Vad AV-integratörer har fel om hybridarbete

En värld av AV-integration på arbetsplatsen 2022 kan nästan delas upp i två läger. De som handlar om Microsoft Teams Rooms. Och de som har en viss skepsis till att det är ett universalmedel.

De senare anser att det finns en större bild som måste förstås. Och bland dem är Jon Knight, VD för Ascentae, en distributör av arbetsplatsteknik.

Den större bilden i denna tankegång innebär att förstå de viktigaste beslutsfattarnas oro för hybridarbetsplatser. Det innebär partnerskapsmöjligheter som kommer att hjälpa integratörer att leverera en komplett end-to-end-tjänst istället för att ta ett tyst tillvägagångssätt. Det involverar också datas värde för att få hybridarbetsplatser att generera ROI.

Frågor om denna större bild – och om AV-integratörer verkligen har den kompetens och förståelse som behövs för hybridarbete – dyker snabbt upp när AV Magazine besöker ett Ascentae showroom.

Öppnade i samarbete med Your Workspace, detta utrymme visar hur en smart arbetsplats kan möjliggöra flexibelt arbete och datadrivet beslutsfattande.

Det ger möjligheter att överväga frågor som rör design av arbetsplatser, smarta skåp, möbler och de stora ämnena om framtidens arbete – tillsammans med insikt i intelligenta mötesrum och visuella samarbetslösningar. Det gör det också möjligt att skapa partnerskap inom dessa bredare områden.

Det är efteråt, i en diskussion efter besöket, som Knight säger: ”Jag får en allt större känsla av att många integratörer och slutanvändare ser Microsoft Teams som svaret på de många utmaningar som hybridarbete representerar. Men jag skulle uppmuntra integratörer att överväga bilden på medellång sikt. Även om Teams är en mycket viktig del av pussel, kommer varken Teams eller Microsoft att vara svaret på varje utmaning som skapas av hybridarbete.”

För fem år sedan, istället för en applikation som heter Teams, hade vi en som hette Skype för företag. För tio år sedan var det Microsoft Lync. Vid den tiden främjade AV-integratörer som sålde videokonferenser fördelarna med (H323) standardbaserad video.

"Var kommer vi att vara om fem eller tio år?" frågar Knight.

Men om AV-integratörer ska göra något mer än att bara tillhandahålla Microsoft Teams Rooms-lösningar, vilka är de viktigaste beslutsfattare i hybridarbetsprojekt som de behöver förstå?

”Vi tror att de tre nyckelavdelningarna är faciliteter, HR och IT; men i slutändan kommer de stora besluten sannolikt att fattas på styrelsenivå”, säger Knight.

De traditionella IT- och AV-beslutsfattarna kommer att ingå i hybrida arbetssamtal i organisationer men kanske inte alltid driver dem. Projekt har ofta blivit multidepartementella och det finns mer med ROI och risker än bara teknik.

Anläggningar är inblandade eftersom de måste göra val om hur mycket fastigheter de behöver nu, under de närmaste åren och på lång sikt. Hybridarbete påverkar beslut om fastighetsstrategi – om man ska äga eller hyra, och hur länge.

"Vi hör för närvarande från slutanvändare som anammar flexibelt arbete och ser att deras arbetsplats i snitt har 10-20% beläggning", säger Knight. "Ofta vet de detta bara på grund av dörringångsdata eller VD:n som frågar var alla är. Utformningen av en arbetsplats och mängden fastigheter representerar en enorm ROI för dem som gör rätt.”

Oron för välbefinnande, mental hälsa och att behålla rätt personal har också kommit i förgrunden allt eftersom pandemin fortskridit, och dessa ämnen är en del av HR-agendan. Videotrötthet har blivit ett problem även om UC-plattformar som Teams, Zoom och Google har hållit företag flytande.

"Att anpassa en teknikstrategi med en HR-strategi är något som vi tror är fundamentalt viktigt," tillägger Knight.

Alla dessa ämnen samlas för att vara en del av agendan på C-nivå, som involverar VD:ar, CFO:er, CTO:er, CIO:er och COO:er.

"Men ofta hör vi om metoder för att "sticka gips" eller den stora brittiska kulturen "Behåll dig lugn, ta en kopp te och vänta". Det finns ett spindelnät av sammanlänkade beslut som måste övervägas och att skapa en ett- till femårsplan med självförtroende i det här skedet är utmanande, säger Knight.

Att ta itu med agendan på ett sätt som möter dessa många intressenters oro är en stor möjlighet.

Men det är här problemet ligger. Har AV-integratörer verkligen den kompetens och förståelse som behövs för samtal med flera intressenter?

"Generellt sett skulle jag säga nej, vilket inte är helt förvånande eftersom det här arbetssättet har påskyndats av Covid-pandemin", säger Knight.

Han ser Ascentaes roll som att underlätta arbetet med att identifiera rätt teknologier och partnerskap för kanal och slutanvändare, bygga på en förståelse för hur dessa trender utvecklades före Covid.

