วิธีจัดระเบียบบิล? – 3 วิธีในการติดตามบิลอย่างง่ายดาย

ตั๋วเงินเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าคุณจะเป็นนักธุรกิจ นักแปลอิสระ หรือมนุษย์เงินเดือน คุณต้องมีใบเรียกเก็บเงิน ด้วยค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป คุณจะต้องสูญเสียและลืมบางอย่างไป

ที่มีประสิทธิภาพ การจัดการบิล เริ่มต้นด้วยการจัดระเบียบที่ดีขึ้น ดังนั้นคุณจะไม่สูญเสียการเรียกเก็บเงินที่สำคัญ แต่จะจัดระเบียบบิลอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร? จะเริ่มต้นได้อย่างไร? และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการติดตามใบแจ้งหนี้อย่างง่ายคืออะไร

เราจะพูดถึงสามวิธีในการจัดระเบียบใบเรียกเก็บเงินของคุณ เพื่อให้คุณหยิบใช้สะดวกเมื่อต้องการ

---

ทำไมต้องจัดระเบียบบิล?

เมื่อคุณมีคนเดียวที่จัดการบิลจำนวนน้อยลง การจัดการก็ง่าย แต่เมื่อบิลเพิ่มขึ้น ข้อผิดพลาดก็ต้องเกิดขึ้น ต่อไปนี้เป็นเหตุผลบางประการที่คุณควรให้ความสำคัญกับการจัดการใบเรียกเก็บเงินอย่างจริงจัง:

สูญเสียการติดตามวันครบกำหนดและจำนวนเงิน: การติดตามบิล วันที่ และจำนวนเงินหลายรายการเป็นงานที่น่าเบื่อ และหากคุณพลาดการชำระเงิน คุณอาจต้องจ่ายเงินเพิ่ม

คะแนนเครดิตเสียหาย: การชำระเงินตามกำหนดเวลาจะเชื่อมโยงกับคะแนนเครดิตของคุณ รอยบุบที่นี่อาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายอย่างมาก

การรักษาบันทึกการชำระเงิน: สำหรับธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องรักษาบันทึกทางการเงินของการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ บิล และอื่นๆ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด ในระหว่างการตรวจสอบ คุณต้องแสดงข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ ใบแจ้งหนี้ที่ขาดหายไปอาจส่งสัญญาณผิดและนำไปสู่การตรวจสอบที่เข้มข้นต่อไป

งบประมาณที่ไม่มีประสิทธิภาพ: ตั๋วเงินให้แนวคิดเกี่ยวกับแนวโน้มค่าใช้จ่ายและช่วยให้คุณจับตาดูงบประมาณเทียบกับการใช้จ่ายของคุณ การไม่จัดการบิลอาจทำให้สูญเสียการติดตามงบประมาณ  

นอกเหนือจากนี้ การจัดระเบียบใบเรียกเก็บเงินสามารถช่วยคุณรับมือกับการโจรกรรมข้อมูลประจำตัว จัดการบันทึกทางการเงิน และรับประกันการจ่ายบิลได้ตรงเวลา

---

3 วิธีจัดระเบียบบิลแบบมือโปร!

บล็อกนี้จะกล่าวถึงสามวิธีในการจัดระเบียบค่าใช้จ่ายของคุณ วิธีการเหล่านี้ถูกจัดลำดับให้มีความแม่นยำ ประสิทธิภาพ และความน่าเชื่อถือเพิ่มมากขึ้น

• จัดระเบียบบิลด้วยตนเอง
• แปลงใบเรียกเก็บเงินเป็นดิจิทัลและจัดเรียงไว้บนเดสก์ท็อป
• จัดระเบียบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

---

จัดระเบียบบิลด้วยตนเอง

การจัดการบิลด้วยตนเองเกี่ยวข้องกับการใช้โฟลเดอร์กระดาษและตู้เพื่อแยกประเภทค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ชื่อ “ค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิง” เพื่อจัดเก็บใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับความบันเทิง เช่น อาหารค่ำ การพบปะกับทีม และอื่นๆ

คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อจัดระเบียบใบเรียกเก็บเงินด้วยตนเอง:

• จัดเรียงบิลของคุณตามวันที่ครบกำหนดและจัดหมวดหมู่บิลที่เข้ามาตามหมวดการใช้จ่าย
• สร้างระบบจัดเก็บบิลของคุณ ใช้แฟ้มหรือตู้สำหรับทุกประเภท
• หากต้องการติดตามการชำระเงินและวันครบกำหนด ให้ใช้กระดาษหรือสเปรดชีต excel และจดจำนวนเงินที่เรียกเก็บ วันครบกำหนด สถานะการชำระเงิน และหมวดหมู่
• ตั้งค่าการเตือนบนอุปกรณ์มือถือของคุณ เพื่อให้คุณไม่ลืมการชำระบิล
• ชำระเงินเมื่อครบกำหนดและอัปเดตสถานะการชำระเงินสำหรับแต่ละบิล
• จัดเก็บบิลที่ชำระแล้วในไฟล์หรือไฟล์เก็บถาวรแยกต่างหากเพื่อให้จัดการแผ่นติดตามการเรียกเก็บเงินที่ใช้งานอยู่ได้
• ทำซ้ำขั้นตอนนี้ทุกเดือนเพื่อให้การเรียกเก็บเงินของคุณเป็นระเบียบและอยู่ภายใต้การควบคุม

