Важливість ведення документації працівників

Зберігання записів про співробітників є обов’язковим у США, але воно також може бути цінним ресурсом для вашої компанії. Під час ведення бізнесу ведення точного й оновленого обліку ваших співробітників має вирішальне значення для успіху вашого бізнесу.

Що таке облікові записи працівників?

Службові записи – це захищені документи, де записуються факти про працівників. Записи співробітників допомагають власникам бізнесу відстежувати багато різних речей, зокрема заробітну плату, оцінки ефективності, контактну інформацію тощо. Рекомендується зберігати ділові та службові документи в безпечному місці з обмеженим доступом для захисту конфіденційності кожного.

Федерально обов'язкові записи

Деякі види трудових книжок працівників федеральним законом зобов’язані зберігатися всіма власниками бізнесу. Причина, по якій вони мають федеральний мандат, полягає в тому, щоб захистити вас і ваших співробітників. Якщо є судовий спір, кримінальне розслідування чи навіть щось настільки дрібне, як звільнення, уряд хоче мати доступ до точної інформації.

Ось обов’язкові федеральні записи про працівників, які ви повинні вести як власник бізнесу, і що вони передбачають.

Комісія з рівних можливостей зайнятості (EEOC)

Акт EEOC було прийнято в 1965 році і захищає права працівників на право найму незалежно від раси, статі чи релігії. Цей закон захищає працівників від дискримінації до, під час і після працевлаштування. Крім того, цей закон встановлює вимогу до роботодавців зберігати всі облікові записи працівників протягом принаймні одного року, крім одного року після звільнення.

Закон про дискримінацію за віком у працевлаштуванні (ADEA)

ADEA, прийнятий у 1967 році, забороняє роботодавцям дискримінувати потенційних або поточних працівників за віком. Це також гарантує, що роботодавці надають однакові пільги та оплату всім працівникам, незалежно від віку. Цей закон також вимагає, щоб ви зберігали відомості про заробітну плату та документи про програму виплат щонайменше три роки.

Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA) і Закон про рівну оплату праці (EPA)

FLSA та EPA запроваджено для запобігання дискримінації за ознакою статі, коли йдеться про оплату праці працівників. Ці акти вимагають, щоб ви документували будь-які обґрунтування відмінностей в оплаті праці між працівниками різної статі та зберігали ці записи протягом двох років, а також належним чином документували оплату праці.

Інші види трудових книжок

Є кілька інших типів записів про співробітників, які корисно мати під рукою, якщо це можливо. Документування таких речей, як поведінка працівників, заробітна плата та продуктивність, також може запобігти суперечкам на робочому місці. Зрештою, немає потреби сперечатися про щось, якщо це вже написано.

Ось деякі інші приклади записів про співробітників, які було б доцільно мати доступними:

• Контактна інформація (електронна пошта, телефон тощо)
• Поведінкові нотатки/записи
• Відвідуваність
• PTO
• Переваги
• Досвід навчання
• Пристосування на робочому місці

1. Корисно для огляду ефективності

Огляди продуктивності є нормальною частиною роботи, хоча іноді вони можуть лякати. Один із способів спростити цей процес — створити записи перевірок ефективності, які ви проводите. Таким чином, наступного разу, коли ви сідаєте зі співробітником, нотатки попередньої зустрічі залишаться у вашій пам’яті свіжими.

Завжди доцільно також документувати поведінку співробітників, навіть якщо ви не обов’язково зацікавлені в повному описі. Наприклад, якщо ви помітили, що співробітник час від часу спізнюється на роботу або свариться з іншим колегою, вам слід занотувати це. Це позбавить відділ кадрів від головного болю, якщо їм коли-небудь знадобиться розслідувати минулу поведінку співробітника.

2. Створює профіль співробітника

Записи співробітників дозволяють вам упорядкувати інформацію про кожного з ваших співробітників, яку ви б, швидше за все, не запам’ятали. Наприклад, якщо працівник працює краще під час вечірніх змін, ви можете зробити це нотаткою та повернутися до цього під час створення графіка. Створення профілю працівника дає змогу побачити ширшу картину навколо кожного з ваших працівників.

Це також може допомогти вам визначити повторювані проблеми, які можуть виникати з деякими співробітниками, або, навпаки, їхні неодноразові сфери успіху. Якщо працівник справляє на вас враження в одній сфері, але відчуває труднощі в іншій, може знадобитися деякий коучинг. У профілі їхніх співробітників ви можете знайти цю інформацію, щоб переконатися, що всі ваші співробітники працюють якнайкраще.

3. Захищає від судових позовів

Якщо колишній чи нинішній працівник подав на вас позов, ви завжди можете покластися на документи та записи, щоб підтвердити правду. Ці документи можуть захистити вас від неправдивих звинувачень і юридичних проблем пізніше. Ніхто ніколи не планує подати до суду, але краще перестрахуватися, ніж шкодувати.

Запишіть його

Ведення записів про працівників може захистити вас, вашу компанію та ваших працівників від непотрібних юридичних чи особистих суперечок. Бути організованим і підготовленим – це найкращий спосіб вести бізнес, і це може вберегти вас і ваших працівників від проблем у довгостроковій перспективі. Обов’язково задокументуйте якомога більше інформації про своє робоче місце та своїх співробітників, щоб уникнути непорозумінь у подальшому.

Однією з цілей, яку ви можете поставити для свого бізнесу, є безпечне, здорове та продуктивне робоче середовище, повне  щасливі та зацікавлені працівники.Ведення записів про співробітників може допомогти вам у цьому, захищаючи вас і ваших співробітників.

Теги статті:

Можливості для бізнесу · Культура компанії · ознаками · Знайди свій шлях · Розвивайте свій бізнес · Керівництво · Ваше мислення

Категорії статей:

Знайди свій шлях · Розвивайте свій бізнес · Керуйте своєю командою · Продуктивність · Ваше мислення

Важливість ведення записів про співробітників, опублікована з джерела https://startupmindset.com/the-importance-of-keeping-employee-records/ через https://feeds.feedburner.com/startupmindset

<!–

->