Medarbetarövervakning: är "bossware" rätt för ditt företag?

Sekretess, företagssäkerhet

Även om programvara för övervakning av anställda kan öka produktiviteten, kan det också vara ett potentiellt minfält för integritetsskydd och det kan påverka din relation med dina anställda

Phil Muncaster

Juni 29 2023  •  , 4 min. läsa

Saker och ting kanske inte alltid går smidigt på arbetsplatsen och chefer och arbetare kanske inte alltid ser öga mot öga på många saker. Men det kan finnas ett annat "hot" i stan: fjärrövervakning av anställda. I vissa fall, programvara för övervakning av anställda, även kallad "bossware” och ”tattleware”, hotar att slå in en kil mellan arbetsgivare och anställda.

Bra gjort kan bossware hjälpa till att isolera en organisation från stöld och juridiska risker, och till och med driva fram viktiga produktivitetsförbättringar. Men det är också ett integritetsminfält som kan sluta med att demotivera dina anställda och utsätta din organisation för stämningar.

Ändå i en ny arbeta-varifrån-var som helst, är det allt mer frestande för chefer att övervaka sin distribuerade arbetsstyrka. Med tanke på vad som står på spel bör noggrann planering vara ledordet för alla organisationer som överväger att övervaka anställda.

Vad är bossware?

Bossware är ett paraplybegrepp för en mängd olika verktyg för spårning av anställda. Även om funktionaliteten hos sådan programvara varierar, kommer den på hög nivå att spåra vilka program en arbetare använder under dagen och hur länge. Mer påträngande övervakning kan spela in arbetarens skärm och logga deras tangenttryckningar. Bossware skulle helst installeras på en anställds dator eller enhet med deras uttryckliga kunskap och samtycke, även om det inte alltid är fallet.

Medarbetarövervakning är mer populär än du kanske tror, ​​drivet av ökningen av distansarbete som utlösts av pandemin. En studie finner att 60 % av företagen med distansarbetare nu använder någon form av bossware, och 88 % av dem har sagt upp arbetare efter att ha distribuerat programvaran. Det kan bero på att över hälften (53 %) av arbetstagarna vars aktivitet övervakades visade sig spendera tre eller fler timmar varje dag på icke-arbetsaktiviteter.

Övervakning kan omfatta:

• E-postmeddelanden (innehåll och avsändare/mottagare)
• Webbläsarhistorik
• App användning
• Datorskärm och tangenttryckningar
• Webbkameror
• Telefonanvändning och samtalsinnehåll
• CCTV-filmer (på kontoret)
• GPS-spårning av fordon
• Få åtkomst till märkesplatsspårning
• Konditionsspårning av vitala tecken och humör

För-och nackdelar

Bossware-förespråkare säger att den kloka användningen av övervakningsprogramvara kan hjälpa deras organisation på flera sätt, inklusive:

• Spårning stressnivåer bland arbetskraften
• Hjälper till att öka produktiviteten – genom att visa vilka arbetare som saknar fokus och vilka som lägger för mycket tid på manuella, repetitiva uppgifter som skulle kunna optimeras
• Bygga en mer rättvis arbetsplats genom att se till att alla drar på sig
• Minska risken för avsiktligt/oavsiktligt dataläckage och dålig säkerhetshygien

Å andra sidan finns det potentiella nackdelar, som:

• Anställda kan hitta lösningar och därmed förneka eventuella fördelar
• Begränsad dator-/enhetsbaserad spårning kan misslyckas med att registrera tid som spenderas tänkande, problemlösning och andra icke-digitala uppgifter – vilket ger chefer en närsynt bild av arbetarnas produktivitet
• Det höjer stressnivåerna och kan demotivera personalen och tappa moralen
• Integritet och juridiska konsekvenser för arbetsgivaren

Juridiska konsekvenser och integritetskonsekvenser

Moderna integritets- och dataskyddslagar lägger till ett extra lager av risker för organisationer som vill distribuera bossware. Det är viktigt att alla system implementeras i linje med lokala lagar och förordningar.

• EU-omfattande GDPR gör tillåta arbetsplatsövervakning, men inom en specifik uppsättning riktlinjer. Organisationer måste skapa tydliga policyer som informerar sin personal om eventuella system för övervakning av anställda och arbeta hårt för att göra implementeringar så diskreta som möjligt. Hemlig, uttömmande övervakning av saker som internetanvändning och kommunikationsinnehåll är inte tillåtet. Organisationer som vill övervaka privat kommunikation som e-post måste också ange en tydlig rättslig grund för att göra det. Och det finns strikta regler för att skydda all anställds data, som säkerställer att den endast används för de syften som den samlades in för, och att endast relevant information samlas in under den minsta nödvändiga tiden.
• I USA, federal integritetslagstiftning Lagen om elektronisk kommunikation (ECPA) tillåter övervakning av elektronisk kommunikation som e-post så länge det är för legitima affärsändamål och görs på en enhet/dator som utfärdats av arbetet. Det sanktionerar också övervakning av sociala medier och internetaktivitet, och till och med tangentloggning och skärminspelningar. Men även om federala lagar inte kräver förhandsanmälan om sådan aktivitet, kan vissa delstatslagar kräva att arbetsgivare skaffar sitt samtycke innan de implementerar medarbetarövervakning. Organisationer är också ansvariga för säkerheten för all data de samlar in, och alla måste ha en tydligt definierad policy för medarbetarövervakning.

Implementera rättvisa rutiner för personalövervakning

Av ovanstående bör det framgå att medarbetarövervakning inte är ett arbetsplatsinitiativ som ska tas lätt på. Ingen organisation eller rättslig ram är den andra lik, men några bästa praxis på hög nivå kan inkludera:

• Överväg och beskriv den lagliga grunden för genomförandet av systemet.
• Se till att övervakning är nödvändig och proportionerlig och inte överdrivet inkräktar på dina anställdas liv.
• Tänk på omfattningen av din övervakning. Kommer det att innehålla e-post, app- och internetanvändning och samtal? För att undvika juridiska problem kan det vara bra att påminna personalen om att endast använda sina personliga enheter för personliga angelägenheter och endast arbetsenheter för företagsfrågor.
• Var så transparent som möjligt med personalen om vad du planerar att göra och varför – dokumenterat i sin helhet i en tydlig och standardiserad policy.
• Se till att all insamlad data är skyddad från förlust, skada eller stöld och att den endast är synlig för behöriga användare.
• Följ praxis för dataminimering genom att ta bort all insamlad data så snart den inte längre behövs.
• Överväg alternativ till personalövervakning som utbildningssessioner och/eller regelbundna resultatgenomgångar.
• Fundera på om övervakning är nödvändig i hela organisationen eller om den kan begränsas till en mindre del av verksamheten.

De bästa policyerna kommer att skapa en svår men nödvändig balans mellan organisationens affärskrav och de anställdas integritetsrättigheter. Transparens och dialog är nyckeln till att hålla personalen ombord i en ny hybridarbetstid.