Як класифікувати бізнес-витрати?

Розумні підприємці знають, що диявол криється в деталях, особливо коли йдеться про фінансову ясність. В основі такої ясності лежить стратегічний крок класифікації бізнес-витрат. Це означає ретельне сортування кожного витраченого долара за чітко визначеними відрами, що дозволяє побачити, куди надходять кошти, з висоти пташиного польоту. У цьому блозі ми зануримося в те, чому та як класифікувати ваші бізнес-витрати.

Навіщо класифікувати бізнес-витрати?

Коли справа доходить до управління фінансами вашого бізнесу, одним із основних кроків, який ви можете зробити, є класифікація ваших витрат. Це передбачає розробку вичерпного списку популярних категорій бізнес-витрат, гарантуючи, що кожна транзакція, яку здійснює ваша компанія, акуратно розподіляється на належне їй місце. Ви можете запитати, чому це важливо? Відповідь полягає в численних перевагах цієї практики.

По-перше, класифікація ваших витрат має вирішальне значення для підтримки організаційної злагодженості у вашій компанії. Це спрощує процес відстеження фінансових відтоків, полегшуючи вам побачити, куди йдуть ваші гроші. Ця ясність є безцінною не лише для повсякденного управління, але й для цілей стратегічного бюджетування. Маючи чітке уявлення про свої моделі витрат, ви можете приймати обґрунтовані рішення про те, куди розподілити ресурси для оптимального зростання.

Крім того, розуміння того, які витрати належать до певних категорій, є важливим, коли йдеться про податковий час. Деякі витрати не підлягають оподаткуванню, тобто їх можна відняти від вашого загального оподатковуваного доходу, фактично зменшуючи суму податку, який ви повинні сплатити. Ось де справді сяє магія категоризації. Старанно відносячи кожен витрата до правильної категорії, ви можете максимізувати свої відрахування, тим самим зменшивши свій оподатковуваний дохід. Результат? Більший грошовий потік, який можна реінвестувати назад у ваш бізнес, сприяючи подальшому розвитку та розширенню.

Отже, постає запитання: як класифікувати витрати таким чином, щоб не лише підтримувати впорядковані фінансові записи, але й оптимізувати податкові відрахування? У наступних розділах ми розглянемо деякі поширені категорії бізнес-витрат, які ви повинні відстежувати у своєму бухгалтерському програмному забезпеченні. Ми також дослідимо, як категоризацію витрат можна автоматизувати за допомогою технології.

Як класифікувати витрати?

Давайте зануримося в нюанси класифікації витрат бізнесу.

1. Створіть категорії

Першим кроком до опанування фінансового ландшафту вашого бізнесу є встановлення чітких і вичерпних категорій для ваших витрат. Це базове завдання — це більше, ніж просто вправа в організації; це стратегічний крок до отримання корисної інформації про ваші фінансові операції. Ось основні категорії, які повинен враховувати кожен малий бізнес:

• Операційні витрати: це повсякденні витрати, необхідні для функціонування вашого бізнесу. Вони включають орендну плату або іпотеку для вашого бізнес-приміщення, рахунки за комунальні послуги, канцелярське приладдя та витрати, пов’язані з утриманням вашого бізнес-приміщення.
• Витрати на персонал: Заробітна плата, винагороди та податки на заробітну плату належать до цієї категорії. Дуже важливо уважно стежити за цими витратами, оскільки вони часто становлять значну частину ваших загальних витрат.
• Технології та програмне забезпечення: У сучасну епоху цифрових технологій без інвестиції в технології та програмне забезпечення не обійтися. Ця категорія охоплює витрати, пов’язані з передплатою програмного забезпечення, придбанням апаратного забезпечення, обслуговуванням та послугами підтримки ІТ.
• Маркетинг та реклама: сюди включено будь-які витрати, пов’язані з просуванням вашого бізнесу, як-от реклама, маркетингові матеріали та цифрові маркетингові кампанії. Ефективний маркетинг є життєво важливим для зростання, тому важливо ретельно відстежувати ці витрати.
• Подорожі та розваги: для багатьох компаній необхідні зустрічі з клієнтами, відвідування галузевих заходів та інші заходи, пов’язані з подорожами. Ця категорія охоплює всі витрати, пов’язані з діловими поїздками та розвагами клієнтів.
• Професійні послуги: Аутсорсинг професійних послуг, таких як юридичні консультації, бухгалтерський облік і консалтинг, може мати вирішальне значення для успіху бізнесу. Слідкуйте за цими витратами, щоб переконатися, що ваші інвестиції окупляться.
• Страхування: Адекватне страхове покриття не є предметом обговорення для захисту вашого бізнесу. Ця категорія включає премії за страхування відповідальності, страхування майна та будь-які інші поліси страхування бізнесу.
• Податки та ліцензії: податки, будь то податки на прибуток, продажі чи майно, а також будь-які збори, пов’язані з бізнес-ліцензіями чи дозволами, слід ретельно реєструвати в цій категорії.
• Дослідження та розробки (НДДКР): Для підприємств, які зосереджені на інноваціях, витрати, пов’язані з дослідженнями та розробкою продукту, мають вирішальне значення для майбутнього зростання та конкурентоспроможності.

2. Підкатегорії

Деталізація підкатегорій дозволяє точніше відстежувати й аналізувати витрати, забезпечуючи глибше розуміння того, куди йдуть ваші гроші, і визначаючи потенційні області для економії. Давайте уточнимо категорії, згадані вище:

• Операційні витрати
  • Комунальні послуги (електрика, вода, інтернет)
  • Оренда або іпотека
  • Технічне обслуговування та ремонт
  • Офісне приладдя та обладнання
• Витрати на персонал
  • Зарплата та заробітна плата
  • Пільги (медичне страхування, пенсійні плани)
  • Податки на заробітну плату
• Технології та програмне забезпечення
  • Підписка на програмне забезпечення
  • Придбання обладнання
  • Послуги ІТ-підтримки
• Маркетинг та реклама
  • Цифровий маркетинг
  • Друкована реклама
  • Рекламні матеріали
• Подорожі та розваги
  • Транспорт (авіаквитки, оренда авто)
  • житло
  • Харчування та розваги
• Професійні послуги
  • Юридичні послуги
  • Бухгалтерські послуги
  • Консультаційні збори
• Страхування
  • Страхування відповідальності
  • Страхування майна
  • Компенсації працівникам
• Податки та ліцензії
  • Вхідні податки
  • Податки з продажу
  • Ліцензії та дозволи
• Дослідження та розробки (НДДКР)
  • Розробка Продукту
  • Дослідження ринку
  • Плата за патенти та торгові марки

3. Відстежуйте витрати

Наріжним каменем надійного фінансового управління є ретельне відстеження кожного пенні, що надходить у ваш бізнес і виходить із нього. У сучасному цифровому світі використання технологій для автоматизації цього процесу – це не просто зручність; це необхідно для того, щоб залишатися конкурентоспроможним і поінформованим. Ось як це зробити ефективно:

• Використовуйте бухгалтерську програму: Впровадьте надійне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, яке відповідає потребам вашого бізнесу. Такі платформи, як Nanonets, QuickBooks, Xero або FreshBooks, можуть автоматизувати відстеження витрат, виставлення рахунків і нарахування заробітної плати, значно зменшуючи ймовірність людської помилки та економлячи час.
• Цифрові квитанції та рахунки-фактури: заохочуйте ведення цифрових записів, зберігаючи відскановані зображення або фотографії квитанцій і рахунків-фактур. Ця практика не тільки підтримує середовище, але й спрощує процеси пошуку та аудиту.
• Інтегруйте банківські рахунки та кредитні картки: Багато програмних рішень для бухгалтерського обліку пропонують можливість напряму зв’язати банківські рахунки вашого підприємства та кредитні картки, дозволяючи відстежувати витрати в режимі реального часу та здійснювати безперебійну звірку.
• Негайно класифікуйте транзакції: Візьміть за звичку класифікувати кожну витрату по мірі її виникнення. Затримка виконання цього завдання може призвести до неточностей і недорахованих витрат.

