Hur Regtech-plattformar kan anpassa sig till den moderna arbetsvärlden

Medan kommunikationsövervakning har blivit ett mer pressande krav de senaste åren, är sanningen att de flesta av den nuvarande generationen av plattformar byggdes för 20 år sedan. Samhället har förändrats mycket sedan dess, både vad gäller vår tekniska förmåga och sättet vi kommunicerar på. Det är viktigt att efterlevnadsverktyg hänger med i världen de är byggda för att reglera. 

Detta stycke kommer att analysera de traditionella metoderna förknippade med kommunikationsövervakning, var (och varför) dessa tillvägagångssätt inte längre är lämpliga, och hur plattformar kan utvecklas för att bättre tjäna den moderna arbetsplatsen.  

Regleringslandskapet 

Ett ord om "kommunikationsövervakning" 

De ökande kraven på efterlevnadsplattformar exemplifieras kanske bäst av en förskjutning av terminologin, från "kommunikationsarkivering" till "kommunikationsövervakning". Arkivering hänvisar till proceduren för att fånga och lagra lämplig data, och de flesta leverantörer är säkert kapabla till detta. Många plattformar är det också – Slack har ett internt arkiv, Zoom SMS har rättstvister och RingCentral kan lagra all samtalsdata. 

Övervakning är den svåra biten, men en som moderna efterlevnadsleverantörer helt enkelt har att erbjuda i det nuvarande regleringsklimatet. Icke-kompatibla interaktioner måste inte bara registreras, utan flaggas och åtgärdas. Övervakning och arkivering var tidigare separata termer, men har nu blivit oupplösligt sammanlänkade i takt med att kommunikationskanalerna och regelverket som styr dem har diversifierats.  

Det finns nu mycket mer digitalt territorium att övervaka över arbetsstyrkor, till en allt strängare standard. Som ett resultat av detta har leverantörer ett ansvar att utveckla produktfunktioner som hjälper efterlevnadsteam att avslöja felbehandling. 

Mobicomms  

Sedan COVID-19 påskyndade en
global övergång till distansarbete, organisationer har kämpat för att övertala personalen att gå bort från utbredningen och bekvämligheten av mobila plattformar. Utbyten som de som sker via WhatsApp och andra "off channel"-mobilplattformar är mycket svårare att övervaka och fånga än e-post, till exempel, och så leverantörer har inte alltid haft möjlighet att göra det. 

 Under det senaste året har mobilkommunikation hamnat i rampljuset för SEC & FINRA-reglerade företag, med

rekordböter som delas ut till några av branschens största aktörer. Att misslyckas med att ha en policy för mobil kommunikation är inte längre ett alternativ, och många företag letar efter ett sätt att på ett överensstämmande sätt låsa upp de transaktionsfördelar som kommer med att öppna upp de prospekteringskanaler som är tillgängliga för personalen. 

Modern efterlevnadsproblem 

iMessage 

Övervakningsleverantörer har ett ansvar att hålla jämna steg med lagstiftningsutvecklingen, och så har de utvecklat teknik för att fånga data från appar som WhatsApp, WeChat, Signal och Telegram. För de flesta leverantörer är dock iMessage fortfarande en verklig källa till frustration.  

iPhone har en
marknadsandel på 58 % i USA 2023, och därför är iMessage-fångst ett avgörande krav för företag som vill säkerställa efterlevnad. Även i händelse av att ett kanalförbud genomförs är det orealistiskt och till och med naivt att förvänta sig att det upprätthålls av personal som har kommit att lita på bekvämligheten med att skicka sms.  

Gruppchattar 

Många övervakningsleverantörer kämpar också för att fånga gruppmeddelanden över mobicomms-plattformar. Helt enkelt används gruppchattar ofta för att diskutera affärsfrågor; en rådgivares PA kan skicka meddelanden till en kund å deras vägnar, rådgivare kan dela marknadsföringsinformation i gruppchattar med flera kunder – det finns många scenarier där gruppmeddelanden kan uppstå. 

Om gruppchattar inte registreras kan efterlevnad inte bevisas, och det är därför viktigt att leverantörer hittar ett sätt. Att direkt förbjuda gruppmeddelanden är egentligen inte ett gångbart alternativ och kan vara mycket begränsande ur ett operativt perspektiv. 

Virtuella möten 

En annan konsekvens av övergången till distansarbete var en ökning av virtuella möten, en nödvändighet som så småningom blev etablerad som en mycket bekväm plan B, eller till och med det föredragna alternativet, för många arbetare. Denna förändring gäller för både interna och kundinriktade möten, och därför är möjligheten att övervaka, fånga och lagra kommunikation från applikationer som Zoom väsentlig för att säkerställa efterlevnad av FINRA, SEC, FCA, MiFID II och andra regulatoriska uppdrag. 

