Посібник із процесу узгодження рахунку постачальника
Ведення бізнесу передбачає співпрацю з різними постачальниками, які надають різні види продуктів і послуг. Звірка продавців, що є важливою частиною цього процесу, передбачає ретельну перевірку документів, пов’язаних із закупівлею, щоб забезпечити точність усіх транзакцій постачальника. У цій статті ми обговоримо важливість процесу узгодження постачальників і переваги використання інструментів, розширених ШІ, таких як Nanonets.
Що таке звірка постачальників
In кредиторська заборгованість (AP) діяльності, постачальник — це фізична чи юридична особа, яка надає товари чи послуги компанії. Альтернативним терміном для постачальника є «постачальник».
Примирення в бухгалтерському обліку відноситься до порівняння деталей операцій і фінансової діяльності між різними документами.
Процес звірки постачальників – це систематична процедура перевірки та узгодження фінансових записів компанії з фінансовими документами її постачальників. Цей процес передбачає порівняння даних кредиторської заборгованості компанії, яка включає рахунки-фактури, замовлення на купівлю, квитанції та виписки, з відповідними записами, які ведуть постачальники.
Чому звірка постачальників важлива?
Звірка продавців пропонує численні переваги, які сприяють фінансовому здоров’ю та стабільності організації.
Точність і прозорість: Звірка продавців гарантує, що фінансові записи точно відображають операції компанії. Така точність сприяє прозорості, дозволяючи зацікавленим сторонам, таким як інвестори, клієнти, інші постачальники, акціонери та регулюючі органи, мати впевненість у цілісності фінансової інформації.
Виявлення та запобігання шахрайству: Завдяки звірці постачальників компанії можуть виявити розбіжності, які можуть свідчити про шахрайські дії, такі як завищення рахунків, дублікати рахунків-фактур або фіктивні постачальники. Наприклад, якщо рахунок-фактура постачальника з’являється кілька разів у процесі узгодження без відповідних отриманих товарів або послуг, це може викликати червоний прапор для подальшого дослідження.
Управління грошовими потоками: Ефективна звірка постачальників допомагає оптимізувати управління грошовими потоками, гарантуючи, що платежі постачальникам узгоджуються з отриманими товарами чи послугами. Шляхом примирення рахунки та платежі миттєво підприємства можуть уникнути переплат або пропущених платежів, таким чином підтримуючи належний рівень грошових потоків.
Управління відносинами з постачальниками: Регулярна звірка сприяє зміцненню відносин між постачальниками, сприяючи довірі. Оперативно усуваючи невідповідності та вирішуючи проблеми з оплатою, підприємства демонструють надійність і професіоналізм. Постачальники також більш схильні розглядати компанію як надійного партнера, який потенційно пропонує пільгові ціни або пріоритетні послуги.
Відповідність і готовність до аудиту: Звірка постачальників відіграє вирішальну роль у забезпеченні дотримання нормативних вимог і аудит стандарти. Підтримуючи точні записи та звіряючи транзакції постачальників, підприємства можуть легко надати докази фінансової цілісності та дотримання чинних нормативних актів під час аудитів або регуляторних перевірок.
Процес звірки постачальників
Процес звірки постачальників, який зазвичай проводиться щомісяця, починається після отримання рахунка-фактури від постачальника. Ефективне узгодження постачальників зазвичай включає такі кроки:
Збір і стандартизація записів: Усі записи потрібно зібрати та об’єднати в єдиний формат, наприклад PDF або електронну таблицю. Це забезпечує послідовність і полегшує організацію та керування даними.
Перевірка рахунків-фактур постачальника: Рахунки-фактури постачальників слід ретельно перевіряти, щоб забезпечити точність і повноту. Усі рядки-позиції необхідно перевірити на наявність помилок у назвах постачальників, номерах рахунків-фактур, сумах платежів та умовах. Важливо переконатися, що всі рахунки-фактури точно зареєстровані в системі кредиторської заборгованості.
