Як автоматизація AP може допомогти масштабувати ваш бізнес?

У міру розширення бізнесу збільшується обсяг транзакцій, складність фінансових операцій і потреба в стратегічному управлінні грошовими потоками. Саме тут автоматизація облікової заборгованості (AP) стає критично важливим інструментом не лише для керування платежами, але й як стратегічний інструмент для масштабування вашого бізнесу.

AP Automation передбачає використання технології для оптимізації, оптимізації та автоматизації процесів, пов’язаних з керуванням кредиторською заборгованістю компанії. Це перехід від традиційного ручного керування вихідними витратами до більш ефективного цифрового підходу. Ця зміна є ключовою для компаній, які прагнуть до масштабування, оскільки вона безпосередньо впливає на такі сфери, як операційна ефективність, фінансова точність, відносини з постачальниками, дотримання нормативних вимог і прийняття стратегічних рішень.

Однак процес інтеграції автоматизації AP у бізнес, що розвивається, полягає не лише в застосуванні нового програмного забезпечення. Це передбачає розуміння нюансів, якими ця технологія перетинається з різними аспектами ваших бізнес-операцій. Від отримання рахунків-фактур до керування погодженнями, виконання платежів і забезпечення належної практики бухгалтерського обліку, кожен крок у процесі AP можна оптимізувати за допомогою автоматизації.

У цій статті ми розглянемо важливі аспекти автоматизації AP, які є важливими для компаній, які зосереджені на масштабуванні. Ми вивчимо ключові показники, які слід відстежувати, процеси, які слід враховувати під час масштабування, і на що звертати увагу в програмному забезпеченні автоматизації точки доступу, надавши компаніям дорожню карту, як долати труднощі зростання за допомогою передових рішень точки доступу.

Що таке автоматизація кредиторської заборгованості?

Автоматизація кредиторської заборгованості (AP) означає процес, у якому програмні рішення та технології автоматизації оптимізують кожен крок процесу AP, від оплати рахунків до розрахунків податків і керування постачальниками. Цей перехід від ручних до автоматизованих процесів гарантує ефективніше виконання завдань, скорочуючи час, витрачений на введення даних, перевірку людських помилок і усунення невідповідностей. Автоматизація AP необхідна компаніям, які прагнуть покращити загальну фінансову цілісність своєї компанії.​

Як автоматизація AP може допомогти масштабувати ваш бізнес?

Автоматизація кредиторської заборгованості (AP) є основою для компаній, які прагнуть ефективного масштабування. За своєю суттю автоматизація AP передбачає використання технології для спрощення та оптимізації процесу керування вихідними платежами постачальникам і продавцям. Ця цифрова трансформація процесу AP — це не лише зміна в тому, як обробляються платежі, а й фундаментальна зміна в тому, як компанії керують своїми фінансовими операціями.

1. Отримання рахунків

Підприємства, що масштабуються, часто стикаються з потоком рахунків-фактур у різних форматах, від паперових до цифрових, із різними типами та структурами документів у кожному з них. Автоматизація AP використовує такі технології, як оптичне розпізнавання символів (OCR) і AI, щоб оцифровувати та витягувати ключові дані з рахунків-фактур незалежно від їх формату.

Це гарантує, що рахунки-фактури будуть отримані та зареєстровані в системі швидко та точно, створюючи основу для швидшого та менш схильного до помилок процесу AP. Це не тільки покращує ефективність, але й зменшує ймовірність того, що рахунки-фактури будуть втрачені або пропущені, що має вирішальне значення для уникнення прострочення платежів і підтримки хороших відносин з постачальниками.

2. Обробка рахунків

Після отримання рахунків-фактур їх потрібно обробити. Це передбачає перевірку деталей рахунків-фактур, їх зіставлення із замовленнями на купівлю та забезпечення того, що товари чи послуги, за які виставлено рахунок, були отримані. Вручну це трудомістке завдання, яке загрожує помилками. 

Однак системи автоматизації AP обробляють ці процеси швидше й точніше. Вони можуть автоматично зіставляти рахунки-фактури з відповідними замовленнями на купівлю та позначати будь-які розбіжності для перегляду. Це не тільки прискорює обробку, але й зменшує ймовірність переплат або шахрайства.

