Що таке обробка рахунків? – Пояснення щодо обробки рахунків-фактур

Обробка рахунків-фактур або рахунків — це цілий набір операцій, пов’язаних із комерційною метою (каламбур ненавмисно) придбанням продуктів/послуг у постачальника.

Як би просто це не звучало – отримати рахунок-фактуру, перевірити правильність, оплатити рахунок-фактуру, закрити транзакцію – обробка рахунку-фактури в більшості випадків не є простим робочим процесом. Будь-які затримки або збої в цьому процесі можуть негативно вплинути на ваші відносини з постачальниками та перешкодити своєчасному наданню послуг, витратних матеріалів і матеріалів.

Давайте подивимося, як і як обробляються рахунки-фактури Автоматизація точки доступу допомагає впорядкувати управління рахунками-фактурами щоб допомогти підприємствам працювати ефективніше.

Що таке обробка рахунків?

Обробка рахунків-фактур — це робочий процес, який виконує команда відділу розрахунків із кредиторами з моменту отримання рахунку-фактури від постачальника. Він охоплює всі кроки від отримання рахунка-фактури від постачальника до реєстрації платежу після відповідних перевірок і погоджень.

Рахунок-фактуру можна обробити для оплати лише після завершення всіх етапів обробки рахунку-фактури. Ось докладні кроки обробки рахунків-фактур:

Процес обробки рахунків-фактур

• Збирайте та впорядковуйте рахунки-фактури, надіслані кількома каналами: електронною поштою, поштою тощо.
• Зберіть дані рахунків-фактур, призначте коди головної книги та зіставте дані рахунків-фактур із підтверджуючими документами (PO або квитанціями).
  • у разі виявлення розбіжностей рахунок-фактура повертається постачальнику.
• Надсилайте рахунки-фактури уповноваженим особам, які затверджують, для схвалення або відхилення відповідно до внутрішньої політики витрат.
• Налаштуйте платежі за допомогою банківського переказу, ACH або перевірте наявність затверджених рахунків-фактур.
• Запишіть платіж у своєму ERP або бухгалтерському програмному забезпеченні.

Спрощений робочий процес обробки рахунків-фактур має вирішальне значення для визнання кредиторської заборгованості та оптимізації грошових потоків для виконання дійсних платежів.

Як обробляти рахунки?

У середніх і великих компаніях обробка рахунків-фактур є частиною процесу кредиторської заборгованості (AP). Процес управління рахунками-фактурами важливий не тільки для організації грошового потоку, але й для роботи з продавцями та постачальниками для забезпечення своєчасних закупівель.

Традиційна обробка рахунків-фактур включає такі основні етапи:

• Оцінка рахунка-фактури, отриманого від постачальника: Рахунок-фактура спочатку отримується від постачальника за продукт або послугу, які зазвичай замовляються через замовлення на купівлю (PO). Персонал з обробки рахунків-фактур реєструє рахунок-фактуру в книгах з ідентифікаційним кодом (код Головної книги або GL).
• Зіставлення рахунків-фактур: дані в рахунку-фактурі, включаючи тип замовленого продукту/послуги, узгоджену ціну, дату доставки тощо, порівнюються з оригінальним замовленням на замовлення. У випадку, якщо рахунок-фактура виставляється після доставки товару/послуги, дані рахунку-фактури також збігаються з даними в квитанції про доставку. Цей “ттристороння відповідність» розглядає такі питання, як:

o Чи збігаються умови оплати?

o Чи включені будь-які обіцяні знижки?

o Чи було закодовано рахунок-фактуру до відповідних рахунків витрат?

o Чи є проблеми з продуктивністю після отримання, які вимагають утримання платежу?

