Att hantera leverantörsreskontraprocesser effektivt är avgörande för alla organisationer, vilket påverkar kassaflödet, leverantörsrelationer och övergripande ekonomiska resultat. En viktig aspekt av leverantörsskulder är hanteringen av fakturor. Traditionellt sett har manuell fakturahantering varit en tidskrävande och resurskrävande uppgift, vilket lett till höga kostnader för att hantera en faktura.
Men med tillkomsten av automationstekniker har företag nu möjlighet att effektivisera och optimera sina leverantörsreskontraprocesser, vilket avsevärt minskar kostnaden för att behandla en faktura.
I det här inlägget kommer vi att undersöka hur automatisering kan förbättra din leverantörsskuldskostnad per faktura, vilket gör att du kan förbättra effektiviteten, minska felen och öka besparingarna.
Hur mycket kostar det att behandla en faktura?
Kostnaden för att behandla en faktura omfattar olika faktorer, inklusive arbete, teknik, infrastruktur, avstämningar med mera.
Manuell fakturahantering involverar flera manuella beröringspunkter, såsom datainmatning, verifiering, routing för godkännande och betalningshantering. Dessa uppgifter kan vara tidskrävande och felbenägna, vilket leder till ineffektivitet och ökade kostnader.
Enligt branschstudier kan den genomsnittliga kostnaden för att hantera en faktura manuellt variera från $5 till $20 per faktura, beroende på organisationens storlek och komplexiteten i processen.
Kostnaderna för att behandla en faktura kan kategoriseras i direkta och indirekta kostnader. Direkta kostnader inkluderar kostnader för arbete, utskrift och post samt lagringskostnader för fysiska fakturor. Indirekta kostnader omfattar alternativkostnaderna för försenade betalningar, potentiella förseningsavgifter och inverkan på leverantörsrelationer.
Dessutom ökar manuell bearbetning risken för fel, vilket leder till fakturaavvikelser, betalningstvister och tidskrävande avstämningsprocesser.
Det är viktigt att notera att den genomsnittliga kostnaden för fakturahantering kan variera avsevärt beroende på organisationens befintliga verksamhet, mängden fakturor och graden av automatisering som implementeras.
Genom att använda automationsteknik kan företag minska dessa kostnader avsevärt och uppnå en mer strömlinjeformad och kostnadseffektiv leverantörsreskontrafunktion.
Hur lång tid tar fakturahanteringen i genomsnitt?
Den genomsnittliga tiden det tar att behandla en faktura manuellt kan variera beroende på flera faktorer, inklusive fakturans komplexitet, antalet godkännanden som krävs och effektiviteten i den befintliga processen.
Manuell fakturahantering innebär ofta tidskrävande steg, såsom inmatning av data, manuell verifiering, routing för godkännanden och manuell arkivering.
Studier har visat att manuell fakturahantering kan ta några dagar till flera veckor.
Förseningar i fakturahantering kan leda till negativa konsekvenser, inklusive sena betalningar, missade rabatter på förtidsbetalningar, ansträngda leverantörsrelationer och ökade driftskostnader.
Ju längre tid det tar att behandla en faktura, desto större är sannolikheten för fel och avvikelser, vilket förlänger avstämningsprocessen ytterligare.
I nästa avsnitt kommer vi att utforska stegen som är involverade i fakturahantering i detalj.
Vad omfattar fakturahantering?
Fakturahantering är ett omfattande arbetsflöde som omfattar flera steg, från det att en faktura tas emot till den slutliga betalningen.
Att förstå de olika komponenterna i fakturahantering är viktigt för att identifiera förbättringsområden och implementera automatisering effektivt.
Här är de kritiska stegen i fakturahanteringscykeln:
- Fakturakvitto: Processen börjar med mottagandet av en faktura från en leverantör eller leverantör. Detta kan vara i olika format, inklusive pappersfakturor, PDF-filer eller elektroniska datautbytesfiler (EDI).
- Registrering av fakturor: Nästa steg är att fånga fakturadata korrekt. Detta innebär att extrahera relevant information som fakturanummer, leverantörsinformation, fakturadatum, raddetaljer och motsvarande belopp. Manuell datainmatning kan vara tidskrävande och felbenägen, vilket leder till förseningar och felaktigheter.
