Den omfattande guiden till inköpsautomatisering

Är du trött på att manuellt ange rekvisitioner, skapa inköpsorder, och spåra fakturor? Trött på att förlita sig på arbetsintensiva metoder för att hantera efterlevnadsfrågor? Önskar du att det fanns ett sätt att effektivisera dina upphandlingsprocesser?

Om så är fallet behöver du veta allt om inköpsautomatisering – ett kraftfullt verktyg som kan hjälpa dig att hantera inköpsprocessen effektivt. I den här artikeln kommer vi att avmystifiera processen för inköpsautomatisering och diskutera de många utmaningarna (och fördelarna), nya trender och bästa praxis som är förknippade med den.

Vad är inköpsautomatisering?

Inköpsautomatisering är användningen av teknik för att effektivisera inköp av varor och tjänster. Det är ett sätt att automatisera manuella uppgifter genom hela upphandlingsprocess, vilket gör det mer effektivt och kostnadseffektivt. Automatiseringen av denna process kan ta många former, från automatiserade e-postpåminnelser till användningen av artificiell intelligens (AI) algoritmer.

Genom att utnyttja avancerad teknik som AI, maskininlärning, robotprocessautomation (RPA), naturlig språkbehandling (NLP) och blockchain kan företag automatisera olika upphandlingsprocesser. Dessa processer kan innefatta orderhantering, betalningsplaner, leverantörsval och utvärdering, dokumenthantering, efterfrågeprognoser, fakturaavstämning och automatisering av leveranskedjan.

---

Vill du automatisera dina manuella AP-processer? Boka en 30-minuters livedemo för att se hur Nanonets kan hjälpa ditt team att implementera från början till slut AP-automatisering.

Planera en demonstration

Fördelar med inköpsautomatisering

Reducerade kostnader

Automatisering kan minska tiden det tar att behandla beställningar, skapa inköpsförfrågningar och många andra uppgifter. Vilket innebär att du kommer att spendera mindre pengar på löner och andra resurser.

Förbättrad effektivitet

När du har färre personer som arbetar med varje uppgift, blir det färre fel som görs av mänskligt omdöme. Detta innebär att ditt företag kommer att kunna få mer gjort på kortare tid också!

Förbättrad noggrannhet

Med färre misstag som görs av människor som inte är utbildade yrkesverksamma, finns det mindre utrymme för misstag när det gäller att se till att allt görs korrekt innan man går vidare med något annat specifikt relaterat till upphandlingsprocesser inom själva organisationen.

Ökad smidighet

Inköpsautomatisering är som att ha ett extra par händer för att hjälpa organisationer att anpassa sig till förändringar på marknaden och affärsbehov. Att ta hand om repetitiva inköpsuppgifter frigör värdefull tid och resurser så att företag kan fokusera på att bygga bättre relationer med leverantörer, komma med innovativa idéer och fatta strategiska beslut.

Datadriven beslutsfattande

När företag använder inköpsautomatisering får de tillgång till några kraftfulla verktyg för att analysera data. Detta inkluderar saker som utgiftsanalys, som hjälper dig att förstå hur mycket pengar du spenderar på olika saker, och prestationsstatistik, som kan berätta hur väl dina upphandlingsprocesser fungerar. Men det är inte allt – prediktiv analys ingår också, vilket innebär att du kan använda data för att förutsäga vad som kan hända i framtiden. Genom att ha all denna information kan företag fatta bättre beslut om hur de ska spendera sina pengar och även identifiera möjligheter och risker som de kanske inte hade märkt annars. Så när det kommer till upphandling är det definitivt rätt väg att använda data för att driva beslutsfattande!

Förbättrad efterlevnad

När företag använder automation i sina upphandlingsprocesser kan de se till att de följer alla regler och förordningar som gäller för dem. Detta inkluderar saker som upphandlingspolicyer, etiska standarder och hållbarhetskrav. Genom att automatisera uppgifter relaterade till efterlevnad kan företag minska risken att hamna i problem för att inte följa reglerna. Det kan innebära att undvika påföljder eller böter, vilket kan bli riktigt kostsamt.

Vad är processen för inköpsautomatisering?

Att komma igång med automatiserad upphandling är enklare än du kanske tror. Själva processen kan delas upp i några viktiga steg:

Datainsamling

Börja med att samla in data som produkt- och leverantörsinformation, inköpsorderhistorik, fakturastatus och mer. Att samla in denna information hjälper dig att bättre förstå dina organisationsbehov och mål.

Ta ett steg tillbaka och bedöm hur effektiv din nuvarande process är, var knäpppunkterna finns och vilken typ av automatisering som skulle hjälpa till att förändra saker och ting.