4. Регулярний огляд

Динамічний характер бізнесу вимагає регулярних перевірок вашої фінансової діяльності. Ця практика допомагає визначати тенденції, керувати грошовими потоками та приймати обґрунтовані рішення:

• Щомісячні огляди: щомісяця приділяйте час перегляду своїх витрат за категоріями. Шукайте тенденції, такі як несподіване підвищення в певних категоріях, і досліджуйте будь-які аномалії.
• Щоквартальні фінансові зустрічі: Окрім індивідуальних перевірок, консультуйтеся зі своєю командою чи фінансовим радником щоквартально, щоб обговорити фінансовий стан бізнесу. Ці зустрічі мають вирішальне значення для стратегічного планування та коригування.
• порівняльний аналіз: порівняйте ваші коефіцієнти витрат із галузевими стандартами або подібними підприємствами. Цей порівняльний аналіз може виділити сфери ефективності або занепокоєння, керуючи майбутніми фінансовими стратегіями.

5. За потреби відкоригуйте категорії

Гнучкість підходу до фінансового менеджменту дозволяє вашому бізнесу адаптуватися до змін і неочікуваних викликів:

• Розвиваються потреби бізнесу: у міру того, як ваш бізнес розвивається або змінює напрямок, ваша система фінансової категоризації може потребувати адаптації. Будьте відкриті до додавання нових категорій або консолідації існуючих, щоб краще відображати ваші поточні операції.
• Сезонні коригування: для компаній із сезонними коливаннями коригування категорій або бюджетів для відображення цих змін може забезпечити точніші фінансові прогнози та планування.
• Технології та зміни ринку: Будьте в курсі технологічних досягнень і ринкових тенденцій, які можуть вплинути на ваші категорії витрат. Наприклад, перехід до віддаленої роботи може зменшити вашу потребу в офісному приміщенні, але збільшити витрати на технології та програмне забезпечення.

7. Розгляньте податкові наслідки

Розуміння та планування податкових наслідків бізнес-витрат має вирішальне значення. Відповідно до податкового законодавства не всі витрати розглядаються однаково, і правильна класифікація може призвести до значної економії податків:

• Будьте в курсі податкового законодавства: Податкове законодавство часто змінюється, і отримання інформації може допомогти вам збільшити відрахування та кредити. Подумайте про консультацію з податковим фахівцем, щоб забезпечити відповідність та оптимізацію податкових пільг.
• Розрізняйте ділові та особисті витрати: Зберігайте ділові та особисті фінанси окремо, щоб спростити підготовку податків і підтвердити претензії щодо ділових витрат.
• Документуйте все: Вести ретельний облік усіх витрат, включаючи квитанції та рахунки-фактури. Документація має вирішальне значення для обґрунтування відрахувань і може бути неоціненною в разі аудиту.
• План відрахувань: будьте проактивними у розумінні того, які витрати повністю підлягають франшизі, частково чи взагалі не підлягають франшизі. Ці знання можуть впливати на рішення про витрати та податкові стратегії протягом року.

8. Будьте послідовними

Послідовність і точність у класифікації та управлінні витратами є ключовими для ведення надійних фінансових записів:

• Встановіть чіткі вказівки: Розробіть набір правил для класифікації витрат і забезпечте їх послідовне дотримання. Ця стандартизація зменшує плутанину та помилки, роблячи фінансовий аналіз більш простим.
• Регулярно оновлюйте фінансові записи: регулярно оновлюйте та переглядайте свої фінансові записи. Послідовні оновлення запобігають відставанням і спрощують виявлення тенденцій і оперативне вирішення проблем.
• Тренуйте свою команду: якщо інші члени команди беруть участь у фінансовому управлінні, переконайтеся, що вони пройшли підготовку та розуміють важливість послідовності у відстеженні та класифікації витрат.
• Перегляд і вдосконалення процесів: Разом з тим, як розвивається ваш бізнес, розвиватиметься і ваша практика фінансового менеджменту. Регулярно перевіряйте свої процеси на ефективність і точність і будьте відкриті до внесення коригувань для їх покращення.

