เทมเพลตเวิร์กโฟลว์บัญชีลูกหนี้

รักษากระแสเงินสดที่ดีด้วยการแจ้งเตือนการชำระเงินทันเวลา การรวบรวมการชำระเงินที่คล่องตัว และบันทึกทางการเงินที่อัปเดตด้วยเทมเพลตเวิร์กโฟลว์บัญชีลูกหนี้ของ Nanonets

เกี่ยวกับเทมเพลตเวิร์กโฟลว์บัญชีลูกหนี้

คุณอัปเดตบันทึกทางการเงินของคุณทุกครั้งที่คุณทำการขายด้วยเครดิตหรือไม่? คุณมีกระบวนการที่คล่องตัวในการรับลูกหนี้ทั้งหมดของคุณในครั้งเดียวหรือไม่?

ถ้าไม่ก็ถึงเวลาเปลี่ยนสิ่งนี้ ทำให้เป็นอัตโนมัติ เพิ่มการมองเห็น และกำจัดข้อผิดพลาดในกระบวนการบัญชีลูกหนี้โดยใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์บัญชีลูกหนี้อัตโนมัติในไม่กี่นาที เร่งบัญชีลูกหนี้ด้วยการออกใบแจ้งหนี้เป็นระยะและการแจ้งเตือนตามกำหนดเวลา รับรายงาน AR แบบเรียลไทม์พร้อมการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ราบรื่นกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ รู้อยู่เสมอว่ากระแสเงินสดของคุณอยู่ที่ใดด้วยเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ Nanonets AR

ขั้นตอนในเทมเพลตเวิร์กโฟลว์บัญชีลูกหนี้ Nanonets

หากต้องการใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์บัญชีลูกหนี้ Nanonets เข้าสู่ระบบ ไปยังบัญชี Nanonets ของคุณหรือ สร้างบัญชีฟรี ถ้าคุณยังไม่ได้

ออกใบแจ้งหนี้

สร้างและส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเมื่อลูกค้าซื้อโดยใช้การผสานรวมของบุคคลที่สาม ใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อพิจารณาว่าการซื้อเป็นกิจวัตร ซื้อครั้งเดียว คุ้มค่ากับเครดิต หรือมีความเสี่ยง

การประมวลผลการชำระเงิน

ใช้ค่าใช้จ่ายทางการเงิน ภาษี หรือส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนดที่จำเป็นตามเกณฑ์ของคุณ ส่งใบกำกับค่าใช้จ่ายทางการเงินหรือใบแจ้งยอดให้กับลูกค้าพร้อมรายละเอียดทั้งหมด

อัปเดตบันทึกทางการเงิน

ซิงค์รายละเอียดการชำระเงินกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ เช่น Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite และอื่นๆ โดยใช้การผสานรวมที่ราบรื่น

ประโยชน์ของการใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์บัญชีลูกหนี้ Nanonets

บัญชีลูกหนี้ที่รอดำเนินการอาจมีผลกระทบต่อกระแสเงินสด จัดการบัญชีลูกหนี้ ติดตามกระแสเงินสด และเพิ่มความเร็วในการชำระเงินด้วย Nanonets ด้วยเทมเพลตเวิร์กโฟลว์บัญชีลูกหนี้ของ Nanonets คุณทำได้

ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์

ซิงค์ข้อมูลกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณด้วยการผสานรวมที่ราบรื่นโดยอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเป็น 0

กระบวนการทำงานอัตโนมัติ

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ของคุณ หรือให้ทีมของเราตั้งค่าให้คุณ

จุดคอขวดของเงินสด

รับมุมมองที่สมบูรณ์ของกระแสเงินสดด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์บนซอฟต์แวร์บัญชีของคุณโดยไม่ต้องใช้สเปรดชีตหรือเอกสาร

เตือนความจำอัตโนมัติ

เพิ่มความเร็วในการชำระเงิน การอนุมัติ และการรายงานทางการเงินด้วยการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง

ผสานรวม ทำให้เป็นอัตโนมัติ และรับเงินตรงเวลาเสมอ

ทำให้ทุกขั้นตอนของวงจรใบแจ้งหนี้เป็นเงินสดเป็นอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์อัจฉริยะ Nanonets ผสานรวมกับซอฟต์แวร์การบัญชีที่สำคัญทั้งหมดเพื่อติดตามบัญชีลูกหนี้ของคุณด้วยการติดตามเชิงลึก การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และการมองเห็นที่สมบูรณ์

เร่งกระแสเงินสดของคุณด้วยเวิร์กโฟลว์ AR วันนี้!

ทำให้เวิร์กโฟลว์บัญชีลูกหนี้ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้รหัส แพลตฟอร์มอัตโนมัติอัจฉริยะ. เพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจของคุณ ประหยัดค่าใช้จ่าย และเพิ่มการเติบโตด้วย Nanonets

ติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญด้านระบบอัตโนมัติของเรา,หรือ ลองสร้างเวิร์กโฟลว์บัญชีลูกหนี้ด้วยตัวคุณเอง.

อ่านบทความการบัญชีเพิ่มเติม:

ทำบัญชีอัตโนมัติด้วยเทมเพลตบัญชีฟรี

ค้นหาซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

บัญชีลูกหนี้คืออะไร?

AR หรือที่เรียกว่าบัญชีลูกหนี้ คือเงินที่บริษัทได้รับจากลูกค้าหลังการให้บริการ เพื่อให้เข้าใจง่าย ขอยกตัวอย่างจากชีวิตจริง ลองนึกภาพว่าคุณยืมเงินจากเพื่อนร่วมงานเพื่อชำระค่าสินค้าเพราะตอนนั้นคุณไม่มีเงิน สิ่งนี้อาจเรียกว่าบัญชีลูกหนี้เนื่องจากคุณจะจ่ายคืนในภายหลัง กลับมาที่ธุรกิจแล้ว บัญชีลูกหนี้คือเครดิตที่บริษัทมอบให้ ซึ่งอาจอยู่ในช่วงไม่กี่วันถึงหนึ่งปี และเรียกว่า 'IOU'

หลังจากดำเนินการหรือให้บริการแล้ว หากบริษัทยังไม่ได้รับเงินจากลูกค้า จะเรียกว่าลูกหนี้ของบริษัท หลายบริษัทเสนอบริการนี้เพื่อความสะดวกของลูกค้าในการชำระเงินในภายหลัง ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตถ้วยชามส่งช้อนส้อมไปยังร้านค้าปลีก หลังจากเรียกเก็บเงินจากร้านค้าแล้ว การชำระเงินจะถูกบันทึกโดยตรงในบัญชีลูกหนี้ และเมื่อร้านค้าปลีกได้รับบทความ ก็จะจ่ายเงินให้

กระบวนการ AR อาจซับซ้อนหากจัดการด้วยตนเอง ดังนั้นบริษัทควรมีกระบวนการ AR อัตโนมัติ ช่วยให้บริษัทสามารถจัดการการไหลของรายได้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำให้บริษัทเติบโต นอกจากนี้ การชำระเงินที่ได้รับและที่เหลือจะแสดงอย่างชัดเจนในบัญชี ดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับพนักงานในการติดตามจำนวนเงิน

กระบวนการบัญชีลูกหนี้คืออะไร?

บริษัทส่วนใหญ่มีกระบวนการบัญชีลูกหนี้ สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาจัดการและติดตามการชำระเงินได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นการสร้างและใช้โซลูชันการบัญชีอัตโนมัติเพื่อจัดการและติดตามกระบวนการบัญชีลูกหนี้ทำให้บริษัทสามารถดำเนินการธุรกรรมได้อย่างราบรื่น ขั้นตอนของการดำเนินการบัญชีลูกหนี้มีดังนี้

การสร้างแนวปฏิบัติด้านสินเชื่อ

การสร้างขั้นตอนการขอสินเชื่อในบริษัทเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการบัญชีลูกหนี้ ขึ้นอยู่กับชื่อเสียงขององค์กรหรือลูกค้ารายบุคคล บริษัทจะตัดสินใจว่าจะให้เครดิตสินค้าหรือไม่ อีกทั้งบริษัทจำเป็นต้องจัดทำข้อกำหนดและเงื่อนไขในการให้สินเชื่อตามความต้องการและความต้องการของลูกค้า เอกสารระบุอัตราดอกเบี้ยและเงื่อนไขสินเชื่ออย่างละเอียดชัดเจนไม่เกิดความคลาดเคลื่อน

