Що таке бухгалтерія і як її автоматизувати?

Keep your books updated with efficient bookkeeping workflows. Use Nanonets to set up no-code workflows in 15 minutes. Start your free trial today.

---

Як новий власник бізнесу, ви швидко розумієте, що для ведення бізнесу потрібно набагато більше, ніж ваш продукт або послуга. Підвищуйте рівень своїх навичок, керуйте відносинами з клієнтами та постачальниками та – що, можливо, найважливіше – ведення точного обліку ваших транзакцій. Тут на допомогу приходить бухгалтерія.

Деяких людей цифри лякають.

Можливо, ти один із них. Ви можете подумати: «Зі мною все буде добре, якщо я буду мати в голові приблизне уявлення про свої продажі та витрати. Поки я не почну, я можу дозволити собі найняти когось, хто б доглядав за такими речами».

Це може бути небезпечною помилкою. Найгірший випадок – ваш бізнес може не витримати фінансової перевірки в податковий час без відповідних записів. У кращому випадку, якщо ви наймете відповідну бухгалтерську допомогу, у вас може виникнути дорогий клубок. У будь-якому випадку вам краще вести детальні записи з першого дня.

Тепер вам може знадобитися знати: що таке бухгалтерія? Як правильно вести записи? Що таке фінансова звітність і як її отримати? У цій статті ми дамо відповіді на всі ці запитання та багато іншого, щоб ви могли впевнено розпочати свій бізнес-бухгалтерський шлях.

---

Що таке бухгалтерія?

Бухгалтерія – це процес ведення фінансової документації для вашого бізнесу. Малий бізнес, який займається однією людиною, може обійтися веденням письмових фінансових записів у блокноті, але великим підприємствам потрібні детальні записи.

At its simplest, it has to make sense to the person doing the recordkeeping. If your business is larger than just one person (sole proprietor), your bookkeeping should be in a standard format that is understandable to everyone involved: the owner, the bookkeeper or accountant, and any outside professionals such as loan officers or tax officials.

Стандартним форматом бухгалтерського обліку є система подвійного бухгалтерського обліку. Ваша бухгалтерська система записує суму кожної транзакції у двох різних місцях. Кожна транзакція складається з двох частин:

• Частина, яка ведеться в загальному журналі: журнал обліку всіх операцій по всіх рахунках;
• Запис за кожним окремим рахунком є ​​частиною, записаною в книзі. Книга має різні розділи для кожного видатку, рахунку клієнта та джерела доходу.

Система подвійного бухгалтерського обліку — це вбудована система перехресної перевірки, яка зменшує людські помилки. Доходи та витрати реєструються, щоб показати загальний грошовий потік і те, як трансакція вплинула на окремі частини вашого бізнесу.

---

Automate general ledger entries, GL coding, invoice management, and more. Book a personalized live demo to see how you can save time, effort, and costs while automating your bookkeeping processes.

Заплануйте демонстрацію

---

Бухгалтерія проти бухгалтерії

Отже, в чому різниця між бухгалтерією та бухгалтерією?

Якщо ви розглядали можливість найняти будь-кого з цих професіоналів для свого бізнесу, ви можете подумати, що бухгалтер — це просто дорогий бухгалтер. Ніщо не може бути дальшим від істини. Бухгалтери та бухгалтери виконують життєво важливі ролі для власників бізнесу та фінансових директорів – вони обслуговують різні частини фінансового життєвого циклу бізнесу.

Бухгалтер веде щоденні фінансові записи для бізнесу. Щодня бухгалтер зайнятий обробкою записів про транзакції, виставленням рахунків клієнтам і роботою з простроченими рахунками, узгодженням рахунків, відстеженням кредиторської заборгованості та наглядом за нарахуванням заробітної плати. Вона закриває рахунки в кінці місяця і балансує книги. Бухгалтерія є практичною частиною фінансового обслуговування бізнесу.

