Повний посібник із цифрової трансформації кредиторської заборгованості

Процеси обліку кредиторської заборгованості (AP) є важливою функцією для кожного бізнесу, оскільки вони контролюють вихідні платежі постачальникам і продавцям. Цифрова трансформація, яка традиційно вирішувалась за допомогою ручних процесів, тепер є на передньому краї AP, завдяки таким технологіям, як AI та ML, які революціонізують підприємці керують своїми фінансами. 

В епоху, коли цифрова трансформація змінює кожен аспект бізнес-операцій, роль кредиторської заборгованості (АР) також зазнає значної еволюції. Всесвітня автоматизація AP ринок за прогнозами, зросте з 2.6 мільярда доларів США у 2021 році до 7.5 мільярда доларів США до 2030 року при середньорічному темпі зростання 12.5%.​​

Ця трансформація — не просто тенденція; це показник для компаній, які прагнуть залишатися конкурентоспроможними, зменшувати витрати та підвищувати ефективність роботи, що рішення полягає в автоматизації та трансформації точки доступу. У цій статті ми заглиблюємося в нюанси трансформації AP і те, як це стратегічний крок у фінансових операціях, який допомагає підприємствам залишатися конкурентоспроможними в економічному ландшафті, що постійно змінюється.

Що таке цифрова трансформація кредиторської заборгованості?

Цифрова трансформація в AP — це інтеграція передових технологій, таких як машинне навчання (ML), штучний інтелект (AI) і роботизована автоматизація процесів (RPA) у процес для потокової передачі та автоматизації бек-офісних процесів. Ця трансформація усуває залежність від ручних робочих процесів, значно підвищуючи ефективність і знижуючи ризик шахрайства та помилок. Оскільки все більше фінансових директорів і команд фінансового менеджменту впроваджують цифрову трансформацію AP, вони бачать, що їхні системи стають розумнішими, заощаджуючи час і гроші, одночасно покращуючи фінансовий контроль і дотримуючись глобальних правил. 

​Важливість цифрової трансформації кредиторської заборгованості

Важливість цифрової трансформації кредиторської заборгованості (AP) виходить за рамки просте впровадження технологій. Це являє собою фундаментальну зміну в тому, як підприємства керують своїми фінансовими операціями. В епоху, позначену швидким технологічним прогресом, оцифровка процесів AP є важливою для організацій, щоб бути в курсі цих змін і залишатися конкурентоспроможними. 

Традиційні ручні методи обробки AP не тільки забирають багато часу, але також схильні до помилок і неефективності. Оцифровка в AP не тільки спрощує робочі процеси, але й покращує видимість процесу в усій організації. Це дає змогу краще контролювати фінансові операції, що дає змогу приймати більш обґрунтовані рішення. 

Це має вирішальне значення в бізнес-ландшафті, який характеризується зростанням інфляції та нестачею робочої сили, факторами, які особливо висвітлювалися під час пандемії COVID-19. Пандемія підкреслила потребу в гнучкості та адаптивності в бізнес-операціях, і цифрові відділи AP можуть орієнтуватися в сучасних дистанційних робочих середовищах і переходити більш плавно.

Важливо те, що цифрові системи AP дозволяють компаніям використовувати потужність аналітики даних, надаючи важливу інформацію про моделі витрат, продуктивність постачальників і можливості для економії коштів. Цей рівень аналізу неможливий за допомогою традиційних методів AP, що підкреслює стратегічну цінність цифрової трансформації в цій галузі. По суті, оцифрування AP — це не просто технологічне оновлення, а стратегічна інвестиція, яка дає можливість підприємствам бути більш гнучкими, стійкими та фінансово кмітливими в економічному ландшафті, що постійно змінюється.

Переваги AP Automation

Використовуючи сучасні інструменти автоматизації AP, організації можуть йти в ногу з оцифруванням і постійно вдосконалювати своє функціонування з часом, незалежно від того, де вони зараз знаходяться на шляху оцифрування та AP.

