FINRA-rapport 2024: Avhämtning av journalföring

FINRA-rapport 2024: Avhämtning av journalföring

Tidsstämpel: 26 februari 2024 10:03

Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) släppte nyligen sitt årliga
tillsynsrapport för 2024. Detta har delats för att ge företag viktiga insikter och observationer från tillsynsmyndighetens senaste verksamhet, i syfte att förbättra transparensen och stärka efterlevnadsprogram för företag inom finanssektorn.   

Vid sidan av aktuella fokuser kring användningen av artificiell intelligens och det skiftande tillståndet för cybersäkerhet, fortsätter kraven på journalföring att utvecklas tillsammans med modern teknik. Nedan kommer vi att titta på de viktigaste journalföringen. 

Off-channel kommunikation 

Rapporten visar att FINRA använder ett riskbaserat tillvägagångssätt för att granska hur företag hanterar affärsrelaterad kommunikation. Den erkänner att med off-channel plattformar och enheter är det klart mycket större risk att register inte kommer att upprätthållas. Hänvisning görs till
SEC-böterna som administrerades i hela branschen från 2021 till 2023, där de verkligen inte var. 

Även om kommunikation utanför kanalen kan förekomma på alla verktyg som inte har godkänts för affärsanvändning (t.ex. e-post- och snabbmeddelandeplattformar), står mobilkorrespondens utan tvekan för en betydande andel, till stor del på grund av dess bekvämlighet, omedelbarhet och tillgänglighet utanför arbetstid. 

I rapporten tillfrågas företag om deras policy för elektronisk kommunikation inkluderar ... 

  • Rutiner för att underhålla, bevara och övervaka all affärsrelaterad korrespondens från personal, inklusive sådana via metoder utanför kanalen. 

  • Processer för att övervaka nya kanaler tillgängliga för kunder. 

Istället för att bara förvänta sig att anställda ska följa protokoll, är övervakningselementet nu mer uttalat, och efterlevnadsteam förväntas göra detektivarbetet för att förstå landskapet och se till att de anställdas uppförande är över styr. FINRA rekommenderar direkt att företag övervakar... 

  • Huruvida godkända kanaler är underutnyttjade, vilket betyder att alternativ används. 

  • Deras godkända kanaler, för "indikationer på kommunikation som sker utanför kanalen", dvs hänvisningar till andra konversationer på icke sanktionerade domäner.  

Den sista punkten kan komma i form av e-postkedjor som kopierar en e-postadress från en domän utanför kanalen, eller förslag på att mottagare bör interagera någon annanstans, borta från granskning. 

Företag ombeds också att överväga vilka korrigerande/disciplinära åtgärder som finns på plats för rådgivare som gör oseriösa och bryter mot policyn. Traditionellt har företag betalat priset för anställdas tjänstefel, och därför uppmuntrar FINRA att avskräckande medel upprättas för individer. 

Allmänt riktad kommunikation 

Liksom SEC:s marknadsföringsregel,
FINRA Regel 2210 (Kommunikation med allmänheten) omfattar elektronisk kommunikation, och därför hålls webbplatser och sociala mediekanaler i samma standard som skrivna broschyrer, TV-reklam och faktiskt e-postmeddelanden. 

FINRA påminner företag om deras skyldighet att presentera information som är korrekt, balanserad och inte vilseledande; genom att dela de tillhörande riskerna med en produkt/tjänst vid sidan av dess fördelar, till exempel. Detta hänger väsentligt ihop med utvecklingen kring användningen av AI för att skapa innehåll. 

Artificiell intelligens 

FINRA klassificerar uttryckligen AI som en "framväxande risk", och rekommenderar att företag överväger dess genomgripande inverkan och de reglerande konsekvenserna av dess implementering. 

När du bryter ner
sätt på vilka marknadsförare kan utnyttja ChatGPTt ex blir det tydligt hur effektivt verktyget har blivit. Det kan inte bara skapa utkast till inlägg på sociala medier och webbplatskopia, det kan också optimera dem baserat på SEO, trendiga sökord eller andra relevanta mätvärden. Detta sparar marknadsförare otroligt mycket arbete och kommer att fresta utsträckta arbetsstyrkor som behöver en livlina. 

Tyvärr kanske dessa team inte är utrustade för att noggrant kontrollera den genererade produktionen, vilket är särskilt problematiskt i samband med

chatbot "hallucinationer". Utan de korrekta kontrollerna och ändringarna kan varumärkets tonfall och tydliga meddelanden äventyras. Mer oroande, så kan dess faktiska legitimitet. 

SEC har redan
klar att rådgivare själva är ansvariga när problem uppstår efter att AI-verktyg används för investeringsrekommendationer. FINRA delar många av samma osäkerheter. På en

podcast som dissekerar rapporten från 2024, Ornella Bergeron, FINRA senior vice president för medlemsövervakning, sa att trots den operativa effektiviteten som utvecklingen inom AI ger, finns det oro. 

"Även om dessa verktyg kan erbjuda riktigt lovande möjligheter, har deras utveckling väckt oro över saker som noggrannhet, integritet, partiskhet och immateriella rättigheter. 

"Än så länge är företag väldigt försiktiga och omtänksamma när de överväger användningen av AI-verktyg och innan de implementerar ny teknik," sa Bergeron. "Så även om det för årets rapport inte fanns mycket i AI-sektionen i form av specifika roller eller observationer, är detta troligen ett ämne som vi kommer att se mycket mer om i framtiden." 

Sammanfattningsvis: Ett skifte till övervakning 

Kommunikation utanför kanalen och offentligt vändande har varit på den reglerande agendan under en tid nu, och FINRA:s rapport från 2024 upprepar dessa farhågor.  

Genom att tillhandahålla undersökande frågor för företag att ställa sig själva, kommer det att bidra till att belysa de brister och blinda fläckar som ledde till brister i journalföringen i hela branschen. Och genom att föreskriva rutiner för att avslöja och utrota användningen av otillåtna kanaler, har tillsynsmyndigheten visat en genuin önskan att sätta stopp för det, eller att företag ska hitta nya sätt att hantera situationen på rätt sätt. 

Leverantörer av kommunikationsarkivering kan nu fånga och spela in data över de traditionella "off-channel"-plattformarna (WhatsApp, WeChat, Telegram). De utvecklas också alltmer för att ta itu med övervakningsbiten i pusslet; genom att till exempel tillämpa lexikonpolicyer för att flagga specifika formuleringar. Detta skulle förneka behovet av orealistiska plattformsförbud och säkerställa att olaglig aktivitet snabbt avslöjas. 

Även om mycket av rapportens innehåll känns bekant, har FINRA också visat att de är uppmärksamma på ny utveckling, och särskilt det latenta blodbad som artificiell intelligens kan leda till förfaranden. I en värld där algoritmer kan följa en uppmaning men kan ange några fiktioner i processen, är digital ansvarsskyldighet av största vikt. FINRA, som de flesta tillsynsmyndigheter, trampar försiktigt.

FINRA Report 2024: Recordkeeping Takeaways PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikal sökning. Ai.

Tidsstämpel:

Mer från Fintextra