Коли робота бухгалтера виконана, починається робота бухгалтера. Вона бере інформацію за місяць або рік і створює фінансову звітність. У разі необхідності вона може перевірити фінансову звітність і обговорити її з власником. Фінансова звітність також відіграватиме ключову роль у складанні податку на прибуток для бізнесу – ще одна робота для бухгалтера. Правильний бухгалтер також може допомогти з податковим плануванням протягом року, щоб мінімізувати загальні податкові зобов’язання. Робота бухгалтера – це фінансовий аналіз вищого рівня порівняно з роботою бухгалтера.

Бухгалтер шукає фінансові коефіцієнти, суми, що виходять за рамки, та інші ключові показники успіху чи невдачі бізнесу. Вона може обговорити цю інформацію з власником бізнесу чи головним фінансовим директором, щоб керівники мали інформацію, необхідну для прийняття стратегічних рішень щодо майбутнього бізнесу.

Підприємство може вибрати, який рівень фінансової допомоги йому потрібен від бухгалтера чи бухгалтера. Малі підприємства можуть вирішити не наймати помічника в бухгалтерії та самостійно вести щоденний облік. Вони можуть найняти бухгалтера лише на кілька годин на рік під час податкового сезону.

Можливо, великі підприємства не зможуть обійтися без такої низької сторонньої допомоги. Вони можуть мати цілу власну бухгалтерію для повсякденної роботи та зовнішню бухгалтерську допомогу під час податкового сезону. Щоб вирішити, який рівень фінансової допомоги підходить для вашого бізнесу, оцініть бюджет вашого підприємства, галузь, темпи зростання та загальні потреби.

---

Які існують два види бухгалтерського обліку?

Бухгалтерський облік складається з двох типів: однозаписний і подвійний облік.

Бухгалтерський облік за одним записом такий же простий, як список цифр у зошиті чи електронній таблиці Excel. Додайте гроші, відніміть гроші. Якщо ви тільки починаєте, це може бути чудовим варіантом для вас. Це копія вашої банківської виписки для вашої компанії, яку можна звірити з вашою банківською випискою наприкінці місяця для точності.

Однак, коли ваш бізнес розпочнеться, ви досить швидко переростете цей метод обліку. Зовнішнім фахівцям, таким як податкові працівники чи інвестори, буде неефективно бачити, як працює ваш бізнес. Ваш дохід може різко змінюватися від місяця до місяця; якщо у вас були особливо великі витрати, такі як страховий платіж на початку року, ви не зможете визнати, що ці витрати «потрібно» розподілити на весь рік, оскільки страховий поліс охоплює весь рік. Коли ваш бізнес починає розвиватися, настав час переходити на систему подвійного обліку.

Система подвійного запису реєструє операції, щоб показати, на які частини бізнесу впливає кожна операція. Основою системи подвійного бухгалтерського обліку є рівняння бухгалтерського обліку, яке говорить:

Активи = пасиви + власний капітал

Це означає, що для кожної транзакції обидві частини подвійного запису повинні підтримувати баланс рівняння бухгалтерського обліку.

Якщо рахунок активів зростає, або рахунок пасивів, або рахунок власного капіталу (або обидва) також повинні зрости. Якщо пасив зменшується, то або актив також має зменшитися, або власний капітал має зрости, щоб залишатися збалансованим. Кожна транзакція реєструється таким чином, що точно показує, на яку частину компанії впливає ця конкретна транзакція. Наприкінці року баланс показує, як рівняння бухгалтерського обліку переноситься на фінансову звітність компанії.

Подвійний облік зазвичай вводиться в систему бухгалтерського програмного забезпечення, наприклад Quickbooks або Xero, і весь процес можна автоматизувати за допомогою програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку, наприклад Нанонети. Це можна зробити вручну або автоматично, підключивши банківський рахунок компанії до програмного забезпечення.

Як найпростіше вести бухгалтерію?

