Vad är leverantörsreskontra?

Leverantörsskulder är en redovisningsterm som hänvisar till de pengar som ett företag är skyldigt en säljare eller en leverantör – för att ha utnyttjat deras produkter eller tjänster.

När ett företag köper produkter/tjänster från en säljare/leverantör med ett arrangemang för att betala senare kallas beloppet för leverantörsskulder – tills betalningen är gjord.  Det är en form av kredit som erbjuds av säljaren/leverantören.

Leverantörsskulden bokförs när en faktura godkänns för betalning. Det registreras i huvudboken (eller AP-reskontran) som en utestående betalning eller skuld tills beloppet har betalats. Skulderna kan vara Leverantörsskulder (köp av fysiska varor som är registrerade i en inventering) eller Kostnadsskulder (köp av varor och tjänster som faktureras, t.ex. reklam, underhållning, resor, kontorsmaterial och verktyg).

---

Automatisera datafångst, bygg arbetsflöden och effektivisera leverantörsreskontraprocessen inom sekunder. Ingen kod krävs. Boka en 30-minuters livedemo nu. Automatisera fakturabetalningar med AI.

Planera en demonstration

---

Innehållsförteckning

---

Vill du automatisera dina manuella 3-vägsmatchningsprocesser? Boka en 30-minuters livedemo för att se hur Nanonets kan hjälpa ditt team att implementera från början till slut AP-automatisering.

Planera en demonstration

---

Ett exempel på leverantörsreskontra

ABC bageri beställer 50 lbs socker från grossisthandlaren XYZ Traders till en kurs av 50 cent per pund. XYZ Traders erbjuder en kredittid på 30 dagar efter leverans till bageriet, inom vilken ABC ska betala räkningen på $25. Tills bageriet betalar XYZ handlare kommer beloppet på 25 USD att kallas leverantörsskulder och visas som skuld gentemot borgenärer i bageriets balansräkning.

$25 registreras som en tillgång i balansräkningen för XYZ-handlare tills betalningen tas emot.

Leverantörsskulder inkluderar, förutom köp av varor, följande:

• Transport och logistik
• Effekt / Energi / Bränsle
• Leasing
• Licens
• Tjänster (montering/underleverantör)

---

Ställ in beröringsfria AP-arbetsflöden och effektivisera leverantörsreskontraprocessen inom sekunder. Boka en 30-minuters livedemo nu.

Planera en demonstration

---

Vikten av leverantörsreskontra

AP är viktigt på grund av följande skäl:

Det säkerställer betalning av räkningar i tid, vilket i sin tur förbättrar företagets kreditvärdighet och långsiktiga relationer med leverantörer.

• Snabb betalning av fakturor säkerställer ett oavbrutet flöde av varor och tjänster, vilket leder till ett smidigt flöde av affärsverksamheten.
• Tidig betalning undviker försenade betalningar, straffavgifter och andra förseningsavgifter.
• Organiserad AP möjliggör systematisk spårning av fakturor och betalningar.
• AP underlättar kassaflödet genom att endast göra betalningar vid förfallodagen och använda kreditfaciliteter som erbjuds av säljaren.
• Stringent AP undviker leverantörsbedrägeri och stöld.

AP är inte utan sina nackdelar. Det anses ofta vara en ekonomisk börda för leverantörer som måste vänta på betalning efter leverans av produkter och tjänster. Från företagets sida indikerar en balansräkning med långvarig leverantörsskuld en prekär kassaställning. Dessa nackdelar kan övervinnas genom etiska, juridiska och logiska AP-processer.

