SAP försäljningsorderhantering & försäljningsorderautomation

Problemet med manuell försäljningsorderhantering

Smakämnen hantering av försäljningsorder arbetsflödet är en integrerad del av helheten för att kontanter bearbeta. I de flesta medelstora till stora B2B-företag skrivs/skapas försäljningsorder fortfarande manuellt av interna säljare. Detta är fallet även för stora organisationer som använder SAP som deras system för registrering (ERP) och hantera stora volymer av order.

Säljare i dessa organisationer tar emot inköpsorder med ostrukturerad data som skickas in av köpare via e-post, fax eller telefon. De analyserar sedan dessa data för att skapa säljorderförfrågningar eller säljorder i SAP för var och en manuellt. Denna manuella metod för försäljningsorderhantering är extremt ineffektiv, felbenägen och tidskrävande.

I den här artikeln kommer vi att utforska ett idealiskt arbetsflöde för SAP försäljningsorder automation, diskutera några viktiga utmaningar och föreslå en alternativ lösning för att automatisera försäljningsorder i SAP med hjälp av Nanonets.

Viktiga takeaways

Vill du automatisera dina manuella arbetsflöden för försäljningsorderhantering i SAP? Ta reda på hur Nanonets kan hjälpa dina säljteam att undvika manuell datainmatning och fokusera på att leverera värde till kunderna.

Automatisera försäljningsorderhantering i SAP

SAP erbjuder en lösning som kombinerar RPA (5LT bot) och ML-baserad dataextraktion (app-ID F4920) för att automatisera arbetsflödet för att skapa försäljningsorder från början:

1. Automatisera PO-import till SAP med 5LT bot

• Inkommande orderdetaljer och/eller inköpsorder delas i första hand via e-post. De 5LT bot skannar kontinuerligt olästa e-postämnesrader efter specifika eller relevanta sökord som skulle indikera en inkommande beställning.
• Boten laddar sedan ned den bifogade beställningsfilen eller PO från det specifika e-postmeddelandet och laddar upp det till SAP S/4HANA Cloud.

2. Analysera POs med Skapa försäljningsorder – App för automatisk extraktion (F4920) och skapa en försäljningsorderförfrågan

• För varje ny PO gäller Skapa försäljningsorder – Automatisk utvinning app på SAP S/4HANA Cloud skapar sedan en ny försäljningsorderförfrågan, utlöser datautvinningen och bifogar PO (PDF eller bild) i SOR (försäljningsorderförfrågan).
  • Systemet flaggar saknade detaljer som förhindrar ett automatiskt SOR-skapande som sedan kan läggas till eller valideras manuellt.
  • Smakämnen 5LT bot anger detaljerna för de skapade SORerna i en Excel-fil och sparar den lokalt.

3. Automatisera skapandet av försäljningsorder från validerade SOR:er med 5LT-boten

• Smakämnen 5LT bot hämtar nummer för försäljningsorderbegäran och utför datavalideringar för att verifiera att data är fullständiga. Vid behov utför den en Master Data Matching till för att uppdatera SOR.
• Boten använder sedan Excel-filen som skapades i steget ovan för att konvertera alla validerade SOR till färska försäljningsorder i SAP S/4HANA Cloud.
• Slutligen mailar boten alla intressenter med en statusrapport och relaterade bilagor.

Utmaningar i den inbyggda SAP-lösningen för automatisering av försäljningsorder

Även om lösningen som beskrivs ovan får jobbet gjort, har den sin beskärda del av utmaningar. Efter att ha pratat med ett gäng företag som använder SAP-ekosystemet och fått insikter från SAP power users på Reddit, här är några av de problem som användare möter när de ställer in SAP-arbetsflöden för automatisering av försäljningsorder som visats tidigare.

Ofullständig import av orderdata från e-post

Orderdata som skickas in som e-post eller PO är ofta ostrukturerad och till och med komplex i vissa fall. Och RPA-boten kanske inte alltid fångar dessa detaljer korrekt.

• Utöver de bifogade inköpsorterna, delas viktiga orderdetaljer ofta i e-postmeddelandet eller till och med i e-postmeddelandets ämnesrad.