- Verifiering och validering: När fakturadata har samlats in måste den verifieras för riktighet och valideras mot inköpsorder, kontrakt eller andra stödjande dokument. Detta steg säkerställer att fakturan överensstämmer med de överenskomna villkoren och kvantiteterna.
- Fakturagodkännande: Fakturan går vanligtvis igenom en godkännandeprocess efter verifiering. Detta innebär att skicka fakturan till lämplig personal eller avdelning för granskning och godkännande baserat på fördefinierade arbetsflöden och behörighetsnivåer. Manuella godkännandeprocesser involverar ofta fysiskt pappersarbete eller e-post, vilket leder till förseningar och ineffektivitet.
- Undantagshantering: I vissa fall kan fakturor ha avvikelser eller kräva ytterligare åtgärder, som att lösa pristvister, klargöra leveransproblem eller åtgärda skillnader mellan fakturan och stödjande dokument. Undantagshantering innebär att identifiera och åtgärda dessa problem för att säkerställa korrekt fakturahantering.
- Försoning: När fakturan har godkänts måste den stämmas av mot motsvarande redovisning och kontosaldon. Detta säkerställer att fakturan stämmer överens med beloppen som registrerats i redovisningssystemet och att eventuella avvikelser identifieras och åtgärdas.
- Betalning Processing: Det sista steget i fakturahanteringscykeln är betalning till leverantören eller leverantören. Detta kan innebära att generera betalningsfiler, initiera elektroniska överföringar (EFT), utfärda checkar eller använda andra betalningsmetoder.
Varje steg i fakturahanteringscykeln kan vara tidskrävande och resurskrävande när det görs manuellt. Att implementera automatisering inom dessa områden kan avsevärt förbättra effektiviteten, noggrannheten och den totala kostnaden per faktura.
Vad påverkar den genomsnittliga kostnaden för att behandla en faktura?
Enligt uppskattningar från IOFM, med en låg fakturavolym (<20,000 12.98), kan organisationer ha en genomsnittlig kostnad för att behandla en faktura som är $15.97 med automatisering och $XNUMX utan automatisering.
För måttlig fakturavolym (20,000 100,000 – 4.24 6.10) är den genomsnittliga kostnaden för att behandla en faktura 100,000 USD med automatisering och 3.18 USD utan automatisering. För hög fakturavolym (>3.62 XNUMX) är den genomsnittliga kostnaden för att behandla en faktura XNUMX USD med automatisering och XNUMX USD utan.
Dessa skillnader kan uppgå till betydande kassaflöden, så det är absolut nödvändigt att identifiera möjligheter till kostnads- eller tidsbesparingar. Automatisering kan hjälpa till i detta avseende.
Hur kan man minska den genomsnittliga kostnaden för att behandla en faktura?
Flera faktorer påverkar den genomsnittliga kostnaden för att behandla en faktura. Att förstå dessa faktorer är avgörande för organisationer som vill optimera sin faktureringshantering och minska kostnaden för fakturahantering. Följande element är potentiella förbättringsområden:
- Fakturavolym: Det totala antalet fakturor som behandlas inom en viss period påverkar den totala kostnaden. Högre fakturavolymer leder generellt till lägre genomsnittliga kostnader per faktura på grund av stordriftsfördelar och ökad processeffektivitet.
- Automation: Nivån av automatisering som implementeras i arbetsflödet för fakturahantering påverkar kostnaden avsevärt. Automatisering effektiviserar manuella uppgifter, minskar fel och påskyndar den totala handläggningstiden, vilket resulterar i lägre kostnader per faktura.
- Arbetskraftskostnader: Kostnaden för personal som är involverad i fakturahantering, inklusive personallöner, förmåner och utbildning, bidrar till den totala kostnaden per faktura. Organisationer med högre arbetskostnader kommer att ha högre genomsnittliga kostnader per faktura.
- Undantagshantering: Att hantera fakturaundantag, såsom fel, avvikelser eller saknad information, ökar hanteringskostnaden. Att lösa undantag kräver ytterligare resurser, tid och ansträngning, vilket kan driva upp den genomsnittliga kostnaden per faktura.
