45 категорій бізнес-витрат для підприємств і стартапів

Категорії бізнес-витрат — це систематизована класифікація витрат, понесених під час діяльності бізнесу, призначена для організації та відстеження фінансових відтоків для таких цілей, як підготовка податків, складання бюджету та фінансовий аналіз. Ця класифікація допомагає підприємствам ефективніше керувати своїми фінансами, надаючи інформацію про моделі витрат і визначаючи потенційні податкові відрахування.

Розумні підприємці та бізнес-лідери знають, що диявол криється в деталях, особливо коли йдеться про фінансову ясність. Ця фінансова ясність починається з ретельного підходу до класифікації бізнес-витрат. Таким чином, компанії не тільки прокладають шлях до надійного фінансового здоров’я, але й забезпечують стратегічне розташування, щоб використовувати можливості та долати виклики.

Навіщо класифікувати бізнес-витрати?

Процес класифікації бізнес-витрат передбачає розробку вичерпного списку категорій витрат, а потім забезпечення того, щоб кожна транзакція, яку здійснює ваша компанія, акуратно розподілялася на належне їй місце. Ви можете запитати, чому все це важливо?

1. Підготовка податків і відрахування:
   Ретельна класифікація бізнес-витрат допомагає оптимізувати процес підготовки податків, гарантуючи, що жодні витрати, що підлягають вирахуванню, не будуть пропущені. Така ретельна організація може значно зменшити оподатковуваний дохід, що призведе до значної економії. Це спрощує процес визначення того, які витрати підлягають вирахуванню та в якій сумі, роблячи податковий час менш складним і ефективнішим.
2. Аналітика та бюджетування:
   Добре структурована категоризація витрат дає безцінне розуміння моделей витрат, допомагаючи підприємствам визначити сфери, де вони можуть скоротити витрати та ефективніше розподілити ресурси. Таке детальне уявлення про видатки дає змогу підприємцям складати реалістичні та стратегічні бюджети, підвищуючи фінансову стабільність і сприяючи зростанню.
3. Щоденне управління грошовими потоками:
   Розуміння того, куди і як щодня витрачаються кошти, має вирішальне значення для підтримки нормального грошового потоку. Класифікація витрат дозволяє підприємствам відстежувати свої фінансові зобов’язання та коригувати операції, якщо це необхідно, щоб забезпечити ліквідність. Ефективне управління грошовими потоками є рятівним кругом будь-якого бізнесу, запобігаючи грошовій кризі та забезпечуючи безперебійний операційний потік.

45 категорій бізнес-витрат для підприємств і стартапів

Створення вичерпного списку категорій бізнес-витрат може допомогти підприємствам і стартапам краще відстежувати свої фінанси, ефективніше бюджетувати та використовувати переваги податкових відрахувань для зменшення оподатковуваного доходу. Нижче наведено список із 45 категорій бізнес-витрат, з якими зазвичай стикаються підприємства в Сполучених Штатах. Ця класифікація структурована для оптимізації податкових позицій.