• Перевірка розбіжностей: будь-яка розбіжність у даних рахунку-фактури позначається як виняток. Потім персонал AP зв’язується з постачальником і відповідним відділом компанії, щоб виправити помилку/невідповідність. Після усунення виняткової ситуації рахунок-фактура повторно виставляється постачальником, а процес зіставлення рахунку-фактури повторюється.
• Отримання відповідного дозволу та схвалення: залежно від політики компанії рахунок-фактура направляється на різні рівні управління для перевірки та затвердження. Кількість і характер необхідних схвалень залежить від політики та розміру компанії. Інші фактори включають відділи, залучені до процесу закупівель, тип продукту та суму рахунку. Наприклад, деякі компанії можуть вимагати затвердження на рівні керівництва для вартості рахунків-фактур, що перевищує певний поріг.
• Авторизувати оплату за рахунком-фактурою: після всіх рівнів схвалення рахунок-фактура оплачується відповідно до умов, узгоджених із постачальником. За платіж може відповідати відділ AP, фінансовий відділ або відділ закупівель, залежно від бізнес-структури. Платіж обробляється чеками, банківськими переказами або іншими методами відповідно до попередньо визначених умов.
• Закриття транзакції: після здійснення платежу цей конкретний рахунок-фактура закривається, а транзакція реєструється як завершена. Рахунок-фактура та платіжні реквізити архівуються в GL для майбутніх аудитів.

Хочете автоматизувати ручні процеси AP? Забронюйте 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб побачити, як Nanonets може допомогти вашій команді запровадити наскрізне впровадження Автоматизація точки доступу.

Проблеми в обробці рахунків-фактур

1. Пропущені або втрачені рахунки-фактури

Це проблема, коли компанія щодня має справу з кількома постачальниками та великою кількістю рахунків-фактур. Проблема посилюється тим фактом, що рахунки-фактури можуть надходити в різних форматах – як друковані копії, відскановані PDF-файли, текстові файли тощо. Стає складно керувати цими різними формами рахунків-фактур, які надходять у різний час і часто різним персоналом. .

Пропущені рахунки-фактури призводять до затримки платежів і відповідних штрафів, напружених відносин з постачальниками, затримок у роботі та проблем з аудитом.

2. Невідповідність або відсутність даних

Рахунок-фактура містить такі важливі дані, як ідентифікатори компанії, податкова інформація, надані послуги/продукти, ціна, статус доставки тощо. Якщо рахунки-фактури мають різні формати, перевірити всі дійсні дані з них стає громіздко, а то й неможливо. Деякі помилки, які легко пропустити, включають:

– Використання неправильного імені клієнта

– Відсутня чітка деталізація продуктів/послуг

– Не відповідає запитаній марці

– Помилки в обчисленнях

– Ви не використовуєте правильну валюту

– Не кажучи про термін погашення

– Не кажучи вже про знижки чи штрафи

– Помилки податкових ставок

За оцінками Палкі партнери, майже чверть усіх рахунків-фактур позначено як винятки, які повинні бути розглянуті персоналом, який займається обробкою рахунків-фактур. Помилки в рахунках-фактурах призводять до грошових і часових втрат.

Це був повідомляє що тільки лікарні втрачають близько 68 мільярдів доларів на рік через помилки в рахунках. Виправлення помилок у паперових рахунках-фактурах досить дороге – виправлення даних рахунків-фактур може коштувати $53.50 в середньому за рахунок!

Проблеми, пов’язані з ручною обробкою рахунків, становлять понад 30% витрат команди AP. Перевірка точності також забирає надто багато часу, і якщо виявиться неадекватним або помилковим, викликане виключення потребуватиме більше часу для вирішення. Такі затримки обробки рахунків-фактур впливають на графіки платежів. майже 1 з 5 компаній програш на вигідних умовах і знижках через затримку платежів постачальника.

3. Невідомий статус рахунку

Поточний статус рахунку-фактури в його схемі обробки часто невідомий, особливо якщо в процес залучено багато зацікавлених сторін. Де це? Хто це схвалив? Що йому ще потрібно? Коли буде здійснено платіж? Це питання, які часто виникають через відсутність прозорості.