3. Процес затвердження

У будь-якому бізнесі, особливо в процесі масштабування, наявність надійного та ефективного процесу затвердження рахунків-фактур має вирішальне значення для забезпечення того, щоб фінансові бюджети не були перевитрачені. Інструменти автоматизації AP спрощують цей процес, автоматично направляючи рахунки-фактури потрібній особі чи відділу для затвердження відповідно до попередньо встановлених правил. 

Цей автоматизований робочий процес забезпечує своєчасне затвердження рахунків-фактур, запобігаючи вузьким місцям. Крім того, він забезпечує кращу видимість процесу затвердження, що полегшує відстеження статусу рахунків-фактур і притягує відділи до відповідальності за затримки.

4. Виконання та оплата

Після затвердження рахунків-фактур наступним кроком є ​​здійснення платежу. Автоматизація AP може планувати платежі, щоб ініціювати затвердження на підставі умов постачальника та міркувань грошового потоку бізнесу, забезпечуючи оптимальне використання фінансових ресурсів. 

Ця автоматизована обробка платежів може обробляти різні маршрути платежу, від електронних переказів до чеків, і навіть може пропонувати варіанти ранніх платежів, щоб скористатися знижками (якщо постачальники пропонують їх для ранніх платежів). Такий рівень контролю та ефективності в управлінні вихідними грошовими потоками є величезною перевагою для масштабування бізнесу.

5. Облік та облік

Останнім кроком у процесі AP є реєстрація операцій у системі бухгалтерського обліку підприємства. Рішення автоматизації AP повністю інтегруються з бухгалтерським програмним забезпеченням, забезпечуючи точну реєстрацію всіх платежів у режимі реального часу. Ця інтеграція усуває необхідність ручного введення даних, зменшуючи ризик помилок і гарантуючи, що фінансові записи завжди актуальні. 

Точні та своєчасні фінансові дані мають вирішальне значення для бізнес-аналізу та прийняття рішень, особливо в бізнесі, що масштабується, де управління фінансами є питанням стратегії, необхідної для забезпечення сталого зростання.

Показники кредиторської заборгованості для моніторингу

Щоб визначити, чи успішна автоматизація AP, компаніям доцільно заздалегідь визначити, як вони відстежуватимуть і перевірятимуть це. Нижче наведено ключові показники та показники, які дають змогу визначити, наскільки покращує бізнес автоматизація AP. Постійне відстеження цих показників до, після та протягом процесу AP є ключовим для прийняття обґрунтованих рішень, які впливають на фінансову стратегію та чесність компанії.

1. Час обробки рахунку: Цей показник вимірює час від отримання рахунку-фактури до його затвердження. Коротший час обробки означає вищу ефективність і краще управління грошовими потоками.
2. Вартість обробленого рахунку: Це важливий показник для розуміння операційної ефективності вашого відділу AP. Він включає всі витрати, пов’язані з обробкою рахунка-фактури, наприклад оплату праці, накладні витрати та витрати на технології.
3. Відсоток електронних рахунків-фактур: Відстеження співвідношення електронних і паперових рахунків-фактур може вказувати на рівень цифрової інтеграції у ваш процес AP. Вищий відсоток електронних рахунків зазвичай корелює з більшою ефективністю та меншими витратами на обробку.
4. Коефіцієнт оборотності кредиторської заборгованості: Цей коефіцієнт показує, як часто компанія розплачується зі своїми постачальниками протягом певного періоду. Вищий коефіцієнт обороту може свідчити про хороші стосунки з постачальниками, але також має бути збалансований з міркуваннями грошового потоку.
5. Частота винятків: Частота винятків відстежує відсоток рахунків-фактур, які відхиляються від стандартної обробки, наприклад рахунків-фактур, які потребують додаткового затвердження або мають розбіжності. Нижча частота винятків свідчить про більш спрощений процес AP.

Моніторинг цих показників дає цінну інформацію про ефективність і ефективність ваших процесів AP, спрямовуючи вдосконалення та стратегічні рішення.

Процеси, які слід враховувати під час масштабування вашого бізнесу

Намагаючись ефективно масштабувати бізнес, дуже важливо, щоб ті сфери процесу AP, які можуть суттєво вплинути на загальну ефективність, належним чином подбали. Нижче наведено деякі ключові компоненти та найкращі методи, про які слід пам’ятати.