สิ่งต่อไปในกระบวนการเครดิตรวมถึงระยะเวลาที่องค์กรให้สินเชื่อแก่ลูกค้า บริษัทขนาดใหญ่สามารถให้สินเชื่อเป็นระยะเวลานาน ในขณะที่บริษัทขนาดเล็กต้องการเงินสดมากกว่า

ออกใบแจ้งหนี้ลูกค้า

ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการบัญชีลูกหนี้รวมถึงการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ระบุรายละเอียดสินค้า ต้นทุน วันที่ชำระเงิน และรายละเอียดธนาคารอื่นๆ สามารถส่งได้ทันทีหลังจากส่งสินค้าเพื่อให้สามารถชำระเงินได้โดยเร็วที่สุด

การติดตามบัญชีลูกหนี้

เจ้าหน้าที่บัญชีลูกหนี้ติดตามการชำระเงินตามคำสั่งซื้อ บทบาทของเจ้าหน้าที่ AR คือการตรวจสอบจำนวนเงินที่ฝากเข้าบัญชีธนาคาร ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ AR และจัดสรรไปยังใบแจ้งหนี้ ยิ่งไปกว่านั้น เขายังต้องกระทบยอดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้เพื่อให้มั่นใจว่ามีการลงรายการบัญชีการชำระเงินทั้งหมดอย่างถูกต้องและต้องออกใบแจ้งยอดรายเดือนให้กับลูกค้า

มีความแตกต่างระหว่างกระบวนการติดตามสำหรับองค์กรขนาดใหญ่และขนาดเล็ก องค์กรขนาดใหญ่จ้างทีมเจ้าหน้าที่ AR ที่ใช้ระบบซอฟต์แวร์การติดตามขั้นสูง สิ่งนี้ช่วยลดเวลาและความพยายามและให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำ ในทางกลับกัน องค์กรขนาดเล็กมักต้องการระบบขั้นสูง ดังนั้นพวกเขาจึงดำเนินการติดตามด้วยตนเอง อาจดำเนินการโดยนักบัญชีมืออาชีพหรือทีมงานของพวกเขา

การบัญชีสำหรับบัญชีลูกหนี้

ขั้นตอนต่อไปเกี่ยวข้องกับเจ้าหน้าที่เรียกเก็บเงินเพื่อกำหนดวันครบกำหนดชำระเงิน จากนั้นพวกเขาจำเป็นต้องจัดทำสมุดรายวันเพื่อบันทึกคำสั่งซื้อหลังจากจัดระเบียบข้อมูลสำหรับหนี้ที่ค้างชำระ กระบวนการนี้ใช้สำหรับการลงบัญชีหนี้ที่ค้างชำระและระบุส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด

เหตุใดบัญชีลูกหนี้จึงมีความสำคัญ

ขั้นตอนมาตรฐานในการคืนเงินเป็นเพียงตำนาน ผู้คนจำเป็นต้องปฏิบัติตามขั้นตอนในอุดมคติ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมกระบวนการบัญชีลูกหนี้จึงมีความสำคัญ หากการชำระเงินล่าช้า อาจนำไปสู่การล่มสลายขององค์กร และระบบกระแสเงินสดทั้งหมดอาจหยุดทำงาน นอกจากนี้ยังอาจนำไปสู่การขาดแคลนเงินสดในการลงทุนเพื่อผลิตและจ่ายให้กับผู้ถือหุ้นต่อไป ดังนั้นขั้นตอนบัญชีลูกหนี้จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานที่ราบรื่นขององค์กรใดๆ แสดงจำนวนเงินสดที่คุณต้องได้รับและลำดับเวลาเพื่อรักษากระแสเงินสดที่ดี

จะทำบัญชีลูกหนี้อัตโนมัติได้อย่างไร?

