วิธีกรอกสมุดใบเสร็จรับเงินใน 6 ขั้นตอน

ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจงานที่สำคัญในการกรอกสมุดใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของการเก็บบันทึกทางการเงินสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่ การจัดทำเอกสารธุรกรรมในสมุดใบเสร็จรับเงินช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องในการจัดการทางการเงิน การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษี และความสามารถในการแก้ไขข้อขัดแย้งได้อย่างง่ายดาย

เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับพื้นฐานของสมุดใบเสร็จรับเงิน รวมถึงโครงสร้างและข้อมูลที่มักพบในใบเสร็จรับเงิน หลังจากนั้น เราจะให้ขั้นตอนการปฏิบัติพร้อมตัวอย่างวิธีการกรอกสมุดใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้อง เพื่อให้มั่นใจว่าทุกธุรกรรมได้รับการบันทึกไว้อย่างครอบคลุมและเป็นมืออาชีพ

นอกจากนี้เรายังจะเจาะลึกถึงประโยชน์ของการทำสมุดใบเสร็จรับเงินของคุณโดยอัตโนมัติ และวิธีที่แพลตฟอร์มอย่าง Nanonets สามารถเปลี่ยนแนวทางการเก็บบันทึกทางการเงินของคุณได้อย่างไร

ทำความเข้าใจกับสมุดใบเสร็จรับเงิน

สมุดใบเสร็จรับเงินคือสมุดแบบฟอร์มที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าซึ่งออกแบบมาเพื่อบันทึกธุรกรรมระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ แต่ละแบบฟอร์มในหนังสือทำหน้าที่เป็นบันทึกแบบสแตนด์อโลนที่ระบุรายละเอียดของธุรกรรมเฉพาะ รวมถึงวันที่ สินค้าหรือบริการที่ซื้อ จำนวนเงินที่ชำระ และฝ่ายที่เกี่ยวข้อง วัตถุประสงค์หลักของสมุดใบเสร็จรับเงินคือเพื่อทำหน้าที่เป็นหลักฐานการซื้อ ซึ่งอาจมีความสำคัญสำหรับการบัญชี การรายงานภาษี และการแก้ไขข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นระหว่างฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

ใบเสร็จรับเงินที่จัดทำขึ้นอย่างดีทำหน้าที่เป็นหลักฐานการซื้อและเป็นบันทึกสำหรับทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย แม้ว่าแพลตฟอร์มดิจิทัลจะเพิ่มความซับซ้อนอีกชั้นด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น รหัส QR และลายเซ็นดิจิทัล องค์ประกอบหลักยังคงไม่เปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่ ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรคาดหวังที่จะพบในแต่ละหน้าในสมุดใบเสร็จรับเงิน:

วันที่ทำรายการ: แสดงเวลาที่ทำการซื้อ สิ่งสำคัญในการติดตามยอดขายและให้ลูกค้าทราบ

เลขที่ใบเสร็จ: การขายแต่ละครั้งจะมีหมายเลขเฉพาะ เป็นกุญแจสำคัญในการอ้างอิงการขายในภายหลัง จัดการการคืนสินค้า หรือแก้ไขปัญหาใดๆ

ข้อมูลผู้ขาย: ส่วนนี้ระบุชื่อธุรกิจ วิธีติดต่อ (ที่อยู่ โทรศัพท์ อีเมล) และบางครั้งผู้ที่ขายสินค้าหรือบริการ

ข้อมูลผู้ซื้อ: บางครั้งจำเป็นโดยเฉพาะการขายธุรกิจ โดยอาจรวมถึงชื่อผู้ซื้อและรายละเอียดการติดต่อ

คำอธิบายของสินค้าและบริการที่ขาย: รายการง่ายๆ ที่แสดงรายการหรือบริการแต่ละรายการที่ขาย จำนวน และรายละเอียดที่สำคัญ เช่น ขนาดหรือสี

ราคาสินค้าและบริการที่ขาย: ถัดจากแต่ละรายการหรือบริการ จะแสดงราคา หากจำเป็น ก็จะแสดงอัตราต่อชั่วโมงหรือต่อรายการด้วย

ราคาทั้งหมด: ข้อมูลนี้จะปรากฏใต้ตารางสินค้าและบริการที่ขาย โดยระบุเฉพาะต้นทุนของสินค้าหรือบริการก่อนบวกภาษีหรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

ภาษี: ที่นี่จะแสดงภาษีทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการขาย การได้รับสิทธิทางภาษีเป็นสิ่งจำเป็น

ค่าธรรมเนียมพิเศษ: แสดงรายการค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าธรรมเนียมการจัดส่งหรือค่าบริการ