Підтвердження платіжних записів: Платіжні записи, такі як чеки або електронні підтвердження, необхідно порівнювати з відповідними рахунками-фактурами постачальників і записами в системі кредиторської заборгованості. Необхідно виявити будь-які розбіжності, такі як дублікати платежів або відсутні записи.
Порівняння та зіставлення: Звіти постачальників повинні бути зіставлені із записами кредиторської заборгованості, щоб підтвердити, що непогашені залишки правильно узгоджені. Будь-які виявлені розбіжності, такі як відсутність платежів або рахунків-фактур, слід досліджувати та вирішувати.
Подвійна перевірка банківських виписок: Ретельне порівняння платіжних записів у системі кредиторської заборгованості та банківські виписки це необхідно.
Робота з невідповідностями: Необхідно вжити негайних заходів для вирішення будь-яких невідповідностей, виявлених під час примирення. Це може включати зв’язок із постачальниками, перегляд платіжної документації або звірку записів із банківськими виписками. Необхідно вести детальні записи про всі розбіжності та їх вирішення.
Внесення коригувань і виправлень: Усі коригування, необхідні для виправлення помилок або невідповідностей у системі кредиторської заборгованості, мають бути зафіксовані. Це може включати введення відсутніх рахунків-фактур, виправлення сум платежу або оновлення умов платежу за потреби.
огляд: Після усунення всіх розбіжностей узгоджені записи про кредиторську заборгованість слід ретельно переглянути, щоб забезпечити точність і повноту. Необхідно підготувати підсумковий звіт із детальним описом будь-яких коригувань і висновків, а також отримати необхідні схвалення.
Будьте пильними: Потрібні постійний моніторинг і перегляд звітів про кредиторську заборгованість. Для запобігання помилкам і шахрайству в процесі кредиторської заборгованості слід запровадити внутрішні засоби контролю, такі як використання засобів автоматизації та розподіл відповідальності.
Стандартизований процес узгодження постачальників сприяє послідовності та ясності AP. Ключові поля, такі як рахунок узгодження, рахунок постачальника, дата виписки, початковий і кінцевий баланси, дата виконання, посилання та примітки, надають вичерпну документацію для кожної операції. Створення розкладу має важливе значення, щоб запобігти поспіху в останню хвилину та перериванням поточних завдань. Важливо також визначити тривалість цього процесу (в днях або годинах), щоб бути краще підготовленим.
Поширені проблеми під час звірки звітів постачальників
Узгодження постачальників представляє лабіринт складнощів і перешкод для бізнесу:
Обсяг транзакції: Управління великою кількістю транзакцій постачальників, особливо в межах підприємства, що швидко розвивається, може створити значні труднощі. Наплив постачальників і рахунків-фактур напружує ресурси та подовжує терміни звірки.
Розбіжності в даних: Усунення розбіжностей між записами компанії та заявами постачальників потребує значного часу та зусиль. Виявлення основних причин цих розбіжностей вимагає ретельного вивчення фінансових даних.
Помилки при введенні даних: Внутрішній ризик помилок, пов’язаний із ручним введенням даних, ускладнює процес звірки. Неточності, що виникають через помилки при введенні даних, можуть поставити під загрозу надійність фінансової звітності, вимагаючи ретельного нагляду.
Ризик повторних платежів: Постійна загроза повторних платежів становить значний ризик для фінансової цілісності. Виявлення та виправлення таких помилок вимагає прискіпливої уваги до деталей, щоб запобігти фінансовим втратам і зберегти довіру постачальника.
Проблеми спілкування: Ефективна комунікація з постачальниками має вирішальне значення для швидкого вирішення суперечок і узгодження розбіжностей. Невідповідні канали зв’язку можуть перешкодити процесу узгодження, що призведе до непорозумінь і тривалих угод.
Затримки: Затримки у звірці постачальників можуть порушити управління грошовими потоками та погіршити відносини з постачальниками. Своєчасні платежі мають важливе значення для підтримки позитивного зв’язку з постачальником і уникнення потенційних штрафів або комісій за прострочення.
Тягар дотримання нормативних вимог: Навігація податковим законодавством, стандартами бухгалтерського обліку та галузевими правилами ускладнює процес узгодження. Забезпечення відповідності вимагає неухильного дотримання нормативних вимог, що може потребувати часу та зусиль.
Обмеження ресурсів: Обмеження ресурсів, включаючи обмежений персонал, застарілу технологію та невідповідні інструменти, загострюють проблеми ефективного примирення. Подолання цих обмежень часто передбачає інвестиції в аутсорсингові рішення та посилення внутрішнього контролю для оптимізації операцій.
Вирішення цих проблем вимагає таких стратегічних ініціатив, як автоматизація, аутсорсинг, покращення каналів зв’язку з постачальниками та зміцнення внутрішнього контролю.
Навіщо автоматизувати звірку постачальників?
Автоматизація є незамінним активом для будь-якої фінансової операції, яка має справу зі значними обсягами фінансових і транзакційних даних, особливо в умовах розширення бізнесу. Автоматизація звірки постачальників полегшує навантаження, пов’язані з ручними процесами, і підвищує загальну ефективність у такі способи.
Використання засобів автоматизації економить час і зусилля співробітників. Автоматизуючи повторювані завдання, співробітники можуть зосередитися на більш стратегічних видах діяльності, підвищуючи продуктивність і знижуючи ризик помилок.
Автоматизація допомагає зменшити помилки платежів, властиві процесам звірки вручну. Людські помилки, такі як переплата постачальникам, несвоєчасні платежі або дублювання записів, можуть бути дорогими для виправлення. Автоматизація процесу звірки мінімізує такі ризики.
Автоматизація покращує відстеження рахунків-фактур, усуваючи клопоти просіювання купи документів для виявлення відсутніх рахунків-фактур. Програмне забезпечення для керування витратами полегшує швидке виявлення розбіжностей, забезпечуючи більш плавний процес бухгалтерського обліку та краще фінансове управління.
Більшість засобів автоматизації підключаються до іншого бухгалтерського програмного забезпечення, яке використовується компаніями, і таким чином забезпечують централізовану інформаційну панель для відстеження автоматизованих платежів за рахунками, робочих процесів спеціального затвердження та процедур звірки.
Автоматизація спрощує процеси звітності та аудиту, дозволяючи підприємствам миттєво створювати фінансові та аудиторські звіти. Спрощуючи процедури звірки, програмне забезпечення для автоматизації підвищує відповідність і прозорість, заощаджуючи час і ресурси.
Яку користь може отримати ваш бізнес від автоматизованої звірки постачальників?
Спрощуючи процес узгодження, автоматизація скорочує час і зусилля, необхідні для зіставлення рахунків-фактур із записами про оплату, що призводить до підвищення ефективності робочих процесів. Автоматизація мінімізує ризик людської помилки, забезпечуючи більшу точність ваших фінансових записів і зменшуючи ймовірність розбіжностей. Ця підвищена точність перетворюється на економію коштів за рахунок зменшення потреби в ручній праці та запобігання непотрібним витратам, таким як дублікати платежів. Автоматизовані системи часто мають вбудовані функції перевірки відповідності, які допомагають вашому бізнесу залишатися сумісним із нормативними вимогами та галузевими стандартами. Швидші платіжні цикли та покращений зв’язок завдяки автоматизації можуть зміцнити відносини з постачальниками, сприяючи довірі та надійності. Завдяки доступу до даних звірки в реальному часі ваш бізнес може приймати більш обґрунтовані рішення, впевнено керуючи стратегічними ініціативами. Крім того, автоматизовані рішення звірки пропонують гнучкість і масштабованість, дозволяючи вашому бізнесу адаптуватися до змін обсягу транзакцій і легше адаптуватися до зростання.