จัดซื้อจัดจ้าง

แผนกจัดซื้อใช้ขั้นตอนแรกในกระบวนการทำงานอัตโนมัติ ทำการสั่งซื้อและส่งสำเนาใบสั่งซื้อไปยังแผนกบัญชีลูกหนี้ จากนั้นองค์กรจะส่งใบแจ้งหนี้ที่ระบุการชำระเงินและรายละเอียดอื่น ๆ หลังจากได้รับคำสั่งซื้อ

การประมวลผลใบแจ้งหนี้

การประมวลผลใบแจ้งหนี้สามารถทำได้ด้วยตนเองและทางอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม การประมวลผลด้วยตนเองเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลานานมาก ดังนั้นจึงขอแนะนำให้ใช้การประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดและให้ความแม่นยำซึ่งจะช่วยให้กระบวนการทั้งหมดสามารถไหลได้อย่างราบรื่น

การอนุมัติใบแจ้งหนี้

เช่นเดียวกับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ การอนุมัติใบแจ้งหนี้สามารถทำได้ด้วยตนเองและทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจับคู่ข้อมูลกับใบสั่งซื้อเพื่อให้การชำระเงินที่ได้รับตรงกับใบสั่งซื้อ จากนั้นจึงเตรียมเอกสารเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย เวลาจัดส่ง จำนวนครั้ง และรายละเอียดสำคัญอื่นๆ

การชำระเงิน

จากนั้นการชำระเงินซึ่งสามารถรับเป็นเงินสดและเช็คสามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ ผู้จัดการบัญชีลูกหนี้ต้องอนุมัติการชำระเงินและดำเนินพิธีการทั้งหมดเพื่อให้สามารถรับการชำระเงินได้อย่างราบรื่น

การจัดการตัวแทนจำหน่าย

จำเป็นต้องตรวจสอบกับลูกค้าหากเขาประสบปัญหาใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงิน เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีลูกหนี้ในการตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ยังอยู่ในขั้นตอนการอนุมัติหรือได้รับการชำระเงินแล้วหรือไม่

การอัพเกรดระบบ

เพื่อทำให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปรับปรุงระบบ ERP (การวางแผนทรัพยากรขององค์กร) โดยการติดตั้งซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ตามที่ทีมต้องการ เพื่อให้กระบวนการชำระเงินเป็นไปอย่างราบรื่น

การรายงานและการวิเคราะห์

ขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการอัตโนมัติสำหรับบัญชีลูกหนี้คือการรายงานใบงานที่เตรียมไว้สำหรับคำสั่งซื้อที่ส่งและการชำระเงินที่ได้รับจากแผนก AP หลังจากนั้นให้วิเคราะห์ธุรกรรมและสำรวจประสิทธิภาพของแผนกเพื่อให้สามารถเปลี่ยนแปลงได้หากมีบางอย่างอยู่เบื้องหลัง อีกครั้งนี้ช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างราบรื่น

เคล็ดลับในการปรับปรุงบัญชีลูกหนี้

รักษารายละเอียดของผู้บริโภคโดยละเอียด

สมมติว่าองค์กรใช้การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่ส่งผลต่อขั้นตอนการเรียกเก็บเงิน ดังนั้นระบบบัญชีลูกหนี้อัตโนมัติควรโหลดรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด โดยเฉพาะการชำระเงินและเงื่อนไขเครดิต กระบวนการ AR อัตโนมัติช่วยรักษาความแม่นยำในการตรวจสอบฐานข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ แจ้งกำหนดเวลา และฝึกอบรมพนักงานให้จัดการรายละเอียดได้อย่างถูกต้องเพื่อให้กระแสเงินสดราบรื่น

เสนอสิ่งจูงใจเชิงบวกและเชิงลบ

สิ่งจูงใจสามารถสร้างความมหัศจรรย์ให้กับขั้นตอนกระแสเงินสดโดยรวม มันเหมือนกับตัวอย่างการซื้อสินค้าในชีวิตจริง เมื่อมีการให้ส่วนลด ยอดขายก็เพิ่มขึ้น ในทำนองเดียวกัน แรงจูงใจเชิงบวกและเชิงลบทำงานเพื่อปฏิเสธเงินสดจากธุรกิจและบุคคล ตัวอย่างของสิ่งจูงใจในเชิงบวกอาจเสนอกระเช้าของขวัญหากได้รับการชำระเงินก่อนกำหนด ตัวอย่างของสิ่งจูงใจเชิงลบอาจเป็นการลงโทษพวกเขาด้วยค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหากการชำระเงินล่าช้า สิ่งนี้อาจทำให้เกิดความกลัว และพวกเขาเริ่มจริงจังกับการชำระเงิน ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายสินเชื่อของคุณชัดเจนและรัดกุม