1. Підвищена ефективність і точність: Автоматизація AP зменшує ручне введення даних, зводячи до мінімуму людські помилки та, таким чином, скорочуючи час, витрачений на введення та перевірку інформації. Це забезпечує точнішу обробку даних і ефективнішу обробку рахунків-фактур.
2. Економія часу та витрат: завдяки автоматизації збору рахунків-фактур і цифрових платежів організації значно економлять час і ресурси. Ця ефективність також поширюється на обробку збільшених обсягів рахунків без додаткового персоналу. Таким чином, організація має звільнені ресурси для вирішення завдань, що приносять додаткову вартість.
3. Покращена масштабованість: З ростом бізнесу збільшується обсяг рахунків і складність фінансових операцій. Автоматизація AP дозволяє компаніям безперешкодно масштабувати свої операції. Завдяки можливості ефективно обробляти більшу кількість рахунків-фактур, підприємства можуть розвиватися без пропорційного збільшення персоналу AP, таким чином зберігаючи економічну та ефективну роботу.
4. Оптимізоване управління грошовими потоками: автоматизація AP пропонує більше контролю над часом і методами платежів. Стратегічно плануючи платежі, компанії можуть краще керувати своїми грошовими потоками. Використання електронних методів оплати, таких як віртуальні картки та автоматизоване планування платежів, також допомагає уникнути прострочення платежів. Це дозволяє підприємствам скористатися перевагами знижок на ранні платежі, оптимізуючи загальний фінансовий стан бізнесу.
5. Покращені відносини з постачальниками: автоматизовані процеси AP призводять до більш своєчасних і точних платежів, підвищуючи довіру постачальників і задоволеність. Завдяки таким функціям, як електронне виставлення рахунків і спрощені процеси оплати, постачальники стикаються з меншою кількістю затримок і помилок, зміцнюючи відносини між бізнесом і постачальником. Програмне забезпечення AP дозволяє компаніям зберігати налаштування постачальників і валюти, забезпечуючи плавний і чесний процес оплати.
6. Краща видимість і контроль: автоматизація AP забезпечує видимість процесу AP у реальному часі, від отримання рахунка-фактури до оплати. Ця прозорість дозволяє краще відстежувати, перевіряти та фінансово планувати. Менеджери можуть ефективніше контролювати процеси AP, виявляти вузькі місця та приймати рішення на основі даних.
7. Запобігання шахрайству та відповідність вимогам: Автоматизовані системи обладнані для виявлення розбіжностей, наприклад дублікатів рахунків-фактур або незвичайних моделей платежів, що покращує запобігання шахрайству. Крім того, ці системи допомагають підтримувати відповідність різноманітним фінансовим нормам, забезпечуючи точне та своєчасне ведення записів.
8. Аналіз даних і звітність: Інструменти автоматизації точки доступу часто мають розширені аналітичні можливості. Вони можуть створювати цінні звіти та показники, пропонуючи уявлення про моделі витрат, продуктивність постачальників і потенційні сфери для економії коштів. Ці дані мають вирішальне значення для стратегічного фінансового планування та прийняття рішень.
9. Екологічні переваги: відхід від паперових процесів до цифрових рішень сприяє досягненню цілей сталого розвитку організації. Це скорочення використання паперу не тільки сприяє збереженню навколишнього середовища, але й зменшує витрати на зберігання та обробку фізичних документів.

Таким чином, автоматизація AP перетворює процес розрахунків із кредиторами на більш ефективну, рентабельну та стратегічну функцію, що має вирішальне значення для компаній, які прагнуть процвітати в сучасному швидкоплинному та конкурентному економічному середовищі.

Які функції AP можна автоматизувати?