Inköpsoptimering

När du har all nödvändig data är det dags att optimera din process. Använd algoritmer för att analysera insamlad data och identifiera potentiella kostnadsbesparingar, föråldrade produkter, överutgiftsrisker och möjligheter till standardisering.

Inköpsautomation

Använd teknikverktyg för att automatisera inköpsprocessen – inklusive automatiska inköpsorder, val av leverantör, kontraktshantering och mer. Detta förbättrar din förmåga att spåra och hantera kontrakt samtidigt som du minskar kostnaderna i form av handläggningstid och administrativa omkostnader.

Det finns en rad olika lösningar där ute – från grundläggande lösningar till fullskaliga lösningar på företagsnivå – så det är viktigt att undersöka vad som finns tillgängligt och hitta rätt passform för din organisation.

Genomförbarhet och intressentsignering

Få en uppfattning om implementeringskostnaderna så att du vet vad du står inför när du väl har flyttat. Se till att alla inblandade i beslutsprocessen är med innan du gör några åtaganden för att säkerställa att alla är på samma sida och kommer att stödja övergången från papper till digitalt.

Utveckla en plan

När alla förberedelser är omhändertagna är det dags att ta fram en plan för implementering som står för utbildning av anställda, datasäkerhet och andra nödvändiga steg innan man går live med automatiserade upphandlingssystem.

Övervakning & Rapportering

Slutligen, övervaka prestandamått såsom leveranstidlinjer, utgiftssynlighet och leverantörsprestanda över tid för att säkerställa att målen uppfylls och att eventuella problem snabbt identifieras och åtgärdas.

Utmaningar med inköpsautomatisering

När det kommer till automatiserad upphandling finns det några utmaningar att ta hänsyn till. Även om processen kan låta enkel på papperet, kan den vara komplex i praktiken. Här är en sammanfattning av några hinder du kan möta:

Change Management

Att byta över till automatiserade inköpslösningar kräver inköp från intressenter och personal i hela organisationen. Detta kan vara svårt, eftersom det ofta finns ett visst motstånd mot förändringar och införandet av ny teknik tar tid.

Kostnadsöverväganden

Automatisering kräver förhandsinvesteringar i termer av både tid och pengar, vilket kan göra övergången skrämmande för vissa organisationer. Att noggrant utvärdera alternativ och förstå relaterade kostnader är nyckeln när man väljer en automatiserad lösning som bäst passar din organisations behov.

Dataintegration

Lösningar för inköpsautomatisering är bara framgångsrika om de integreras med befintliga system och databaser för att ge en heltäckande bild av leverantörsdata, produktpriser, inköpsorder etc. Till exempel bör alla potentiella lösningar du väljer ha förmågan att kommunicera med din ekonomi. system för att tillhandahålla detaljerad transaktionshistorik för bättre beslutsprocesser inom organisationen.

---

Ställ in beröringsfria AP-arbetsflöden och effektivisera leverantörsreskontraprocessen inom sekunder. Boka en 30-minuters livedemo nu.

Planera en demonstration

Bästa praxis för inköpsautomatisering

Bedöm dina behov

Innan du börjar titta på teknik är det viktigt att bedöma exakt vad du försöker åstadkomma med inköpsautomatisering. Vill du ha bättre insyn i utgiftsdata? Vill du förbättra leverantörsprestanda genom analyser och insikter? Finns det några ineffektiviteter i nuvarande processer som skulle kunna åtgärdas med nya verktyg eller system? När du väl har en tydlig bild av vad som behöver förbättras, då är det dags för steg två!

Arbeta med experter

En av de viktigaste sakerna du kan göra är att involvera experter som har expertis inom inköpsautomatisering. De kommer att kunna guida dig genom processen, hjälpa dig att planera för utmaningar och identifiera potentiella fallgropar. Att konsultera en expert kan avsevärt förbättra hastigheten och tillförlitligheten för din övergång.

Välj rätt teknik för ditt företag – och håll dig till det!

När du väljer vilken programvara för inköpsautomatisering som är vettig för din organisation, överväg faktorer som kostnadseffektivitet kontra användarvänlighet över tid; skalbarhet av båda mjukvarulösningarna själva samt deras förmåga inom större organisationer. Oavsett om de integreras väl med andra befintliga system som redan används inom en företagsmiljö som ERP-plattformar. Det är också viktigt att inte bara titta på en leverantör utan snarare undersöka flera alternativ innan du fattar några beslut om inköpsautomatiseringsprocessen.