จำนวนเงินทั้งหมด: ราคาเต็มที่ลูกค้าต้องจ่ายรวมทุกอย่างแล้ว

วิธีการชำระเงิน: แสดงว่าลูกค้าชำระเงินด้วยเงินสด บัตร เช็ค ออนไลน์ หรือใช้วิธีการชำระเงินอื่นใด

นโยบายการคืนสินค้า: ข้อความสั้นๆ เกี่ยวกับการคืนสินค้าหรือเปลี่ยนสินค้าเพื่อช่วยให้ลูกค้าทราบว่าสามารถทำอะไรได้บ้างหากเกิดปัญหา

Signature Line: ในการขายบางรายการ โดยเฉพาะรายการใหญ่ๆ หรือบริการ ก็มีที่สำหรับลายเซ็นต์เพื่อเพิ่มความไว้วางใจ

ดังนั้น นี่คือลักษณะของหน้าสมุดใบรับสินค้าทั่วไป

---

หนังสือใบเสร็จรับเงินแบบดิจิทัลและแบบกายภาพ

ข้อถกเถียงระหว่างหนังสือใบเสร็จรับเงินดิจิทัลและใบเสร็จรับเงินทางกายภาพไม่ได้เกี่ยวกับความเหนือกว่าแต่เป็นความเหมาะสม แต่ละประเภทมีที่มาของตัวเอง และตัวเลือกมักจะขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะ ฐานลูกค้า และการตั้งค่าการปฏิบัติงานของธุรกิจ เป้าหมายคือการตัดสินใจโดยมีข้อมูลที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและรูปแบบการดำเนินงานของคุณ

แง่มุม	หนังสือใบเสร็จรับเงินดิจิทัล	หนังสือใบเสร็จรับเงินทางกายภาพ
การเข้าถึง	สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์หลายเครื่องทุกที่ทุกเวลา	จำเป็นต้องมีการแสดงตนทางกายภาพเพื่อเข้าถึงและตรวจสอบ
พื้นที่จัดเก็บ	พื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัดโดยไม่มีข้อจำกัดด้านพื้นที่ทางกายภาพ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยให้จัดระเบียบและเรียกข้อมูลได้ง่าย	ต้องใช้พื้นที่ทางกายภาพสำหรับการจัดเก็บ ความเสี่ยงต่อการสูญเสียเนื่องจากความเสียหายหรือการวางผิดที่
Security	คุณสมบัติความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง รวมถึงการเข้ารหัสและการสำรองข้อมูล ป้องกันการสูญหายและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต	เสี่ยงต่อความเสียหายทางกายภาพ การโจรกรรม และการสูญหาย ตัวเลือกที่จำกัดสำหรับการสำรองข้อมูลที่ปลอดภัย
ราคา	ค่าติดตั้งเริ่มต้นสำหรับซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์ม ค่าใช้จ่ายต่อเนื่องอาจรวมถึงค่าธรรมเนียมการจัดเก็บบนคลาวด์	ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์และการจัดซื้อหนังสือ ไม่มีค่าใช้จ่ายโครงสร้างพื้นฐานทางอิเล็กทรอนิกส์
ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม	ลดการใช้กระดาษ ทำให้เกิดความยั่งยืนด้านสิ่งแวดล้อม	ก่อให้เกิดขยะกระดาษและผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม
ใช้งานง่าย	ต้องมีความคุ้นเคยกับเครื่องมือและแพลตฟอร์มดิจิทัล เสนอคุณสมบัติเช่นการค้นหาและการคำนวณอัตโนมัติ	ใช้งานง่ายและใช้งานง่ายโดยไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี
ความต้องการของลูกค้า	เป็นที่ต้องการของลูกค้าที่ให้ความสำคัญกับบันทึกดิจิทัลและแนวทางปฏิบัติที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม	ชอบในสถานการณ์ที่จำเป็นต้องมีใบเสร็จรับเงินทางกายภาพหรือต้องการเก็บบันทึกหรือชำระเงินคืน
ตามมาตรฐาน	จัดการ ค้นหา และเรียบเรียงเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ง่ายขึ้น	ต้องมีการจัดการด้วยตนเองและอาจใช้เวลานานในการรวบรวมเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงาน

ในบางกรณี การใช้แนวทางแบบผสมผสาน เช่น การนำเสนอใบเสร็จดิจิทัลสำหรับการทำธุรกรรมออนไลน์ และการออกใบเสร็จรับเงินจริงสำหรับการขายด้วยตนเอง อาจเป็นกลยุทธ์ที่ดีที่สุดด้วยซ้ำ สิ่งสำคัญคือการคงความยืดหยุ่นและตอบสนองต่อการตั้งค่าและความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป และภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปของอุตสาหกรรมของคุณ

การคัดเลือกและการเตรียมการ

ก่อนที่จะลงรายละเอียดในการกรอกสมุดใบเสร็จรับเงิน การเลือกและจัดเตรียมตามความต้องการทางธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ต่อไปนี้เป็นเกณฑ์บางประการที่ควรพิจารณาเพื่อให้แน่ใจว่าการเตรียมการของคุณเหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณมากที่สุด:

ความสำคัญของหมึกถาวร: เลือกใช้ปากกาที่ใช้หมึกถาวรเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลในใบเสร็จรับเงินของคุณปราศจากความเสี่ยงที่จะถูกเลอะหรือลบเมื่อเวลาผ่านไป

การเลือกสมุดใบเสร็จรับเงินที่เหมาะสม: ลักษณะธุรกรรมของคุณมีบทบาทสำคัญในการเลือกสมุดใบเสร็จรับเงินที่เหมาะสม ไม่ว่าการติดต่อของคุณจะเป็นธุรกรรมทั่วไปหรือเกี่ยวข้องกับธุรกรรมเฉพาะ เช่น การจ่ายค่าเช่าหรือค่าบริการ การเลือกสมุดใบเสร็จรับเงินที่มีฟิลด์ที่กำหนดเองซึ่งปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณจะช่วยให้กระบวนการของคุณคล่องตัวขึ้น

ข้อดีของการทำซ้ำ/การสำเนาสามเท่า: การใช้สมุดใบเสร็จรับเงินแบบหลายสำเนามีความหมายมากกว่าแค่การให้สำเนาแก่ลูกค้า ใบเสร็จรับเงินต้นฉบับซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นสีขาวจะส่งถึงลูกค้า ในขณะที่ใบเสร็จสีเหลืองซึ่งทำซ้ำโดยตรงนั้นมีไว้สำหรับบันทึกของธุรกิจ การตั้งค่านี้สามารถขยายได้สูงสุดสี่สีสำหรับการดำเนินงานที่ซับซ้อน เพื่อให้สามารถกระจายแบบมีโครงสร้าง: สีขาวสำหรับลูกค้า สีเหลืองสำหรับการขาย สีชมพูสำหรับการเงิน และสีน้ำเงินเป็นสำเนาหลัก วิธีการนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มความคล่องตัวในการจัดเก็บบันทึกเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับเอกสาร ทำให้มั่นใจได้ถึงระบบสำรองข้อมูลที่ครอบคลุมสำหรับธุรกิจและลูกค้า

ผสมผสานการสร้างแบรนด์ของคุณ: การปรับแต่งสมุดใบเสร็จรับเงินเพื่อสะท้อนถึงเอกลักษณ์ของแบรนด์ของคุณ ผ่านโลโก้ สีของแบรนด์ และองค์ประกอบภาพอื่น ๆ จะช่วยเสริมภาพลักษณ์และความเป็นมืออาชีพของแบรนด์ของคุณในทุกธุรกรรม

ฟิลด์คงที่ที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า: ประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินธุรกิจ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์คงที่ เช่น ข้อมูลผู้ขาย นโยบายการคืนสินค้า และอื่นๆ ได้รับการพิมพ์ไว้ล่วงหน้าในสมุดใบเสร็จรับเงินของคุณ จะช่วยขจัดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองซ้ำๆ

ความสะดวกในการพกพาสำหรับการทำธุรกรรมระหว่างเดินทาง (หากจำเป็น): การออกแบบสมุดใบเสร็จรับเงินของคุณใช้งานได้จริงเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง สมุดใบเสร็จรับเงินขนาดกะทัดรัดและทนทานมอบความสะดวกและความน่าเชื่อถือ ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าจะพร้อมทำธุรกรรมอยู่เสมอ ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะพาคุณไปที่ใด

คุณลักษณะด้านความปลอดภัย (ถ้าจำเป็น): การเลือกสมุดใบเสร็จรับเงินที่มีลายน้ำหรือระบบการกำหนดหมายเลขเฉพาะอาจเป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยที่พิสูจน์ได้ว่าเป็นเครื่องมือในการยับยั้งการฉ้อโกงและเพิ่มความมั่นใจให้กับลูกค้าของคุณ เพื่อปกป้องความสมบูรณ์ของธุรกรรมของคุณ

การสละเวลาในการเลือกและปรับแต่งสมุดใบเสร็จรับเงินที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณถือเป็นการลงทุนในประสิทธิภาพการดำเนินงานและภาพลักษณ์ของแบรนด์ของคุณ

ขั้นตอนการกรอกสมุดใบเสร็จรับเงิน

การนำทางผ่านขั้นตอนการกรอกสมุดใบเสร็จรับเงินอย่างพิถีพิถันทำให้มั่นใจได้ว่าแต่ละธุรกรรมได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องและเป็นมืออาชีพ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยในการจัดการทางการเงิน แต่ยังสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าของคุณอีกด้วย

ลองนึกภาพคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กชื่อ Sarah ซึ่งเปิดร้านกาแฟในท้องถิ่น ลูกค้าประจำชื่อจอห์น เข้ามาซื้อเมล็ดกาแฟและแก้วกาแฟ มาดูวิธีที่ Sarah กรอกหน้าสมุดใบเสร็จรับเงินสำหรับธุรกรรมนี้กัน

ขั้นตอนที่ 1: วันที่และหมายเลขใบเสร็จ

เขียนวันที่ในรูปแบบที่สอดคล้องกันเสมอ (เช่น ดด/วว/ปปปป) ที่ด้านบนของใบเสร็จรับเงิน สำหรับหมายเลขใบเสร็จ ให้พิจารณาระบบตามลำดับที่เริ่มต้นที่หมายเลขเฉพาะและเพิ่มขึ้นตามแต่ละใบเสร็จรับเงิน ระบบนี้ช่วยในการรักษาความสงบเรียบร้อยและทำให้การเก็บบันทึกง่ายขึ้น

• สถานการณ์: คือวันที่ 19 กุมภาพันธ์ 2024 และนี่คือธุรกรรมแรกของวัน
• การกระทำ: ที่ด้านบนของใบเสร็จ Sarah เขียนวันที่เป็น “02/19/2024” เธอตรวจสอบหมายเลขใบเสร็จล่าสุดซึ่งก็คือ #1050 ดังนั้นเธอจึงกำหนด "1051" เป็นหมายเลขใบเสร็จใหม่และเขียนไว้ถัดจากวันที่

ขั้นตอนที่ 2: รายละเอียดการติดต่อ

รวมถึงรายละเอียดการติดต่อของทั้งผู้ขาย (ธุรกิจของคุณ) และผู้ซื้อ (ลูกค้าของคุณ) จะสร้างบันทึกธุรกรรมอย่างเป็นทางการ เพิ่มความน่าเชื่อถือและให้ข้อมูลที่จำเป็นหากจำเป็นสำหรับการสื่อสารในอนาคต

• สถานการณ์: รายละเอียดร้านกาแฟจะพิมพ์ไว้ล่วงหน้าในสมุดใบเสร็จรับเงิน John ซึ่งเป็นลูกค้าขาประจำ แต่สำหรับการซื้อจำนวนมาก Sarah ชอบบันทึกรายละเอียดของลูกค้า
• การกระทำ: เนื่องจาก John เห็นด้วย Sarah จึงเขียนชื่อของเขา "John Doe" และหมายเลขโทรศัพท์ของเขาไว้ใต้รายละเอียดที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าของร้านกาแฟ โดยเว้นพื้นที่สำหรับความเป็นส่วนตัว

ขั้นตอนที่ 3: คำอธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการ

คำอธิบายโดยละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ขายเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อความชัดเจนและการเก็บบันทึก ช่วยในการแก้ไขข้อพิพาท จัดการสินค้าคงคลัง และทำความเข้าใจแนวโน้มการขาย แสดงรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการ รวมถึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น ปริมาณ ขนาด สี หรือ SKU (Stock Keeping Unit) หากมี ให้เฉพาะเจาะจงมากที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความคลุมเครือ สำหรับบริการ สามารถรวมคำอธิบายโดยย่อของงานที่ทำไว้ด้วย

• สถานการณ์: จอห์นซื้อเมล็ดกาแฟ 2 ถุงและแก้วกาแฟเซรามิก 2 ใบ
• การกระทำ: Sarah เขียนรายการสิ่งของที่ John ซื้อ:
  • “เมล็ดกาแฟ – เอธิโอเปียนเบลนด์, 1 ปอนด์” x2
  • “แก้วกาแฟเซรามิก – สีฟ้า” x2

ขั้นตอนที่ 4: รายละเอียดราคา

การแสดงราคาต่อสินค้าอย่างถูกต้องและการคำนวณต้นทุนทั้งหมดเป็นพื้นฐานสำหรับทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือในการทำธุรกรรม ถัดจากแต่ละรายการหรือบริการที่ระบุไว้ ให้จดราคาไว้ หากมีการขายสินค้าเดียวกันหลายรายการ ให้คูณราคาด้วยปริมาณแล้วเขียนผลรวม หากมีส่วนลด ให้ระบุให้ชัดเจนและลบออกจากต้นทุนรวมของสินค้า

• สถานการณ์: เมล็ดกาแฟราคาอันละ 15 ดอลลาร์ และแก้วราคาอันละ 10 ดอลลาร์ มีโปรโมชันที่ซื้อเมล็ดกาแฟ 5 ถุงเพื่อรับส่วนลด 2 ดอลลาร์ และแก้วแต่ละใบจะได้รับส่วนลด XNUMX ดอลลาร์เมื่อซื้อพร้อมกับเมล็ดกาแฟ
• การกระทำ: Sarah แสดงรายการราคาเดิม จากนั้นจึงใช้ส่วนลดดังนี้:
  • เมล็ดกาแฟ: 15 ดอลลาร์ x 2 = 30 ดอลลาร์
  • ส่วนลดเมล็ดกาแฟ: -$5
  • แก้วกาแฟเซรามิก: 10 ดอลลาร์ x 2 = 20 ดอลลาร์
  • ส่วนลดแก้ว (สำหรับซื้อพร้อมกาแฟ): -$4 ($2 ต่อแก้ว)

ขั้นตอนที่ 5: ผลรวมย่อย ภาษี และผลรวม

ก่อนผลรวมสุดท้าย จำเป็นต้องคำนวณผลรวมย่อย (ผลรวมก่อนภาษีและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม) จากนั้น เรียกเก็บภาษีและเพิ่มค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าจัดส่งหรือค่าธรรมเนียมการจัดการ เพื่อกำหนดยอดรวม

รวมต้นทุนของรายการทั้งหมดสำหรับผลรวมย่อย คำนวณภาษีตามอัตราภาษีท้องถิ่นของคุณ และเพิ่มลงในผลรวมย่อยพร้อมกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอื่นๆ ผลรวมของตัวเลขเหล่านี้คือผลรวมทั้งหมด ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้

• สถานการณ์: หลังจากใช้ส่วนลดแล้ว จะต้องคำนวณยอดรวมย่อยก่อนหักภาษี อัตราภาษีขายท้องถิ่นคือ 8%
• การกระทำ: Sarah คำนวณผลรวมย่อยโดยการบวกราคาที่มีส่วนลด:
  • ยอดรวมย่อยสำหรับเมล็ดกาแฟ: $30 – $5 = $25
  • ยอดรวมสำหรับแก้ว: $20 – $4 = $16
  • ยอดรวมย่อย: 25 ดอลลาร์ (เมล็ดกาแฟ) + 16 ดอลลาร์ (แก้ว) = 41 ดอลลาร์
    จากนั้น Sarah จะคำนวณภาษีการขายจากผลรวมย่อย: 41 ดอลลาร์ x 0.08 = 3.28 ดอลลาร์ คำนวณผลรวมทั้งหมดรวมภาษีแล้ว:
  • ยอดรวมทั้งหมด = $41 (ผลรวมย่อย) + $3.28 (ภาษี) = $44.28

ขั้นตอนที่ 6: การสรุปใบเสร็จรับเงิน

การตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จรับเงินทำให้มั่นใจได้ว่ารายละเอียดทั้งหมดถูกต้องและบันทึกธุรกรรมอย่างถูกต้อง การลงนามในใบเสร็จรับเงินจะเป็นการตรวจสอบความถูกต้อง และการตัดสินใจว่าสำเนาใดที่จะมอบให้กับลูกค้าและสำเนาใดที่จะเก็บไว้เป็นบันทึกถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดทำเอกสาร

• สถานการณ์: Sarah จำเป็นต้องสรุปธุรกรรมโดยตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จรับเงิน ลงนามในใบเสร็จ และมอบสำเนาของเขาให้กับ John
• การกระทำ: Sarah ตรวจสอบใบเสร็จเพื่อความถูกต้อง โดยสังเกตราคาเดิม ส่วนลดที่ใช้ และยอดรวมสุดท้ายพร้อมภาษี เธอเซ็นชื่อที่ด้านล่างของใบเสร็จด้วยความพอใจ จากนั้นเธอก็ฉีกสำเนาด้านบน (ต้นฉบับ) ตามแนวที่มีปรุแล้วมอบให้จอห์น สำเนาที่ซ้ำกันยังคงแนบอยู่ในหนังสือเพื่อเป็นบันทึกของซาราห์

---

ใบเสร็จรับเงินจะมีลักษณะเช่นนี้

การทำตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างพิถีพิถัน คุณจะสร้างบันทึกที่เชื่อถือได้และเป็นมืออาชีพของแต่ละธุรกรรม สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยในการจัดการทางการเงินที่มีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยเพิ่มประสบการณ์โดยรวมของลูกค้า เสริมสร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือของธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนการกรอกสมุดใบเสร็จรับเงินค่าเช่า

การนำทางผ่านกระบวนการที่พิถีพิถันในการกรอกสมุดใบเสร็จรับเงินค่าเช่าถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเจ้าของบ้านและผู้จัดการทรัพย์สิน ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการจ่ายค่าเช่าทุกครั้งจะได้รับการบันทึกไว้อย่างถูกต้องและเป็นมืออาชีพ เสริมสร้างความไว้วางใจระหว่างเจ้าของบ้านและผู้เช่า พิจารณาสถานการณ์ที่คุณ อเล็กซ์ เป็นเจ้าของบ้านที่รวบรวมค่าเช่ารายเดือนจากผู้เช่าของคุณที่จอร์แดน มาดูกันว่า Alex กรอกสมุดใบเสร็จรับเงินค่าเช่าสำหรับธุรกรรมนี้อย่างไร

