Що таке двосторонній збіг?

Бухгалтерія в будь-якій компанії передбачає роботу з рахунками щомісяця.

Одним із найскладніших завдань під час роботи з ними є перевірка цих рахунків-фактур.

Усі рахунки-фактури, отримані компанією за продукти чи послуги, які були придбані у постачальника, повинні бути перевірені на точність перед ініціюванням платежу.

Для цього всі деталі покупки, зазначені в рахунку-фактурі, узгоджуються з відповідним замовленням на закупівлю, щоб гарантувати, що замовлені продукти/послуги були доставлені правильно та за погодженою ціною. Цей процес перевірки називається 2-way matching.

Давайте швидко розберемося, як це працює.

Підсумок процесу закупівель

Перш ніж зрозуміти двосторонню відповідність, давайте коротко нагадаємо, як закупівлі працюють у бізнесі.

Замовлення на купівлю (PO) – це юридично зобов’язуюча угода, укладена покупцем із постачальником, яка інформує про тип замовленого продукту/послуги, кількість і узгоджені ціни.

Рахунок-фактура це юридично обов’язковий документ, який видається постачальником покупцеві разом із доставкою товару/послуги клієнту або після неї. Він містить усі відомості про постачальника, клієнта, продукт/послугу, що постачається, ціни та спосіб оплати.

Скажімо, ІТ-відділ компанії ABC потребує 10 поворотних керівних крісел для своїх ІТ-керівників.

• ІТ-відділ може (залежно від політики компанії) видати заявку на закупівлю через відповідну управлінську ієрархію.
• Запит на купівлю надсилається до відділу закупівель (або еквівалента) компанії, щоб знайти відповідних постачальників продукту/послуги.
• Після визначення постачальника виконується необхідна підготовча робота для визначення продукту та ціни. Наприклад, XYZ, постачальник офісних меблів, може надати обертові крісла керівника за ціною 250 доларів США за крісло з доставкою протягом п’яти днів.
• Після завершення визначення постачальника XYZ, purchase order створюється відділом закупівель ABC із посиланням на продукт і узгоджену ціну.
• Одна копія замовлення на замовлення надсилається до XYZ, одна зберігається у відділі закупівель ABC, одна – у відділі кредиторської заборгованості.
• Коли XYZ постачає стільці, рахунок-фактура надається разом із доставкою до ABC або після неї.

Тепер, коли рахунок-фактуру отримано, команда відділу кредиторської заборгованості ABC виконує процес узгодження.

Що таке двостороння відповідність?

Двостороння відповідність, також відомий як зіставлення замовлень на купівлю, це процес перевірки того, що деталі на замовлення на купівлю та відповідні рахунки-фактури відповідність, щоб рахунок-фактуру можна було оплатити.

Збіг зазвичай здійснюється для виставленої в рахунку кількості та ціни в рахунку-фактурі. Необхідно виконати такі умови:

• Кількість у рахунку-фактурі менша або дорівнює сумі, замовленій у ЗП.
• Ціна в рахунку-фактурі менша або дорівнює ціні, указаній у ЗП.

Успішна відповідність може стосуватися 100% точної відповідності або визначеної за допомогою допуску на відповідність (наприклад, потрібна >=95% відповідності) на основі бізнес-налаштувань.

Платіж ініціюється лише після того, як матч буде успішним після перевірки командою AP.

У разі невдалого збігу обробка рахунку та оплата призупиняються. Менеджер із кредиторської заборгованості вручну перевіряє рахунок-фактуру та схвалює оплату за рахунком-фактурою або відхиляє його.

Це двостороння відповідність.

Давайте підсумуємо процес двостороннього зіставлення на блок-схемі для легкого розуміння.

