เจ้าหนี้ไร้กระดาษ: คู่มือการใช้งาน

การเปลี่ยนไปสู่ระบบไร้กระดาษ เจ้าหนี้การค้า กำลังข่มขู่ ซึ่งมักจะหมายถึงการแปลงข้อมูลหลายปีให้เป็นดิจิทัล ฝึกอบรมพนักงาน และเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงนี้สามารถให้ผลตอบแทนจำนวนมากได้

พิจารณาสิ่งนี้: ระดับการวิจัย พบว่า 50% ของธุรกิจต้องต่อสู้กับการชำระเงินล่าช้าและพลาดส่วนลดเนื่องจากรอบการอนุมัติที่ยืดเยื้อ น่าประหลาดใจที่ 79% ของ SMEs และ 68% ของบริษัทในตลาดกลางระบุว่าการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและขั้นตอนที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นจุดที่เป็นปัญหาหลัก สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ปัญหาหลักคือใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่มาในรูปแบบกระดาษ โดย 60% ประสบปัญหานี้

ตัวเลขเหล่านี้เน้นย้ำถึงความจำเป็นในการจัดการวิธีที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัวยิ่งขึ้น ใบแจ้งหนี้, คำสั่งซื้อและ การชำระเงิน. การใช้กระบวนการชำระหนี้แบบไร้กระดาษอาจเป็นวิธีแก้ปัญหาได้หรือไม่ ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกว่าทำไมถึงเป็นเช่นนั้น นอกจากนี้เรายังจะแนะนำคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษและแบ่งปันเคล็ดลับอันมีค่าสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่น

เจ้าหนี้บัญชีไร้กระดาษคืออะไร?

คำว่าเจ้าหนี้ไร้กระดาษหมายถึงกระบวนการ AP แบบดิจิทัลโดยสมบูรณ์ ซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ มันเกี่ยวข้องกับ แผนกเอพี การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อแปลงใบแจ้งหนี้และเอกสารที่เกี่ยวข้องให้เป็นดิจิทัล ทำให้กระบวนการอนุมัติเป็นอัตโนมัติ และดำเนินการชำระเงินผ่านวิธีการอิเล็กทรอนิกส์

คุณสามารถสร้างชุดเครื่องมือพิเศษหรือซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้ไร้กระดาษที่ครอบคลุมเพื่อจัดการทุกด้านได้ในที่เดียว ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด เป้าหมายก็คือการกำจัดขั้นตอนที่ต้องทำเอง ลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด และเพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพ

ทุกธุรกิจต้องการชำระเงินให้ผู้ขายได้ตรงเวลาและรับส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด แต่งานเอกสารและระบบราชการมักจะขวางทาง เพิ่ม Excel และอีเมลลงในส่วนผสม และทำให้ง่ายต่อการสูญเสียใบแจ้งหนี้ พลาดการชำระเงิน หรือรายงานล่าช้า

ต่อไปนี้คือจุดที่การไร้กระดาษเป็นตัวเปลี่ยนเกม ช่วยให้ธุรกิจจัดการใบแจ้งหนี้ได้มากขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มพนักงานหรือขยายเวลาทำงาน เชอร์รี่อยู่ด้านบน? ที่ได้มาตรฐาน ขั้นตอนการทำงานของเอพี ที่คุณสามารถปรับแต่งเพื่อประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

เหตุใดคุณจึงต้องไร้กระดาษในบัญชีเจ้าหนี้?

การดำเนินการตามใบแจ้งหนี้อาจมีค่าใช้จ่ายระหว่าง 15 ถึง 40 เหรียญสหรัฐ แต่นี่คือซับเงิน: รายงานเอไอเอ็ม เผยใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสามารถลดต้นทุนได้ 29.2% สมมติว่าคุณประมวลผลใบแจ้งหนี้ 10,000 ใบต่อเดือน ในราคาใบละ 10 ดอลลาร์ นั่นคือประหยัดเงินได้ประมาณ 300,000 เหรียญต่อปี

ลองพิจารณาเรื่องนี้: ประมาณหนึ่งในสามของธุรกิจที่สำรวจสามารถลดต้นทุนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้มากขึ้นไปอีก: มากถึง 50% นั่นหมายถึงประหยัดเงินได้ปีละ 600,000 ดอลลาร์ น่าประทับใจใช่ไหม? อย่างไรก็ตาม ประโยชน์ของการหันมาใช้ระบบไร้กระดาษมีมากกว่าแค่การประหยัดเงิน

การเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษช่วยให้ทีมของคุณจัดลำดับความสำคัญของงานเชิงกลยุทธ์ได้ ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และส่งเสริมการปฏิบัติตามข้อกำหนด มันทำให้ความสัมพันธ์ของผู้ขายราบรื่นขึ้นด้วยการชำระเงินที่รวดเร็ว และไม่ต้องพูดถึงผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม การเลิกใช้กระดาษจะทำให้คุณสามารถลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ของบริษัทของคุณได้อย่างมาก

ระบบบัญชีเจ้าหนี้ไร้กระดาษทำงานอย่างไร?