4. Помилки маршрутизації рахунків-фактур

Може бути кілька постачальників, які щодня виставляють багато рахунків-фактур компанії. Після попередньої перевірки команда обробки рахунків-фактур AP сортує кожен рахунок-фактуру в чергу маршрутизації. Навіть найефективніший фахівець AP може помилитися під час маршрутизації рахунку. Коли рахунок-фактура неправильно маршрутизується, він проходить через непотрібні кроки – втрачає час і людські зусилля. Цей сценарій «високого дотику» є особливо напруженим, особливо коли команді AP доводиться періодично закривати книги. Таким чином, незважаючи на те, що команди з кредиторської заборгованості створені для покращення пошук та закупівлі насправді вони можуть витратити надто багато часу на перевірку рахунків-фактур через складний шлях затвердження та виправлення помилок, що виникають у ланцюжку.

Практичні наслідки проблем обробки рахунків-фактур

Проблеми традиційного процес управління рахунками-фактурами, перераховані в попередньому розділі, можуть мати серйозні наслідки для продуктивності та прибутковості компанії:

• Втрата ефективності та продуктивності: перевірка рахунка-фактури, обробка помилок і винятків, відстеження його ходу, отримання схвалень і оплата рахунка-фактури займають багато часу. Час, «витрачений» на такі завдання, було б краще витратити на завдання, які сприяють збільшенню вартості підприємства. Повторювані завдання, пов’язані з обробкою рахунків, можуть знизити продуктивність організації.
• Моральний дух і культура співробітників: 60% персоналу AP як повідомляється вважають обробку рахунків найненавиднішою роботою – незадоволення більш ніж половиною роботи призводить до втрати моралі та ентузіазму серед працівників. Цілком природно, що співробітники знаходити час, витрачений на цікаві аспекти їхньої роботи, є винагородою. Таким чином, зведення до мінімуму повсякденних клопотів, пов’язаних із процесом обробки рахунків-фактур, і збільшення часу, витраченого на складні та цікаві аспекти роботи працівника, може підвищити задоволеність роботою та, отже, утримання працівників.
• Збільшення зобов’язань: затримки, спричинені робочим процесом обробки рахунків-фактур, можуть призвести до рахунків-фактур, які не підлягають виконанню. Це може призвести до накопичених з часом зобов’язань, посилення тиску в періоди аудиту та невиконання вимог. Усе це впливає на кінцевий результат.
• Уразливість до шахрайства: деякі випадки шахрайства, які трапляються в процесі виставлення рахунків-фактур, включають шахрайство третіми сторонами, невиплату робочої сили, повторні платежі та інші внутрішні помилки. Шахрайство з рахунками-фактурами може проявлятися як ненормальний обсяг рахунків-фактур, невідповідність між наданими продуктами/послугами та специфікаціями рахунків-фактур, розбіжності між замовленням на замовлення та рахунком-фактурою та сумнівну поведінку співробітників. Завдання з обробки рахунків-фактур вручну можуть бути нудними та призводити до психічної млявості. Це може призвести до упущення шахрайства під час перевірки рахунків на наявність помилок і проблем із даними. Особливо це актуально під час кризи. Наприклад, пандемія Covid-19 як повідомляється у 2020 році зросла кількість випадків шахрайства з рахунками-фактурами. Шахрайство з рахунками-фактурами важко виявити вручну, особливо коли обсяг бізнесу великий.
• Децентралізована обробка рахунків-фактур: відсутність узгодженого або узгодженого робочого процесу керування рахунками-фактурами може призвести до фрагментації процесів, що, у свою чергу, може перешкоджати централізованій видимості та управлінню.
• Перешкоди для розширення: у міру зростання компанії ручна обробка рахунків стає громіздкою. Таким чином, продовження збереження того, що ймовірно працює для невеликої установки, перешкоджає розширенню та потенціалу масштабування. Кінцевою метою будь-якого бізнесу є не збереження статус-кво, а зростання!

Налаштуйте робочі процеси безконтактної точки доступу та оптимізувати процес обліку кредиторської заборгованості за секунди. Замовте 30-хвилинну демонстрацію в реальному часі.

