en faktura och betalning till säljaren. Förseningar längs betalningscykeln kan leda till sena mottaganden av beställda varor, dålig kreditvärdighet, dåliga relationer med leverantörer och avgifter/böter.
- Matchningsfel: Trevägsmatchningen är nödvändig för att säkerställa att alla leverantörsfakturor betalas korrekt. Avvikelser kan uppstå när det finns datainmatningsfel eller felaktig faktureringsinformation, vilket kan ta tid att identifiera eller åtgärda.
- Undantagshantering: Leverantörsreskontraavdelningarna måste hantera undantag som ofullständig och icke-matchande information i fakturor, vilket kan leda till kostsamma förseningar.
- Onödiga köp: Frånvaron av adekvata kontroller och checkpoints i leverantörsreskontracykeln kan resultera i onödiga eller obehöriga köp.
- Bedrägeri och stöld: AP-team måste ständigt vara vaksamma mot bedrägerier och stölder, både inifrån och utanför företaget.
- Saknade dokument: Pappersarbete kan resultera i felplacering och förlust av viktiga dokument som fakturor. Detta kan leda till en uppsjö av problem över redovisningsskuldcykeln, till att börja med friktion med leverantören till försenade operationer.
- Dubbel betalning: Inkonsekvenser och ineffektivitet i dokumentationen kan göra att en enda faktura betalas två gånger. Dubbla betalningar kan också förekomma om flera finansiell programvara används, istället för ett enda integrerat system.
- Blind fläckar: Pappers- och manuella processer är förknippade med opacitet som hindrar AP-team från att spåra företagets kassaflöde i realtid.
- Outsourcing av leverantörsskulder aktiviteter kontra automatisering av AP-ansvar
Effektivisering av kontoskuldcykeln
Behandlingen av leverantörsreskontra kan effektiviseras genom att centralisera alla relevanta AP-dokument och arkivera dem för enkel åtkomst. Sådan effektivisering kan möjliggöras genom automatisering. Automatisering tjänar följande syften:
- Eliminerar papperstrassel och minskar därmed bearbetningstiden och felfrekvensen
- Länkar inköpsorder och fakturor med elektronikbetalningar, vilket ger en fullständig bild av leverantörsreskontracykeln
- Hjälper till bättre leverantörshantering och förhindra leverantörsbedrägerier
- Möjliggör problemfri trevägsmatchning
- Tillåter integration av leverantörsreskontraprocessen med andra kärnverksamhetssystem som ERP och CRM
- Tillåter inställning av flera kontrollpunkter i redovisningsskuldcykeln för att undvika överutgifter eller onödiga köp
- Varningar och larm kan ställas in när avvikelser upptäcks i något skede av leverantörsreskontraarbetsflödet
- Möjliggör att ställa in betalningsfrister
- Möjliggör generering av periodiska rapporter för att förstå företagets utgiftsmönster och förbereda för revisioner och beskattning
Automatisera AP-hanteringsprocessen
Det digitalt förbättrade arbetsflödet för leverantörsreskontra tros ha startat 1978, med Visical, den första kalkylarksmjukvaran som kunde användas för kontohantering. Detta följdes av liknande mjukvara som kunde hjälpa företag att datorisera sin bokföring. Idag omfattar den digitala leverantörsreskontraprocessen insamling av fakturadata, kodning av fakturor med rätt konto och kostnadsställe, godkännande av fakturor, matchning av fakturor mot inköpsorder och bokföring av dem för betalningar.
En mängd olika leverantörsreskontra arbetsflödesprogram använder funktioner som t.ex Optisk teckenigenkänning (OCR) och intelligent datafångst (IDC) för att automatiskt fånga viktiga databitar som PO-nummer, mängd och datum. De använder också förinställda mallar för att konvertera alla dokument som är associerade med AP-hantering till digitala versioner.