- Teknisk infrastruktur: Effektiviteten och kapaciteten hos den tekniska infrastrukturen, inklusive fakturahanteringssystem, dokumentskanning, lagringslösningar och dataextraktionsverktyg, påverkar kostnaden per faktura. Implementering av robusta och integrerade teknologier kan optimera bearbetningsarbetsflödet och minska kostnaderna.
Genom att förstå och ta itu med dessa faktorer kan organisationer identifiera möjligheter att optimera sina leverantörsreskontraprocesser och uppnå lägre genomsnittliga kostnader för att hantera en faktura.
Detta förbättrar det finansiella resultatet och ger ytterligare kassaflöde för investeringar i strategiska initiativ, vilket leder till bättre övergripande affärsresultat. Följande avsnitt kommer att undersöka hur automatisering kan hjälpa till med fakturahantering.
Hur automatisering kan förbättra fakturahanteringen och sänka kostnaderna
Automation har växt fram som en spelomvandlare inom fakturahantering, vilket ger betydande fördelar för organisationer som vill effektivisera sin leverantörsreskontraverksamhet och minska kostnaderna.
Här är några viktiga sätt på vilka automatisering kan förbättra fakturahanteringen:
Snabbare bearbetning
Manuell fakturahantering kan vara tidskrävande och risk för förseningar. Automatisering påskyndar arbetsflödet för fakturahantering genom att eliminera manuell datainmatning och automatisera repetitiva uppgifter.
Fakturor kan samlas in digitalt, valideras och dirigeras för godkännande med minimal mänsklig inblandning, vilket resulterar i snabbare bearbetningstider för arbete och volymhantering. Detta hjälper till att minska den genomsnittliga kostnaden för att behandla en faktura.
Förbättrad noggrannhet
Manuell datainmatning är känslig för fel, vilket leder till betalningsavvikelser och potentiella ekonomiska förluster.
Automation utnyttjar avancerad teknologi för optisk teckenigenkänning (OCR) och intelligenta dataextraktionsalgoritmer för att fånga fakturadata från olika format exakt.
Detta minskar risken för mänskliga fel och säkerställer datanoggrannhet under hela bearbetningscykeln, vilket minskar tiden och resurserna. Detta hjälper till att minska kostnaderna för att hantera en faktura.
Förbättrad effektivitet
Med automatisering blir fakturahanteringen mer effektiv och strömlinjeformad. Intelligenta verktyg för automatisering av arbetsflöden kan automatisera routing- och godkännandeprocesserna, vilket säkerställer att fakturor når rätt intressenter snabbt.
Automatiserade meddelanden och påminnelser minimerar flaskhalsar, minskar bearbetningscykeltider och förbättrar den totala effektiviteten.
Kostnadsminskning
Den betydande kumulativa fördelen med automatisering är möjligheten att sänka kostnaden för fakturahantering.
Organisationer kan uppnå betydande kostnadsbesparingar genom att eliminera manuell datainmatning, minska antalet fel och effektivisera arbetsflöden.
Automatisering minskar behovet av ytterligare personal, minimerar pappersanvändningen och förbättrar processeffektiviteten, vilket i slutändan leder till en lägre kostnad per faktura.
Förbättrad efterlevnad
Automatisering av fakturahantering kan framtvinga efterlevnad av interna policyer och regulatoriska krav.
Automatiserade valideringsregler kan flagga icke-kompatibla fakturor, vilket säkerställer att betalningsvillkor, avtalsvillkor och regulatoriska riktlinjer följs. Detta hjälper till att minska riskerna och ger korrekt och överensstämmande bearbetning.
Datasynlighet och analys
Automationslösningar ger insyn i realtid i fakturahanteringsaktiviteter. Organisationer kan generera omfattande rapporter och analyser för att få insikter i fakturavolymer, handläggningstider, flaskhalsar och prestandamått.
Dessa insikter möjliggör välgrundat beslutsfattande, processoptimering, ständiga förbättringar och affärseffektivitet.