Найпростіший спосіб ведення бухгалтерського обліку – це спосіб, який підходить для вашого бізнесу. Система єдиного бухгалтерського обліку може бути найпростішою, якщо ваша компанія дуже мала. Однак легкість запису ваших доходів і витрат в одній електронній таблиці Excel може бути переважена незручностями, пов’язаними з відсутністю належної бухгалтерської звітності для банкірів, інвесторів або податкових осіб.

Якщо ваш бізнес швидко розвивається, у довгостроковій перспективі буде найлегше мати систему бухгалтерського обліку, яка зможе рости разом з вами. Налагодження системи подвійного бухгалтерського обліку може потребувати трохи більше зусиль, але вона служитиме вам від самого початку вашої компанії до того, якою б великою вона не була.

---

Streamline your bookkeeping processes with Nanonets. Use workflows to automate GL entries, approvals, invoice processing, data entry, and more. Try it yourself.  

---

Який найпоширеніший спосіб ведення бухгалтерського обліку?

Метод подвійної бухгалтерії є найпоширенішим у світі методом. Ніхто ще не придумав настільки інтуїтивно зрозумілу та безпомилкову систему, як система подвійного бухгалтерського обліку.

Налаштування бухгалтерського обліку для бізнесу

Для того, щоб налаштувати бухгалтерський облік для вашого бізнесу, вам доведеться вирішити, який метод ви будете використовувати для свого обліку. Можливо, ви будете використовувати хмарне бухгалтерське програмне забезпечення, таке як Nanonets & QuickBooks, або все, що вам потрібно, це шаблон Excel.

Який би метод ви не вибрали, вам доведеться ретельно продумати всі витрати та джерела доходу, які є у вас для вашого бізнесу. Якщо вам потрібно, ви можете перейти на іншу систему бухгалтерського обліку в майбутньому після розширення бізнесу, але найкраще вибрати систему, яка може розвиватися разом з вами.

• У вас є кілька банківських рахунків або кредитних карток для вашого бізнесу, які потрібно буде обліковувати?
• Скільки у вас джерел доходу?
  • Кілька продуктових ліній?
  • Послуги?
  • Інші доходи, такі як доходи від нерухомості чи інвестицій?
• Скільком постачальникам ви платите щомісяця?
• Які у вас витрати? Кожному окремому видатку потрібно буде призначити нумеровану категорію.
  • легальний
  • Страхування
  • оренда
  • Комунальні послуги
  • подорож
  • Інше

Як вести бухгалтерію?

Whether you choose accounting software or a simple method such as Excel, you will begin. Most accounting software is intuitive to use and guides the user through entering transactions, and the internet is full of beginner Excel tutorials.

You must be meticulously accurate when entering transactions – some errors will be caught by the software or when you reconcile the books at the end of the month, but others are more insidious.

Як почати вести бухгалтерію для початківців?

Спочатку виберіть метод ведення бухгалтерського обліку, який відповідає потребам вашого бізнесу.

По-друге, упорядкуйте свої бізнес-записи, щоб ви могли вводити їх у свій шаблон Excel або бухгалтерське програмне забезпечення, не пропускаючи жодних операцій. У цьому можуть допомогти банківські виписки.

If you have back records that need to be entered from past months, you can request old account statements from your bank. This should give you a fairly accurate record of what business your company did in the last few months.

По-третє, створіть регулярний графік, щоб не відставати від ведення бухгалтерського обліку. Дуже малим підприємствам, можливо, доведеться вести бухгалтерію лише раз на тиждень. Більшим компаніям доведеться робити це щодня, і може знадобитися спеціальний власний бухгалтерський персонал, щоб впоратися з робочим навантаженням.

---

Automate every aspect of bookkeeping with Nanonets. Book a 20-min live demo to see how you can keep your books updated with Nanonets.

Заплануйте демонстрацію

---

Розуміння балансування книг

At the end of the accounting period, usually at the end of the month, you will need to “balance the books”. This means going through your bookkeeping records and ensuring that both sides of the accounting equation match. There are a few things that have to be done at the end of the period to ensure that your accounting is accurate.