Nanonets як ваш партнер із узгодження постачальників
Розширений рівень використання Технології AI та ML, Nanonets пришвидшує спілкування з постачальниками та обробку рахунків-фактур, сприяючи швидкому погодженню та точному веденню записів. Ось як Nanonets може допомогти з узгодженням постачальників:
Шукаєте програмне забезпечення для узгодження?
Перевіряти Узгодження наномереж де ви можете легко інтегрувати Nanonets із наявними інструментами, щоб миттєво зіставляти ваші книги та виявляти розбіжності.
Ефективне вилучення даних: Nanonets автоматизує вилучення даних з різних документів. Ця функція скорочує час і кількість помилок, пов’язаних із ручним введенням даних.
Безконтактна обробка: Завдяки безконтактній обробці рахунків-фактур за допомогою ШІ та машинного навчання Nanonets мінімізує ручне втручання, тим самим зменшуючи ризик помилок. Ця функція підвищує точність і забезпечує фінансову цілісність.
Розширені правила відповідності: Nanonets використовує розширені правила зіставлення для виявлення розбіжностей і запобігання шахрайству. Ця можливість додатково підвищує точність і зміцнює фінансову безпеку.
Сповіщення в реальному часі: Платформа надає сповіщення в реальному часі про рахунки-фактури, які потребують уваги, дозволяючи користувачам оперативно вирішувати будь-які розбіжності або невирішені проблеми.
Прозоре узгодження: Nanonets спрощує узгодження, витягуючи дані з різних джерел і точно визначаючи помилки. Це сприяє прозорій та безпомилковій бухгалтерській діяльності, надаючи підприємствам надійну фінансову інформацію.
Масштабованість та інтеграція: Розроблений для великих підприємств, Nanonets пропонує надійну масштабованість і повну інтеграцію з існуючими системами. Це гарантує, що платформа може задовольняти зростаючі потреби бізнесу без збоїв.
Суворі заходи безпеки: Дотримуючись суворих стандартів безпеки, Nanonets забезпечує конфіденційність даних і шифрування за найвищими стандартами. Це забезпечує підприємствам спокій щодо безпеки їхніх фінансових даних.
Комплексна звітність: Завдяки автоматизованому створенню звітів Nanonets надає повну інформацію про звірки, сприяючи прозорим журналам аудиту та обґрунтованим процесам прийняття рішень.
Забрати
Звірка рахунків постачальників важлива для компаній, щоб забезпечити точні платежі, уникнути помилок і заощадити дорогоцінний час. Використовуючи ефективні рішення автоматизації, такі як Nanonets, організації можуть оптимізувати свої процеси узгодження, прискорити зв’язок із постачальниками та підвищити фінансову цілісність. Завдяки таким передовим технологіям, як штучний інтелект і машинне навчання, ручне втручання зведено до мінімуму, помилки зменшуються, а ефективність досягається максимально. Використовуючи потужність автоматизації, підприємства можуть оптимізувати свої зусилля з узгодження постачальників, що призведе до кращих прибутків.