Цифрова трансформація в рамках процесу AP може і повинна бути багатогранною. Ось деякі з кількох функцій, які можна автоматизувати:

1. Впровадження постачальника та дотримання податкового законодавства: автоматизація спрощує процес реєстрації постачальника, забезпечуючи точний збір і керування всіма необхідними даними, включно з податковою інформацією. Це включає автоматичні перевірки дотримання податкового законодавства та інших нормативних вимог.
2. Збір даних рахунків-фактур постачальника: Автоматизація AP використовує такі технології, як OCR, для автоматичного збору та класифікації даних із рахунків-фактур постачальника, що значно скорочує введення вручну.
3. Обробка рахунків-фактур: це включає автоматизацію всього робочого процесу обробки рахунків-фактур від отримання до оприлюднення. Автоматизація забезпечує ефективну обробку рахунків-фактур відповідно до попередньо встановлених правил затвердження та винятків.
4. Процеси відповідності: автоматизація допомагає у двосторонньому та тристоронньому зіставленні, порівнюючи рахунки-фактури із замовленнями на купівлю та квитанціями про доставку, забезпечуючи відстеження та точність платежів, а також запобігаючи переплаті.
5. Затвердження рахунку-фактури: автоматизовані робочі процеси направляють рахунки-фактури відповідному персоналу для затвердження на основі попередньо визначених правил, забезпечуючи своєчасну та ефективну обробку рахунків-фактур.
6. Управління витратами: Автоматизація допомагає класифікувати та відслідковувати витрати за бюджетами, покращуючи видимість і управління витратами.
7. Глобальні платежі: Рішення автоматизації AP сприяють безперебійним глобальним платежам, керуючи різними валютами та дотримуючись міжнародних правил платежів.
8. Звірка платежів: автоматизовані системи звіряють платежі з банківськими виписками, забезпечуючи точну реєстрацію та облік усіх транзакцій.
9. Моніторинг стану оплати рахунків: системи AP відстежують статус кожного платежу за рахунком-фактурою, забезпечуючи видимість процесу AP у реальному часі.
10. Створення показників і тенденцій KPI: Інструменти автоматизації забезпечують аналітику та можливості звітування, генеруючи уявлення про продуктивність AP, керування постачальниками та фінансове планування.

Етапи кредиторської заборгованості, які можна автоматизувати

Як і у випадку з функціями процесу AP, окремі кроки процесу AP також можна автоматизувати. Ось як:

1. Отримання, фіксація та кодування рахунків-фактур: інструменти автоматизації збирають і класифікують дані рахунків-фактур після отримання, зменшуючи ручну обробку та ймовірність помилок.
2. Зіставлення замовлення на придбання (PO).: Проміжні системи AP автоматизують зіставлення рахунків-фактур із відповідними замовленнями на замовлення, забезпечуючи здійснення платежів за перевіреними покупками.
3. Тристороннє зіставлення: це передбачає зіставлення рахунків-фактур, замовлення на замовлення та квитанцій про доставку для підтвердження правильності виконання замовлень перед здійсненням оплати.
4. Полегшення спілкування: передові системи подолають розрив між командою AP та іншими відділами, дозволяючи спільно обробляти рахунки-фактури та приймати рішення.
5. Наскрізна автоматизація: найдосконаліші системи AP пропонують повну автоматизацію, обробляючи кожен крок від збору рахунків до обробки платежів. Вони забезпечують гнучкість методів оплати та спрощують звірку, роблячи весь процес AP ефективним і зручним для користувача.

Висновок

Трансформація кредиторської заборгованості шляхом автоматизації — це не просто тенденція, а фундаментальна зміна в управлінні фінансами для компаній, які хочуть залишатися конкурентоспроможними в робочому середовищі, що постійно змінюється. Застосовуючи автоматизацію AP, підприємства підвищують ефективність, точність і масштабованість, а також досягають економії коштів і покращують відносини з постачальниками. 

Цей зсув у бік цифровізації процесів AP надає організаціям можливість та інструменти для навігації в складнощах сучасних фінансів, сприяючи кращому прийняттю рішень, стосункам і стратегічному плануванню. У міру того, як світ швидко рухається до цифрового підходу, роль автоматизації AP стає все більш важливою, позиціонуючи адаптивний бізнес до успіху.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/ap-transformation/