Vad är fakturaavstämning?

Effektiv ekonomisk förvaltning är avgörande för framgång och tillväxt för alla företag. En viktig aspekt av ekonomihanteringen är fakturaavstämning. Oavsett om du är ett litet företag eller ett stort företag, är avstämning av fakturor en viktig process för att säkerställa noggrannhet, identifiera avvikelser och upprätthålla en stark finansiell kontroll.

I den här omfattande guiden kommer vi att fördjupa oss i fakturaavstämning, dess betydelse för företag, steg-för-steg-processen för att uppnå den och hur automatisering kan effektivisera den. I detta sammanhang kommer vi också att utforska fördelarna med att utnyttja Nanonets, en kraftfull automatiserad lösning, för sömlös och effektiv fakturaavstämning.

Vad är fakturaavstämning?

Fakturaavstämning är processen att jämföra och matcha fakturor med relevanta stöddokument för att säkerställa korrektheten och integriteten för finansiella transaktioner. Det innebär att granska detaljerna för varje faktura, verifiera dem mot inköpsorder, kvitton och andra relevanta uppgifter, och lösa eventuella avvikelser eller fel som kan uppstå.

Det primära målet med fakturaavstämning är att säkerställa att ett företags finansiella register är korrekta, fullständiga och i linje med de mottagna varorna eller tjänsterna. Denna process tillhandahåller en mekanism för att korskontrollera och validera de belopp, kvantiteter och villkor som anges i fakturorna för att säkerställa att de matchar de överenskomna villkoren.

Varför är det viktigt med fakturaavstämning?

Den globala marknaden för avstämningsprogramvara förväntas växa från 1.28 miljarder USD 2023 till 3.40 miljarder USD 2030, vid en CAGR på 14.9 %. Uppenbarligen är fakturaavstämning ett avgörande affärsbehov som erbjuder flera viktiga fördelar. Nedan är några viktiga.

Finansiell noggrannhet och kontroll

Fakturaavstämning fungerar som en viktig affärsprocess som erbjuder flera viktiga fördelar, inklusive finansiell noggrannhet och kontroll. Det fungerar som ett kontrollsystem som säkerställer korrektheten och integriteten för finansiella transaktioner. Genom att matcha fakturor med bokföringsposter i huvudboken kan företag identifiera och rätta till dubblettposter, fel eller extra utbetalningar, och hålla sina böcker i korrekt balans. Denna process skyddar företag från överutgifter och hjälper till att upprätthålla finansiell kontroll.

Kund- och partnerretention

Exakta och avstämda siffror är avgörande för att bygga och upprätthålla solida relationer med leverantörer och leverantörer. När fakturor stäms av kan företag på ett tryggt sätt kommunicera med sina partners och visa transparens och förtroende. Avstämda siffror ger tydlighet och säkerhet och främjar en positiv arbetsmiljö. Detta hjälper till att undvika missförstånd eller tvister som uppstår på grund av felaktiga eller inkonsekventa siffror, vilket stärker leverantörs- och leverantörsrelationer.

Kostnadshantering och bedrägeriförebyggande

Fakturaavstämning gör det möjligt för företag att effektivt hantera kostnader och förhindra bedrägliga aktiviteter. Genom att noggrant granska och jämföra fakturor mot stödjande dokument kan företag identifiera avvikelser, överdebiteringar eller obehöriga utgifter. Detta proaktiva tillvägagångssätt tillåter dem att vidta omedelbara åtgärder för att åtgärda dessa problem, skydda sina ekonomiska resurser och skydda mot potentiella ekonomiska förluster.

Efterlevnad och revisionsberedskap

Avstämda fakturor ger en solid grund för efterlevnad av myndighetskrav och internrevision. Genom att säkerställa noggrannheten och fullständigheten i de finansiella dokumenten kan företag enkelt visa att de följer finansiella bestämmelser och interna kontroller. Detta hjälper dem att följa rättsliga skyldigheter och vara väl förberedda för externa revisioner eller granskningar.

Informerat ekonomiskt beslutsfattande

Tillförlitliga och avstämda fakturadata spelar en avgörande roll i välgrundat ekonomiskt beslutsfattande. Genom att ha korrekt och uppdaterad finansiell information kan företag fatta strategiska beslut med tillförsikt. Avstämda fakturor ger en tydlig bild av finansiella åtaganden, skulder och kassaflöde, vilket gör det möjligt för företag att planera effektivt, allokera resurser effektivt och driva tillväxt.

I nästa avsnitt kommer vi att ge dig en steg-för-steg-guide om hur du stämmer av fakturor på ett effektivt sätt, vilket säkerställer finansiell noggrannhet och kontroll i ditt företag.