ถามพนักงาน AP ว่างานที่พวกเขาชอบน้อยที่สุดคืออะไร และพวกเขาจะบอกคุณว่า: การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง มันมีทุกที่ ตั้งแต่การป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการติดตามการชำระเงินและการกระทบยอดบัญชี รายการจะดำเนินต่อไป ด้วยระบบบัญชีเจ้าหนี้แบบไร้กระดาษ การต่อสู้ส่วนใหญ่จึงหมดไป

แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด มาดูกันว่าระบบเจ้าหนี้ไร้กระดาษทำงานอย่างไร และจะปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน AP ในด้านต่างๆ ของคุณได้อย่างไร

1. เก็บข้อมูลและแปลงเอกสารดิจิทัล

คุณอาจได้รับใบสั่งซื้อ ใบเสร็จรับเงิน และใบแจ้งหนี้จากช่องทางต่างๆ เช่น อีเมล, Dropbox, Google Drive, โพสต์ หรือแม้แต่แฟกซ์ โดยทั่วไป คุณจะต้องป้อนข้อมูลนี้ด้วยตนเองหรือสแกนเอกสารกระดาษเข้าสู่ระบบของคุณ กระบวนการนี้ใช้เวลานาน มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด และทำให้การชำระเงินของผู้ขายล่าช้า

ระบบเจ้าหนี้บัญชีไร้กระดาษ เช่น Nanonets มีคุณสมบัติเช่น AI-OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) กฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ คุณจะสามารถบันทึกข้อมูลเอกสารจากทุกช่องทางได้อย่างง่ายดาย ระบบจะสแกน แยกและตรวจสอบข้อมูลทันทีที่มาถึง จากนั้นจึงแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล

มีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้าง สกุลเงิน กฎระเบียบด้านภาษี และภาษาที่แตกต่างกัน ไม่สำคัญ ระบบสามารถจัดการได้ทั้งหมด ทีมของคุณจะไม่ต้องจ้องไปที่แผ่นงาน Excel คอยตรวจสอบตัวเลขด้วยตนเอง แต่ข้อมูลจะพร้อมใช้งาน แม่นยำ และค้นหาได้ง่าย

2. อนุมัติอัตโนมัติและเวิร์กโฟลว์ที่ตรงกัน

ขั้นตอนต่อไปคือการได้รับเอกสารอนุมัติ ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับการกำหนดเส้นทางทางกายภาพหรือทางอีเมลไปยังฝ่ายที่รับผิดชอบเพื่อขออนุมัติในการตั้งค่าแบบดั้งเดิม พนักงาน AP มักจะต้องติดตามซ้ำๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการอนุมัติทันเวลา

นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้จะต้องตรงกับใบสั่งซื้อและการรับสินค้าที่เกี่ยวข้องเพื่อหลีกเลี่ยงใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกัน การฉ้อโกง และข้อผิดพลาด โดยมักจะเกี่ยวข้องกับการดึงเอกสารแต่ละฉบับขึ้นมา พิมพ์ และเปรียบเทียบทีละบรรทัด มันไม่ใช่งานที่สนุกที่สุดในโลก และแน่นอนว่าไม่ใช่งานที่มีประสิทธิภาพที่สุดด้วย

เมื่อคุณเปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีเจ้าหนี้แบบไร้กระดาษ กระบวนการทั้งหมดนี้จะเป็นไปโดยอัตโนมัติ ระบบกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังบุคคลที่ถูกต้องตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อการอนุมัติ ด้วย Nanonets คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติและการแจ้งเตือนไปยังผู้อนุมัติได้ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะลงชื่อออกตรงเวลา การอัปเดตสถานะอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการสื่อสารโปร่งใสและมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในกระบวนการอนุมัติ การอัปเดตเหล่านี้ช่วยให้ติดตามความคืบหน้าได้ง่าย และช่วยให้ทุกคนทราบถึงสถานะปัจจุบันของเอกสาร

ระบบยังจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าโดยอัตโนมัติ ในกรณีที่ไม่ตรงกันหรือมีความคลาดเคลื่อน ระบบจะแจ้งเตือนเพื่อให้คุณตรวจพบข้อผิดพลาดได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการชำระเงินหรือข้อพิพาท ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยลดการใช้แรงงานคนและลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด กิจกรรมฉ้อโกง และการสูญเสียทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างมาก

3. ประมวลผลการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์

การประมวลผลการชำระเงินมักเกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมาก เช็ค ธนาณัติ ดราฟท์ธนาคาร และอื่นๆ อีกมากมาย วิธีการแบบดั้งเดิมเหล่านี้ต้องใช้ทรัพยากร เพิ่มเวลาในการประมวลผล และทำให้การชำระเงินของผู้ขายล่าช้า

พนักงาน AP ของคุณจะต้องบันทึกการชำระเงินแต่ละครั้งด้วยตนเอง เพื่อให้มั่นใจว่าจำนวนเงินที่ถูกต้องจะถูกส่งไปยังผู้จำหน่ายที่ถูกต้อง พวกเขาจะต้องติดตามการชำระเงินเหล่านี้ ตรวจสอบกับใบแจ้งยอดธนาคาร และแก้ไขความคลาดเคลื่อนเมื่อเกิดขึ้น สุดท้าย พวกเขาจะต้องกระทบยอดการชำระเงินเหล่านี้กับใบแจ้งหนี้เดิมและบัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างระมัดระวัง กระบวนการนี้ใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

แต่ด้วยระบบบัญชีเจ้าหนี้แบบไร้กระดาษ การรับส่งข้อมูลที่ราบรื่น และขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าความท้าทายเหล่านี้จะได้รับการบรรเทาลงอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถทำงานร่วมกับธนาคารหรือผู้ประมวลผลการชำระเงินที่มีอยู่ของคุณเพื่ออำนวยความสะดวกในการชำระเงินที่ราบรื่นและปลอดภัย คุณสามารถเลือกวิธีการชำระเงินที่เหมาะกับคุณ — ACH, บัตรเครดิต, การโอนเงิน หรือแม้แต่บัตรเสมือน

ตัวอย่างเช่น Nanonets ทำงานร่วมกับ Stripe และ QuickBooks อำนวยความสะดวกในการชำระเงินที่คล่องตัว ในขณะเดียวกันก็รักษาบันทึกทางการเงินของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ คุณสามารถกำหนดเวลาการชำระเงินตามเงื่อนไขกระแสเงินสดและข้อกำหนดของผู้ขายได้

ระบบไร้กระดาษยังสามารถบันทึกการชำระเงินแต่ละรายการ รวมถึงใบแจ้งหนี้และรายละเอียดผู้ขายที่เกี่ยวข้องได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีการบันทึกด้วยตนเองอีกต่อไป และไม่ต้องตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคารอีกต่อไป ความคลาดเคลื่อน (หากมี) ระบบจะตั้งค่าสถานะแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ทีมของคุณสามารถแก้ไขได้ทันทีและมีประสิทธิภาพ ระบบยังช่วยให้แน่ใจว่าการชำระเงินทั้งหมดได้รับการกระทบยอดกับใบแจ้งหนี้เดิมและบัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างถูกต้อง

4. จัดทำรายงานและเส้นทางการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ

ด้วยระบบที่ใช้กระดาษ งานเหล่านี้มักต้องใช้เวลาและความพยายามมากขึ้น คุณจะต้องกรองใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารอื่นๆ จำนวนมาก ป้อนและอ้างอิงข้อมูลด้วยตนเองเพื่อสร้างรายงาน การรักษาเส้นทางการตรวจสอบที่ชัดเจนก็เป็นเรื่องที่ท้าทายเช่นกัน เนื่องจากอาจลืมการติดตามเอกสารที่เป็นกระดาษได้ง่าย

ด้วยระบบไร้กระดาษ ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บและจัดการโดยอัตโนมัติในพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง ทำให้การดึงข้อมูลและการสร้างรายงานเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นการปิดบัญชีสิ้นเดือน การตรวจสอบ หรือการคาดการณ์ทางการเงิน คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที

การรายงานอัตโนมัติแบบเรียลไทม์ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการรวมข้อมูลด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับการดำเนินงานทางการเงินของคุณ ช่วยให้คุณระบุแนวโน้ม ตรวจจับความผิดปกติ และทำการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูล

สำหรับเส้นทางการตรวจสอบ ระบบจะบันทึกกิจกรรมทั้งหมด ตั้งแต่การรับใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการชำระเงิน รวมถึงการอนุมัติและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำ ความโปร่งใสระดับนี้ช่วยให้มั่นใจถึงความรับผิดชอบ ลดความซับซ้อนในการปฏิบัติตามข้อกำหนด และทำให้การตรวจสอบปัญหาหรือข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ การผสานรวมกับ ERP หรือซอฟต์แวร์บัญชีของคุณช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทางการเงินทั้งหมดได้รับการซิงโครไนซ์และเป็นปัจจุบัน ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของความไม่ถูกต้องและความซ้ำซ้อน

5. แจ้งให้ผู้ขายทราบและรักษาความโปร่งใส

ในการตั้งค่าแบบดั้งเดิม การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์อาจเป็นเรื่องท้าทายทีเดียว การชำระเงินล่าช้า ใบแจ้งหนี้สูญหาย และการสื่อสารที่ผิดพลาดอาจทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ขายตึงเครียด นอกจากนี้ การติดตามข้อกำหนดและความต้องการของซัพพลายเออร์ทุกรายอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวล

อย่างไรก็ตาม ระบบบัญชีเจ้าหนี้แบบไร้กระดาษช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น การประมวลผลและการอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วยิ่งขึ้นหมายความว่าการชำระเงินจะดำเนินการตรงเวลา ซึ่งช่วยเพิ่มความพึงพอใจของผู้ขาย ระบบยังจัดเก็บข้อมูลผู้ขายทั้งหมดของคุณไว้ที่ส่วนกลาง ทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงและจัดการ

พอร์ทัลซัพพลายเออร์แบบอัตโนมัติช่วยให้ผู้ขายสามารถส่งใบแจ้งหนี้ ติดตามสถานะการชำระเงิน และสื่อสารแบบเรียลไทม์ ลดความจำเป็นในการส่งอีเมลหรือโทรศัพท์กลับไปกลับมา การแจ้งเตือนอัตโนมัติ การแจ้งเตือน และการแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังทั้งสองฝ่ายในกรณีที่เกิดความล่าช้าหรือความคลาดเคลื่อน จึงรับประกันความโปร่งใสและลดความเข้าใจผิด

นอกจากนี้ ระบบยังสามารถรองรับเงื่อนไขการชำระเงิน ส่วนลด หรือความต้องการอื่นๆ ที่แตกต่างกันสำหรับซัพพลายเออร์แต่ละราย จัดการตัวแปรเหล่านี้ได้อย่างราบรื่น สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ขายของคุณและช่วยให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนดหรือสิ่งจูงใจอื่น ๆ เพิ่มประสิทธิภาพกระแสเงินสดของคุณ และกระชับความสัมพันธ์ของซัพพลายเออร์ของคุณ

ท้ายที่สุดแล้ว การเปลี่ยนไปใช้ระบบบัญชีเจ้าหนี้แบบไร้กระดาษไม่ได้เป็นเพียงการประหยัดต้นทุนและเวลาเท่านั้น เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเปลี่ยนกระบวนการ AP ของคุณให้เป็นฟังก์ชันทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนประสิทธิภาพ ความโปร่งใส และการควบคุม

คุณจะใช้ระบบบัญชีเจ้าหนี้แบบไร้กระดาษได้อย่างไร?

เอาล่ะ คุณจึงมั่นใจเกี่ยวกับประโยชน์ของระบบบัญชีเจ้าหนี้แบบไร้กระดาษ คุณสามารถดูได้ว่าสิ่งนี้สามารถเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานทางการเงินของคุณ ปรับปรุงกระบวนการ และปรับปรุงการควบคุมได้อย่างไร แต่คุณจะนำไปปฏิบัติได้อย่างไร?

ต่อไปนี้เป็นคู่มือการใช้งานทีละขั้นตอนเพื่อให้คุณเห็นเส้นทางที่ชัดเจนในการเปลี่ยนแปลง:

ขั้นตอนที่ 1: ประเมินกระบวนการปัจจุบันของคุณ

ระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงและความท้าทายที่คุณกำลังเผชิญ มีการจ่ายเงินล่าช้าหรือไม่? คุณพบว่าการคืนดีเป็นเรื่องยากหรือไม่? มีข้อผิดพลาดบ่อยไหม และข้อผิดพลาดเหล่านี้เกิดขึ้นที่ไหนบ่อยที่สุด?