Автоматизована обробка рахунків

Автоматизація обробки рахунків-фактур пропонує чітке вирішення більшості, якщо не всіх проблем, пов’язаних із цим ручним процесом. Застереження щодо «якщо не всіх» виникає через незначну потребу в ручному втручанні на деяких етапах. Тим не менш, автоматизація багатьох повторюваних завдань процесу може заощадити час, гроші, зберегти моральний дух співробітників і підтримувати хороші відносини з постачальниками.

Повністю безконтактна маршрутизація рахунків-фактур – автоматична обробка рахунків-фактур від надходження до закриття без ручного втручання – все ще рідкість. А огляд проведені серед персоналу, задіяного в процесах AP, демонструють переважну підтримку автоматизації більшості ручних завдань.

Деякі конкретні переваги автоматизації деяких або більшості завдань робочого процесу обробки рахунків-фактур:

• Узгодженість даних. Інструменти автоматизованої обробки рахунків-фактур часто включають інструменти автоматизованого вилучення даних, які можуть витягувати відповідні дані з рахунків-фактур і зберігати їх у стандартизованому форматі, що допоможе в наступних перевірках і затвердженнях. Багато інструментів обробки рахунків-фактур мають вбудовані модулі оптичного розпізнавання символів, які можуть отримувати відповідні дані з рахунків-фактур. з підтримкою AI інструменти керування рахунками-фактурами такі як Nanonets, можна навчити отримувати певні дані з різних форматів рахунків-фактур.
• Швидше тристороннє зіставлення: автоматичне тристороннє порівняння рахунка-фактури з замовленням на замовлення та квитанцією є швидшим, ніж перевірка вручну, оскільки всі дані, що стосуються транзакції, зберігаються в одному місці в цифровому вигляді, і їх можна легко порівняти візуально або за допомогою штучного інтелекту. програмне забезпечення. Робочі процеси автоматизованої обробки рахунків-фактур можна інтегрувати з базами даних та іншими системами обліку для автоматичного зіставлення без втручання людини.
• Оптимізовані затвердження: автоматичний перехід рахунку-фактури від одного етапу до наступного та налаштування нагадувань про затвердження може уникнути затримок в обробці рахунку-фактури. Включення непередбачених ситуацій і нагадувань у робочий процес може усунути вузькі місця. Інтеграція електронних підписів і цифрових форм може уможливити схвалення на ходу від різних учасників процесу, щоб фізична відсутність в офісі не затримувала процес схвалення.
• Прозорість процесу: багаторівневий доступ до даних і централізоване зберігання даних можуть забезпечити прозорість. Автоматизація обробки рахунків-фактур також створює контрольний слід для відстеження прогресу рахунку-фактури вздовж контрольних точок.
• Безпека даних: оцифровка даних рахунків-фактур може запобігти втраті інформації, яка зазвичай пов’язана з фізичним переміщенням документа для перевірки та затвердження. Автоматизація також може забезпечити інтеграцію робочого процесу керування рахунками-фактурами з процесом компанії система документообігу та інші бухгалтерські інструменти для цілей аудиту та архівування. Це також допомагає з дотриманням нормативних вимог.
• Покращена бізнес-аналітика: автоматизоване керування рахунками-фактурами може забезпечити легкий доступ і оцінку даних про закупівлі та витрати, що забезпечить кращу аналітику та прийняття рішень.
• Підтримка відносин з постачальниками: відсутність затримок і організоване управління рахунками-фактурами призводить до своєчасних платежів, кращого зв’язку з постачальниками і, отже, продуктивних відносин з постачальниками.
• Усунення шахрайства: автоматизація робочих процесів затвердження рахунків-фактур може усунути шахрайство шляхом розміщення перевірок у робочому процесі та підвищення видимості. Порушення можна автоматично позначати під час автоматизований тристоронній матч. А перевірка електронного підпису може запобігти як внутрішньому/зовнішньому шахрайству, так і пов’язаним з цим збиткам.

