Att anpassa sig till en värld där hybridevenemang är den nya normen

Hybrid event AV är en komplex verksamhet som kräver uppmärksamhet på detaljer, en gedigen teknisk kompetens och förmågan att tänka snabbt på fötterna. AVTEAMUK har bemästrat alla tre.

I början av pandemin hjälpte Matthew Thompson, företagets ägare och verkställande direktör, sitt team och sina kunder att göra en snabb svängning från personlig händelseproduktion till en hybridmodell. AJA Video Systems pratade med honom om denna transformation och hur han utnyttjar tekniken för att hålla jämna steg med ett snabbt utvecklande område.

Vad inspirerade till lanseringen av AVTEAMUK, och vilka tjänster tillhandahåller du? 
Jag var chef för AV vid Royal College of Surgeons i England när organisationen bestämde sig för att riva och bygga om. Jag valde att köpa högskolans befintliga utrustning och lansera AVTEAMUK 2017. Vi är övervägande ett produktionsbolag för live-evenemang och arbetar med kunder inom försvar, cybersäkerhet, allmännyttiga företag, hälsovård, utbildning, företag och underhållning. Genom vårt projektarbete har vi också etablerat relationer med viktiga mötesplatser över hela Storbritannien. Vårt team hjälper till att hitta det bästa sättet att hjälpa kunder att genomföra ett evenemang - vare sig det är fysiskt eller hybrid. Vi sköter allt från uthyrningsutrustning till besättning, planering och logistik. När vi tecknar en kund bygger vi ett förslag som beskriver riskbedömningar, planritningar för projekt och mer. Efter evenemanget genomför vi tvättningar med kunder för att identifiera områden där nästa evenemang kan förbättras.

Berätta mer om din roll och börja i verksamheten
Som grundare, ägare och verkställande direktör för AVTEAMUK bär jag många hattar och är involverad i att driva verksamheten – från projektplanering till teknisk ledning, drift, leverans, fakturering, planering och marknadsföring. Jag ramlade in AV av en slump efter att ha tagit examen från universitetet med en examen i medieproduktion. Jag tänkte jobba med film VFX, men tog en annan riktning och började jobba på ett AV-företag. Min andra spelning var som AV-tekniker på College of Surgeons, där jag senare fungerade som handledare för mediaproduktion. 2008 var jag chef för AV. Jag har upprätthållit en god relation med högskolan och AVTEAMUK är nu dess föredragna leverantör.

Hur har pandemin påverkat din verksamhet? 
Sedan pandemin slog till har vi sett ett paradigmskifte i evenemangsproduktion som drastiskt har förändrat vår vardag. Vi var tvungna att pivotera för att stödja fler hybridevenemang, vilket översattes till nya teknikinvesteringar. Nu är 99 % av projekten vi tar oss an hybrider. Kunder som anammar en hybrid evenemangsmodell för första gången kräver dock extra coachning. Vi hjälper dem att guida genom processen, eftersom de ofta blir förvånade över hur mycket extra arbete den virtuella komponenten tillför.

Är hybridevenemang här för att stanna?
När det kommer till evenemangsproduktion öppnade pandemin Pandoras låda, och hybrid är den nya normen; det finns ingen väg tillbaka. Tack och lov har tekniken för att genomföra hybridevenemang utvecklats snabbt, och det finns många fördelar med att blanda fysiska och virtuella evenemang, inklusive en bredare, global publikräckvidd. Som sagt, fysiska händelser försvinner inte. Vissa kundsponsorer vill ha tillgång till publik i fysiska platser, snarare än en lista över potentiella kunder efter webbinariet. Hybrid erbjuder det bästa av två världar.

Vilka är utmaningarna med att producera hybridevenemang? 
Vi insåg inte hur mycket mer arbete hybridevenemang tar förrän vi började göra dem. Det handlar inte bara om förplanering utan också att hantera flera element under ett evenemang, från moderering av livestreams till att integrera interaktioner med sociala medier i realtid. Till exempel, om 3,000 XNUMX personer tittar på en livestream och en vill ställa en fråga, kan vi låta ett team köra virtuella gröna rum där vi kör ett test med den deltagaren innan vi skickar in dem live i strömmen. Vi måste också förbereda det mesta innehållet i förväg, eftersom ändringar i sista minuten i PowerPoint- eller Keynote-presentationer kan skapa förseningar. Trots det kan vi inte alltid få tillgång till allas innehåll innan ett evenemang.

För att komma inför dessa utmaningar har vi ofta en teknisk direktör på plats som är kamera och show calling, en grafiker som driver presentationsmaterialet, en ljudtekniker, kameraoperatörer, löpare och annan nyckelpersonal. Som ett resultat kräver hybridevenemang större besättningar. Ur ett tekniskt perspektiv finns det också så många hybridplattformar tillgängliga – och varje klient har sina preferenser (Hopin, Zoom, Teams, All in the Loop). Vi utvecklar kontinuerligt nya lösningar och tjänster för att våra kunder ska kunna genomföra sin hybridvision med sin föredragna plattform. Det kan vara krångligt att hänga med i all denna nya teknik.

Hur har du utvecklat ditt arbetsflöde för att stödja produktion av hybridevenemang?
Vi har investerat mycket i ny teknik, inklusive AJA Io 4K Plus. Det är en bärbar I/O-lösning som vi kan ta var som helst och som låter oss mata in alla SDI-källor vi behöver till våra bärbara datorer på några sekunder. Denna hastighet är avgörande, eftersom ställen ofta tar ut en övernattning – och tid är pengar. Tack och lov kan vi dra ihop videodelen av arbetsflödet snabbt eftersom Io 4K Plus enkelt ansluts till en dator via Thunderbolt. Den har också en sådan fin funktionsuppsättning som ger oss flexibiliteten att hantera oväntade klientkurvbollar. AJA är marknadsledande inom video och bygger pålitliga kvalitetsprodukter. Beroende på projektet använder vi även NDI för att ta in andra källor; vi använder i första hand vMix för streaming. Mycket av den här tekniken kopplas till en mobil hybrid evenemangsproduktionsvagn som vi byggt. Den innehåller alla mikrofoner, monitorer, streamingteknik, inspelare och annan utrustning, samt en kortplats för Io 4K Plus. Vårt team kan lasta av enheten från en lastbil, rulla in den i lokalen – och vi kan snabbt vara redo att köra.

Berätta om ett av dina senaste projekt 
Vi har nyligen avslutat produktionen på en masterclass i aortakirurgi. Kirurger reste från Nederländerna och vi fångade och streamade deras demonstrationer till virtuella deltagare runt om i världen. Vi hade inte mycket tid att ställa in AV i operationsområdet, så Io 4K Plus kom väl till pass, eftersom vi enkelt kunde koppla in vår bärbara dator. Vi hade en gruppmedlem som gick runt med ett enkelt kamerasystem, en overheadkamera och en kamera på kirurgernas huvud. Vi kunde fånga några fantastiska bilder.

Vilka tekniktrender övervakar du?
Även om de flesta av våra projekt streamas i 1080p, förvärvar vi film i 4K när det är möjligt, speciellt när en höjdpunktsrulle eller kampanj ingår i paketet. Det ger oss större stabilisering och mer flexibilitet i posten, så vi håller ett öga på 4K-teknikinnovationer. Mer generellt tittar vi också på teknologier som kan påskynda driftsättningen på plats utan att kompromissa med produktionskvaliteten. Det kan ta ganska lång tid att implementera dessa live-arbetsflöden när du tar hänsyn till video, ljud, projektion, iscensättning, belysning och andra behov. Målet är att minska inställningstiden till bara några timmar.