Transkriptionsverktyg är oerhört fördelaktiga för efterlevnadsteam som granskar innehållet i möten, så att de kan läsa igenom i sin egen takt, kringgå småpratet och pauserna som utgör en stor del av virtuella konversationer. Detta kan förbättras genom att använda lexikonpolicyer, för att snabbt peka efterlevnadsombudet i rätt riktning och hjälpa dem att prioritera den information de granskar. 

Transkriptionsprogramvara är redan mycket vanligt, och därför är det vettigt för övervakningslösningar att bygga in den i sin produkt, eller bygga en integration med befintlig programvara.  

Endast en del av bilden 

En av de viktigaste delarna av kommunikationsövervakning är förmågan att visa hela sammanhanget i vilket ett samtal inträffade, så att mening och därmed beteende kan utvärderas rättvist. Verktyg som lexikonpolicyer hjälper till att tillhandahålla det sammanhanget och ta upp förseelser snabbare. Traditionellt kan detta innebära att efterlevnadsteam flaggar e-postmeddelanden som innehåller ordet "garanti", eller fraser som hänför sig till att kommunicera privat via en annan kanal. 

Dessa "off-channel"-plattformar granskas nu själva och ger sina egna utmaningar. Med mobil kommunikation finns det en tydlig brist på sammanhang förknippade med fångade meddelanden. Just nu är branschstandarden att konvertera mobilmeddelanden (från WhatsApp, WeChat etc) till e-posttrådar, med systemmeddelanden (någon som lämnar eller går in i en chatt, reaktioner) som ökar bruset genom att generera sin egen separata e-post. 

När du börjar introducera gifs och emojis blir saker ännu mer komplicerade. Vissa övervakningsleverantörer konverterar för närvarande dessa dynamiska element till URL:er, vilket innebär att ett extra lager av tolkning krävs. Detta gör det svårt att sätta ihop konversationer och resulterar i en dålig, disparat granskningsprocess som kan tillåta icke-kompatibla beteenden att förbli oupptäckt. 

När efterlevnad blir ett mer mainstream-problem har övervakningsplattformar en skyldighet att ge en mer strömlinjeformad användarupplevelse, och en där staccato-e-postanalys är ett minne blott. En tydligare och mer visuell representation av samtalsresan är avgörande, en där kommunikationen som bedöms visas i samma format som de ursprungligen skickades. Detta kommer att påskynda efterlevnadsprocessen avsevärt och avlasta stressen med att lägga ihop ett intrikat pussel. 

För mycket oväsen 

För att fortsätta temat ineffektivitet i granskningsprocessen måste övervakningsplattformar ständigt hitta nya sätt att rensa ut innehållet som flaggas av lexikonpolicyer. Att filtrera ned den informationen till det väsentliga kommer att tillfredsställa efterlevnadsteam, eftersom de lägger mindre tid på att vada igenom information som tydligt uppfyller efterlevnadskriterierna. 

Undermåligt stöd 

Oavsett hur intuitiv en produkt kan vara, kommer support och utbildning att ha en betydande inverkan på det intryck den gör på en användare. Att behärska en plattform kräver nästan alltid hjälp utifrån. 

Traditionellt har kommunikationsövervakning ett rykte om sig att vara under pari kundservice. Detta kan betyda allt från långsamma svarstider till dåliga anslutningshastigheter och oförmågan att prata med en människa när problemet inte är lätt att kategorisera. Detta är ett område där betydande förbättringar helt klart kan göras. 

Programvara för kommunikationsövervakning är teknisk och dess implementering i ett bredare team kan vara en komplicerad process. Det är också ett krav snarare än en lyx, och så leverantörer kommer att behöva göra en samlad ansträngning för att bygga ut den här avdelningen till en hög standard, för att skapa sinnesfrid för sina kunder i en allt mer fientlig regulatorisk miljö. 

Förvisa begränsningar 

Från efterlevnadsteam till den bredare arbetsstyrkan och faktiskt kunder, föråldrad kommunikationsövervakning påverkar alla delar av ett företag. 

Efterlevnadspersonal behöver verktyg som gör att de kan arbeta effektivt genom att utöka datamängder, medan andra avdelningar bör kunna använda teknik som hjälper dem att nå mål. Det viktigaste är att kunderna kommer att dras till leverantörer som låter dem kommunicera på de sätt de föredrar. Detta betyder att modern kanalfångning är avgörande. 

Med volymen av regelförändringar
förväntas öka under det kommande året, det rekommenderas starkt att finansiella tjänsteinstitutioner noggrant utvärderar sin övervakningslösning. Det finns en mängd olika rutor som kan markeras, med blandade grader av betydelse beroende på ett företags individuella prioriteringar. Huvudkravet bör dock vara en lösning som är anpassningsbar.  

Det är inte fördelaktigt att nöja sig med föråldrade metoder, och finansiella företag måste följa med tiden. Genom att noggrant överväga sin leverantör kan de vända berättelsen om "efterlevnad är dyrt" på huvudet och skapa långsiktigt värde för sin organisation.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://www.finextra.com/blogposting/25025/how-regtech-platforms-can-adapt-to-the-modern-working-world?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs