คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับตัวแยกวิเคราะห์อีเมล

เกิน แปดสิบเปอร์เซ็นต์ ของบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางใช้การตลาดผ่านอีเมลเพื่อดึงดูดลูกค้าใหม่ๆ และรักษาลูกค้าที่พวกเขามีอยู่แล้ว

อีเมลเป็นองค์ประกอบสำคัญของการดำเนินธุรกิจสมัยใหม่ อีเมลมักประกอบด้วยข้อมูลติดต่อลูกค้า การยืนยันคำสั่งซื้อของลูกค้า คำขอชำระเงินจากผู้ขาย คำขอโอกาสในการขาย และข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญที่คล้ายคลึงกัน

โปรแกรมแยกวิเคราะห์อีเมลสามารถช่วยองค์กรดึงข้อมูลและใช้ประโยชน์จากข้อมูลทั้งหมดที่ติดอยู่ในอีเมลและไฟล์แนบ

ตัวแยกวิเคราะห์อีเมลคืออะไร?

ตัวแยกวิเคราะห์อีเมลเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลจากอีเมลขาเข้า สามารถดึงข้อมูลจากส่วนหัวและเนื้อหาอีเมลได้โดยใช้ API การแยกวิเคราะห์เมล นอกจากนี้ยังสามารถดึงข้อมูลโดยตรงจากไฟล์แนบอีเมล เช่น ไฟล์ PDF ไฟล์ CSV รูปภาพ และเอกสารประเภทอื่นๆ

โปรแกรมแยกวิเคราะห์อีเมลสามารถตั้งโปรแกรมให้แยกช่องข้อมูลเฉพาะออกจากข้อความใหม่ได้ ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนข้อมูลอีเมลที่ไม่มีโครงสร้างเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้างซึ่งสะดวกในการป้อนลงในซอฟต์แวร์ CRM หรือ ERP การแยกวิเคราะห์อีเมลช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองโดยไม่จำเป็น

การแยกวิเคราะห์อีเมลเหมือนการขูดเว็บหรือไม่

การแยกวิเคราะห์อีเมลคล้ายกับการขูดเว็บ แม้ว่าเว็บสแครปเปอร์จะรวบรวมข้อมูลจากเว็บไซต์ HTML แต่โปรแกรมแยกวิเคราะห์อีเมลจะดึงข้อมูลจากส่วนหัว เนื้อหา และไฟล์แนบของอีเมลเท่านั้น

ซอฟต์แวร์แยกวิเคราะห์อีเมลค้นหาวลีและคำหลักเฉพาะภายในอีเมล

ตัวแยกวิเคราะห์อีเมลสามารถดึงอีเมลสำหรับกล่องจดหมายของคุณได้โดยตรง อีกทางหนึ่ง พวกเขายังให้รหัสอีเมลเฉพาะซึ่งอีเมลทั้งหมดของคุณสามารถส่งต่ออัตโนมัติ

เครื่องมือแยกวิเคราะห์อีเมลจะจดจำและแยกช่องข้อมูลจากอีเมลโดยอัตโนมัติตามกฎการแยกวิเคราะห์ที่ผู้ใช้ตั้งค่าไว้ ตัวแยกวิเคราะห์อีเมลส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งค่ากฎการแยกวิเคราะห์ที่กำหนดเองใน UI แบบไม่มีโค้ดที่เรียบง่าย

เหตุใดการแยกวิเคราะห์อีเมลจึงมีความสำคัญ

ซอฟต์แวร์แยกวิเคราะห์อีเมลช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานสำหรับบริษัทที่ได้รับและวิเคราะห์อีเมลทุกวัน พนักงานสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานที่มีมูลค่าสูงขึ้นได้ในขณะนี้ แทนที่จะกรองอีเมลหลายฉบับเพื่อดึงข้อมูลทีละน้อยทีละน้อย

การแยกวิเคราะห์อีเมลอัตโนมัติมีความแม่นยำมากกว่าการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และสามารถใช้ในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ได้ ตัวอย่างเช่น สามารถตั้งค่ากฎการแยกวิเคราะห์สำหรับการเน้นฟิลด์ข้อมูลที่มีความมั่นใจในการแยกวิเคราะห์ต่ำ ซึ่งสามารถส่งไปตรวจสอบด้วยตนเองได้

การแยกวิเคราะห์อีเมลสามารถกำจัดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและทำให้มีการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่น้อยที่สุด

ประโยชน์ของการแยกวิเคราะห์อีเมล

การแยกวิเคราะห์อีเมลมีประโยชน์อย่างมากต่อธุรกิจทุกขนาดและทุกภาคส่วน นี่คือบางส่วนของพวกเขา:

ประหยัดเวลาและเงิน

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น โปรแกรมแยกวิเคราะห์อีเมลสามารถขจัดการทำงานด้วยตนเองที่สิ้นเปลืองได้มากมาย ซึ่งช่วยให้พนักงานโฟกัสไปที่งานอื่นๆ ที่มีมูลค่าสูงซึ่งอาจส่งผลกระทบโดยตรงต่อผลกำไรของบริษัท

การแยกวิเคราะห์อีเมลยังช่วยลดความล่าช้าได้ด้วยการทำให้แน่ใจว่าข้อมูลจะถูกส่งไปยังแอปพลิเคชันทางธุรกิจแบบดาวน์สตรีมเกือบจะในทันที

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ตัวแยกวิเคราะห์อีเมลจะรับฟิลด์ข้อมูลที่น่าสนใจจากอีเมลโดยอัตโนมัติ ข้อมูลที่แยกออกมาสามารถแก้ไขได้เป็นรูปแบบที่ต้องการ และสุดท้าย ข้อมูลสามารถนำเข้าไปยังซอฟต์แวร์ดาวน์สตรีมใดๆ เช่น CRM, ERP หรือซอฟต์แวร์การบัญชี

กระบวนการทั้งหมดนี้สามารถตั้งค่าเป็นเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแบบไม่ต้องสัมผัส

การปรับปรุงคุณภาพงาน

เมื่อทุ่มเทให้กับการดำเนินการด้วยตนเองน้อยลง ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลจะลดลงอย่างมาก ลองนึกภาพว่าต้องผ่านอีเมลหลายร้อยฉบับเพื่อดึงข้อมูล นั่นเป็นเพียงข้อมูลจำนวนมากที่ต้องจัดการด้วยตนเอง!