Процеси AP, які добре підходять для автоматизації

Нижче наведено кілька етапів обробки рахунків-фактур, які виграють від автоматизації:

• Отримання рахунків-фактур: враховуючи те, що різні формати рахунків-фактур надходять від різних постачальників, автоматичне визначення різних відповідних полів у рахунку-фактурі допоможе оцифрувати рахунок-фактуру та краще керувати даними. Інструменти оптичного розпізнавання символів стануть у пригоді.
• Перевірка рахунків-фактур: легко налаштувати правила для перевірки цілісності та повноти даних у рахунках-фактурах. Заповнення різних спеціально створених полів у базі даних рахунків-фактур може допомогти виявити неповну або відсутню інформацію.
• Тристороннє зіставлення: рахунки-фактури часто виставляються у відповідь на замовлення на замовлення та пов’язуються з квитанцією. Ці три документи будуть з’єднані спільним номером замовлення на замовлення. Автоматизоване зіставлення рахунків-фактур, замовлення на замовлення та квитанцій пришвидшить процес перевірки та без затримок переведе рахунок-фактуру на наступний рівень.
• Обробка винятків: винятки та крайові випадки не є рідкістю в управлінні рахунками-фактурами. Граничні випадки можуть виникати через зміну часового поясу, численні регулярні платежі, ретроспективне коригування ціни та змінну тривалість місяця. Деяке програмне забезпечення, особливо те, що працює на основі штучного інтелекту, як-от Nanonets, може впоратися з цими крайніми випадками, тоді як для деяких потрібні різні рівні втручання людини.
• Процес затвердження: цифрові рахунки-фактури можна автоматично переміщувати вздовж ієрархії керування для затвердження. Налаштування нагадувань також може допомогти прискорити процес виставлення рахунку.
• Оплата: цифрові платежі (банківський переказ тощо) можуть бути вбудовані в програмне забезпечення, щоб увімкнути автоматичний платіж постачальнику після отримання всіх схвалень.
• Аналітика: автоматизація дозволяє оцінювати та аналізувати моделі витрат і відносини з постачальниками, що може допомогти у виправленні курсу та прийнятті продуктивних бізнес-рішень. Системи на основі штучного інтелекту забезпечать кращу аналітику за допомогою додаткового навчання роботі з рахунками-фактурами.

Забронюйте цю 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб останній раз, коли вам доведеться вручну вводити дані з рахунків-фактур або квитанцій у програмне забезпечення ERP.

Наномережі для інтелектуальної обробки рахунків-фактур

Nanonets — це програмне забезпечення на основі штучного інтелекту, яке можна використовувати для автоматизації та оптимізації етапів обробки рахунків-фактур у вашому бізнесі.

Дані можна отримати без помилок із різних типів файлів рахунків-фактур. Механізм штучного інтелекту Nanonets можна навчити з фактичними рахунками-фактурами без необхідності кодування, що робить його адаптованим для компанії.  

Він також має вбудовані найсучасніші алгоритми та потужну інфраструктуру для багатоетапного затвердження. Програмне забезпечення для обробки рахунків-фактур Nanonets можна інтегрувати з іншими системами, такими як база даних Mysql, QuickBooks або Salesforce, і не залежить від платформи. Він точний і масштабований, економить час і гроші вашої команди з обробки рахунків-фактур і підвищує продуктивність.

винос

Автоматизація обробки рахунків-фактур спрощує процес закупівлі, підвищує прозорість маршруту рахунків-фактур, економить час і гроші, підвищує продуктивність праці співробітників і покращує відносини з постачальниками. Автоматизація потоку рахунків-фактур дозволяє працівникам зосередитися на менш повсякденних, цінних заходах, таких як планування та розробка стратегії. Це, у свою чергу, може призвести до підвищення загальної ефективності та прибутковості бізнесу.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• Карбування майбутнього з Адріенн Ешлі. Доступ тут.
• Купуйте та продавайте акції компаній, які вийшли на IPO, за допомогою PREIPO®. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/