1. Централізація функцій AP: У міру масштабування бізнесу централізація функцій AP може призвести до кращого контролю, стандартизації та ефективності. Це включає наявність централізованої системи керування рахунками-фактурами, обробки, затвердження та платежів.
2. Розвивайте міцні відносини з постачальниками: Розвиток міцних відносин із постачальниками та регулярний перегляд умов постачальників може призвести до більш сприятливих умов, таких як знижки або кращі умови оплати, що є життєво важливим для масштабування бізнесу. Своєчасна або дострокова оплата постачальникам збільшує шанси на отримання знижок і вигідних умов, які можуть виявитися чудовими на етапі зростання.
3. Інтегруйте AP з іншими бізнес-системами: Інтеграція автоматизації AP з іншими бізнес-системами, такими як ERP або CRM, забезпечує узгодженість даних і забезпечує цілісне уявлення про фінансовий стан бізнесу.
4. Впровадити Advanced Analytics: Використання аналітики для отримання розуміння моделей витрат, ефективності роботи постачальників і потенційних областей для економії може змінити правила прийняття рішень, стратегічного планування та фінансового стану компанії.
5. Регулярний перегляд та оптимізація: Постійний перегляд та оптимізація процесів AP гарантує, що вони залишатимуться ефективними та узгодженими з потребами бізнесу, що розвиваються.

Що шукати в програмному забезпеченні автоматизації AP для масштабування вашого бізнесу

У 2.6 році світовий ринок рішень AP оцінювався в 2021 мільярда доларів США, а до 6.7 року очікується, що він досягне 2032 мільярда доларів США при середньорічному темпі зростання 10%. Незважаючи на те, що існує багато рішень автоматизації AP, які переповнюють ринок, бізнес повинен вибрати одне залежно від власних потреб, цілей і існуючих систем. Нижче наведено кілька важливих функцій, які, на нашу думку, мають бути рідними для будь-якого програмного забезпечення, яке ви виберете.

1. Масштабованість: Програмне забезпечення має бути в змозі обробляти збільшені обсяги транзакцій без падіння продуктивності, що важливо для зростаючого бізнесу.
2. Можливості інтеграції: Шукайте програмне забезпечення, яке легко інтегрується з наявними системами бухгалтерського обліку та іншим програмним забезпеченням для бізнесу, щоб забезпечити безперебійний потік даних.
3. Зручний інтерфейс: Зручний інтерфейс має вирішальне значення для того, щоб ваша команда могла ефективно використовувати програмне забезпечення, скорочуючи час і витрати на навчання.
4. Надійна безпека даних: Враховуючи конфіденційний характер фінансових даних, програмне забезпечення повинно мати надійні протоколи безпеки для захисту від витоку даних.
5. Настроювані робочі процеси: Можливість налаштовувати робочі процеси та ієрархії затвердження в програмному забезпеченні є важливою для гнучкості в міру розвитку вашого бізнесу, його масштабу та процесів.
6. Аналітика та звітність у реальному часі: Програмне забезпечення з вбудованими інструментами аналітики та звітності надає цінну інформацію для прийняття стратегічних рішень.
7. Керування дотриманням вимог: Переконайтеся, що програмне забезпечення відповідає відповідним фінансовим нормам і положенням щодо захисту даних, що має вирішальне значення, оскільки ваш бізнес розвивається та, можливо, виходить на нові ринки.

Висновок

Зростання ринку автоматизації AP можна пояснити різними факторами, зокрема зростаючим попитом на рішення, які покращують видимість та ефективність фінансових систем у компаніях, а також потребою в скороченні часу та витрат на транзакції.

Але автоматизація AP — це набагато більше, ніж просто інструмент для підвищення ефективності обробки рахунків-фактур і вихідних витрат. Це стратегічний актив для компаній, які прагнуть до масштабування, і завдяки підвищенню ефективності, точності та управління грошовими потоками процесів AP автоматизація AP дозволяє підприємствам стабільно розвиватися, зміцнювати зв’язки з постачальниками та досягати успіху.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/ap-automation-to-scale-your-business/