På senare tid har alla redovisningsuppgifter, inklusive leverantörsreskontra, automatiserats med hjälp av AI-baserad teknik. Maskininlärning gör att AP-systemet kan lära sig av vanliga delar av processen och ge meningsfulla förslag på hur de ska hanteras i framtiden. Sådan AI-automatisering av AP-processerna kan ge AP-teamet mer tid att ägna sig åt de analytiska och administrativa funktioner som gynnar företaget.
Relaterade artiklar
- &
- 10
- Om oss
- tillgång
- Konto
- Redovisning
- förvärv
- tvärs
- åtgärder
- aktiviteter
- Avtal
- AI
- Alla
- bland
- mängd
- Analytisk
- AR
- Automatiserad
- automatisera
- Automation
- bakgrund
- Där vi får lov att vara utan att konstant prestera,
- fördel
- BÄST
- Bill
- fakturering
- Sedlar
- gränsen
- SLUTRESULTAT
- företag
- företag
- fånga
- fall
- Kontanter
- kassaflöde
- Orsak
- utmaningar
- avgifter
- Kontroller
- klass
- klienter
- koda
- Kodning
- Gemensam
- Företag
- företag
- innehåller
- Kärna
- kunde
- kredit
- kritisk
- avgörande
- Aktuella
- datum
- datering
- behandla
- fördröjningar
- levereras
- beroende
- detekterad
- digital
- digitalt
- dokument
- dubbla
- driv
- dynamisk
- Tidig
- effektiv
- effektivt
- Utveckla
- Elektronik
- element
- möjliggör
- säkerställa
- Företag
- enheter
- speciellt
- väsentlig
- etablera
- exempel
- utförande
- förväntat
- Facility
- Funktioner
- avgifter
- finansiella
- Förnamn
- Fast
- Flexibilitet
- flöda
- efter
- bedrägeri
- full
- fungera
- funktion
- fonder
- framtida
- generering
- Målet
- Mål
- varor
- större
- hjälpa
- hjälper
- här.
- Hög
- Hur ser din drömresa ut
- How To
- hr
- HTTPS
- Människa
- identifiera
- vikt
- med Esport
- Inc.
- innefattar
- innefattar
- Inklusive
- index
- informationen
- integrerade
- integrering
- integrationer
- Intelligent
- Gränssnitt
- involverade
- problem
- IT
- Nyckel
- Large
- större
- leda
- LÄRA SIG
- inlärning
- Ledger
- legitimitet
- Hävstång
- ansvar
- Maskinen
- maskininlärning
- gjord
- hantera
- ledning
- manuell
- Match
- matchande
- pengar
- mer
- multipel
- Natur
- nödvändigt för
- antal
- nummer
- bindningar
- Verksamhet
- beställa
- ordrar
- organisation
- Övriga
- p2p
- betalas
- Papper
- särskilt
- betalning
- betalningar
- Bild
- Punkt
- dålig
- PoS
- pris
- process
- processer
- bearbetning
- Produkt
- inköp
- inköp
- syfte
- Quantum
- betyg
- motta
- mottagna
- post
- register
- reducerande
- Förhållanden
- relevanta
- rapport
- Rapport
- kräver
- Obligatorisk
- ansvaret
- ansvarig
- intäkter
- Körning
- Skala
- sekunder
- Tjänster
- in
- inställning
- Kort
- kortsiktigt
- liknande
- Enkelt
- Storlek
- Small
- So
- Mjukvara
- Spendera
- Etapp
- igång
- lagra
- strömlinjeformad
- leverantörer
- Stödjande
- system
- System
- uppgifter
- skatt
- grupp
- Tekniken
- stöld
- Genom
- tid
- i dag
- spår
- Spårning
- Transaktioner
- transport
- förstå
- us
- användning
- godkännande
- värde
- mängd
- försäljare
- volym
- medan
- inom
- utan
- inom hela sverige
- skulle
- skrivning