Komponenter i leverantörsreskontraprocessen

Leverantörsreskontra är en process i flera steg och består av några viktiga steg:

• AP inleder med bolagets beslut att upphandla varor/tjänster på ett kreditsystem.
• Att välja leverantörer som erbjuder kreditfaciliteter.
• Att jämföra leverantörernas kreditpolicyer vad gäller tillåtna kreditdagar, försenade betalningsavgifter, kontantrabatt vid förtida betalning etc. och välja leverantör med de villkor som bäst passar företaget.
• Efter upphandlingsprocess – inköpsrekvisition, inköpsorder, faktura, kvitto – av verksamheten.
• Redovisning av fakturor/fakturor i böckerna som leverantörsreskontra när varorna har tagits emot.
• Bokföring hjälper till med interna och externa revisioner i företaget och med att analysera utgiftsmönster, vilket i sin tur hjälper till med ekonomisk planering och uppfyllande av standarder och regelverk.
• Spåra datum på räkningar för att säkerställa betalning före förfallodagen.
• Betalning före förfallodatum
• Kommunicera med säljaren att betalningen har gjorts.

Att dra full nytta av kredittiden hjälper till att hantera kassaflödet effektivt. Man måste dock komma ihåg att den mest effektiva användningen av kreditvillkor är att veta när man ska betala räkningar.

Den konventionella leverantörsreskontraavdelningen

Ett team som ansvarar för manuella leverantörsreskontraprocesser ansvarar för att registrera och behandla finansiella transaktioner relaterade till inköp och leverantörer.

En rad yrkesverksamma anställs för detta ändamål:

• Datainmatningsanalytikern matar in fakturorna i det digitala systemet när de tas emot.
• Betalningsanalytikern är ansvarig för att betala fakturor på förfallodagen
• Undantagsanalytikern åtgärdar avvikelser i fakturor och hanterar betalningsfel.
• Smakämnen försäljarstyrelse personal skapar och hanterar leverantörsdatabasen och korrelerar den med olika upphandlingsoperationer.
• Leverantörsansvarig samordnar med teamet för felfri och sömlös fakturahantering.

Alla medlemmar i teamet arbetar för att skapa och upprätthålla starka leverantörsrelationer. Teamet måste också hålla noga koll på AP-utgifterna och upprätthålla interna kontroller för att skydda kassautflödet.  

En effektiv och välskött leverantörsreskontra arbetsflöde kan spara företag avsevärda mängder tid och pengar när det gäller AP-processen. Organisationer kan i sällsynta fall också outsourca AP funktioner till externa myndigheter.

Utmaningar till den manuella leverantörsreskontraprocessen

Manuella leverantörsreskontraprocesser har följande problem:

• Problem i samband med manuell datainmatning: Manuell inmatning av fakturor i systemet kan vara tidskrävande, ineffektivt och risk för fel. Alla dessa kan ta en vägtull på företagets funktion och resultat.
• Förseningar i betalning: Manuell tillsyn och misstag kan leda till sena betalningar och missnöjda leverantörer. Det kan också påverka kreditvärdighet och trovärdighet för företaget som kund till säljaren.
• Olyckliga anställda: Den vardagliga, repetitiva karaktären hos många av de uppgifter som är involverade i AP-processen kan leda till missnöje i arbetet och relaterade problem inklusive personalomsättning.
• Otymplig information: När ett företag växer i storlek och det finns fler fakturor som ska hanteras, kan mängden information om leverantörer, produkter, tjänster, kostnader, leverans och förfallodatum bli överväldigande. Det blir också svårt att hitta dokument och bokföringen kan bli en mardröm.
• Opacitet för data: Spårning av pappersfakturor och fysiska AP-dokument kan bli svårt för att inte säga omöjligt när AP-avdelningen växer i storlek för att hantera många upphandlingsprocesser.
• Bedrägeribenägenhet: Bristen på synlighet i manuella leverantörsreskontrasystem kan utsätta ditt företag för säkerhetsbrister och bedrägerier.

Fördelar med att automatisera leverantörsreskontraprocessen

Att automatisera leverantörsreskontraprocessen leder till följande fördelar:

• Tidsbesparing: Det sägs så 25 % av en arbetsvecka läggs på vardagliga manuella fakturahanteringsuppgifter, tid som bättre kan läggas på mer produktiva aktiviteter.
• Kostnadsbesparingar: Manuell hantering av en enda faktura har visat sig kosta 12-15 USD. Automatisering kan eliminera mycket av denna kostnad. Dessutom håller automatiserade lösningar reda på fakturans förfallodatum och hjälper till att betala fakturan vid en optimal tidpunkt, vilket förbättrar kassaflödet, undviker förseningsavgifter och upprätthåller bättre relationer med leverantörer.
• Intäktsgenerering: Snabba betalningar som möjliggörs av automatisering kan inte bara undvika sena betalningsavgifter utan också förbättra företagets kreditvärdighet och göra det öppet för rabatter och rabatter från leverantörer.
• Minskning av fel: Manuell fakturahantering är förknippad med fel på grund av mänsklig tillsyn. Automatisering kan eliminera många av de fel som är förknippade med manuella leverantörsreskontraprocesser.
• Flexibilitet i betalningen: Automatisering kan möjliggöra beslutsfattande om när och hur fakturor ska betalas (t.ex. papperscheck, ACH eller genom virtuella kort där du tjänar återbäringsrabatter).
• Bättre underhåll av data: Manuell sållning av pappersarbete kan vara plågsamt och felbenäget. Underhållet av en digital databas möjliggör bättre åtkomst och hämtning av data, och effektiviserar därmed cykeln för att köpa till betalning. Sådan hantering möjliggör också analyser för rapportering och spårning av företagets inköp och kassaflöde.
• Säkerhet: Automationslösning för leverantörsreskontra kan lagra data i en centraliserad server eller molnet som ger säkerhet

Vad du ska leta efter i ett leverantörsreskontraprogram

Det är viktigt att välja en Programvara för AP-automatisering som ger maximal avkastning på investeringen. En programvara för automatisering av leverantörsskulder måste innehålla datafångst, fakturahantering, automatiserade godkännanden och betalningar. De grundläggande funktionerna som måste sökas när man letar efter en AP-automatiseringsprogramvara inkluderar:

• Korrekt insamling av fakturadata: Konverteringen av fakturadata till ett vanligt digitalt format är den enskilt viktigaste aspekten av att skapa effektivitet i AP-automatisering. Manuell datainmatning är dyr, risk för fel och tidskrävande. Ett bra OCR-verktyg tillåter intelligent infångning av relevant data utan mänsklig inblandning, vilket sparar tid, pengar och mänskliga fel.

• Enkla fakturagodkännanden: De som godkänner fakturor är ofta upptagna chefer och chefer och det automatiska fakturagodkännandet måste vara enkelt, intuitivt och bekvämt för sådan personal. Den som godkänner måste kunna se och godkänna en faktura med ett enda klick, oavsett vilken enhet de kommer åt fakturan från.
• Möjlighet att spåra AP-fakturor i realtid: Arbetsflödesverktyg måste också tillåta alla intressenter att enkelt spåra fakturan. Detta kommer att undvika förseningar, felaktig kommunikation och misskötsel i kontobearbetningsprocessen.
• Integration med befintligt redovisningssystem: Företaget får använda andra digitala plattformar och mjukvara och AP-verktyget ska kunna integreras med dessa för att förhindra missmatch i data och verksamhet.
• Automatisering av betalningar: Det sista steget i AP-processen är betalning. Efter att alla godkännanden har registrerats måste programvaran kunna initiera och behandla betalningen till leverantören för att slutföra och avsluta leverantörsreskontraprocessen för just den upphandlingen.
• Datalagring: Beroende på företagets behov kan all AP-data lagras på en centraliserad server eller moln. Typen av lagring måste bestämmas av företaget innan lansering på AP-automatisering.

Slutsats

Automatisering av kontobearbetningen kan eliminera problemen i samband med manuella processer, såsom tidsförseningar, fel och slöseri med mänsklig ansträngning.  

Effektiv AP-programvara som Nanonets kan möjliggöra bättre processer för att köpa till betalning, säkerställa skatteefterlevnad, automatisera 3-vägs matchning, optimera AP-dagar eller DPO, förhindra bedrägerier, effektivisera kassaflöden, underhålla leverantörsrelationer och lagra data för eftervärlden. Automation föder effektivitet och kan orkestrera processen för att köpa till betalning för långsiktigt värde. Digitalt möjliggörande av AP-processen skulle främja affärsstrategier genom att göra relationer mellan leverantör och kund till en konkurrensfördel.