Категорії витрат з податковими пільгами

Розуміння того, як класифікувати витрати та активи у вашому бізнесі відповідно до вказівок IRS, є стратегічним підходом до фінансового менеджменту, який може суттєво вплинути на ваш прибуток. Правильна категоризація не тільки підготує вас до більш гладкого податкового сезону, але й уможливить стратегічне планування управління грошовими потоками. Особливо для малого бізнесу, де межа помилок невелика, а рівень виживання — це монета, яка виживає понад п’ять років, оволодіння мистецтвом відстеження витрат і використання податкових пільг є критично важливим.

Підприємницькі витрати охоплюють будь-які витрати, понесені з метою отримання доходу. Податкове управління США визначає, що для отримання податкових відрахувань витрати мають бути «звичайними та необхідними». Це широке визначення включає все: від зарплати, яку ви платите своєму персоналу, до орендної плати за офісне приміщення.

Давайте коротко розглянемо можливості податкових відрахувань. Включіть їх у свою структуру управління витратами, щоб максимізувати податкову ефективність.

Витрати на маркетинг і рекламу: Витрати, понесені на маркетинг і рекламу вашого бізнесу, включаючи витрати на візитні картки, розробку веб-сайтів і рекламу в цифрових або традиційних медіа, зазвичай не підлягають оподаткуванню. Ця категорія широка й охоплює все, починаючи від створення рекламних матеріалів і закінчуючи членськими внесками для ділових мереж або торгових організацій, за умови, що вони спрямовані на просування вашого бізнесу.

Транспортні засоби та транспортні витрати: Для власників бізнесу, які використовують особисті транспортні засоби для комерційних цілей, IRS дозволяє відрахування частини витрат, пов’язаних з лізингом, страхуванням, ремонтом, пальним і орендою гаража. У вас є можливість використовувати стандартну ставку пробігу або розрахувати фактичні витрати на основі відсотка використання транспортного засобу в бізнесі. Крім того, витрати на ділові поїздки, включаючи транспорт, житло та харчування (з деякими обмеженнями), також підлягають вирахуванню, що підкреслює необхідність, щоб вони були безпосередньо пов’язані з бізнесом.

Страхові внески: Витрати на страхування для захисту вашого бізнесу, включаючи відповідальність, майно, компенсацію працівникам і премії на медичне страхування, часто повністю підлягають вирахуванню. Це може поширюватися на низку конкретних страхових випадків, пов’язаних із вашою комерційною діяльністю та виплатами працівникам​​​.

Оплата праці та пільги: Заробітна плата, заробітна плата, премії та інші форми винагороди для працівників є витратами, що підлягають вирахуванню. Це включає податки на заробітну плату та пільги, як-от медичне страхування, внески в пенсійний план і допомогу в освіті, за умови, що вони призначені на користь ваших працівників і відповідають певним критеріям.

Професійний сервіс: Комісія, сплачена за юридичні, бухгалтерські, консультаційні та ІТ-послуги, необхідні та звичайні для ваших бізнес-операцій, може бути вирахована. Це допомагає компаніям залучати зовнішній досвід, не несучи повного фінансового тягаря.

Ділове харчування: Нетворкінг чи обговорення бізнесу за обідом? П'ятдесят відсотків цих витрат підлягають вирахуванню. Однак, якщо ви забезпечуєте харчуванням працівників за певних умов, як-от робота допізна або офісні вечірки, ви дивитесь на 100% відрахування.

Обладнання та програмне забезпечення: купівля або оренда бізнес-обладнання, будь то машини, транспортні засоби, офісні меблі та програмне забезпечення, може запропонувати відрахування. Конкретне лікування може залежати від характеру активу та використання у вашому бізнесі. IRS дозволяє амортизувати обладнання протягом терміну його корисного використання або, в деяких випадках, негайне 100% списання для елементів, які не досягають певного порогу.