Genom att utnyttja kraften i automatisering kan organisationer förändra sin fakturahantering. Automatisering förbättrar hastighet, noggrannhet, effektivitet och kostnadseffektivitet, vilket avsevärt förbättrar den övergripande leverantörsreskontrafunktionen.
Hur Nanonets automatiserar fakturahantering
Nanonets är en ledande leverantör av avancerade automationslösningar för att revolutionera fakturahantering.
Med sin spjutspetsteknologi och intelligenta kapacitet effektiviserar Nanonets hela arbetsflödet för fakturahantering, vilket ger oöverträffad effektivitet och noggrannhet. Så här automatiserar Nanonets fakturahantering.
Nanonets utnyttjar avancerad teknologi för optisk teckenigenkänning (OCR) och algoritmer för maskininlärning för att extrahera relevant data från fakturor korrekt.
Den kan hantera olika fakturaformat, inklusive skannade dokument, PDF-filer och digitala fakturor.
Systemet fångar automatiskt viktiga detaljer som leverantörsnamn, fakturanummer, datum, rader och belopp, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning.
Automatiserad validering och verifiering
Nanonets kan distribuera regler för att säkerställa datanoggrannhet och integritet.
Den utför kontroller av dubbletter av fakturor, saknad information och efterlevnad av fördefinierade regler. Eventuella avvikelser eller anomalier flaggas för granskning, vilket minskar risken för fel och bedrägliga aktiviteter.
Effektivisera hela arbetsflödesprocessen
Nanonets dirigerar automatiskt fakturor till lämpliga intressenter för granskning och godkännande baserat på fördefinierade regler och arbetsflöden.
Systemet skickar meddelanden och påminnelser, säkerställer snabba åtgärder och minskar behandlingscykeltiderna.
Intressenter kan samarbeta, kommunicera och spåra status för fakturor inom systemet, vilket förbättrar transparens, snabbhet och ansvarsskyldighet.
Integrera med befintliga system
Nanonets kan integrera befintliga system, såsom ERP-programvara (Enterprise Resource Planning), redovisningssystem och andra applikationer, vilket möjliggör smidigt datautbyte och synkronisering.
Denna integration eliminerar behovet av manuell dataöverföring, minskar fel och förbättrar processeffektiviteten.
Nanonets kan också effektivt hantera undantag eller avvikelser i fakturor med sitt intuitiva gränssnitt.
Systemet flaggar avvikelser, såsom prisfel eller ofullständig information, vilket gör att användarna kan åtgärda dem omgående. Denna strömlinjeformade process för undantagshantering säkerställer korrekt och överensstämmande fakturahantering.
Nanonets erbjuder omfattande rapporterings- och analysfunktioner, ger värdefulla insikter om prestanda för fakturahantering.
Användare kan generera anpassade rapporter, spåra nyckeltal och identifiera förbättringsområden. Dessa insikter hjälper organisationer att optimera arbetsflöden för fakturahantering, förbättra produktiviteten och fatta datadrivna beslut.
Nanonets ger organisationer en robust och intelligent plattform för att automatisera och optimera sin fakturahantering, sänka den genomsnittliga kostnaden för att behandla en faktura.
Genom att utnyttja avancerad teknik minskar Nanonets manuellt arbete, förbättrar noggrannheten, ökar effektiviteten och sänker kostnaden per faktura.
Organisationer kan därmed uppleva strömlinjeformad verksamhet, minskade handläggningstider och ökad produktivitet, vilket i slutändan leder till förbättrad ekonomisk förvaltning och affärsresultat.
Slutsats
Smakämnen marknaden för fakturahantering förväntas växa från 22 miljarder USD 2022 till 25.3 miljarder USD 2033, vilket ökar med en CAGR på 18 %. Detta pekar tydligt på automatiseringens växande roll i fakturahanteringen.
Fakturahantering är avgörande för att alla företag ska kunna hantera sin leverantörsreskontraprocess och finansiella kassaflöden. Manuell fakturahantering är tids-, arbets- och kostnadskrävande.
För att minska kostnaderna och förbli konkurrenskraftiga måste företag automatisera fakturahanteringen. Baserat på IOFMs 2021 rapport om framtiden för leverantörsskulder har det visat sig att 51 % av fakturorna kommer att behandlas rent elektroniskt.