การทำสมุดใบเสร็จรับเงินค่าเช่าด้วยความใส่ใจในรายละเอียดเป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับเจ้าของบ้านและผู้จัดการทรัพย์สิน โดยให้แนวทางกระดาษที่ชัดเจนสำหรับธุรกรรมทางการเงิน และสร้างความมั่นใจให้กับผู้เช่าว่าการชำระเงินของพวกเขาได้รับการบันทึกไว้ ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณในฐานะเจ้าของบ้านชื่ออเล็กซ์กรอกใบเสร็จรับเงินค่าเช่าสำหรับผู้เช่าของคุณเจมี่

ขั้นตอนที่ 1: วันที่และหมายเลขใบเสร็จ

เริ่มต้นด้วยการเขียนวันที่ในรูปแบบมาตรฐาน เช่น ดด/วว/ปปปป เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน หมายเลขใบเสร็จควรเป็นไปตามรูปแบบตามลำดับ ซึ่งช่วยในการจัดระเบียบบันทึกของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
สถานการณ์สมมติ: วันที่วันนี้คือวันที่ 19 กุมภาพันธ์ 2024 และหมายเลขใบเสร็จก่อนหน้าคือ 447000
การดำเนินการ: Alex ป้อนวันที่เป็น “02/19/2024” บนบรรทัดที่กำหนดและเขียน “447001” เป็นหมายเลขใบเสร็จตามลำดับถัดไป

ขั้นตอนที่ 2: จากและถึง

ระบุชื่อของผู้เช่าที่ชำระเงินและผู้รับการชำระเงินให้ชัดเจน ซึ่งมักจะเป็นเจ้าของบ้านหรือบริษัทจัดการทรัพย์สิน
สถานการณ์สมมติ: เจมี่จะจ่ายค่าเช่าของเดือนนี้
การดำเนินการ: Alex เขียนว่า “Jamie Smith” ในส่วน “FROM” และ “Alex Johnson” ในส่วน “TO” เพื่อสร้างฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการทำธุรกรรม

ขั้นตอนที่ 3: รายละเอียดการชำระเงิน

ทำเครื่องหมายในช่องที่เหมาะสมเพื่อระบุว่าการชำระเงินนี้เป็นค่าเช่า ระบุระยะเวลาการเช่าโดยเขียนวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด หากเป็นการชำระเงินอย่างอื่น เช่น เงินประกัน ให้เลือกช่องอื่นแล้วเขียนคำอธิบาย
สถานการณ์สมมติ: การชำระเงินครอบคลุมค่าเช่าสำหรับเดือนมีนาคม 2024
การดำเนินการ: อเล็กซ์ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ให้เช่า" และเขียน "1 มีนาคม 2024 ถึง 31 มีนาคม 2024" ในบรรทัดที่ให้ไว้

ขั้นตอนที่ 4: จำนวนเงิน

กรอกจำนวนเงินที่ชำระทั้งตัวเลขและคำเพื่อป้องกันการตีความผิด ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้ทั้งสองฝ่ายตกลงกันในจำนวนเงินที่จ่าย
สถานการณ์สมมติ: ค่าเช่ารายเดือนคือ $1,200
การดำเนินการ: อเล็กซ์เขียนว่า “$1,200” ในกล่อง และ “หนึ่งพันสองร้อยดอลลาร์” ในบรรทัดถัดจาก “ดอลลาร์”

ขั้นตอนที่ 5: วิธีการชำระเงิน

ระบุวิธีการชำระเงินโดยทำเครื่องหมายในช่องที่เหมาะสม เช่น เงินสด เช็ค ธนาณัติ หรือบัตรเครดิต หากใช้เช็คหรือธนาณัติ ให้จดหมายเลขไว้เพื่อใช้อ้างอิง
สถานการณ์สมมติ: เจมี่จ่ายด้วยเช็ค
การดำเนินการ: อเล็กซ์ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ตรวจสอบ" และเขียนหมายเลขเช็คลงใน "ACCT เลขที่." ส่วน.