Комунальні та офісні витрати: звичайні бізнес-витрати, такі як комунальні послуги (електроенергія, вода, Інтернет), орендна плата або відсотки за іпотечним кредитом на бізнес-майно, повністю підлягають вирахуванню. Це поширюється на будь-яке технічне обслуговування та ремонт, необхідні для підтримання робочого стану вашого комерційного приміщення.

оренда: Вартість оренди вашого бізнес-приміщення не підлягає вирахуванню. Якщо ваш бізнес також потребує оренди обладнання, ці витрати приєднуються до списку відрахувань.

Благодійні внески: Участь у філантропії може принести податкові пільги за певних умов, додавши рівень фінансової відповідальності до ваших зусиль із корпоративної соціальної відповідальності.

Витрати на утриманців: Частина того, що ви платите за догляд за дитиною або утриманцями, може бути відрахована, пропонуючи полегшення для власників бізнесу, які балансують між сім’єю та підприємством.

Пенсійні внески: Інвестиції у майбутнє вас і ваших співробітників за допомогою пенсійних планів не тільки забезпечують довгостроковий добробут, але й пропонують негайні податкові переваги.

Безнадійний борг: Реальність у діловому світі: позики працівникам або продажі кредитів клієнтам, які не виплачуються, справді можна перетворити на можливість відрахування. Застереження? Це мають бути дійсно борги, пов’язані з бізнесом, умова, яка підкреслює важливість документації та належної обачності.

Початкові та організаційні витрати: Витрати, пов’язані з відкриттям бізнесу, можна амортизувати та вираховувати протягом кількох років.

Банківські збори та відсотки: Комісії, пов’язані з банківськими рахунками підприємств, підлягають вирахуванню. AКрім того, враховуючи, що вартість запозичень, будь то через позики чи кредит, є невід’ємною частиною ведення бізнесу, IRS дозволяє вираховувати процентні витрати, заохочуючи підприємства використовувати кредит як інструмент для зростання без зайвих штрафів.

Контрактна праця: В економіці, яка все більше залежить від фрілансерів і підрядників, витрати, пов’язані з цією гнучкою робочою силою, підлягають вирахуванню. Ця адаптивність персоналу, що відображається в податкових пільгах, підкреслює еволюцію сучасного бізнесу.

Освіта та навчання: Витрати на підвищення кваліфікації співробітників і професійний розвиток вираховуються, якщо вони мають відношення до вашого бізнесу.

Міністерство внутрішніх справ: для тих, хто керує своєю імперією з дому, частина ваших витрат, пов’язаних з будинком, може бути перетворена на відрахування для бізнесу, якщо простір використовується виключно для бізнесу.

Втрати від постраждалих: стихійні лиха та непередбачені катастрофи можуть спричинити значні фінансові навантаження. Тим не менш, IRS пропонує рятувальний круг через відрахування понесених збитків, якщо вони не компенсуються страхуванням. Ця категорія говорить про більш широкий принцип управління ризиками та його фіскальні наслідки.

Автоматизована категоризація витрат за допомогою Nanonets

У сучасному бізнес-ландшафті, що швидко розвивається, автоматизація стала необхідною умовою для збереження конкурентоспроможності та ефективності. Це особливо вірно, коли мова йде про ретельне завдання категоризації витрат — процес, який, хоча й важливий, може зайняти багато часу та бути схильним до людських помилок. Скористайтеся Nanonets, передовою платформою автоматизації AP, розробленою для оптимізації процесу управління витратами, гарантуючи, що ваш бізнес залишається організованим, максимізує його податкові пільги, запобігає шахрайству та надає детальну картину витрат з мінімальними зусиллями.

1. Автоматизований збір витрат:

Квитанції фіксуються швидше, ніж швидка куля, завдяки чудесам мобільних технологій і безперебійній інтеграції для імпорту квитанцій із вашої поштової скриньки, програм і баз даних.