1. Реклама та маркетинг: включає онлайн-оголошення, друковані матеріали та маркетингові кампанії. Ці витрати, як правило, повністю вираховуються.
2. Зарплата та заробітна плата: Компенсація працівникам, включаючи зарплату, заробітну плату, бонуси або комісійні. Повністю франшиза.
3. Контрактна праця: Платежі незалежним підрядникам. Повністю підлягає вирахуванню, але компанії повинні видавати форму 1099-NEC, якщо вони платять понад 600 доларів США на рік.
4. Оренда комерційного майна: Орендні платежі за офісні приміщення, вітрини та іншу комерційну нерухомість. Повністю франшиза.
5. Комунальні послуги: Електрика, вода, газ, Інтернет і телефонні послуги для ведення бізнесу. Повністю франшиза.
6. Офісне приладдя та витрати: вартість офісних речей, таких як ручки, папір і чорнило для принтера. Повністю франшиза.
7. Ремонт і технічне обслуговування: Витрати на утримання майна та обладнання підприємства, не враховуючи значних поліпшень. Повністю франшиза.
8. Амортизація: Відрахування втрати вартості активів (наприклад, транспортних засобів, будівель, обладнання) з часом. Розраховано на основі вказівок IRS.
9. Професійні послуги: Оплата юридичних, бухгалтерських та інших професійних послуг. Повністю франшиза.
10. Страхування: страхування бізнесу, як-от страхування відповідальності, зловживання службовим становищем і майна. Повністю франшиза.
11. Податки та ліцензії: певні державні, місцеві та федеральні податки; ліцензії та регулятивні збори. Зазвичай франшиза.
12. Інтерес: Відсотки за кредитами для бізнесу, кредитними лініями та іпотечними кредитами на нерухомість для бізнесу. Повністю франшиза.
13. Витрати на відрядження: Витрати на відрядження, включаючи проживання, транспорт та харчування (з обмеженнями). Франшиза відповідно до вказівок IRS.
14. Харчування та розваги: 50% франшизи на ділові обіди; витрати на розваги більше не підлягають вирахуванню відповідно до Закону про зниження податків і робочих місць (TCJA).
15. Освіта та навчання: витрати на практикуми, семінари та навчальні матеріали для вас або ваших співробітників. Повністю франшиза.
16. Програмне забезпечення та підписки: програмне забезпечення, пов’язане з бізнесом, онлайн-послуги та підписка на публікації. Повністю франшиза.
17. Членські внески: Збори для професійних асоціацій та бізнес-організацій. Франшиза, за винятком клубів, організованих для бізнесу, розваг, відпочинку чи інших соціальних цілей.
18. Витрати домашнього офісу: Для тих, хто використовує частину свого будинку регулярно та виключно для бізнесу. Франшиза на основі відсотка використання будинку для бізнесу.
19. Витрати на транспортні засоби: комерційне використання транспортного засобу шляхом вирахування фактичних витрат або використання стандартної норми пробігу. Франшиза відповідно до вказівок IRS.
20. Зв'язок: Витрати на мобільні телефони та Інтернет-послуги для бізнесу. Повністю франшиза.
21. Поштові витрати та доставка: витрати на пересилання, кур’єрські послуги та доставку для ділових операцій. Повністю франшиза.
22. Комісія банку: Комісії, пов’язані з банківськими рахунками підприємств і кредитними картками. Повністю франшиза.
23. Виплати працівникам: Медичне страхування, внески в пенсійний план та інші витрати на виплати працівникам. Зазвичай франшиза.
24. Юридичні та регуляторні витрати: збори за патенти, торговельні марки та дотримання нормативних вимог. Повністю франшиза.
25. Дослідження та розвиток: витрати, пов’язані з розробкою нових продуктів або послуг. Потенційно має право на податкові пільги на НДДКР.
26. Безнадійні борги: суми заборгованості, які ви не можете стягнути. Франшиза за певних умов.
27. Благодійні внески: Пожертви, зроблені кваліфікованим благодійним організаціям. Франшиза в межах, що залежать від структури бізнесу.
28. Рухомі витрати: витрати на переміщення бізнес-обладнання, інвентарю та витратних матеріалів. Франшиза, якщо це пов’язано зі зміною місцезнаходження підприємства.
29. Відсотки за несвоєчасно сплаченими податками: Відсотки, сплачені за прострочені податкові платежі. Франшиза.
30. Інвентар для перепродажу: Вартість товарів або сировини, включаючи фрахт. Франшиза під час продажу запасів.
31. Податки на нерухомість: Податки на майно підприємств. Повністю франшиза.
32. Податки на особисте майно: податки на майно, яке використовується в бізнесі, як-от транспортні засоби та обладнання. Повністю франшиза.
33. Збитки від нещасних випадків і крадіжок: Збитки від крадіжки, вандалізму, пожежі, шторму чи подібних подій. Франшиза в тому році, коли стався збиток.
34. Премії медичного страхування: для самозайнятих осіб, потенційно вираховується з їхнього доходу.
35. Пенсійні плани: Внески до пенсійних планів працівників. Франшиза в межах.
36. Подарунки: Ділові подарунки вираховуються до 25 доларів США на людину на рік.
37. Дохід, отриманий за кордоном: Витрати, пов'язані з отриманням доходу в іноземній країні. З урахуванням спеціальних відрахувань і виключень.
38. Екологічні витрати: Витрати на контроль забруднення, відновлення навколишнього середовища. Певні витрати можуть претендувати на певні кредити або відрахування.
39. Покращення енергоефективності: Витрати на певні енергоефективні покращення комерційної власності. Може мати право на відрахування або кредити.
40. Податкові кредитні можливості для роботи: Наймання осіб з певних груп, які стикаються зі значними перешкодами при працевлаштуванні. Кредит на основі відсотка від виплаченої заробітної плати.
41. Кредит для інвалідів: зробити ваш бізнес більш доступним для людей з обмеженими можливостями. Кредит доступний для малого бізнесу.
42. Витрати на запуск: Витрати на відкриття або придбання бізнесу. Ви можете відрахувати до 5,000 доларів США в перший рік і амортизувати решту.
43. Організаційні витрати: Витрати на юридичне створення корпорації чи товариства. Подібні правила відрахування, як початкові витрати.
44. Плата за обробку кредитної картки: Комісія, сплачена за прийом платежів кредитною карткою. Повністю франшиза.
45. Безпечне обладнання: Витрати на засоби безпеки, необхідні для роботи підприємства. Повністю франшиза.