ขั้นตอนที่ 6: ลายเซ็นและยอดคงเหลือ

หากมียอดค้างชำระ ให้บันทึกไว้ในส่วน "ครบกำหนด" จากนั้นทั้งเจ้าของบ้านและผู้เช่าควรลงนามในใบเสร็จรับเงินเพื่อรับทราบการชำระเงิน หากจัดเตรียมสำเนาให้กับผู้เช่า ให้ตัดสินใจว่าต้นฉบับหรือสำเนานั้นเหมาะสมสำหรับการบันทึกของพวกเขา
สถานการณ์สมมติ: เจมี่จ่ายค่าเช่าเต็มจำนวนโดยไม่มียอดคงค้าง
การดำเนินการ: อเล็กซ์เขียน "0" ในส่วน "DUE" ลงนามในใบเสร็จรับเงิน และมอบต้นฉบับให้ Jamie ในขณะเดียวกันก็เก็บสำเนานั้นไว้เป็นหลักฐาน

ด้วยการทำตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างพิถีพิถัน เจ้าของบ้านและผู้จัดการทรัพย์สินจะสามารถสร้างบันทึกที่เชื่อถือได้และเป็นมืออาชีพสำหรับธุรกรรมการเช่าแต่ละรายการ

การจัดการสมุดใบเสร็จรับเงินของคุณ

ความสม่ำเสมอและความชัดเจน: รากฐานประการหนึ่งของการจัดการสมุดใบเสร็จรับเงินที่มีประสิทธิภาพคือความสม่ำเสมอ ซึ่งหมายความว่าการใช้รูปแบบเดียวกันสำหรับวันที่ หมายเลขใบเสร็จ และรายละเอียดในทุกรายการ ความสอดคล้องไม่เพียงแต่ทำให้ง่ายต่อการอ้างอิงและจัดระเบียบใบเสร็จรับเงิน แต่ยังปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบและตรวจสอบบันทึกทางการเงินอีกด้วย

พื้นที่เก็บข้อมูลและองค์กรที่ปลอดภัย: ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน การสำรองข้อมูลบันทึกทางกายภาพของคุณไม่เคยมีความสำคัญเท่านี้มาก่อน เก็บสมุดใบเสร็จรับเงินของคุณไว้ในที่ปลอดภัยและแห้งเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหาย การถ่ายเอกสารหรือสแกนสมุดใบเสร็จรับเงินที่กรอกไว้เป็นประจำจะช่วยป้องกันการสูญเสีย ความเสียหาย หรือการสึกหรอ การสำรองข้อมูลดิจิทัลควรได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัยโดยใช้โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่เข้ารหัสเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน จัดระเบียบตามลำดับเวลาหรือในลักษณะที่เหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจของคุณ เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายเมื่อจำเป็น

การยอมรับระบบอัตโนมัติ: เมื่อธุรกิจของคุณขยายตัว การจัดการใบเสร็จรับเงินด้วยตนเองอาจไม่มีประสิทธิภาพและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อทำให้การจัดการสมุดใบเสร็จรับเงินของคุณเป็นแบบอัตโนมัติสามารถช่วยประหยัดเวลาและลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ เครื่องมืออย่าง Nanonets นำเสนอโซลูชันสำหรับการแปลงใบเสร็จรับเงินแบบดิจิทัล ติดตามค่าใช้จ่าย และรวมบันทึกทางการเงินเข้ากับระบบบัญชีได้อย่างราบรื่น ระบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่เพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มเวลาอันมีค่าเพื่อมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมทางธุรกิจหลักอีกด้วย เราจะหารือเรื่องนี้โดยละเอียดในหัวข้อถัดไป

ทำสมุดใบเสร็จรับเงินของคุณโดยอัตโนมัติ

สมุดใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติแสดงถึงก้าวกระโดดที่สำคัญในการจัดการทางการเงิน โดยนำเสนอประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และการบูรณาการที่เหนือชั้นในระบบธุรกิจต่างๆ การเปลี่ยนจากกระบวนการแบบแมนนวลไปเป็นแบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่เพิ่มความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน แต่ยังให้กรอบงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพสำหรับการบันทึกและการจัดการธุรกรรม ขยายตั้งแต่ช่วงเวลาที่ซื้อไปจนถึงการกระทบยอดในระบบบัญชีหรือ ERP ไปจนถึงรายการบัญชีแยกประเภทขั้นสุดท้ายในบัญชีหรือระบบ ERP ของคุณ .

มาดูกันว่า Nanonets ทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างไร

บันทึกใบเสร็จรับเงินได้อย่างง่ายดายเพียงปลายนิ้วสัมผัส

ใบเสร็จรับเงินที่เขียนด้วยลายมือและพิมพ์ทั้งหมดสามารถสแกนได้อย่างง่ายดายโดยใช้สมาร์ทโฟนหรืออัปโหลดโดยตรงไปยังแพลตฟอร์ม Nanonets

ใบเสร็จรับเงินดิจิทัลทั้งหมดสามารถสร้างและพิมพ์ได้โดยตรงโดยใช้แพลตฟอร์ม Nanonets หรือนำเข้าสู่ Nanonets จากเมล แอป และฐานข้อมูลของคุณ

กระบวนการนี้ทำให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลทุกชิ้น ไม่ว่าจะมาจากแหล่งใด จะพบที่เก็บข้อมูลดิจิทัลแบบรวมศูนย์ และพร้อมสำหรับการดำเนินการต่อไป