จุดเด่น:

• เป็นวิธีการง่ายๆ
• ทุกคนสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อรักษาใบเรียกเก็บเงินได้ในที่เดียว

จุดด้อย:

• ต้องใช้ความพยายามอย่างมาก
• เป็นเรื่องยากที่จะระบุแนวโน้มการใช้จ่าย
• ใบเสร็จรับเงินอาจสูญหายหรือเสียหายได้ง่าย

---

เรียกเก็บเงินเป็นดิจิทัลและจัดเรียงแบบดิจิทัล

บิลดิจิทัลสามารถช่วยลดความเสี่ยงของความเสียหายหรือการสูญเสียบิล ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อจัดระเบียบใบเรียกเก็บเงินแบบดิจิทัล:

• ขั้นตอนแรกคือการแปลงตั๋วเป็นดิจิทัล คุณสามารถถ่ายรูปบิลโดยใช้โทรศัพท์ของคุณ
• คุณยังสามารถใช้ แอพสแกนบิล เพื่อดึงข้อมูลจากบิล & แปลงบิลเป็นดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ
• อัปโหลดรูปภาพที่สแกนบนเดสก์ท็อปของคุณ
• สร้างโฟลเดอร์ตามหมวดค่าใช้จ่ายและอัพโหลดบิลในโฟลเดอร์ที่กำหนด
• ใช้หลักการตั้งชื่อไฟล์เพื่อระบุบิลแต่ละรายการอย่างรวดเร็ว เช่น ประเภทบิลและวันที่
• จัดระเบียบใบเรียกเก็บเงินดิจิทัลเป็นโฟลเดอร์ย่อยตามหมวดหมู่หรือวันที่ครบกำหนด
• คุณสามารถทำได้บนเดสก์ท็อปหรือระบบออนไลน์ เช่น Google Drive, Sharepoint หรืออื่นๆ
• ตอนนี้ ใช้สเปรดชีตหรือเครื่องมือการจัดการทางการเงินเพื่อติดตามวันครบกำหนดเรียกเก็บเงิน สถานะการชำระเงิน และจำนวนเงิน
• ตั้งค่าการเตือนอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าชำระบิลได้ทันเวลา
• สำรองใบเรียกเก็บเงินดิจิทัลของคุณไปยังบริการคลาวด์ที่ปลอดภัยเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย

จุดเด่น:

• จัดหมวดหมู่และติดตามการชำระเงินและทำการวิเคราะห์ทางการเงินได้ง่ายขึ้น
• การจัดเก็บบิลแบบดิจิทัลช่วยลดความเสี่ยงในการสูญหายหรือเสียหายของบิล

จุดด้อย:

• การจัดเก็บข้อมูลทางการเงินแบบดิจิทัลอาจทำให้เกิดความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล
• คุณต้องทำแบบฝึกหัดทั้งหมดสำหรับทุกบิลใหม่ที่เข้ามา
• คุณต้องสร้างข้อมูลสำรองหลายรายการเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะไม่สูญหาย  

---

จัดระเบียบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการขจัดงานที่ต้องทำด้วยตนเองในการจัดระเบียบใบเรียกเก็บเงิน งานจัดระเบียบการเรียกเก็บเงินส่วนใหญ่เป็นไปตามกฎ ซึ่งหมายความว่าสามารถเข้ารหัสได้อย่างง่ายดาย

แพลตฟอร์มเช่น นาโนเน็ต สามารถช่วยคุณจัดระเบียบการเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติโดยใช้เวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีโค้ด ตัวแยกประเภทเอกสารและที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย นี่คือลักษณะเวิร์กโฟลว์การจัดการการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติบน Nanonets:

• ใบเรียกเก็บเงินที่เข้ามาจะถูกอัปโหลดโดยอัตโนมัติบน Nanonets โดยใช้ตัวเลือกการอัปโหลดเอกสาร

• จากนั้นบิลจะถูกส่งไปยังโมเดล OCR ซึ่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะถูกดึงออกมา เช่น จำนวนเงินที่เรียกเก็บ วันครบกำหนด ที่อยู่การชำระเงิน เงื่อนไขการชำระเงิน และอื่นๆ