มั่นใจได้ถึงความถูกต้องเมื่อใช้โปรแกรมแยกวิเคราะห์อีเมลเพื่อแยกข้อมูลโดยอัตโนมัติ การแยกวิเคราะห์อีเมลสามารถปรับขนาดได้อย่างง่ายดายโดยไม่กระทบต่อคุณภาพและความถูกต้องของการดึงข้อมูล

กรณีใช้การแยกวิเคราะห์อีเมลยอดนิยม

แทบทุกอีเมลสามารถแยกวิเคราะห์เพื่อดึงข้อมูลที่มีค่า เอกสารทางธุรกิจและการอัปเดตธุรกรรมมักจะส่งทางอีเมลและมีข้อมูลสำคัญ

ต่อไปนี้คือกรณีการใช้งานการแยกวิเคราะห์อีเมลยอดนิยมบางส่วน:

ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอดจากธนาคาร และเอกสารอื่นๆ มักจะส่งเป็นไฟล์แนบทางอีเมล ด้วยตัวแยกวิเคราะห์อีเมล คุณสามารถจัดประเภท/จัดหมวดหมู่อีเมลแต่ละฉบับหรือไฟล์แนบได้โดยอัตโนมัติ และส่งไปยังตัวแยกวิเคราะห์ที่เหมาะสมเพื่อดำเนินการต่อไป

ลองนึกภาพว่าได้รับ PO ทางอีเมลและออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าโดยอัตโนมัติ! หรือดึงข้อมูลจากใบเสร็จการชำระเงินที่แนบมาและป้อนลงในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ

การจัดการลูกค้าเป้าหมายและการเพิ่มคุณค่า

ธุรกิจมักจะมีผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าติดต่อพวกเขาทางอีเมล อีเมลเหล่านี้ประกอบด้วยข้อมูลติดต่อของลูกค้าเป้าหมายและข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับทีมขายและการตลาด ตัวแยกวิเคราะห์อีเมลสามารถดึงข้อมูลลูกค้าเป้าหมายโดยอัตโนมัติและอัปเดตข้อมูลใน CRM เช่น Salesforce หรือ Hubspot

ทีมการตลาดสามารถกำหนดเป้าหมายลูกค้าเป้าหมายเหล่านี้ด้วยการขยายงานที่เกี่ยวข้อง หรือทีมขายสามารถคัดเลือกลีดดังกล่าวเพิ่มเติมได้โดยส่งใบเสนอราคาหรือโทรติดต่อ

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการอีคอมเมิร์ซ

การซื้ออีคอมเมิร์ซทุกครั้งจะเรียกใช้ชุดอีเมลที่มีข้อมูลคำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และการอัปเดต

API การแยกวิเคราะห์อีเมลสามารถช่วยไซต์อีคอมเมิร์ซเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ การจัดส่ง และการติดตามลูกค้า

วิธีแยกวิเคราะห์อีเมลอัตโนมัติด้วย Nanonets

ต่อไปนี้คือขั้นตอนในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การแยกวิเคราะห์อีเมลอัตโนมัติด้วย Nanonets:

สร้างบัญชี

ลงชื่อ เพื่อเริ่มต้นใช้งาน Nanonets

สร้างตัวแยกวิเคราะห์อีเมลแบบกำหนดเอง

อัปโหลดไฟล์ตัวอย่างและทำเครื่องหมายฟิลด์ที่คุณต้องการแยก AI จะเรียนรู้ที่จะระบุสาขาที่คุณสนใจตามตัวอย่างที่คุณแสดง ยิ่งมากยิ่งดี

ภาพหน้าจอของอีเมลจะทำงานได้ดี ทดสอบตัวแยกแบบกำหนดเองด้วยไฟล์ใหม่เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร

โปรดทราบว่า Nanonets เสนอตัวแยกแบบสำเร็จรูปสำหรับประเภทเอกสารทั่วไปที่อาจมาเป็นเอกสารแนบ ซึ่งรวมถึงใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ ใบเสร็จ และอื่นๆ

กำหนดแหล่งที่มา

หากอีเมลเป็นแหล่งที่มาหลักของคุณ ให้ตั้งค่าที่อยู่รับ Nanonets และส่งต่ออีเมลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไปยังรหัสอีเมลนั้นโดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถตั้งค่าการนำเข้าไฟล์โดยอัตโนมัติจากที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ฐานข้อมูล หรือเชื่อมต่อผ่าน API

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

สร้างเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดโดยเชื่อมต่อแหล่งที่มากับตัวแยกข้อมูลแบบกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้น คุณยังสามารถกำหนดกฎการแยกวิเคราะห์เพื่อประมวลผลข้อมูลที่แยกออกมาเป็นรูปแบบเอาต์พุตที่เหมาะสม

สุดท้ายกำหนดปลายทางที่คุณต้องการส่งออกข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง คุณสามารถส่งออกข้อมูลไปยังซอฟต์แวร์ CRM หรือ ERP ได้โดยตรงผ่าน API ของ Nanonets