När Ascentae lanserades som distributör, 2017, anammade företaget filosofin om agilt arbete.

"Ju mer vi lär oss om resultatet av pandemin, desto mer tror vi att agilt arbete ger en ram för framgång", säger Knight.

Agilt arbete har kärnprinciper, som att ge människor val när det gäller hur och var de arbetar, och skapa utrymmen för att stödja olika arbetsstilar eller de olika uppgifter som människor behöver utföra.

”Att fokusera på uppgiften är ett intressant tillfälle för teknikdiskussioner. Det börjar öppna diskussionen om hur organisationer kan anamma hybridarbete på lång sikt”, säger Knight.

Att förstå detta ger en möjlighet att leverera en mycket bredare teknologiportfölj än bara utrymmen för videokonferenser.

"Organisationer som Deloitte, GSK, RBS, PwC och många fler hade alla anammat principerna för agilt arbete många år innan pandemin slog till", säger Knight.

Agilt arbete kopplat till datadrivet beslutsfattande är hörnstenen i hur företag kan tackla möjligheterna och utmaningarna med hybridarbete enligt hans uppfattning. Belöningarna är flexibilitet för anställda, "femstjärniga arbetsplatsupplevelser" och minskningar av fastighetsportföljer.

Så vad kan gå fel om det finns alla dessa möjligheter att samarbeta för en komplett end-to-end-tjänst från pre-design konsultation till post-installation service, och om dessa möjligheter involverar en förståelse för fastigheter, kontorsdesign, möbler och HR /kultur såväl som samarbete?

"Generellt sett ser vi fortfarande att majoriteten för närvarande tar ett tyst tillvägagångssätt och detta frånkopplade tillvägagångssätt leder ofta till frustrationer med det slutliga projektet", säger Knight.

"Exempel som eluttag på fel plats och väggar som är olämpliga för att stödja en skärm är alla praktiska exempel, men nu är utmaningen ännu större", säger han.

En hybrid arbetsstrategi måste börja med att erbjuda flexibilitet om var och hur användare kan arbeta, underbyggd av data av god kvalitet för beslutsfattare.

""Baslinjen för detta är beläggningsdata. När medarbetarna väl har ett bokningsverktyg som låter dem välja var de arbetar och med vem, kan organisationen samla in data för att identifiera beläggningstrender”, säger Knight.

"Vi slutar inte där. Vi fortsätter att arbeta med våra teknikpartners för att integrera flera datakällor från mötesrum och samarbetsteknik för att ge en rikare datautdata, vilket gör det möjligt för organisationer att förstå hur utrymmen används och hur de presterar."

Är det integratören/hanterade tjänsteleverantören eller slutanvändaren som behöver äga denna data?

"Vi tror att data måste ägas av slutanvändarna eftersom ju rikare data, desto mer konfidentiell kan den bli, och långtidsdata kommer bara att bli rikare", säger Knight.

Men det finns två viktiga möjligheter för integratören eller leverantören av hanterade tjänster.

Först, att integrera flera datakällor för att skapa "en källa till sanning". För det andra att tillhandahålla proaktiv analys och rekommendationer för framtida teknikstrategi och investeringar, baserat på analys av data.

"För närvarande verkar huvuddelen av fokus ligga på att rummet är "färdigt" och finns det några problem som kommer att hindra en användare från att använda utrymmet idag snarare än att fånga data över tid för att belysa användning, beteende och prestanda, säger Knight .

Om AV-integratörer inte behärskar ett agilt, datadrivet tillvägagångssätt och hybrid arbetsplatsteknik kommer att specificeras, installeras och underhållas av proffs utan AV-expertis, kommer resultaten inte att bli vackra.

"Detta är för närvarande min största oro för AV-branschen. Om vi ​​inte är en del av lösningen kan upplevelserna för användarna bli dåliga, säger Knight.

"Förmågan hos AV-integratörer - att leverera blandade teknologilösningar - måste vara ett nyckelfokus för vår bransch och framhävs som något som bara kan uppnås genom att arbeta med en specialist."

Dessutom behöver det finnas löpande support, service och underhåll i projekt. Den mesta hårdvaran får nu regelbundna mjukvaruuppdateringar, och agil mjukvaruutveckling blir alltmer standardpraxis.

"Dessa mjukvaruuppdateringar måste rullas ut, testas och stödjas för att säkerställa att produkter som är integrerade idag förblir integrerade på lång sikt", säger Knight.

"Att bara säga att vi kommer att lägga ett allt-i-ett videokonferenssystem i våra mötesrum och stanna där kommer att leverera en upplevelse som inte är bättre än att arbeta hemifrån."

Jon Knight är verkställande direktör för Ascentae, en distributör av smart arbetsplatsteknik inklusive lösningar från GoBright, Nureva, MAXHUB, Valarea, Huddly, Evoko och Ditto.