Borç Hesaplarına İlişkin İç Kontroller Nasıl Yönetilir?

Tüm işletmeler, diğer kişi veya kuruluşlara borçlu oldukları ödemeleri ustalıkla yönetmelidir. olarak adlandırılan bu fonksiyon ödenebilir hesaplar, her sektörde iş operasyonları, finansal yönetim ve uzun vadeli ilişki kurma açısından kritik öneme sahiptir. 

Borç hesapları ekiplerinin, doğru iş ortaklarına doğru ödemeleri alabilmek için hız ve doğruluk arasındaki dengeyi bulması gerekiyor zamanında. Ödemelerle ilgili hata olasılığı, ödemeler hesabında çeşitli kontrollerin uygulanmasını gerektirir. ödenecek hesaplar süreci. 

Borç hesapları iç kontrolleri, işletmeleri AP sürecinin neresinden kaynaklanırsa kaynaklansın ödeme risklerinden korumak için dikkatle geliştirilmiş, geniş çapta uygulanmış ve sürekli olarak iyileştirilmiştir. Farklı AP kontrol türlerini, borç hesapları iç kontrollerinin en iyi uygulamalarını ve günümüzün dijital ortamında AP kontrollerinin nasıl yönetileceğini inceleyeceğiz.

Borç Hesapları İç Kontrollerini Anlamak

Paranın dağıtılması söz konusu olduğunda (ister iade yapan bir müşteriye, ister hammadde gönderen bir satıcıya, ister vergi veya ücretleri toplayan bir devlet kuruluşuna olsun), işleme hatalarının yolunuza çıkmaması önemlidir. Borcu olan işletme bir fatura gönderecek, bu fatura AP ekibi tarafından işlenecek ve ardından AP ekibi parayı fatura sahibine gönderecek. Fonlar netleştiğinde süreç tamamlanacak ve işler her zamanki gibi devam edebilecek. 

Borç hesaplarına ilişkin iç kontroller AP süreçlerini daha verimli hale getiren, fonksiyonla ilişkili iş risklerini azaltan ve uzun vadeli nakit yönetimini optimize eden bir dizi standart ve gereksinimdir. Kısaca söylemek gerekirse, bir verimli ve etkili AP ekibi her alt iş fonksiyonunu olumlu yönde etkileyecektir. 

Borç Hesabı Riskleri

Ödenebilir hesaplar riskler geç ödemelerin ve zarar gören iş ilişkilerinin çok ötesine geçer; Yeterince ciddi olması durumunda, borç hesapları sorunları nedeniyle işletmenin sürdürülebilirliği sorgulanabilir. Bu iş fonksiyonundaki en büyük risklerden bazıları şunlardır:

• dolandırıcılık
• Geç veya Eksik Ödemeler
• Denetim Gereksinimlerine Uyumsuzluk
• Yanlış Fatura Yönetimi
• Fazla ödemeler

Borç Hesapları Kontrollerinin İş Fonksiyonu

Doğru uygulandığında, borç hesapları iç kontrolleri süreç boyunca rolleri ve sorumlulukları böler, fatura ve ödeme doğruluğunu sağlar, birden fazla ödeme riskini azaltır, denetlenebilecek bir kağıt takibi sağlar ve baştan sona insan hatasını azaltır. 

Doğru AP kontrolleri uygulandığında iş liderleri, müşteriler ve diğer satıcılar dolandırıcılık riskinin düşük olduğunu, fon transferinin hızlı ve doğru olacağını ve kuruluşunuzun mali yönetiminin güvenilir olduğunu bilerek rahat uyuyabilirler. Her işletmenin öncelik vermesi gereken çok sayıda borç hesapları iç kontrol en iyi uygulaması vardır; hadi onların içine girelim.

Borç Hesaplarına İlişkin İç Kontrol Türleri

Borç hesapları iç kontrolleri üç ana alt kategoriye ayrılmıştır: ödeme yükümlülüğü kontrolleri, veri girişi kontrolleri ve ödeme girişi kontrolleri. Her kategori, ödeme sürecindeki ana adımlara uygundur: gelen faturaların doğrulanması, verilerin dahili olarak doğru şekilde kaydedilmesinin sağlanması ve ödeme alıcısına doğru miktarda fonun dağıtılması. 

Ödeme Yükümlülüğü Kontrolleri

Borç hesaplarına ilişkin ilk iç kontrol türü, bir işletmenin ödeme yükümlülüğü etrafında yoğunlaşır. Gelen faturalar bir işletmeye gönderildiğinde işletmenin her faturayı doğrula. Alınan mal veya hizmetlerle uyumlu olmalı ve halihazırda işlenmiş faturaların kopyaları olmamalıdır. Sürecin bu bölümünde AP ekibinizin aşağıdaki yöntemleri kullanarak durum tespiti yapması gerekir:

1. Fatura Onayı

Kuruluşunuzun yapısına bağlı olarak, sorumlu olan tam rol fatura onayları değişebilir ancak genellikle gelen faturaları inceleyen, borçlu olunan tutarın doğru olduğunu doğrulayan ve o faturanın ödemesini onaylayan bir kişi veya küçük bir ekip bulunur. 

Bunu yapmak düşündüğünüzden daha zor olabilir. Onaylayanın, bir ürünün ne kadarının satın alındığını, üzerinde anlaşılan satış fiyatının ne olduğunu ve bu ürünün alınıp alınmadığını bilmesi gerekir. Fatura, orijinal satın alma siparişi ve nakliye makbuzlarıyla bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek için bilgileri çapraz kontrol edebilirler.

2. Satın Alma Siparişi Onayı

Bir işletme bir satın alma işlemi yapmaya karar verdiğinde, satın alma ekibi satın alma kararını düzenlemeli ve onaylamalıdır. satınalma siparişi. Satınalma siparişi onaylandıktan sonra sipariş numarası verilir ve satıcıyla paylaşılır. Bu, faturayı onaylayan kişiye, her faturanın ödemesini onaylamadan önce basit bir kontrol olanağı sağlar. Bu, aşırı harcamaları azaltmanın ve gider tahminlerini yönetmenin harika bir yoludur. 

3. Üç Yollu Eşleştirme

Faturaları satınalma siparişleriyle karşılaştırıp bilgi alma işlemine ne ad verilir? üçlü eşleştirme. Bu, ödemesi yapılan öğelerin teslim alınmasını sağlar. Ödemeye izin verilmeden önce eşleştirme yapılmalıdır. 

4. Mükerrer Fatura veya Ödeme Denetimi

Sonuncusu, faturadaki satır öğeleri için ödemenin halihazırda bir satıcıya gönderilmediğini doğrulamaktır. Eskiden manuel olarak yapılıyordu ancak artık çoğu işletme, sistemlerini taramak, ilgili fatura numarasını ve sipariş numarasını aramak ve mükerrer ödemeleri işaretlemek için Nanonets gibi bir yazılım aracına güveniyor.  

Veri Giriş Kontrolleri

Veri girişi kontrolleri - özellikle çoğu uygulamada kullanılan dijital çözümlerde muhasebe ve FP&A fonksiyonları – günümüzde borç hesapları ekipleri için temel iç kontrollerdir. Ödeme yükümlülüğünüzü belirledikten sonra, borç hesabı yazılımınıza doğru verileri almak için veri giriş kontrolleri devreye girer. İster ERP, ister otomasyon platformu, ister araçların bir kombinasyonunu kullanıyor olun, doğru veri girişine öncelik verilmelidir. Borç hesapları için bu iç kontrollerde gezinmenin iki yolu vardır:

1. Onaydan Önce Faturayı Kaydedin

Bu yaklaşımla, AP ekibi göndericiden alır almaz bir fatura ve ilgili borç kaydedilir. Daha sonra onay süreci yoluyla gönderilir, bu da genellikle daha hızlı işleme ve fon ödemesine yol açar.

2. Onaydan Sonra Faturayı Kaydet

Mükerrer ödemelerden endişeleniyorsanız, dahili olarak uygun otorite tarafından onaylandıktan sonra faturayı sisteminize kaydetmeyi tercih edin. Eğer dikkatli olmakta hata yapıyorsanız, önerilen yaklaşım budur. 

3. Ödeme Giriş Kontrolleri

Borç hesapları süreçlerine ilişkin son ana iç kontrol türü, tüm ödeme girişi kontrolleridir. Bunlar, onaylanan ve sisteminize yüklenen faturalarla ilişkili ödemelerin gönderilmesine odaklanır. Bu kategorideki borç hesapları kontrolleri şunlardır:

4. Görevlerin ayrılığı

Çekleri hazırlamak ve imzalamak için aynı kişiyi görevlendirmeyin; Ek bir güvenlik katmanı oluşturmak için bunları ayrı tutun. Bu aynı zamanda ödeme yapılmadan önce ikinci bir kişinin her şeyi iki kez kontrol etmesini sağlar. Bu basit görünebilir ancak genel borç hesapları iç kontrollerinde önemli bir rol oynar. 

5. Manuel Çek İmzalama

İmza pullarından uzak durun ve tüm satıcı ödemeleri için eski moda manuel çek imzalamayı zorunlu kılın. Pullar yetkisiz kişiler tarafından kullanılabilir, dolandırıcılık riskini artırabilir ve yanlışlıkla mükerrer ödeme yapılmasına neden olabilir.