พูดคุยกับทีมของคุณและรวบรวมข้อมูลของพวกเขา จุดปวดหลักของพวกเขาคืออะไร? พวกเขาใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับอะไร? ส่วนใดของกระบวนการที่พวกเขาพบว่าท้าทายหรือน่าหงุดหงิดที่สุด ข้อเสนอแนะนี้สามารถช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการจากระบบบัญชีเจ้าหนี้แบบไร้กระดาษ

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดความต้องการและวัตถุประสงค์ของคุณ

เมื่อคุณเข้าใจสถานการณ์และความท้าทายในปัจจุบันของคุณแล้ว ให้ระบุสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยระบบใหม่ของคุณ คุณต้องการเร่งการประมวลผลใบแจ้งหนี้หรือไม่? ปรับปรุงความแม่นยำ? เพิ่มความโปร่งใส? ลดต้นทุน?

กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการลดเวลาการประมวลผลใบแจ้งหนี้ลง 50% หรือได้รับความแม่นยำ 100% ในการกระทบยอดการชำระเงิน จากนั้น ระบุข้อกำหนดด้านการทำงานของคุณ คุณต้องการขั้นตอนการอนุมัติหรือไม่? บูรณาการเข้ากับ ERP หรือซอฟต์แวร์บัญชีที่คุณมีอยู่ได้อย่างไร คุณต้องการการรายงานและการวิเคราะห์แบบเรียลไทม์หรือไม่? พอร์ทัลซัพพลายเออร์?

พิจารณาความต้องการในอนาคตด้วย เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น คุณอาจต้องรับสมัครผู้จำหน่ายมากขึ้น จัดการใบแจ้งหนี้จำนวนมากขึ้น หรือปฏิบัติตามกฎระเบียบเพิ่มเติม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณเลือกสามารถปรับขนาดและปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้

ขั้นตอนที่ 3: วิจัยและประเมินแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้

เริ่มค้นคว้าระบบบัญชีเจ้าหนี้แบบไร้กระดาษที่มีอยู่ ดูคำอธิบายผลิตภัณฑ์ โพสต์ในบล็อก ความคิดเห็นของลูกค้า กรณีศึกษา และวิดีโอสาธิต เข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บหรือการสาธิตผลิตภัณฑ์หากเป็นไปได้

มีระบบเจ้าหนี้ไร้กระดาษมากมายในตลาด บางระบบเป็นระบบสแตนด์อโลน ในขณะที่บางระบบสามารถรวมเข้ากับ ERP หรือซอฟต์แวร์บัญชีของคุณได้ พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น คุณลักษณะของระบบ ความง่ายในการใช้งาน ความสามารถในการปรับขนาด ความปลอดภัย การสนับสนุนลูกค้า และต้นทุน

มองหาคุณสมบัติที่ตอบสนองความต้องการของคุณโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น เลือกระบบที่มีการแจ้งเตือนอัตโนมัติและเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ หากคุณประสบปัญหาการชำระเงินล่าช้า หากข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลเป็นปัญหา ให้เลือกระบบที่มีเทคโนโลยี OCR ขั้นสูงเพื่อการดึงข้อมูลอัตโนมัติที่แม่นยำ

ขั้นตอนที่ 4: วางแผนและดำเนินการตามกระบวนการดำเนินการ

การใช้งานจริงของระบบบัญชีเจ้าหนี้ที่คุณเลือกถือเป็นขั้นตอนสำคัญ โดยเกี่ยวข้องกับการติดตั้งหรือตั้งค่าซอฟต์แวร์ การย้ายข้อมูลที่มีอยู่ การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ และการฝึกอบรมพนักงานของคุณ

ต่อไปนี้คือรายการตรวจสอบสิ่งที่ควรพิจารณาในระหว่างขั้นตอนการติดตั้งใช้งาน:

• การโยกย้ายข้อมูล: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดของคุณได้รับการถ่ายโอนอย่างถูกต้องและปลอดภัยไปยังระบบใหม่ ซึ่งรวมถึงข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลใบแจ้งหนี้ ประวัติการชำระเงิน และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
• การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์: กำหนดค่าระบบให้สะท้อนถึงขั้นตอนการทำงานและกระบวนการอนุมัติที่คุณต้องการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบได้รับการตั้งค่าเพื่อรองรับความต้องการและข้อกำหนดเฉพาะของคุณ
• บูรณาการ: หากระบบใหม่ของคุณจำเป็นต้องทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่นๆ (เช่น ERP หรือระบบบัญชีของคุณ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการผสานรวมเหล่านี้ได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้องและทดสอบอย่างละเอียด
• การฝึกอบรม: ให้การฝึกอบรมที่ครอบคลุมแก่ทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจวิธีใช้ระบบใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจรวมถึงเซสชันแบบตัวต่อตัว เวิร์กช็อปกลุ่ม หรือแม้แต่บทเรียนออนไลน์แบบเรียนรู้ด้วยตนเอง
• การทดสอบ: ก่อนเผยแพร่ ให้ทดสอบระบบอย่างละเอียดเพื่อระบุและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบความถูกต้องของการย้ายข้อมูล การทดสอบเวิร์กโฟลว์ การตรวจสอบการรวมระบบ และการทำให้แน่ใจว่าระบบใช้งานง่ายและใช้งานได้
• สนับสนุน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบสนับสนุนที่เชื่อถือได้ ซึ่งอาจมาจากทีมสนับสนุนลูกค้าของผู้ขายหรือทีมไอทีภายใน วิธีที่ดีที่สุดคือมีคนที่สามารถแก้ไขปัญหาใดๆ ได้อย่างรวดเร็วในระหว่างการใช้งานหรือช่วงหลังการใช้งาน

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เมื่อระบบบัญชีเจ้าหนี้ไร้กระดาษของคุณเริ่มทำงานแล้ว จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง และระบุจุดที่ต้องปรับปรุงหรือเพิ่มประสิทธิภาพ

นี่คือรายการ KPI ที่คุณอาจต้องการติดตาม:

ระยะเวลาดำเนินการใบแจ้งหนี้: วิธีนี้จะวัดเวลาที่ใช้ตั้งแต่การรับใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการชำระเงิน ระยะเวลาในการประมวลผลที่สั้นลงสามารถบ่งชี้ถึงกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ราคาต่อใบแจ้งหนี้: วิธีนี้จะคำนวณต้นทุนรวมในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ต้นทุนที่ลดลงบ่งบอกถึงระบบที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากขึ้น

อัตราความถูกต้องของใบแจ้งหนี้: KPI นี้วัดเปอร์เซ็นต์ของใบแจ้งหนี้ที่ประมวลผลโดยไม่มีข้อผิดพลาด อัตราความแม่นยำที่สูงขึ้นหมายถึงการลดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

อัตราการยกเว้นใบแจ้งหนี้: วิธีนี้จะติดตามเปอร์เซ็นต์ของใบแจ้งหนี้ที่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเองเนื่องจากความคลาดเคลื่อนหรือข้อผิดพลาด อัตราข้อยกเว้นที่ต่ำกว่าสามารถแสดงถึงกระบวนการที่มีความคล่องตัวและเป็นอัตโนมัติมากขึ้น

รอบเวลาการอนุมัติ: วิธีนี้จะวัดเวลาที่ใช้ตั้งแต่เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้จนถึงเวลาที่ได้รับการอนุมัติ การลดเวลานี้จะช่วยเร่งกระบวนการชำระหนี้ทั้งหมดของคุณให้เร็วขึ้น

นอกจากนี้ ให้ทำการตรวจสอบระบบและผลกระทบต่อธุรกิจของคุณเป็นประจำ ค้นหาว่าทีมของคุณบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่? มีปัญหาหรือสิ่งกีดขวางบนถนนหรือไม่? จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติมสำหรับทีมของคุณหรือไม่? ระบบได้ช่วยปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้ขายเนื่องจากการชำระเงินตรงเวลาและการสื่อสารที่ดีขึ้นหรือไม่?

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของระบบบัญชีเจ้าหนี้ไร้กระดาษ

การจะไร้กระดาษจำเป็นต้องมีวินัยและความสม่ำเสมอเพื่อให้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง คุณอาจมีแนวทางปฏิบัติมาตรฐานที่กำหนดไว้ในการจัดการกับบัญชีเจ้าหนี้ที่ใช้กระดาษ เช่น การกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ที่สูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนดสำหรับการอนุมัติจากฝ่ายบริหาร ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารเฉพาะ เป็นต้น

ในทำนองเดียวกัน เมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบไร้กระดาษ คุณควรกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มระบบดิจิทัลใหม่ของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. นำเข้าข้อมูลอัตโนมัติ