Automatisering eliminerar tråkiga manuella uppgifter som datainmatning och fakturamatchning, vilket gör att ekonomiteam kan fokusera på mer värdeskapande aktiviteter.
Med Nanonets avancerade OCR-teknik, maskininlärningsalgoritmer och sömlösa integrationsmöjligheter har organisationer ett kraftfullt verktyg för att förbättra sina leverantörsreskontraprocesser.
Genom att utnyttja Nanonets automationskapacitet kan företag låsa upp nya nivåer av effektivitet, noggrannhet och kostnadsbesparingar i sin fakturahantering.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Fordon / elbilar, Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- BlockOffsets. Modernisera miljökompensation ägande. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/cost-of-processing-an-invoice/
- : har
- :är
- $3
- $UPP
- 000
- 10
- 100
- 20
- 2021
- 2022
- 24
- 98
- a
- accelererar
- Konto
- ansvar
- Redovisning
- konton
- leverantörsskulder
- noggrannhet
- exakt
- exakt
- Uppnå
- åtgärder
- aktiviteter
- Annat
- adress
- adresse
- Anta
- avancerat
- Fördel
- första advent
- Efter
- mot
- algoritmer
- Justerar
- tillåta
- också
- mängd
- mängder
- an
- analytics
- och
- vilken som helst
- tillämpningar
- lämpligt
- godkännande
- godkännanden
- godkänd
- ÄR
- områden
- AS
- aspekt
- At
- tillstånd
- automatisera
- automatiserar
- automatiskt
- automatisera
- Automation
- genomsnitt
- saldon
- baserat
- BE
- blir
- varit
- Fördelarna
- Bättre
- mellan
- Miljarder
- företag
- företag
- by
- CAGR
- KAN
- kapacitet
- fånga
- fångas
- fångar
- fall
- Kontanter
- kassaflöde
- chanser
- karaktär
- karaktärigenkänning
- Kontroller
- klart
- samarbeta
- COM
- kommunicera
- företag
- konkurrenskraftig
- Komplexiteten
- Efterlevnad
- kompatibel
- komponenter
- omfattande
- slutsats
- Konsekvenser
- kontinuerlig
- kontrakt
- kontrakt
- bidrar
- Motsvarande
- Pris
- kostnadsbesparingar
- kostnadseffektiv
- Kostar
- kritisk
- avgörande
- kundanpassad
- allra senaste
- cykel
- datum
- datainmatning
- Datautbyte
- data driven
- Datum
- Dagar
- som handlar om
- Beslutsfattande
- beslut
- Försenad
- fördröjningar
- leverera
- leverans
- Avdelning
- beroende
- distribuera
- detalj
- detaljer
- skillnader
- digital
- digitalt
- rikta
- rabatter
- tvister
- dokumentera
- dokument
- gör
- gjort
- driv
- drivande
- grund
- Tidig
- ekonomier
- Stordriftsfördelar
- effektivt
- effektivitet
- effektiv
- effektivt
- ansträngning
- Elektronisk
- elektroniskt
- element
- eliminerar
- eliminera
- e
- dykt
- bemyndigar
- möjliggöra
- möjliggör
- omfatta
- omfattar
- förstärka
- förbättra
- Förbättrar
- förbättra
- säkerställa
- säkerställer
- säkerställa
- Företag
- Hela
- inträde
- ERP
- fel
- fel
- väsentlig
- uppskattningar
- undersöka
- undantag
- utbyta
- befintliga
- förväntat
- påskyndar
- erfarenhet
- utforska
- extrahera
- faktorer
- snabbare
- avgifter
- få
- Filer
- Arkivering
- slutlig
- finansiering
- finansiella
- finansiella resultat
- flaggad
- flaggorna
- flöda
- flöden
- Fokus
- efter
- För
- hittade
- bedräglig
- från
- fungera
- fonder
- ytterligare
- framtida
- Få
- spel-växlare
- allmänhet
- generera
- generera
- Går
- Väx
- Odling
- riktlinjer
- hantera
- Arbetsmiljö
- Utnyttja
- Har
- hjälpa
- hjälper
- här.
