Шаблон узгодження банківського рахунку

Що таке звірка банків?

Банківська звірка – це процес, за допомогою якого компанія перевіряє бухгалтерські записи, зроблені з часом.

Підприємство протягом року реєструє свої записи в касовій книзі, а банк – у своїй розрахунковій книжці. Наприкінці періоду обидва записи зіставляються, щоб переконатися, що між кінцевим балансом рахунку немає відмінностей. Весь цей процес називається звіркою банківського рахунку.

Звірка банківського рахунку є стандартною процедурою для бізнесу; отже, його потрібно виконувати періодично, щоб книги оновлювалися. Існують різні способи проведення звірки банківського рахунку: готовий шаблон банківської звірки.

Давайте глибше заглибимося в те, як виконати звірку банківського рахунку та скористаємося шаблоном звірки банківських рахунків Nanonets. Отримайте свій шаблон зараз.

---

Які різні етапи звірки банків?

Кожна операція, яка відбувається в бухгалтерському обліку, зазвичай містить принаймні два записи. Коли ви продаєте щось, ви реєструєте транзакцію, і покупець додає товар до своїх активів або запасів. Вам потрібно буде вивчити документи з обох сторін, щоб завершити процедуру звірки банків.

Нижче наведено етапи процесу звірки банківських рахунків.

• Отримайте свою касову книгу та виписку з банківського рахунку.
• Переконайтеся, що місячний початковий баланс є однаковим для обох документів.
• Порівняйте всі записи з обох документів. Перекресліть записи, які збігаються, і позначте записи, які не збігаються.
• З’ясуйте причину невідповідності записів. Внесіть необхідні виправлення.
• Згадайте виправлення з належними деталями предмета для майбутніх аудитів.
• Після внесення всіх виправлень місячний кінцевий баланс має збігатися.
• Повідомте залучені сторони про внесені вами зміни.
• Плануйте регулярний графік звірки, щоб заповнити будь-які прогалини.

Щоб зробити звірку банків більш простою, ви можете використовувати Конвертер банківських виписок Nanonets інструмент для перетворення відсканованих банківських виписок у CSV.

Спростіть банківську звірку за допомогою шаблону банківської звірки.

---

Для чого потрібна звірка банківського рахунку?

Як бухгалтер або бухгалтер ви можете використовувати звірку банківського рахунку з кількох причин:

• Щоб перевірити правильність ваших бухгалтерських записів
• Щоб знайти помилки у ваших бухгалтерських записах (або інших документах, пов’язаних з бізнесом)
• Для виявлення шахрайства або крадіжки у вашій компанії
• Щоб виявити проблеми з вашим програмним забезпеченням бухгалтерського обліку
• Щоб переконатися, що ваша компанія виконує свої фінансові зобов’язання

---

Як провести звірку банків?

Банківська звірка – це перевірка, коригування та звірка рахунків у банку, компанії, що видає кредитні картки, або фінансовій установі. Звірка банківських рахунків спрямована на те, щоб усі дебети та кредити були належним чином зареєстровані в системі бухгалтерського обліку. Нижче наведено деякі етапи звірки банківського рахунку.

Перевірте всі операції у виписці з банку.

Одним із перших кроків у звірці банківського рахунку є перевірка всіх транзакцій у вашій банківській виписці з даними у ваших книгах. Якщо ви виявили будь-які відмінності, знайдіть причину. Це може бути так:

• Трансакцію не було зареєстровано у ваших книгах, оскільки вона ще не підлягає погашенню або не оплачена (наприклад, чек).
• Під час запису операції сталася помилка; наприклад, якщо ви записали 10 доларів, а потім зрозуміли, що це мало бути 100 доларів. Це може статися, коли ви швидко працюєте або відволікаєтеся на інші справи.
• Ви ввели одну суму в обліковий запис, але пізніше опублікували іншу суму на той самий рахунок (або навпаки).

Витягніть записи свого облікового запису.

Другим кроком у звірці вашої банківської виписки є отримання ваших записів. Використовуйте доступну інформацію для порівняння з банківською випискою, визначаючи будь-які відсутні або повторювані транзакції. Це можна зробити вручну або за допомогою комп’ютерної програми, яка автоматизує процес.

Знайдіть операції, які не зареєстровані у банківській виписці.

Тепер, коли ви правильно записали всі свої транзакції, настав час перевірити, чи немає відсутніх або неправильних транзакцій. Є кілька способів знайти їх:

• Перевірте банківську виписку на відсутність депозитів і зняття. Якщо предмета немає у виписці з банківського рахунку, вам потрібно буде з’ясувати, куди він подівся (чи його ніколи не передавали). Якщо елемент є депозитом, але не зареєстрований як такий, тоді, мабуть, щось пішло не так у вашому процесі запису — можливо, ви забули записати депозит або зробили помилку під час внесення його до книг. Найпростіший спосіб перевірити цю помилку — переглянути кожну транзакцію окремо та порівняти її опис із тим, що міститься у банківській виписці. Наприклад: «Готівковий депозит» проти «Номер чека».
• Перегляньте свій список транзакцій на наявність одноразових платежів, здійснених чеком або готівкою, які не були зареєстровані в книгах. Якщо можливо, їх слід вводити відразу після їх виникнення; інакше їх слід ввести в якийсь момент, перш ніж вони надто відійдуть від початкової дати, щоб їх можна було належним чином узгодити (хоча встановленого кінцевого терміну немає).

Переконайтеся, що всі транзакції зареєстровані в бухгалтерських книгах вашої компанії.

Одним із найважливіших кроків у звірці банківського рахунку є забезпечення того, щоб усі транзакції були записані в книгах вашої компанії. Ви повинні зареєструвати операції та внести доповнення або виправлення, якщо операції не зареєстровані в книгах вашої компанії.