2. Автоматизований збір даних:

Nanonets використовує передову технологію оптичного розпізнавання символів (OCR) для автоматичного вилучення даних із квитанцій, рахунків-фактур та інших фінансових документів. Ця можливість означає, що в той момент, коли документ надходить у вашу систему, Nanonets починає класифікувати витрати, визначаючи ключову інформацію, таку як імена постачальників, дати, суми тощо. Ця автоматизація зменшує потребу в ручному введенні, значно скорочуючи витрачений час і ризик помилок.

3. Інтелектуальна категоризація:

Розуміючи, що кожен бізнес має унікальну фінансову практику, Nanonets пропонує гнучкість налаштування правил і категорій відповідно до ваших конкретних потреб. Незалежно від того, чи потрібно вам додати нові категорії витрат, змінити існуючі чи налаштувати спеціальні правила для автоматичної категоризації, Nanonets надає інструменти для цього. Ця настройка гарантує, що ваш процес управління витратами узгоджується з вашими бізнес-операціями та стратегіями податкового планування.

Ви також можете ввімкнути Інтелектуальна категоризація витрат, налаштовуйте категорії та підкатегорії витрат відповідно до потреб вашого бізнесу, а Nanonets автоматично розподіляє витрати за відповідними категоріями та підкатегоріями та виявляє аномалії для подальшого перегляду. Більше того, ця функція працює з коробки, не вимагаючи жодних навчальних даних!

4. Прості затвердження: 

Системні перевірки відповідності запускаються першими, позначаючи лише викиди. Менеджери зосереджуються на реальних проблемах замість того, щоб грати в «Вдари крота» з кожним звітом. Потім ви можете додати постійних людей, щоб забезпечити надсилання рахунків-фактур на затвердження потрібній особі в потрібний час. Крім того, ви можете застосувати свою політику затвердження та спеціальні перевірки перевірки.

5. Інтеграція з бухгалтерським програмним забезпеченням та іншими програмами:

Nanonets може похвалитися можливостями повної інтеграції з популярним бухгалтерським програмним забезпеченням, таким як QuickBooks, Xero та FreshBooks. Це означає, що після реєстрації та класифікації витрат їх можна безпосередньо імпортувати у ваше бухгалтерське програмне забезпечення, зберігаючи єдине джерело правди для ваших фінансових даних.

6. Відображення витрат і бюджетів у реальному часі

Завдяки Nanonets ви отримуєте доступ до звітів у реальному часі та аналітичних даних про ваші витрати. Ця функція дозволяє відстежувати моделі витрат, визначати можливості економії коштів і приймати обґрунтовані рішення на основі актуальної фінансової інформації. Крім того, миттєва видимість категоризованих витрат може сприяти кращому складанню бюджету, прогнозуванню та підготовці податків.

7. Підвищення відповідності та готовності до аудиту:

Постійні автоматизовані перевірки полегшують життя. Аномалії стирчать, як наранений палець, а контроль за дотриманням політики жорсткіший, ніж барабан.

Висновок

Підсумовуючи, опанування мистецтва категоризації витрат – це не лише питання фінансової гігієни; це стратегічне завдання, яке підвищує операційну ефективність, оптимізує податки та загальну траєкторію розвитку вашого бізнесу. Завдяки ретельному класифікуванню та використанню технологій автоматизації, таких як Nanonets, підприємства можуть досягти рівня фінансової ясності та ефективності, який раніше був недосяжним.

Застосовуючи практики, викладені в цьому блозі, від створення комплексних категорій витрат до інтеграції передових інструментів управління витратами, підприємці можуть отримати безцінне розуміння своїх фінансових операцій. Це не тільки допомагає в повсякденному прийнятті рішень, але й налаштовує бізнес на стале зростання та стійкість до мінливої ​​ринкової динаміки.

Готові революціонізувати процес управління витратами та розкрити повний потенціал своїх фінансових операцій? Заплануйте демонстрацію з Nanonets сьогодні! Дізнайтеся, як наша платформа автоматизації AP може оптимізувати категоризацію ваших витрат, покращити оптимізацію оподаткування та надати вам інформацію, необхідну для розвитку вашого бізнесу.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/how-to-categorize-business-expenses/