Звірка банківської виписки

Після закінчення місяця ви отримаєте виписку з вашого банку. Ви повинні переглянути касові записи свого підприємства в бухгалтерській книзі, щоб переконатися, що операції у вашій книзі відповідають записам у вашій банківській виписці. Якщо є розбіжності, як-от надісланий вами чек, який ще не розраховано в банку, ви повинні з’ясувати причину.

пробувати Шаблон банківської звірки

Пробний баланс

Пробний баланс – це ще одна перевірка, яка гарантує, що кожна транзакція записується у двох місцях. Ви повинні скласти всі дебетові та всі кредитові залишки для всіх ваших рахунків. Вони повинні бути рівні один одному.

Якщо ні, ви повинні з’ясувати причину. Можливо, неправильно введено номер, неохайно зареєстровано транзакцію чи інша причина. Бухгалтерське програмне забезпечення часто має вбудований захист від помилок, щоб запобігти виникненню такого роду помилок.

Закриття журнальних записів

There are certain accounts that have to be “closed” at the end of every month, and their balances moved to other permanent ledger accounts. All expense accounts are closed at the end of the month so that their balances can be moved to the equity portion of the books. This action moves the income and expense accounts, reflected on the income statement, to the asset and equity accounts, reflected on the balance sheet.

Фінансова звітність та бухгалтерія

Нарешті, коли ви виконали свої щоденні, щотижневі та місячні бухгалтерські завдання, ви готові внести цю інформацію у свою річну фінансову звітність.

All your income and expense accounts are compiled into an income statement. The income statement shows your total sales, your total expenses, and your final income or loss. After you compile your income statement, the final income or loss is moved into the equity portion of your balance sheet accounts.

All your asset, liability, and equity accounts are compiled into the balance sheet. The balance sheet shows how each dollar of your assets is balanced by either debt or owner’s equity. Both the income statement and the balance sheet are critical pieces of information about your business’s short- and long-term health and profitability.

---

Нанонети can оптимізуйте свої бухгалтерські, бухгалтерські та фінансові процеси за допомогою автоматизованих робочих процесів. Дізнайся як приклади використання Nanonets можуть застосовуватися до вашого продукту.

---

Наномережі для автоматизації бухгалтерського обліку

Nanonets is an AI-based accounting automation software with in-built OCR software that can handle all aspects of bookkeeping, accounting and financial automation. Nanonets can be used to automate:

• Процеси звірки – звірка платежів, звірка банківських рахунків і кредитних карток
• Invoice processing – Invoice matching, uploading, data extraction and payment
• Payment – Send ACH and wire transfers directly from the platform
• Процеси кредиторської та дебіторської заборгованості
• Процеси введення даних
• Синхронізація даних ERP
• Управління перевіркою

Ось чому вам варто розглянути наномережі:

• Автоматизувати дані eвилучення з документів - Use automated workflows to extract tables, text, barcodes or QR codes from documents in seconds.
• Автоматизація затвердження – Get approvals from relevant stakeholders with approvalworkflows.
• Будьте готові до аудиту – Ведіть журнал усіх своїх дій із Nanonets.
• Команда, орієнтована на клієнта – Ви отримаєте підтримку цілодобово без вихідних, талановиту команду навчання та відданого менеджера з питань успіху клієнтів.

Tреформа ваші бухгалтерські, бухгалтерські та фінансові процеси з автоматизованими робочими процесами. Дізнайся як приклади використання Nanonets можуть застосовуватися до вашого продукту.

Спростіть свої облікові процеси за допомогою наших безкоштовних шаблонів бухгалтерського обліку:

Шаблон банківської звірки

Шаблон звіту про витрати

Шаблон замовлення на покупку

Детальніше:

Яке програмне забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку є найкращим для вашого бізнесу?

Як звірити платежі?

Як автоматизувати обробку рахунків?

Як оновити головну книгу?