Як класифікувати витрати у вашому бізнесі?

Давайте зануримося в нюанси класифікації витрат бізнесу.

1. Створіть категорії

Першим кроком до опанування фінансового ландшафту вашого бізнесу є встановлення чітких і вичерпних категорій для ваших витрат.

Ось основні категорії, які повинен враховувати кожен малий бізнес:

• Операційні витрати
• Витрати на персонал
• Технології та програмне забезпечення
• Маркетинг та реклама
• Подорожі та розваги
• Професійні послуги
• Страхування
• Податки та ліцензії
• Дослідження та розробки (НДДКР)

2. Підкатегорії

Деталізація підкатегорій дозволяє точніше відстежувати й аналізувати витрати, забезпечуючи глибше розуміння того, куди йдуть ваші гроші, і визначаючи потенційні області для економії. Як приклад вправи, давайте уточнимо категорії, згадані вище:

• Операційні витрати
  • Комунальні послуги (електрика, вода, інтернет)
  • Оренда або іпотека
  • Технічне обслуговування та ремонт
  • Офісне приладдя та обладнання
• Витрати на персонал
  • Зарплата та заробітна плата
  • Пільги (медичне страхування, пенсійні плани)
  • Податки на заробітну плату
• Технології та програмне забезпечення
  • Підписка на програмне забезпечення
  • Придбання обладнання
  • Послуги ІТ-підтримки
• Маркетинг та реклама
  • Цифровий маркетинг
  • Друкована реклама
  • Рекламні матеріали
• Подорожі та розваги
  • Транспорт (авіаквитки, оренда авто)
  • житло
  • Харчування та розваги
• Професійні послуги
  • Юридичні послуги
  • Бухгалтерські послуги
  • Консультаційні збори
• Страхування
  • Страхування відповідальності
  • Страхування майна
  • Компенсації працівникам
• Податки та ліцензії
  • Вхідні податки
  • Податки з продажу
  • Ліцензії та дозволи
• Дослідження та розробки (НДДКР)
  • Розробка Продукту
  • Дослідження ринку
  • Плата за патенти та торгові марки

3. Відстежуйте витрати

Наріжним каменем надійного фінансового управління є ретельне відстеження кожного пенні, що надходить у ваш бізнес і виходить із нього. У сучасному цифровому світі використання технологій для автоматизації цього процесу – це не просто зручність; це необхідно для того, щоб залишатися конкурентоспроможним і поінформованим. Ось як це зробити ефективно:

• Використовуйте бухгалтерську програму: Впровадьте надійне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, яке відповідає потребам вашого бізнесу. Такі платформи, як Nanonets, QuickBooks, Xero або FreshBooks, можуть автоматизувати відстеження витрат, виставлення рахунків і нарахування заробітної плати, значно зменшуючи ймовірність людської помилки та економлячи час.
• Цифрові квитанції та рахунки-фактури: заохочуйте ведення цифрових записів, зберігаючи відскановані зображення або фотографії квитанцій і рахунків-фактур. Ця практика не тільки підтримує середовище, але й спрощує процеси пошуку та аудиту.
• Інтегруйте банківські рахунки та кредитні картки: Багато програмних рішень для бухгалтерського обліку пропонують можливість напряму зв’язати банківські рахунки вашого підприємства та кредитні картки, дозволяючи відстежувати витрати в режимі реального часу та здійснювати безперебійну звірку.
• Негайно класифікуйте транзакції: Візьміть за звичку класифікувати кожну витрату по мірі її виникнення. Затримка виконання цього завдання може призвести до неточностей і недорахованих витрат.

4. Регулярний огляд

Динамічний характер бізнесу вимагає регулярних перевірок вашої фінансової діяльності. Ця практика допомагає визначати тенденції, керувати грошовими потоками та приймати обґрунтовані рішення:

• Щомісячні огляди: щомісяця приділяйте час перегляду своїх витрат за категоріями. Шукайте тенденції, такі як несподіване підвищення в певних категоріях, і досліджуйте будь-які аномалії.
• порівняльний аналіз: порівняйте ваші коефіцієнти витрат із галузевими стандартами або подібними підприємствами. Цей порівняльний аналіз може виділити сфери ефективності або занепокоєння, керуючи майбутніми фінансовими стратегіями.