6. Güvenli Çek Saklama

Çekleri, kuruluşunuzun kullandığı imza damgalarından ayrı, kilitli bir depolama alanında saklayın.

7. Çek Numaralarının Takibi

AP ekipleri, bir kontrol çalıştırması kullanılarak gönderilen tüm kontrolleri yakından takip ederek, kontrollerden herhangi birinin eksik olup olmadığını tespit edebilir ve sorunu uygun kanallar aracılığıyla işaretleyebilir.

8. Çift İmza

Borç hesaplarının kontrolleri, belirli bir tutarın üzerindeki ödemeler için çift imza politikası olmadan tamamlanmış sayılmaz. Bir yönetici veya daha üst düzey bir yönetici, tehlikede çok fazla para olduğunda etkili bir koruma görevi görebilir.

Borç Hesapları İç Kontrol En İyi Uygulamaları

Tüm AP kontrol kategorileri en iyi uygulama önerileriyle birlikte gelir. Özellikle yeni teknolojiler AP sürecini dahili ve harici olarak değiştirdikçe, cari borç hesapları iç kontrollerinin en iyi uygulamalarının neler olduğu konusunda güncel kalmak önemlidir. 

En İyi Uygulamalar: Ödeme Kontrolleri Yükümlülüğü

Ödeme yükümlülüğü kontrollerinden en iyi şekilde korunmak için tutarlı bir belge depolama çözümü kullandığınızdan emin olun. İşletmeniz kağıt faturaları kabul ediyorsa, hepsini farklı yerlerde saklıyorsa ve gidecekleri yere ilişkin standart bir süreç yoksa işler kaybolacaktır.

Bunun yerine yatırım yapın erişim noktası yazılımı Her faturanın dijital bir kopyasını tutabilen, onay akışını takip edebilen ve fatura verilerini kuruluşunuz içindeki diğer sistemlerle eşleştirebilen Nanonets gibi. Yazılım çözümleri ayrıca kopyaları işaretleyebilir veya bir ödeme zaten gönderildiğinde bireyleri bilgilendirebilir. Dijital bir araç olsa bile, çıkar çatışmalarından kaçındığınızdan ve rol ve sorumlulukların ayrılmasına yardımcı olmak için onay ve ödeme süreçlerine birden fazla kişiyi dahil ettiğinizden emin olun. 

En İyi Uygulamalar: Veri Girişi Kontrolleri

Veri girişi, insan hatası açısından büyük bir adaydır. AP personelinizden birinin her fatura veya satın alma siparişindeki bilgileri elle girmesine güvenmek yerine, belgeleri, bilgileri otomatik olarak çıkarabilen ve kullandığınız iş sistemleri aracılığıyla dağıtabilen bir belge okuma aracına tarayın. Nanonets ile akış özelleştirilmiştir manuel veri girişini ortadan kaldırın ve herkesle sorunsuz bir şekilde iletişim kurar en iyi ERP'ler, CRM'ler ve diğer iş araçları. 

En İyi Uygulamalar: Ödeme Girişi Kontrolleri

Ödeme girişi kontrolleriyle uyumlu olarak, süreçte bazı görevler ayrılığının korunduğundan emin olun. Faturayı onaylayan kişinin, çeki yazan ve imzalayan kişi olmasını istemezsiniz; Ödeme yapılmadan önce başka bir göz her şeyi gözden geçirmelidir. Daha da iyisi, basılı çekler yerine ACH ödemelerine veya banka havalelerine geçmeyi düşünün. Eşyalar kaybolmaz, kağıt izleri yok edilemez ve ödemeler neredeyse anında alınır. 

Borç Hesaplarına İlişkin Dahili Kontroller İşletmenizi, Tedarikçilerinizi ve Müşterilerinizi Korur

Yeni AP kontrollerini uygulamaya istekliyseniz ancak nereden başlayacağınızdan emin değilseniz. Oturun ve süreci baştan sona denetleyin. Kim dahil? Faturanın alınmasından ödenmesine kadar geçen tam adımlar nelerdir? Mevcut süreçteki sıkıntılı noktalar neler? Teknoloji bunu nasıl etkiliyor?

Temel olarak bu soruların cevabını aldıktan sonra, işe başlamadan önce asıl meyveyi ve daha karmaşık değişiklikleri belirlemeye başlayabilirsiniz. Yeni kontrollerin veya güncellenmiş süreçlerin uygulanmasına yardımcı olmak için işlevi çok iyi anlayan insanlara ihtiyacınız olacak. ancak tamamlandığında bu kontroller işletmenizi ve işletmeyle ilgisi olan her kişi veya kuruluşu koruyacaktır.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/