Незручна потреба фінансових послуг у архівуванні WhatsApp (Гаррієт Крісті)

У вересні 2022 року Комісія з бірж цінних паперів (SEC) і Комісія з торгівлі товарними ф’ючерсами (CTFC) досягли розрахунків на загальну суму близько 1.8 мільярда доларів з

12 провідних інвестиційних банків Уолл-стріт. Відомі установи, серед яких Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs і Bank of America, були покарані за те, що не контролювали використання співробітниками несанкціонованих програм для обміну повідомленнями, як-от Whatsapp, з
колеги та клієнти. 

Розслідування було продовженням штрафу JP Morgan на 200 мільйонів доларів у грудні 2021 року, і, очевидно, відкрилися шлюзи. Влада, схоже, використовувала цю початкову суму в розмірі 200 мільйонів доларів як мірило для галузі, що означає кінець неофіційної
пільговий період дозволив компаніям адаптуватися до пандемії.  

Такі монументальні покарання, звичайно, мали сейсмічний вплив на ландшафт фінансових послуг, і наслідки вийшли далеко за межі гігантів, які, очевидно, є прикладом. Але як ми дійшли до цього етапу і як фірми можуть вирішити цю проблему
поведінка співробітників, яка явно більше не буде терпіти?

Що відбувається з WhatsApp? 

SEC наказує що банки ведуть записи всіх комунікацій між клієнтами та брокерами. Приватні обміни, наприклад ті, що відбуваються через WhatsApp,
набагато складніше контролювати, і ймовірність того, що дані будуть скомпрометовані, лише зростає, коли в рівняння вводяться персональні пристрої. 

Важливо зазначити, що проблема тут не в самому WhatsApp; ті ж проблеми стосуються WeChat, Telegram та інших «ефемерних» програм для обміну повідомленнями. Це труднощі з документуванням комунікацій на цих зашифрованих платформах і подальше
порушення вимог діловодства, що проблематично. 

Втома від телефонного дзвінка 

До недавнього часу споживачі мали обмежені можливості, якщо вони хотіли звернутися до регульованої фірми. Наприклад, щоб обговорити свій банківський рахунок, їм потрібно буде зателефонувати або звернутися до місцевого відділення для особистої
обговорення. Тепер вони можуть спілкуватися з організацією через безліч цифрових каналів. 

Це не просто вибір, а перевага. Серед них були WhatsApp, Facebook Messenger і Telegram

найбільше завантажуваних програм у першому кварталі 1 року, а сам WhatsApp має астрономічну
2 мільярда активних користувачів світовий. Відповідно до
Forbes93% споживачів у США хочуть спілкуватися за допомогою текстових повідомлень, причому швидкість, простота використання та знайомство (споживача) з платформами є вирішальними перевагами.  

Це працює в обох напрямках; працівникам також простіше та ефективніше спілкуватися за допомогою інструментів, які вони звикли використовувати у своєму повсякденному житті, ніж ті, які надає їхній роботодавець. 

Віддалені канали 

Порушення пандемії Covid-19 призвело до значно більшої залежності від програм для обміну повідомленнями, оскільки фізична близькість, навіть із колегами, була заборонена. У 2019 році 68.1 мільйона користувачів мобільних телефонів у США використовували WhatsApp для спілкування. Ця цифра прогнозується до

зросте до 85.8 мільйонів користувачів у 2023 році. Побічним продуктом такої залежності від нових цифрових каналів стала ескалація кількості працівників, які користуються ними

персональні телефони або планшети для бізнесу, коли межі почали стиратися, а професійне та особисте життя перепліталися. 

Під час віддаленої роботи працівники частіше поводитимуться невимушено, незалежно від того, чи це означає робити тривалі перерви чи обмінюватися повідомленнями з клієнтами чи колегами через неавторизований канал. Дозволивши цим комунікативним звичкам закріпитися протягом тривалого часу, вони є
зараз дуже важко повернутися до рівня до COVID-XNUMX, враховуючи притаманну зручність і практичність, до яких співробітники звикли. 

Оплата рахунку 

JP Morgan's
Штраф у 200 мільйонів доларів у грудні 2021 року було накладено перше значне покарання у розслідуванні, яке також вплинуло на десяток вищезгаданих провідних інвестиційних банків на суму 1.8 мільярда доларів. Репресії SEC з того часу продовжували розширюватися, як і Уолл-стріт

гіганти приватного капіталу показали, що вони перебувають під слідством.  

Також запрацював відділ примусового виконання
запити про менші протоколи зареєстрованого інвестиційного радника (RIA) для «неканального» ділового спілкування. RIA підпорядковуються тим самим правилам, що й більші фірми, які раніше були покарані, тому, хоча вони могли бути врятовані від засідки
під час початкових розслідувань їм слід пам’ятати, що вони все одно знаходяться під прицілом регуляторів. 

Що тепер? 

Ситуація ставить керівників підприємств і команди комплаєнсу в безвихідь. Чи повинні вони пожертвувати зручністю та операційною ефективністю в пошуках відповідності, повністю заборонивши програми обміну повідомленнями та покладаючись натомість на перевірені рішення
електронна пошта, телефонні дзвінки та, меншою мірою, соціальні мережі? 

Це, мабуть, спокусливий варіант, враховуючи масштабність штрафів, які застосовуються. Це, безумовно, був більш популярний підхід, враховуючи, що лише в липні 2022 року

15% фінансових компаній стежили за WhatsApp. 

Але не все так просто. Заборона співробітникам використовувати певні канали не обов’язково означає, що всі ризики усунені. Заборона корисних інструментів, ймовірно, призведе до незадоволених працівників і «прогалин у відповідності» на робочому місці.
Більш безпечним варіантом є те, щоб бізнес-лідери розуміли платформи, якими надають перевагу працівники та споживачі, а потім відповідно розробляли відповідні політики.  

Зрештою, якщо працівники захочуть використовувати несанкціоновані програми, вони це зроблять, якщо не буде встановлено процедуру нагляду, яка належним чином контролює це. Це мало величезні наслідки для таких компаній, як Goldman Sachs, Bank of America та інші, які не досягли успіху з
цей крок, незважаючи на свої ресурси.  

Чи можна контролювати WhatsApp? 

Найкращим варіантом тут є, безсумнівно, надання можливості персоналу використовувати платформи, які їм найбільше зручні, зводячи до мінімуму обмеження, де це можливо.  

Щоб досягти відповідності на зашифрованих платформах, таких як WhatsApp, керівники компаній повинні переконатися, що вони можуть записувати, зберігати та контролювати розмови. Це легше сказати, ніж зробити, і цей процес історично був джерелом великих труднощів. Проте в
Останніми роками були розроблені нові рішення спеціально для вирішення цієї потреби.  

Як і раніше для платформ соціальних мереж, провідні постачальники цифрового архівування розробили технологію для збору та архівування даних зв’язку з таких програм, як WhatsApp, WeChat, Signal і Telegram. Це рятує бізнес-лідерів від розчарування
необхідності вибирати між ефективністю та відповідністю; обидва тепер можуть дуже мирно співіснувати. 

Важливо те, що фірми також можуть призначати вторинні номери на особистих пристроях, дозволяючи співробітникам розрізняти ділові та не пов’язані з роботою контакти та відповідно отримувати відповідні дані. Це означає, що конфіденційність також може бути збережена, незважаючи на підвищений рівень
рівні професійного контролю. 

Було б нерозумно ігнорувати зростаючий попит на зашифровані програми обміну повідомленнями на робочому місці. На щастя, компаніям більше не потрібно.