Hur man stämmer av fakturor: en steg-för-steg-guide

Avstämning av fakturor är en systematisk process som innefattar flera viktiga steg för att säkerställa riktighet och fullständighet. Genom att följa denna steg-för-steg-guide kan företag effektivisera sin fakturaavstämningsprocess och upprätthålla finansiell kontroll:

1. Samla in fakturadokumentation: Samla in alla relevanta fakturor, inköpsorder, kvitton och stödjande dokument för avstämningsprocessen. Se till att du har en komplett uppsättning poster att jämföra och matcha.
2. Verifiera fakturauppgifter: Granska varje faktura för korrekthet, inklusive leverantörsinformation, fakturanummer, datum, artikelbeskrivningar, kvantiteter och priser. Korsreferens denna information med motsvarande inköpsorder och kontrakt för att säkerställa konsekvens.
3. Matcha fakturor med betalningar: Jämför fakturor med betalningsuppgifter, till exempel kontoutdrag, för att identifiera eventuella avvikelser eller uteblivna betalningar. Se till att alla fakturor har redovisats korrekt i din ekonomi.
4. Kontrollera om det finns fel eller avvikelser: Granska noggrant varje faktura och stödjande dokument för eventuella fel, såsom felaktiga belopp, dubbletter av avgifter eller obehöriga utgifter. Undersök eventuella avvikelser och vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till dem.
5. Avstäm utestående saldon: Identifiera eventuella utestående saldon eller öppna fakturor som inte har lösts. Följ upp med leverantörer eller leverantörer för att klargöra eventuella utestående belopp och se till att de är korrekt redovisade.
6. Uppdatera huvudbok och redovisning: Gör nödvändiga justeringar i din huvudbok och bokföring för att återspegla den avstämda fakturainformationen korrekt. Uppdatera motsvarande konton, utgiftskategorier och alla relevanta ekonomiska mätvärden.
7. Dokumentavstämningsprocess: Håll ett register över din fakturaavstämningsprocess, inklusive vidtagna steg, upptäckter och eventuella korrigerande åtgärder. Denna dokumentation fungerar som en revisionsspår och kan vara användbar för framtida referenser eller interna/externa revisioner.
8. Avstämning på regelbunden basis: Upprätta ett regelbundet schema för fakturaavstämning för att säkerställa snabb och konsekvent finansiell kontroll. Detta kan vara en vecko-, månads- eller kvartalsprocess, beroende på dina affärsbehov och transaktionsvolym.

Genom att följa dessa steg kan företag effektivt stämma av sina fakturor, säkerställa finansiell noggrannhet och behålla kontroll över sina finansiella processer. I nästa avsnitt kommer vi att utforska hur automatisering kan effektivisera fakturaavstämningsprocessen, vilket ger större effektivitet och noggrannhet.

Hur automatisering kan effektivisera fakturaavstämningsprocessen

Enligt en rapport från 2021 från PayStream Advisors angav 48 % av de svarande manuella godkännanden och manuell datainmatning som de främsta utmaningarna i deras fakturaarbetsflödesprocess. Fortfarande, 86 % av små och medelstora företag (SMF) använder manuella processer för att stämma av fakturor.

Manuell fakturaavstämning kan vara tidskrävande, risk för fel och resurskrävande. A färsk studie fann att den genomsnittliga fakturan tar 10 dagar att behandla, och med tanke på de många fakturor som ett företag får varje månad, kan detta arbete läggas ihop.

Tack och lov erbjuder automatisering ett kraftfullt sätt att effektivisera och förbättra effektiviteten i fakturaavstämningsprocessen. Här är några sätt som automatisering kan gynna ditt företag på:

Ökad hastighet och effektivitet

Automatisering eliminerar behovet av manuell datainmatning och repetitiva uppgifter, vilket gör att fakturor kan behandlas och stämmas av mycket snabbare. Med automatisk insamling av fakturor och dataextraktion kan relevant information extraheras från fakturor exakt och automatiskt. Detta minskar tiden som läggs på manuell datainmatning och ökar den totala hastigheten för avstämningsprocessen.

Förbättrad noggrannhet och felminskning

Manuell fakturaavstämning är känslig för mänskliga fel, såsom misstag vid inmatning av data eller förbiseende avvikelser. Automatisering minimerar risken för fel genom att utnyttja avancerad teknik som optisk teckenigenkänning (OCR) för att extrahera data från fakturor med hög noggrannhet. Det säkerställer att den extraherade informationen är korrekt matchad och avstämd, vilket minskar risken för avvikelser eller felaktigheter.