- Hög
- högre
- Hur ser din drömresa ut
- HTTPS
- humant
- Human Resources
- identifierade
- identifiera
- identifiera
- Inverkan
- slag
- Konsekvenser
- nödvändigt
- genomföra
- genomföras
- genomföra
- med Esport
- förbättra
- förbättras
- förbättring
- förbättra
- in
- innefattar
- Inklusive
- ökat
- Ökar
- industrin
- påverka
- informationen
- informeras
- Infrastruktur
- initiativ
- insikter
- integrera
- integrerade
- integrering
- integritet
- Intelligent
- Gränssnitt
- inre
- ingripande
- in
- intuitiv
- investering
- Fakturahantering
- fakturahantering
- engagera
- involverade
- involverar
- problem
- utfärdande
- IT
- artikel
- DESS
- Nyckel
- arbetskraft
- Sent
- leda
- ledande
- inlärning
- Nivå
- nivåer
- hävstångs
- hävstångs
- tycka om
- linje
- Lång
- längre
- du letar
- förluster
- Låg
- lägre
- sänkning
- Maskinen
- maskininlärning
- göra
- hantera
- ledning
- manuell
- manuellt
- matchande
- Maj..
- metoder
- Metrics
- minimum
- missade
- saknas
- Mildra
- mer
- mer effektiv
- mycket
- multipel
- måste
- namn
- Behöver
- behov
- negativ
- Nya
- Nästa
- anmälningar
- nu
- antal
- OCR
- of
- erbjuda
- Ofta
- on
- gång
- ONE
- operativa
- Verksamhet
- möjligheter
- Möjlighet
- optisk teckenigenkänning
- optimering
- Optimera
- or
- ordrar
- organisation
- organisationer
- Övriga
- utfall
- övergripande
- Papper
- pappersarbete
- betalning
- betalningsmetoder
- betalningen behandlas
- betalningar
- prestanda
- utför
- perioden
- Personal
- fysisk
- planering
- plattform
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- poäng
- Strategier
- Inlägg
- potentiell
- kraft
- den mäktigaste
- prissättning
- tryckning
- process
- Bearbetad
- processer
- bearbetning
- produktivitet
- ge
- leverantör
- ger
- tillhandahålla
- inköp
- rent
- område
- nå
- realtid
- mottagna
- erkännande
- avstämning
- registreras
- register
- minska
- Minskad
- minskar
- reducerande
- betraktar
- regulatorer
- Förhållanden
- relevanta
- repetitiva
- Rapportering
- Rapport
- kräver
- Obligatorisk
- Krav
- Kräver
- löst
- lösa
- resurs
- Resursintensiv
- Resurser
- resulterande
- översyn
- revolutionera
- höger
- Risk
- risker
- robusta
- Roll
- rutter
- routing
- regler
- s
- löner
- Besparingar
- Skala
- scanning
- sömlös
- §
- söker
- sänder
- flera
- visas
- signifikant
- signifikant
- Storlek
- släta
- So
- Mjukvara
- Lösningar
- några
- specifik
- fart
- spent
- Personal
- stadier
- intressenter
- status
- bo
- Steg
- Steg
- förvaring
- Strategisk
- effektivisera
- strömlinjeformad
- rationalisering
- studier
- sådana
- Stödjande
- apt
- synkronisering
- system
- System
- Ta
- tagen
- tar
- uppgift
- uppgifter
- lag
- Tekniken
- Teknologi
- villkor
- den där
- Smakämnen
- Framtiden
- deras
- Dem
- Dessa
- detta
- Genom
- hela
- tid
- tidskrävande
- gånger
- till
- verktyg
- verktyg
- Totalt
- spår
- traditionellt
- Utbildning
- överföring
- överföringar
- Förvandla
- Öppenhet
- typiskt
- Ytterst
- förståelse
- låsa
- oöverträffad
- Användning
- användare
- Använda
- validerade
- godkännande
- Värdefulla
- olika
- leverantör
- Verifiering
- verifierade
- synlighet
- volym
- volymer
- sätt
- we
- veckor
- Vad
- Vad är
- när
- som
- kommer
- med
- inom
- utan
- arbetsflöde
- arbetsflöden
- Om er
- Din
- zephyrnet