Inkonsekvent kunddata som inte matchar säljarens data

Att få kunder att dela konsekvent och korrekt information i POs eller e-postmeddelanden är en utmaning. Och detta slår ofta upp dataextraktionsprocessen och arbetsflödet för att skapa försäljningsorder.

• Att matcha kund-ID:n till lämpligt material/artikel-ID är en frekvent utmaning – t.ex. kommer kunder att skicka dig en beställning på artikel XYZ men i ditt system registreras artikeln som artikel ABC.
• Detsamma är fallet med prisinformation, leveransdatum och andra viktiga orderdetaljer som inte stämmer överens i säljarens och köparens affärssystem.
• Varken den automatiska dataextraktionen eller SAP-boten kan hjälpa till 100 % i detta scenario och manuell intervention är oundviklig.

Prissättning & brist på expertis

Prissättningswebben för denna SAP-teknik kan vara oöverkomlig för vissa företag och ganska komplicerad att installera och underhålla.

• Kostnaden är en stor faktor här och prisuppgifter är ofta ogenomskinliga, komplexa eller helt enkelt inte tillgängliga om du inte pratar med en konsult eller säljchef. Om det är billigare att anställa N personer för att göra det manuellt än att betala för en licens, skulle automatisering definitivt vara ur bilden.
• Företag saknar ofta interna resurser för att regelbundet underhålla SAP-teknikstacken. Även om det finns många SAP-konsulter på marknaden, kan kostnader och brist på direkt synlighet och kontroll vara oroande.

SAP försäljningsorderautomatisering med Nanonets

Även om SAP-teknologistacken för automatisering av försäljningsorderhantering är robust, idealisk och allmänt använd av företag i SAP-ekosystemet, har den några tydliga nackdelar som vi tog upp i föregående avsnitt. Vi ska nu titta på hur ett arbetsflöde som involverar Nanonets kan effektivisera de utmaningar som nämnts tidigare i SAP-processen för automatisering av försäljningsorder.

Nanonetter är en intelligent automations-AI för alla affärsprocesser som kan automatisera komplexa affärsprocesser och dra handlingsbara insikter från ostrukturerad data från flera källor. Här är en fallstudie om hur SaltPay använder Nanonets för att integrera med SAP för att hantera leverantörsfakturor.

Nanonets kan sömlöst passa in i din befintliga SAP-inställning för att automatisera försäljningsorderhantering från början. Viktigast prissättning för nanonetter är ganska enkel och transparent. Och det är mycket lättare att ställa in och underhålla arbetsflöden på Nanonets.

Så här skulle ett idealiskt SAP-arbetsflöde för automatisering av försäljningsorder som drivs av Nanonets se ut:

1. Importera och samla in ALLA beställningsdata från kundens e-postmeddelanden korrekt

Samla/vidarebefordra alla inkommande e-postmeddelanden till en dedikerad Nanonets-inkorg. AI:n kan sedan extrahera all relevant orderdata från e-postmeddelanden, ämnen, avsändarinformation, bilagor eller signaturer.

Att ställa in e-postimport är ganska enkelt med Nanonets. Välj bara lämplig dataextraktionsmodell (PO-extraktor) och ställ in importarbetsflödet med hjälp av arbetsflödesbyggaren.

2. Validera och godkänn den extraherade/fångade orderdatan

Nanonets AI kan jämföra orderdata som kund-id, artikelkoder, kvantitet, adress, leveransdetaljer etc. mot masterdata för att flagga inkonsekvenser som behöver granskas.

Nanonets kan hämta masterdata från SAP via API-anslutningar, matcha data och flagga inkonsekvenser för granskning. AI:n kan alternativt göra en luddig matchning för att välja den bästa matchningen direkt från masterdatan. Om masterdata finns i en extern databas eller Excel-ark är denna process ännu enklare med Nanonets.

Du kan också ställa in regelbaserade godkännandearbetsflöden baserat på ordervärde, kunder eller någon annan logik.

3. Skicka försäljningsorder till SAP

Den validerade datan i föregående steg kan sedan postas eller skickas av Nanonets till SAP S/4HANA Cloud via API. Nanonets kan dessutom bifoga stöddokument till SO i SAP för att fungera som referens.

Nanonets kan antingen skapa säljorderförfrågningar eller direkt skapa säljorder.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/sales-order-automation-in-sap/