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
- ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
- PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/vendor-account-reconciliation/
- :є
- :де
- 7
- a
- доступ
- розмістити
- рахунки
- бухгалтерський облік
- Рахунки
- кредиторська заборгованість
- точність
- точний
- точно
- дію
- діяльності
- пристосовувати
- адреса
- адресація
- Додає
- прихильність
- дотримуючись
- коректування
- Прийняття
- просунутий
- AI
- посібник
- вирівнювати
- вирівнювання
- ВСІ
- Дозволити
- Також
- альтернатива
- суми
- an
- та
- будь-який
- з'являється
- застосовно
- твердження
- погодження
- ЕСТЬ
- стаття
- AS
- активи
- допомогу
- асоційований
- увагу
- аудит
- аудит
- аудит
- автоматизувати
- Автоматизований
- автоматизує
- автоматизація
- Автоматизація
- уникнути
- баланси
- Банк
- BE
- починається
- користь
- Переваги
- КРАЩЕ
- передового досвіду
- Краще
- між
- Білл
- органів
- книги
- підвищення
- дно
- вбудований
- бізнес
- підприємства
- by
- CAN
- можливості
- обережно
- готівкові гроші
- грошовий потік
- Причини
- централізована
- проблеми
- Зміни
- канали
- Перевірки
- ясність
- закриття
- співробітництво
- COM
- Приходити
- Комунікація
- компанія
- порівняний
- порівняння
- порівняння
- складності
- складність
- дотримання
- поступливий
- всеосяжний
- компроміс
- проводиться
- довіра
- конфіденційність
- підтвердити
- підтвердження
- З'єднуватися
- обмеження
- безперервний
- сприяти
- управління
- Виправлення
- правильно
- Відповідний
- Коштувати
- економія на витратах
- дорого
- може
- вирішальне значення
- виготовлений на замовлення
- Клієнти
- циклів
- приладова панель
- дані
- введення даних
- Дата
- Днів
- справу
- Прийняття рішень
- рішення
- присвячених
- затримки
- постачає
- запити
- демонструвати
- деталь
- докладно
- Деталізація
- деталі
- виявляти
- Виявлення
- Визначати
- різний
- обговорювати
- Суперечка
- Вирішення спорів
- Зривати
- збої
- документація
- документація
- керований
- водіння
- два
- тривалість
- під час
- кожен
- Легко
- легко
- Ефективний
- ефективність
- ефективний
- зусилля
- зусилля
- Electronic
- усуваючи
- Співробітник
- співробітників
- наймаючи
- працює
- дозволяє
- шифрування
- підвищувати
- Підсилює
- підвищення
- забезпечувати
- гарантує
- забезпечення
- вхід
- підприємство
- підприємств
- суб'єкта
- запис
- помилка
- помилки
- істотний
- налагодження
- докази
- загострювати
- існуючий
- розширюється
- розширюється
- прискорити
- прискорює
- витрати
- продовжується
- видобуток
- полегшений
- полегшує
- сприяння
- швидше
- особливість
- риси
- Інформація про оплату
- Поля
- фінансовий
- фінансові дані
- фінансова інформація
- фінансова безпека
- результати
- Гнучкість
- потік
- Сфокусувати
- після
- для
- формат
- виховання
- вихователі
- знайдений
- шахрайство
- шахрайський
- від
- далі
- Крім того
- породжувати
- товари
- великий
- Зростання
- Зростання
- керівництво
- Запрягання
- Мати
- здоров'я
- здоровий
- допомогу
- допомагає
- тут
- Високий
- найвищий
- перешкода
- ГОДИННИК
- Як
- HTTPS
- людина
- Перешкоди
- Ідентифікація
- ідентифікований
- ідентифікувати
- ідентифікує
- if
- Негайний
- реалізовані
- значення
- важливо
- поліпшений
- поліпшується
- in
- включати
- includes
- У тому числі
- невідповідності
- збільшений
- вказувати
- незамінний
- індивідуальний
- промисловість
- галузеві стандарти
- галузевий
- приплив
- інформація
- повідомив
- притаманне
- ініціативи
- розуміння
- екземпляр
- негайно
- інтегрувати
- інтеграція
- цілісність
- внутрішній
- втручання
- в
- дослідження
- інвестування
- Інвестори
- рахунок-фактура
- обробка рахунків-фактур
- рахунки
- залучати
- включає в себе
- питання
- IT
- пунктів
- ЙОГО
- ключ
- види
- праця
- великий
- Великі підприємства
- Пізно
- провідний
- вивчення
- рівні
- як
- ймовірність
- Ймовірно
- недоліки
- обмеженою
- Лінія
- ліній
- втрати
- машина
- навчання за допомогою машини
- підтримувати
- підтримується
- Підтримка
- зробити
- Робить
- управління
- управління
- мандатів
- керівництво
- матч
- відповідає
- узгодження
- Може..