5. Розгляньте податкові наслідки

Розуміння та планування податкових наслідків бізнес-витрат має вирішальне значення. Відповідно до податкового законодавства не всі витрати розглядаються однаково, і правильна класифікація може призвести до значної економії податків:

• Будьте в курсі податкового законодавства: Податкове законодавство часто змінюється, і отримання інформації може допомогти вам збільшити відрахування та кредити. Подумайте про консультацію з податковим фахівцем, щоб забезпечити відповідність та оптимізацію податкових пільг.
• Розрізняйте ділові та особисті витрати: Зберігайте ділові та особисті фінанси окремо, щоб спростити підготовку податків і підтвердити претензії щодо ділових витрат.
• Документуйте все: Вести ретельний облік усіх витрат, включаючи квитанції та рахунки-фактури. Документація має вирішальне значення для обґрунтування відрахувань і може бути неоціненною в разі аудиту.
• План відрахувань: будьте проактивними у розумінні того, які витрати повністю підлягають франшизі, частково чи взагалі не підлягають франшизі. Ці знання можуть впливати на рішення про витрати та податкові стратегії протягом року.

Програмне забезпечення для керування витратами для категоризації витрат

У конкурентному світі бізнесу автоматизація є ключовою для ефективності та випередження. Класифікація витрат, важлива, але стомлююча, виконується легко Програмне забезпечення для управління витратами як Нанонети.

15 найкращих програмних рішень для керування витратами у 2024 році

Відкрийте для себе світ програмного забезпечення для керування витратами у 2024 році. Відкрийте для себе найкращі рішення та навчіться вибрати те, що підходить для вашого бізнесу.

Давайте подивимося, як таке програмне забезпечення для керування витратами, як Nanonets, автоматизує категоризацію та керування витратами.

Запис витрат

Співробітник знімає квитанцію за допомогою мобільного додатку або завантажує видатковий документ у будь-якому форматі. Технологія оптичного розпізнавання символів програми витягує ключові деталі, такі як дата, сума та продавець, із квитанції.

Автоматична категоризація

Система автоматично класифікує витрати за попередньо визначеними категоріями компанії, зменшуючи потребу в ручному сортуванні та покращуючи ефективність організації.

Кодування GL

Після категоризації витратам присвоюється правильний код Головної книги (GL), що мінімізує ручну роботу та можливі помилки кодування.

Цифровий звіт про витрати

Витрати додаються до цифрового звіту автоматично, виключаючи ручне введення. Співробітники можуть переглядати та коригувати деталі, якщо це необхідно.

Робочий процес затвердження

Менеджери отримують сповіщення у своєму цифровому робочому просторі (наприклад, Slack, Teams, Email) для перегляду та можуть затверджувати або відхиляти витрати одним клацанням миші, що робить процес швидшим.

Автоматизація відшкодування

Затверджені витрати обробляються для відшкодування автоматично, інтегруючись із системами нарахування заробітної плати для здійснення платежів без ручного втручання.

Синхронізація ERP

Платформа без проблем експортує дані про витрати в програмне забезпечення ERP компанії, усуваючи ручне введення даних і підвищуючи точність даних.

Безперервне узгодження

Система пропонує звірку в режимі реального часу, автоматично зіставляючи витрати з банківськими транзакціями та висвітлюючи розбіжності для забезпечення фінансової точності та відповідності.

Висновок

Як обговорювалося, класифікація витрат допомагає у складанні податків, покращує аналітику для бюджетування та є життєво важливою для ефективного управління грошовими потоками.

Наданий перелік категорій бізнес-витрат пропонує підприємствам довідкову основу для оптимізації своїх податкових позицій і отримання глибшого розуміння своїх фінансових операцій.

Крім того, інтеграція технологій, зокрема за допомогою програмного забезпечення для керування витратами, такого як Nanonets, революціонізувала підхід компаній до категоризації витрат. Такі платформи автоматизують процес, забезпечуючи точність, ефективність і відповідність вимогам, які є важливими для бізнесу в сучасному швидкоплинному світі. Ця автоматизація не тільки економить час, але й надає фінансову інформацію в режимі реального часу, яка є надзвичайно важливою для прийняття обґрунтованих бізнес-рішень.

Ми радимо підприємствам:

• застосувати структурований підхід до класифікації витрат,
• використовувати технології для оптимізації процесів,
• бути в курсі податкового законодавства,
• консультації з професіоналами ще більше покращать стратегію,
• і регулярно переглядати, щоб визначити можливості для зростання та заощаджень.

Роблячи це, підприємства можуть бути не тільки фінансово здоровими, але й готовими до успіху на конкурентному ринку.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/