• ตอนนี้มีหลายสิ่งหลายอย่างเกิดขึ้นในขั้นต่อไป:

1. ข้อมูลบิลจะถูกจัดรูปแบบอย่างเหมาะสมหากมีข้อผิดพลาดใดๆ เช่น รูปแบบวันที่ การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ หรือการลบอักขระพิเศษ
2. เปลี่ยนชื่อบิลตามยอดบิล หมวดหมู่การใช้จ่าย และอื่นๆ
3. จากข้อมูลบิล บิลจะถูกจัดหมวดหมู่ตามประเภทการใช้จ่ายที่เหมาะสม
4. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะถูกทริกเกอร์ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด ซึ่งจะส่งใบแจ้งหนี้ให้คุณเพื่อตรวจสอบด้วยตนเอง
5. คุณยังสามารถจับคู่ข้อมูลการเรียกเก็บเงินกับใบแจ้งยอดธนาคารของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติม

จุดเด่น:

• กระบวนการที่ปราศจากข้อผิดพลาดและเชื่อถือได้
• สร้าง เส้นทางการตรวจสอบ อัตโนมัติ
• ไม่เสี่ยงต่อการสูญหาย เสียหาย หรือลืมจ่ายบิลตรงเวลา
• ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลา แรงงาน และเงินได้มาก

จุดด้อย:

• คุณจะต้องใช้ความพยายามเพียงครั้งเดียวในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ [ทีมผู้เชี่ยวชาญของเราสามารถช่วยคุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์]

---

เหตุใดจึงต้องใช้ Nanonets เพื่อจัดระเบียบบิล

[เนื้อหาฝัง]

Nanonets เป็นซอฟต์แวร์ OCR ที่ใช้ AI โดยไม่มีโค้ดขั้นสูง เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ และแพลตฟอร์มการชำระเงินทั่วโลก ด้วย Nanonets คุณสามารถทำให้กระบวนการด้วยตนเองเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์ตามกฎ

นาโนเน็ต ซอฟต์แวร์ OCR เป็นหนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดในตลาด สามารถดึงข้อมูลจากเอกสารใดก็ได้ PDF, รูปภาพ, เอกสารที่เขียนด้วยลายมือ, excel, word และอื่นๆ ด้วยความแม่นยำ 95%+ และเร็วกว่าวิธีการแบบแมนนวลถึง 10 เท่า

นอกเหนือจากนั้น คุณสามารถใช้ Nanonets เพื่อดึงข้อมูลจากเอกสาร จำแนกเอกสาร ใช้ฐานข้อมูล ตรวจสอบเอกสาร, ดำเนินการ การเพิ่มคุณค่าข้อมูล งานและส่งออกข้อมูลไปยังรูปแบบและฐานข้อมูลต่างๆ

เป็นไปได้ที่ไม่มีที่สิ้นสุด

นี่คือเหตุผลบางประการที่ควรพิจารณา Nanonets:

• อัปโหลดเอกสารโดยอัตโนมัติจากหลายแหล่งที่มา เช่น Gmail, ไดรฟ์, SharePoint, เดสก์ท็อป และอื่นๆ
• จัดประเภทเอกสารขาเข้าด้วยตัวแยกประเภทเอกสาร
• จับคู่เอกสารที่ยอดเยี่ยมได้ง่าย การตรวจสอบเอกสาร.
• แยกข้อมูลจากเอกสารใด ๆ ใน <15 นาที
• ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเพื่อดำเนินการปรับปรุงข้อมูล การอนุมัติอัตโนมัติและอื่น ๆ
• การจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและ การเก็บเอกสาร.
• การผสานรวมอย่างราบรื่นเพื่อซิงค์ข้อมูลกับซอฟต์แวร์มากกว่า 5000 รายการ
• อินเทอร์เฟซแบบไม่มีโค้ดที่ปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์
• ความช่วยเหลือในการโยกย้ายฟรี
• ทดลองใช้ฟรี 7 วัน
• ผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้าโดยเฉพาะ
• การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท
• รองรับ 24×7

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ Nanonets สามารถทำได้และอีกมากมาย:

ผู้ใช้มากกว่า 30,000 รายใช้ Nanonets เพื่อทำให้กระบวนการเอกสารมากกว่า 30 ล้านรายการเป็นแบบอัตโนมัติ Nanonets เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเอกสารด้วยแพลตฟอร์มที่แข็งแกร่ง ปลอดภัย และไม่ต้องใช้โค้ด

คุณมีกรณีการใช้งานเฉพาะในใจหรือไม่? ติดต่อทีมงานของเรา เพื่อให้เราสามารถช่วยเหลือกรณีการใช้งานของคุณได้

---

อ่านเพิ่มเติม:

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• เพลโตบล็อคเชน Web3 Metaverse ข่าวกรอง ขยายความรู้. เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/