Utveckla en plan

Innan du implementerar något nytt mjukvarusystem eller processförändring – särskilt en så komplex som inköpsautomatisering – är det klokt att skapa en tydlig plan för hur saker och ting kommer att fungera när allt har satts i verket. Detta bör inkludera tidslinjer för varje steg tillsammans med specifika mått som framgång kan mätas mot senare. Vi förväntar oss till exempel att denna nya policy kommer att öka vår försäljning med 20 % under sex månader.

Vanliga användningsfall av inköpsautomatisering

Inventory Management

Detta är en av de mest grundläggande användningsområdena för inköpsautomatisering, eftersom det låter dig spåra dina lagernivåer och se till att du inte får slut på produkter eller förnödenheter innan de behövs.

Försäljarstyrelse

Denna funktion gör det möjligt för företag att hålla reda på alla sina leverantörer på ett ställe, vilket gör det enkelt att arbeta med dem regelbundet och se till att alla betalningar går igenom smidigt i slutet av varje månad (eller år).

Avtalshantering

Avtalshanteringsfunktioner tillåter företag att skapa kontrakt med sina leverantörer för att säkerställa att kvalitetskontrollstandarder uppfylls konsekvent över tiden. Detta hjälper till att förhindra problem från att uppstå på vägen på grund av dålig prestanda från båda sidor under ett projekt eller andra typer av avtal mellan två parter.

Leverantörsrelationshantering

Lösningar för hantering av leverantörsrelationer kan vara en game-changer för organisationer som arbetar med leverantörer. De förenklar processen att hantera leverantörsrelationer genom att automatisera uppgifter som att spåra leverantörernas prestanda, hålla kontakten med dem och arbeta tillsammans mot gemensamma mål.

Nya trender inom inköpsautomatisering

Även om inköpsautomatisering redan är en spelomvandlare för inköpsprocessen, kommer det bara att bli bättre. Här är några av de framväxande trenderna inom inköpsautomatisering:

Konstgjord intelligens och maskininlärning

AI-drivna automationslösningar blir allt mer populära, och de kan analysera data snabbt och exakt för att snabbare fatta bättre beslut. Inte bara det, utan maskininlärning gör att dessa verktyg kan bli mer exakta och effektiva över tiden när de samlar in mer data.

Blockchain Technology

Blockchain-teknik används i upphandlingsprocessen för att tillhandahålla en oföränderlig reskontra som registrerar varje steg i inköpsprocessen. Detta hjälper till att säkerställa större transparens, noggrannhet och kostnadsbesparingar – och det kan användas för att stödja efterlevnad av regelverk.

Digitalisering av dokument

Digitalisering av dokument har möjliggjorts med molnbaserad teknik som OCR (optisk teckenigenkänning). Denna teknik gör att skannade dokument kan konverteras till digitala filer, vilket möjliggör snabbare dokumentbehandlingstider. Dessutom, istället för att ha pappersarbete utspridda överallt, lagras de säkert i ett enda system.

Löftet om dessa framväxande trender – plus den fortsatta utvecklingen av nuvarande processer – visar att inköpsautomatisering är här för att stanna som en transformerande kraft i affärsverksamheten.

Hur kan Nanonets hjälpa till med inköpsautomatisering?

Nanonets AI-drivna plattform kan hjälpa till med inköpsautomatiseringsprocesser genom att automatisera dokumentdatainsamling och extraheringsuppgifter. Till exempel kan plattformen extrahera data från fakturor, inköpsorder och andra upphandlingsrelaterade dokument och automatiskt fylla i dessa data i upphandlingssystem eller arbetsflöden. Denna automatisering minskar risken för fel, ökar bearbetningshastigheten och låter anställda fokusera på mer värdeskapande uppgifter.

Utöver detta tillhandahåller Nanonets ett system med ett intuitivt användargränssnitt och anpassade arbetsflöden för att effektivisera din processautomatisering.

Planera en demonstration

Slutsats

Sammanfattningsvis är framtiden för inköpsautomatisering här. Med det kommer en unik uppsättning möjligheter och utmaningar. Men de som anammar dess kraft kommer att skörda frukterna av ökad effektivitet, bättre noggrannhet och kostnadsbesparingar. Genom att följa de bästa praxis som beskrivs här kan organisationer effektivisera sina upphandlingsprocesser och bli mer konkurrenskraftig på den globala marknaden.

Med Nanonets kan företag dra nytta av det senaste inom maskininlärning och AI-teknik för att automatisera sina inköpsprocesser för att förbättra noggrannheten, minska kostnaderna och använda sin arbetsstyrka mer effektivt.

Så var inte rädd för att ta steget. Det är dags att börja automatisera din upphandlingsprocess och ta ditt företag till nästa nivå.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Minting the Future med Adryenn Ashley. Tillgång här.
• Köp och sälj aktier i PRE-IPO-företag med PREIPO®. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/