граф ТБ
A [Потреба в покупці] –> C [Надіслати запит на покупку до відділу закупівель]
C –> D[Відділ закупівель знаходить відповідного постачальника]
D –> E[Завершити постачальника XYZ]
E –> F[Відділ закупівель створює замовлення на закупівлю]
F –> G[Надішліть одну копію замовлення на замовлення XYZ, одну збережіть у відділі закупівель, одну надішліть у відділ рахунків до кредиторів]
G –> H [Постачальник XYZ постачає стільці та надає рахунок]
H –> I[Процес узгодження групою з питань кредиторської заборгованості]
I –> J{Умови перевірки:
1. Кількість рахунку-фактури ≤ кількості замовлення на замовлення
2. Ціна за фактурою ≤ ціна замовлення}
J –> |Збіг ≥ 95%| K[Успішний збіг, ініціювати платіж]
J –> |Збіг 95%| L[Невдалий збіг, призупинити обробку рахунку та оплату]
L –> M [Менеджер із кредиторської заборгованості вручну перевіряє рахунок]
M –> |Затверджує| К
M –> |Відхиляє| N [Відхилити рахунок-фактуру]

У наведеному вище прикладі припустимо, що ABC не дотримується двостороннього збігу.

Після обговорення знижки вони оформлюють замовлення на 10 стільців за зниженою загальною ціною 2000 доларів США (200 доларів США за стілець замість 250 доларів США за стілець) згідно з домовленістю з XYZ.

Після перегляду та прийняття замовлення на купівлю та доставки 10 стільців XYZ надсилає рахунок-фактуру на початкову ціну 2500 доларів США (250 доларів США за стілець). Розробник рахунка-фактури в XYZ міг не знати про знижку, надану спеціалістом з маркетингу XYZ відділу закупівель в ABC на оптову закупівлю. Або це може бути навмисна погана ділова практика.

Якщо деталі рахунка-фактури не порівнюються та не збігаються з деталями замовлення на замовлення, команда AP (Accounts Payable) в ABC може сплатити додаткові 500 доларів США, від яких спочатку відмовилися.

Процес двостороннього збігу може допомогти виявити цю помилку до здійснення платежу. Процес гарантує, що оплачуються лише рахунки-фактури на правильну суму та кількість.

Важливість двостороннього узгодження

Двостороннє зіставлення має вирішальне значення для підтримки точності та фінансового контролю в кредиторській заборгованості.

• Гарантія точності: Двостороннє зіставлення гарантує точність рахунків-фактур, звіряючи їх із відповідними замовленнями на купівлю, запобігаючи переплаті або оплаті за недоставлені товари/послуги.
• Фінансовий контроль: Це покращує фінансовий контроль і зменшує ризик помилок або шахрайства в процесі кредиторської заборгованості.
• Відносини з постачальниками: Ефективне впровадження сприяє прозорості та довірі у відносинах з постачальниками, оскільки невідповідності оперативно розглядаються та вирішуються.
• Відповідність: Він забезпечує дотримання внутрішньої політики закупівель і зовнішніх нормативних актів, мінімізуючи фінансові ризики та проблеми з аудитом.
• Економія витрат: Уникаючи переплат і ефективно вирішуючи невідповідності, компанії можуть заощадити значні витрати в довгостроковій перспективі.

Як працює ручне двостороннє зіставлення

Двостороннє зіставлення вручну зазвичай віддають перевагу лише підприємствам із дуже низькими обсягами транзакцій або підприємствам із особливими вимогами, що вимагають людського контролю.

Ось як виглядає процес.

Давайте візьмемо приклад XYZ Inc. і дослідимо, як вони реалізують ручну двосторонню відповідність. XYZ Inc. використовує Quickbooks для бухгалтерського обліку. Ось як виглядає їхній процес закупівлі з двостороннім узгодженням.

1. Створення замовлення на купівлю (PO):

• Quickbooks пропонує модуль для створення та керування замовленнями.
• XYZ Inc. створює/отримує замовлення на замовлення для постачальника безпосередньо в Quickbooks із зазначенням замовлених товарів, кількості, цін і дат доставки.

2. Отримання рахунку постачальника:

• Отримавши вантаж, XYZ Inc. отримує рахунок-фактуру від постачальника, який також увійшов у Quickbooks.
• Команда введення даних вручну заповнює деталі товару, кількість, ціни, податки та знижки в кожному рахунку-фактурі.

3. Процес зіставлення вручну:

• Команда з питань кредиторської заборгованості вручну зіставляє деталі рахунка-фактури з відповідним замовленням на замовлення в Quickbooks, забезпечуючи відповідність кількості та ціни.