Це можна зробити через комп’ютеризовану систему обліку або вручну. Якщо ви робите це вручну, переконайтеся, що всі транзакції зареєстровані у вашому журналі.

Знайдіть і узгодьте розбіжності між обліковими записами.

Наступним кроком у процесі узгодження є виявлення та узгодження розбіжностей між обліковими записами. Знайдіть будь-які операції, яких немає у ваших книгах, або будь-які операції, зареєстровані в книгах іншої компанії, але ще не зареєстровані у ваших книгах. Шукайте транзакції, введені в неправильний обліковий запис, і перевірте, чи правильно вони були опубліковані в належний час. Якщо ви знайшли помилку, негайно виправте її, внісши відповідні коригування та опублікувавши виправлення, де це необхідно.

Процес звірки банківських рахунків може бути складним і трудомістким, але він є невід’ємною частиною підтримки цілісності будь-якого бізнесу. Дотримуючись цих кроків, ви матимете більш точний звіт про свій фінансовий стан і переконаєтеся, що ви на шляху до успіху у своїй галузі.

Використовуйте наш шаблон банківської звірки, щоб спростити процес звірки.

---

Що спричиняє розбіжності у звірці?

Банківська звірка – це процес, який порівнює ваші бухгалтерські записи зі станом вашого банку. Увесь процес автоматизований, але може знадобитися час, щоб перевірити всі транзакції та переконатися, що вони збігаються. Помилки узгодження можуть виникати з кількох причин:

Різниці у часі

Неточне введення даних може призвести до розбіжностей у звірці. Наприклад, транзакції можуть бути введені занадто рано або пізно, щоб їх можна було включити до звірки.

• Транзакції можуть бути введені занадто рано. Наприклад, припустімо, що ви звіряєте обліковий запис, який використовує кінець фінансового року, який не збігається з кінцем фінансового року вашої компанії. У такому випадку вам потрібно буде враховувати це під час введення операцій протягом поточного місяця вашої компанії. Іншими словами, якщо один із ваших облікових записів має кінець фінансового року 30 червня, і ви наразі вводите транзакції за період з 1 липня по 31 грудня (фінансовий рік вашої компанії), ці цифри потрібно буде скоригувати, додаючи або віднімаючи дні на основі їхні відповідні дати вступу.
• Транзакції можуть бути введені занадто пізно. Якщо ви працюєте з обліковим записом, який потребує спеціальної обробки через його характер або ділову мету (наприклад, передоплачені витрати, як-от страхові премії), ви захочете переконатися, що їх введено вчасно, щоб вони могли внести свій внесок у кінцеві баланси на кінець кожного періоду (або кварталу).

Помилки

Помилки можуть траплятися, але вони не завжди є вашою провиною. Важливо визначити причини розбіжностей у звірці, щоб знати, як їх уникнути в майбутньому. Отже, давайте розглянемо деякі поширені помилки та те, що ви можете з ними зробити:

• Відсутня або неточна інформація про транзакції: якщо у вас неправильно налаштовано всі ваші транзакції в книгах, під час звірки виникне розбіжність між банківськими виписками та залишками дебіторської заборгованості (ARB). Рішення? Двічі перевірте всі вхідні транзакції, перш ніж імпортувати їх у книги, і перевірте ще раз після їх імпорту.
• Неправильне налаштування: чи все налаштовано ідеально? Чудово! Але просто переконайтеся, що кожен обліковий запис відображається на обох сторонах балансу та у звіті про прибутки та збитки (P&L), включно з рахунками власного капіталу, такими як капітал власника та нерозподілений прибуток. З цими критично важливими компонентами вам буде легше переконатися, що все збалансовано належним чином під час періодичних звірок протягом року.

Відсутні транзакції

Відсутні транзакції можуть бути викликані багатьма причинами. Деякі операції ніколи не вводилися спочатку, тому вони не відображатимуться у звірці. Можливо, інші транзакції були введені неправильно, що призвело до неточного балансу. Навіть якщо ваша система налаштована на автоматичне узгодження всіх рахунків, також можливо, що ви помилково видалили транзакцію. Важливо уважно переглядати ці випадки, оскільки вони можуть вказувати на помилки у вашій системі чи процесах.

Шахрайство

Власники бізнесу налякані цим. Але, на жаль, шахраї креативніші за власників компаній у своїх методах цього. Ось кілька прикладів:

• Платежі готівкою від клієнтів, які записувалися в бухгалтерських книгах як отримані, натомість потрапляли в чиюсь кишеню.
• Методи кайтингу включають відстрочку депозиту готівки та чеків доти, доки кошти від наступного депозиту не зможуть покрити вкрадені гроші чи чеки.
• Фальшиві чеки надсилаються фіктивному, але справжньому постачальнику.
• Кошти перенаправляються на банківські рахунки, які неможливо відстежити.
• Крадіжка акцій або інших ресурсів компанії.
• Підроблені банківські записи.

Оскільки досвідчені шахраї добре вміють приховувати свої сліди, може бути важко виявити шахрайство з першого погляду на банківську виписку чи будь-яку звірку банківського рахунку. Відомо, що вони навіть пропускаються аудиторами. Але якщо щось здається дивним, це варто розглянути.

Профілактика є найнадійнішою лінією захисту від шахрайства. Наскільки можливо, поділ робочих місць із обов’язковими відпустками має бути першим, що впроваджує будь-яка організація. Більшість шахраїв можна знеохотити, лише знаючи, що хтось ретельно перевіряє записи банків і кредитних карток і звірки, а також ретельно перевіряє корпоративні активи.

Детальніше:

Як звірити платежі?