อาจเป็นเรื่องยากหากทีมของคุณอัปโหลดใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไปยังระบบไร้กระดาษด้วยตนเอง การรีเฟรชกล่องจดหมายอีเมลและการสแกนเอกสารแนบอย่างต่อเนื่องนั้นแทบจะไม่มีประสิทธิภาพเลย

การมีคุณลักษณะนำเข้าข้อมูลอัตโนมัติจะช่วยคุณประหยัดเวลาและลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดแทน นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบได้อย่างราบรื่นโดยไม่มีปัญหาคอขวดหรือความล่าช้า

Nanonets เสนอตัวเลือกการนำเข้าอัตโนมัติมากมาย รวมถึงอีเมล, การรวม API, OneDrive, Google Drive, Dropbox และ Zapier ไม่ว่าใบแจ้งหนี้ของคุณจะมาจากที่ใด คุณสามารถนำเข้าใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย

2. ใช้การจับและแยกข้อมูลอัจฉริยะ

คุณอาจได้รับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ รูปแบบ สกุลเงิน และภาษาต่างๆ เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น คุณไม่สามารถพึ่งพา OCR แบบธรรมดาและการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเพื่อจัดการกับความซับซ้อนได้

แผนก AP ต้องการระบบจับและแยกข้อมูลอัจฉริยะเพื่อทำความเข้าใจความซับซ้อนและปรับเปลี่ยนตามนั้น ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

Nanonets ผสมผสาน AI และ OCR ที่ดีที่สุดเพื่อดึงข้อมูลที่จำเป็นจากใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้อง โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบหรือภาษา ข้อมูลที่มีโครงสร้าง กึ่งโครงสร้าง หรือไม่มีโครงสร้าง — Nanonets สามารถจัดการได้ทั้งหมด สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่าคุณสามารถทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ที่หลากหลายได้โดยไม่มีช่องว่างของข้อมูลหรือความไม่ถูกต้อง

3. ใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติ

ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารทางการเงินอื่นๆ มักจะต้องได้รับการอนุมัติหลายครั้งก่อนที่จะประมวลผล ขั้นตอนการอนุมัติด้วยตนเองอาจช้า ทึบแสง เสี่ยงต่อการฉ้อโกง และอาจนำไปสู่การพลาดกำหนดเวลาการชำระเงิน

การทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติของคุณเป็นอัตโนมัติสามารถเร่งกระบวนการนี้ในขณะที่เพิ่มความโปร่งใสได้ คุณสามารถตั้งค่าลำดับการอนุมัติแบบกำหนดเองตามจำนวนใบแจ้งหนี้ แผนก โครงการ หรือเกณฑ์อื่น ๆ

ด้วย Nanonets คุณสามารถปรับแต่งขั้นตอนการอนุมัติตามความต้องการทางธุรกิจของคุณได้ คุณสามารถตั้งค่ากฎสำหรับการกำหนดเส้นทางอัตโนมัติและลำดับชั้นการอนุมัติเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องจะไปถึงผู้อนุมัติที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ด้วยการอัปเดตสถานะสด การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และการเตือนความจำ คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของใบแจ้งหนี้แต่ละใบได้อย่างชัดเจน รักษาความโปร่งใส และป้องกันความล่าช้าหรือการชำระเงินที่พลาด

4. ตั้งค่าการบูรณาการเพื่อกำจัดไซโลข้อมูล

ลองนึกภาพการใช้เวลาหลายชั่วโมงในการถ่ายโอนข้อมูลจากระบบ AP ของคุณไปยังระบบการชำระเงิน ระบบบัญชี หรือ ERP ด้วยตนเอง ไม่เพียงแต่ใช้เวลานานเท่านั้น แต่ยังมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดอีกด้วย จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีการเพิ่มศูนย์เพิ่มเติมลงในยอดเงินในใบแจ้งหนี้หรือจุดทศนิยมหายไป?

การบูรณาการระหว่างระบบต่างๆ ถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่ามีการถ่ายโอนข้อมูลที่ราบรื่นและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใดๆ ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ด้วยการจับคู่และการกระทบยอดแบบ 3 ทางแบบอัตโนมัติ ยังช่วยเพิ่มความแม่นยำและความน่าเชื่อถือของข้อมูลอีกด้วย

Nanonets ถูกสร้างขึ้นเพื่อให้เล่นได้ดีกับระบบอื่นๆ รองรับการผสานรวมกับระบบบัญชี ERP และระบบการชำระเงินยอดนิยม รวมถึง QuickBooks, SAP, Oracle ฯลฯ ข้อมูลจาก Nanonets สามารถซิงค์กับระบบเหล่านี้แบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย กำจัดไซโลข้อมูลและรับรองการถ่ายโอนข้อมูลที่ราบรื่นและปราศจากข้อผิดพลาด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์ได้มากขึ้น และลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองลง

5. ตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพระบบของคุณเป็นประจำ

เพื่อให้แน่ใจว่าระบบไร้กระดาษของคุณทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ จำเป็นต้องตรวจสอบและทบทวนประสิทธิภาพของระบบเป็นประจำ จะช่วยได้หากคุณติดตามตัวชี้วัดหลัก เช่น ความแม่นยำ เวลาในการประมวลผล และอัตราข้อผิดพลาด และยังให้ความสนใจกับความคิดเห็นของผู้ใช้ด้วย

การตรวจสอบเป็นประจำจะไม่เพียงช่วยให้คุณระบุปัญหาและจุดคอขวดเท่านั้น แต่ยังช่วยเปิดเผยโอกาสในการปรับปรุงอีกด้วย การเพิ่มประสิทธิภาพระบบของคุณตามข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบจะตอบสนองความต้องการของคุณต่อไปในขณะที่ธุรกิจของคุณพัฒนาและเติบโต

Nanonets มอบการวิเคราะห์แบบเรียลไทม์ที่แข็งแกร่งและความสามารถในการรายงานเพื่อตรวจสอบกระบวนการ AP ของคุณ ด้วยข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบได้อย่างต่อเนื่อง ลดข้อผิดพลาด ปรับปรุงความเร็ว และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม

5. จัดลำดับความสำคัญด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การรักษาความปลอดภัยข้อมูลทางการเงินของคุณเป็นข้อกำหนดที่ไม่สามารถเจรจาต่อรองได้ ในทำนองเดียวกัน การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ ถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการลงโทษและปัญหาทางกฎหมาย

ระบบ AP ไร้กระดาษของคุณควรมีมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่แข็งแกร่ง เช่น การเข้ารหัส การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย และการตรวจสอบผู้ใช้ ควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ

Nanonets มอบการรักษาความปลอดภัยระดับสูงเพื่อรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณให้ปลอดภัย เป็นไปตามมาตรฐานความเป็นส่วนตัวระดับโลก รวมถึง GDPR และ CCPA ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง เช่น การเข้ารหัสข้อมูลและพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย เส้นทางการตรวจสอบของ Nanonets ยังรักษาบันทึกที่ชัดเจนของทุกการกระทำ ช่วยให้คุณมั่นใจในความรับผิดชอบและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ความคิดสุดท้าย

การเปลี่ยนไปใช้กระบวนการ AP ไร้กระดาษไม่ใช่เรื่องเล็กๆ มันเกี่ยวข้องกับการวางแผนอย่างรอบคอบ การวางกลยุทธ์ และการดำเนินการ อย่างไรก็ตาม ประโยชน์มีมากกว่าความท้าทายด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่ประสิทธิภาพและความโปร่งใสที่เพิ่มขึ้นไปจนถึงการประหยัดต้นทุนและความปลอดภัยที่ดีขึ้น ข้อดีของระบบ AP ไร้กระดาษนั้นไม่อาจปฏิเสธได้

ด้วยการควบคุมพลังของ Nanonets ธุรกิจต่างๆ จึงสามารถปรับปรุงกระบวนการ AP ของตน บรรลุเป้าหมายการปฏิบัติงาน และเตรียมพร้อมสำหรับการเติบโตในอนาคต ลดแรงงานคนและข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้อง เร่งกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ เพิ่มความถูกต้องของข้อมูล และอำนวยความสะดวกในการรวมระบบที่ราบรื่น ด้วยการมุ่งเน้นที่การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ Nanonets นำเสนอโซลูชันที่เชื่อถือได้สำหรับธุรกิจเพื่อการเปลี่ยนผ่านสู่สภาพแวดล้อมไร้กระดาษอย่างมั่นใจ

เส้นทางสู่ AP ไร้กระดาษอาจซับซ้อน แต่ด้วย Nanonets มันคุ้มค่าที่จะเริ่มต้นดำเนินการ โอกาสที่อยู่ข้างหน้า — ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น การลดต้นทุน ความโปร่งใส และความปลอดภัยของข้อมูล — ทำให้การเดินทางครั้งนี้จำเป็นสำหรับธุรกิจที่มุ่งหวังที่จะรักษาความสามารถในการแข่งขันในโลกที่ดิจิทัลเป็นอันดับแรก

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/