ก่อนให้ยืมเงินสำหรับสินค้าและบริการใดๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์กรของคุณมีชุดนโยบายสินเชื่อที่เข้มงวด นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้กระแสเครดิตควรได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม นี่เป็นหน้าที่ของทีมการเงินและการขายในการกำหนดวงเงินสินเชื่อและค่าปรับหากมีการขยายวันที่ออกไป เจ้าหน้าที่ควรกำหนดการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่านโยบายสอดคล้องกับสภาวะเศรษฐกิจที่เปลี่ยนแปลง

ติดต่อกับลูกค้าของคุณอยู่เสมอ

หลายครั้งที่ลูกค้าอาจต้องจำไว้ว่าต้องชำระเงินสำหรับการสั่งซื้อ เนื่องจากเป็นสัญชาตญาณของมนุษย์ทั่วไป หรือในบางครั้งพวกเขาอาจมีเหตุผลที่แท้จริงในการไม่ชำระค่าใช้จ่ายให้ตรงเวลา ไม่ว่าจะเกิดจากสาเหตุใด ก็สามารถแก้ไขได้ด้วยการสื่อสารที่ดี ด้วยความช่วยเหลือของกระบวนการบัญชีลูกหนี้ สิ่งนี้สามารถแก้ไขได้ คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนเพื่อให้พวกเขาจำการชำระเงินหรือโทรหาพวกเขาโดยตรงเพื่อหาวิธีแก้ไข

ใช้ค่าธรรมเนียมรายเดือนปกติแทนใบแจ้งหนี้มาตรฐาน

ขอแนะนำให้ส่งใบแจ้งหนี้รายเดือนเสมอ หากคำสั่งซื้อมีขนาดใหญ่หรือมีการทำธุรกรรมระหว่างธุรกิจเป็นประจำ ตรงกันข้ามกับใบแจ้งหนี้ที่ผิดปกติ การเรียกเก็บเงินรายเดือนมีประสิทธิผลมากกว่าสำหรับองค์กรใดๆ ช่วยให้บริษัทควบคุมกระแสเงินสด ปรับปรุงกระบวนการผลิต และช่วยให้บริษัทเติบโต ยิ่งไปกว่านั้น การเรียกเก็บเงินรายเดือนหมายความว่าลูกค้าสามารถชำระเงินด้วยการหักบัญชีธนาคาร ทำให้ขั้นตอนการชำระเงินทั้งหมดง่ายขึ้น

ลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์การออกใบแจ้งหนี้ของคุณ

เพื่อให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้ราบรื่น สิ่งสำคัญคือต้องปราศจากข้อผิดพลาดใดๆ ข้อผิดพลาดอาจมีตั้งแต่การสะกดผิดไปจนถึงรายละเอียดที่ไม่ถูกต้องทั้งหมด ดังนั้น ขอแนะนำให้ใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่มีรูปแบบ เพื่อให้คุณจดจำสิ่งที่ควรรวมและสิ่งที่ไม่ควรรวม การดำเนินการนี้จะช่วยเร่งกระบวนการบัญชีลูกหนี้ทั้งหมดและช่วยให้องค์กรต่างๆ ทำงานได้อย่างราบรื่น

เสนอทางเลือกในการชำระเงินให้กับลูกค้าของคุณ

องค์กรควรเสนอตัวเลือกการชำระเงินให้กับลูกค้าเพื่อรับเงินสดทันเวลา ทำให้พวกเขาสะดวกสบายในการชำระเงินในโหมดที่พวกเขาต้องการก่อนเงินทันเวลา ตัวเลือกสิทธิบัตร ได้แก่ เช็ค เงินสด บัตรเดบิต บัตรเครดิต การตัดบัญชีโดยตรง และการโอนเงินผ่านธนาคาร ในบรรดาตัวเลือกเหล่านี้ การหักบัญชีธนาคารเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเนื่องจากเป็นการชำระเงินแบบดึงแทนการชำระเงินแบบพุช ซึ่งหมายความว่าได้รับการอนุมัติล่วงหน้า และลูกค้าไม่จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อให้สัตยาบันการชำระเงิน