- заходи
- педантичний
- mind
- мінімізує
- відсутній
- помилки
- Пом'якшити
- ML
- моніторинг
- щомісячно
- більше
- більш ефективний
- множинний
- повинен
- Імена
- навігація
- необхідно
- вимагає
- необхідно
- Необхідність
- необхідний
- потреби
- примітки
- Повідомлення
- номера
- численний
- численні переваги
- отриманий
- of
- пропонувати
- пропонує
- Пропозиції
- часто
- on
- один раз
- постійний
- відкриття
- операція
- операції
- Оптимізувати
- оптимізуючий
- or
- замовлень
- організація
- організації
- Інше
- з
- застарілий
- застаріла технологія
- Аутсорсинг
- видатний
- загальний
- подолання
- Нагляд
- частина
- особливо
- партнер
- оплата
- платежі
- світ
- штрафні санкції
- платформа
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- відіграє
- поза
- позитивний
- потенціал
- потенційно
- влада
- практики
- точно
- пільговий
- підготовлений
- подарунки
- запобігати
- попередження
- Попередження
- ціни без прихованих комісій
- пріоритетні
- процедура
- Процедури
- процес
- процеси
- обробка
- продуктивність
- Продукти
- професіоналізм
- сприяє
- сприяння
- швидко
- забезпечувати
- забезпечує
- забезпечення
- покупка
- Швидко
- підвищення
- швидко
- легко
- Готовність
- реального часу
- надходження
- отримано
- примирення
- примирення
- облік
- записаний
- облік
- червоний
- знижує
- зниження
- посилання
- відноситься
- про
- регулярний
- правила
- регуляторні
- відносини
- Відносини
- надійність
- надійний
- повторювані
- звітом
- Звітність
- Звіти
- представляти
- вимагається
- Вимога
- Вимагається
- дозвіл
- рішення
- вирішене
- рішення
- ресурс
- ресурси
- обов'язки
- в результаті
- огляд
- відгуки
- рецензування
- Risk
- ризики
- міцний
- Роль
- корінь
- Правила
- s
- зберегти
- економія
- Економія
- масштабованість
- розклад
- огляд
- безшовні
- безпеку
- Заходи безпеки
- Послуги
- Акціонери
- лист
- Повинен
- значний
- спрощує
- більш гладкий
- Софтвер
- Рішення
- Джерела
- Електронна таблиця
- Стабільність
- штатний розклад
- зацікавлених сторін
- стандартизація
- стандартів
- Заява
- заяви
- залишатися
- заходи
- Штамми
- Стратегічний
- раціоналізувати
- упорядкування
- Зміцнювати
- Зміцнює
- строгий
- більш сильний
- істотний
- такі
- РЕЗЮМЕ
- постачальник
- постачальники
- система
- Systems
- з урахуванням
- прийняті
- завдання
- податок
- Технології
- Технологія
- термін
- terms
- Що
- Команда
- їх
- тим самим
- Ці
- це
- ретельний
- ретельно
- ті
- загроза
- через
- час
- терміни
- своєчасно
- times
- до
- інструменти
- безтурботний
- Відстеження
- угода
- транзакційний
- Transactions
- прозорість
- прозорий
- Довіряйте
- типово
- єдиний
- непотрібний
- непохитний
- оновлення
- Uphold
- на
- використання
- використовуваний
- користувачі
- використання
- Цінний
- різний
- продавець
- постачальники
- перевірка
- вид
- обсяг
- Обсяги
- способи
- we
- Чи
- який
- в той час як
- ВООЗ
- волі
- з
- в
- без
- Робочі процеси
- Ти
- вашу
- зефірнет