ปลดปล่อยพลังของ OCR เพื่อการแปลงเป็นดิจิทัลอย่างราบรื่น

Nanonets ไม่เพียงแค่อ่านใบเสร็จรับเงินของคุณเท่านั้น มันเข้าใจพวกเขา ด้วยการดึงข้อมูลสำคัญจากใบเสร็จรับเงินทุกประเภทและจัดระเบียบให้เป็นรูปแบบดิจิทัลที่มีโครงสร้าง Nanonets ขจัดความสับสนวุ่นวายจากบันทึกทางการเงินของคุณ กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลนี้ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกธุรกรรมจะถูกบันทึกและจัดเก็บอย่างถูกต้อง

การจัดหมวดหมู่อัจฉริยะและการเข้ารหัส GL

Nanonets เป็นมากกว่าแค่การรวบรวมข้อมูล การใช้ AI จะเจาะลึกบริบทของใบเสร็จรับเงินของคุณ และทำความเข้าใจความแตกต่างของธุรกรรมทางการเงินของคุณ Nanonets AI ช่วยให้สามารถจัดหมวดหมู่อัตโนมัติตามกรอบงานของคุณเอง และยังกำหนดรหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) ได้อีกด้วย ซึ่งทำให้กระบวนการรายงานและการวิเคราะห์ทางการเงินมีความคล่องตัวยิ่งขึ้น

ความสามารถในการค้นหาที่ได้รับการปรับปรุงและการวิเคราะห์การใช้จ่ายอย่างลึกซึ้ง

ด้วยใบเสร็จรับเงินของคุณที่ถูกแปลงเป็นดิจิทัลและจัดระเบียบ Nanonets จะปลดล็อกฟังก์ชันการค้นหาอันทรงพลัง ตอนนี้คุณสามารถกรองข้อมูลทางการเงินของคุณได้อย่างง่ายดาย จัดหมวดหมู่ใบเสร็จรับเงินตามรหัส GL หรือมิติอื่น ๆ และดำเนินการวิเคราะห์การใช้จ่ายโดยละเอียด ข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ครอบคลุมนี้ช่วยให้คุณมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับภูมิทัศน์ทางการเงินของคุณ ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลครบถ้วน

การตรวจสอบความถูกต้องขั้นสูง

ด้วย Nanonets คุณสามารถกำหนดค่ากฎการตรวจสอบที่ตั้งไว้ล่วงหน้าเพื่อระบุความคลาดเคลื่อนหรือความผิดปกติภายในธุรกรรมของคุณ แจ้งปัญหาเพื่อตรวจสอบก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา

บูรณาการ ERP ได้อย่างราบรื่น

Nanonets นำเสนอการซิงโครไนซ์ข้อมูลแบบเรียลไทม์กับซอฟต์แวร์บัญชี / ระบบ ERP / แอพอื่น ๆ ของคุณอย่างราบรื่น การซิงค์ข้อมูลแบบเรียลไทม์นี้เป็นตัวเปลี่ยนเกม โดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และช่วยให้มั่นใจว่าบันทึกทางการเงินของคุณเป็นข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ เรานำเสนอการผสานรวมที่ราบรื่นกับเครื่องมือกว่า 100 รายการ รวมถึง Gmail, Quickbooks, Xero และ Stripe

การกระทบยอดทางการเงินอัตโนมัติ

ด้วยการซิงค์ใบแจ้งยอดธนาคารและข้อมูล ERP ในไม่กี่คลิก Nanonets อำนวยความสะดวกในกระบวนการกระทบยอดที่ไม่เพียงแต่เป็นอัตโนมัติเท่านั้น แต่ยังเร็วขึ้นถึง 90% อีกด้วย ซึ่งหมายความว่าการปิดหนังสือสิ้นเดือนจะกลายเป็นเรื่องง่าย ช่วยให้มีเวลาและทรัพยากรอันมีค่ามากขึ้น

---

โดยพื้นฐานแล้ว Nanonets นำเสนอแนวทางที่หลากหลายสำหรับสมุดใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ ซึ่งรับประกันประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และการบูรณาการ ปูทางไปสู่กลยุทธ์ทางการเงินที่มีความคล่องตัว ลึกซึ้ง และเชิงรุกมากขึ้น

พร้อมที่จะกรอกและจัดการสมุดใบเสร็จรับเงินของคุณโดยอัตโนมัติแล้วหรือยัง? ยอมรับอนาคตของเอกสารการทำธุรกรรม สำรวจ Nanonets และค้นพบว่าระบบอัตโนมัติสามารถเปลี่ยนเอกสารใบเสร็จรับเงินและกระบวนการจัดการของคุณได้อย่างไร

กำหนดเวลาการโทร

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/how-to-fill-out-a-receipt-book/