Förbättrad synlighet och spårning

Automation ger insyn i realtid i fakturaavstämningsprocessen. Det låter dig spåra framstegen, identifiera flaskhalsar och få insikter om statusen för varje faktura. Med automatiserade arbetsflöden och aviseringar kan du enkelt övervaka avstämningsprocessen, säkerställa snabba åtgärder och minska förseningar.

Effektiviserad godkännande och undantagshantering

Automatiserade arbetsflöden möjliggör sömlös dirigering av fakturor för godkännande, vilket säkerställer att lämpliga intressenter granskar och godkänner betalningar. Undantag, såsom fakturor med avvikelser eller saknad information, kan flaggas och skickas automatiskt till relevant personal för lösning. Detta effektiviserar godkännandeprocessen och minskar den tid och ansträngning som krävs för att hantera undantag manuellt.

Ökad efterlevnad och revisionsbarhet

Automatisering hjälper till att upprätthålla efterlevnad av finansiella regler och interna policyer. Genom att implementera fördefinierade regler och valideringskontroller kan du säkerställa att fakturor stäms av i enlighet med ditt företags riktlinjer. Automatiserade revisionsspår ger en omfattande översikt över avstämningsprocessen, vilket gör det lättare att spåra och granska transaktioner vid behov.

Automatiserad fakturaavstämning med Nanonets

Nanonets erbjuder avancerade automationslösningar som kan revolutionera din fakturaavstämningsprocess. Med intelligenta dataextraktionsmöjligheter och arbetsflödeshantering är Nanonets specialiserat på att extrahera nyckelinformation korrekt och effektivt, och automatisera matchnings- och avstämningsprocessen. Genom att utnyttja kraften i artificiell intelligens och maskininlärning använder Nanonets avancerade OCR-tekniker (Optical Character Recognition) för att exakt fånga relevant data från fakturor, såsom leverantörsnamn, fakturanummer, artikelbeskrivningar, kvantiteter och prisbelopp.

Nanonets OCR-funktioner är designade för att hantera ett brett utbud av fakturaformat, inklusive digitala fakturor, skannade dokument och även fakturor med komplexa layouter. De avancerade algoritmerna kan intelligent bearbeta ostrukturerad data och extrahera information från olika delar av fakturan, oavsett placering eller formatering.

När data har extraherats använder Nanonets sitt intelligenta arbetsflödeshanteringssystem för att automatisera matchnings- och avstämningsprocessen. Den extraherade informationen korsreferens med motsvarande bokföringsposter, vilket säkerställer noggrannhet och identifierar eventuella avvikelser. Denna automatiserade avstämning minskar avsevärt tiden och ansträngningen som krävs för manuell datainmatning och avstämning, vilket frigör värdefulla resurser för mer strategiska uppgifter.

Dessutom integrerar Nanonets sömlöst med befintliga system, vilket möjliggör smidigt samarbete och strömlinjeformad kommunikation mellan teammedlemmar som är involverade i faktureringsprocessen. Denna integration eliminerar behovet av manuell dataöverföring mellan olika plattformar, vilket minimerar fel och säkerställer datakonsistens.

Nanonets avancerade algoritmer lär sig och förbättras med tiden, och anpassar sig till förändrade fakturaformat och variationer. Denna anpassningsförmåga förbättrar noggrannheten och effektiviteten i fakturaavstämningsprocessen, minskar fel och ger större förtroende för den finansiella informationen.

Genom att implementera Nanonets för automatisk fakturaavstämning kan företag uppnå betydande fördelar. De kan dra nytta av förbättrad datanoggrannhet, snabbare avstämningscykler, minskad manuell ansträngning, ökad produktivitet och ökad efterlevnad av finansiella regler för strategiskt affärsvärde. Dessutom tillåter Nanonets skalbarhet att den kan hantera stora volymer fakturor, vilket gör den lämplig för företag av alla storlekar.

Slutsats

Effektiv fakturaavstämning är avgörande för att upprätthålla finansiell exakthet, minimera fel och främja starka leverantörsrelationer. Genom att implementera en väldefinierad fakturaavstämningsprocess kan företag effektivisera sin verksamhet och uppnå betydande fördelar. Automationslösningar som Nanonets kan ytterligare förbättra hastigheten, noggrannheten, synligheten och efterlevnaden i fakturaavstämningsprocessen, vilket gör att organisationer kan spara tid, minska kostnaderna och allokera resurser mer strategiskt.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• EVM Finans. Unified Interface for Decentralized Finance. Tillgång här.
• Quantum Media Group. IR/PR förstärkt. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/what-is-invoice-reconciliation/