4. Перевірка та затвердження:

• Перевірені рахунки-фактури затверджуються для оплати в Quickbooks, а розбіжності позначаються для перевірки.
• Рецензенти вручну обробляють рахунки-фактури, які не підходять для двостороннього зіставлення.

5. Ініціювання платежу:

• Використовуючи Quickbooks, XYZ Inc. ініціює оплату за затвердженими рахунками, дотримуючись процедур оплати.

Незважаючи на ретельність, цей процес створює основу для фінансової цілісності.

Виклики двостороннього підбору

Хоча ручне двостороннє зіставлення забезпечує практичний підхід до перевірки рахунків-фактур із замовленнями на купівлю, воно створює кілька проблем:

Проблеми невідповідності даних: Команда з питань кредиторської заборгованості повинна узгоджувати замовлення на купівлю з рахунками-фактурами, перевіряючи їх вручну, що призводить до пропуску деталей і повільної роботи, ризикуючи продуктивністю та діловими відносинами.

Тривалий час обробки: Кредиторська заборгованість часто стикається з неточністю даних у 20% рахунків-фактур, присвячуючи близько 25% свого часу вирішенню таких проблем, що затримує процеси та збільшує операційні ризики.

Ризики шахрайства та крадіжки: Асоціація сертифікованих дослідників шахрайства (ACFE) виявила, що організації зазвичай втрачають 5% прибутку на рік через шахрайство, причому злочинці часто обманюють кредиторську заборгованість шляхом переконливих фальшивих рахунків-фактур, створюючи значний ризик для пильності та фінансової цілісності.

Керування кількома форматами рахунків-фактур: Великі організації обробляють замовлення на купівлю та рахунки-фактури з різних джерел у різноманітних форматах, таких як документи Word, електронні таблиці, документи XML для EDI, PDF-файли, зображення та паперові документи. Ручна консолідація схильна до помилок, що призводить до таких проблем, як переплата, неправильні платежі та дублювання рахунків-фактур, що зрештою спричиняє продуктивність і втрату довіри.

Вартість ручної обробки: Традиційне зіставлення рахунків-фактур і замовлень на купівлю вимагає значних витрат на роботу, матеріали та поштові витрати, а також додаткові фінансові наслідки через штрафи, комісії за прострочення та втрату бізнесу через помилки обробки. Відомо, що витрати на обробку рахунків-фактур вручну досягають 15-50 доларів США за рахунок.

Як автоматизувати двосторонню відповідність?

Автоматизоване двостороннє зіставлення – це як мати корисного робота для ваших бухгалтерських завдань.

сьогодні, Автоматизація AP інструменти можуть автоматично перевіряти, чи збігаються деталі в рахунках-фактурах із даними у ваших замовленнях на купівлю, заощаджуючи ваш час і зменшуючи помилки.

Ці інструменти можуть працювати з іншими обліковими системами; багато систем мають готові до використання опції інтеграції або API / проміжне програмне забезпечення для забезпечення безперебійної передачі даних між різними системами.

Завдяки цій інтеграції компанії можуть безперешкодно інтегрувати автоматизоване двостороннє зіставлення у свої робочі процеси AP, використовуючи ту бухгалтерську програму, яка їм зручна.

Програмне забезпечення для автоматизації AP Nanonets, наприклад, можна інтегрувати з іншими системами бухгалтерського обліку, такими як QuickBooks і Sage. Ось спрощене зображення автоматизованого робочого процесу двостороннього зіставлення.

Як це працює?

Давайте подивимося, як програмне забезпечення AP Automation, таке як Nanonets, повністю автоматизує процес двостороннього зіставлення.

1. Автоматизоване збирання рахунків

Nanonets спрощує цей процес, автоматично імпортуючи рахунки-фактури та замовлення на замовлення з електронних листів, дисків, бухгалтерського програмного забезпечення та баз даних, щойно вони надходять, гарантуючи, що кожна частина даних знаходить своє місце в централізованому цифровому сховищі.

Nanonets може автоматично отримувати надіслані електронною поштою рахунки-фактури та замовлення на замовлення безпосередньо з вашої папки вхідних повідомлень, безперешкодно вилучаючи відповідну інформацію як із тексту електронної пошти, так і з вкладень.

Усі рукописні та роздруковані рахунки-фактури можна легко сканувати за допомогою смартфона або безпосередньо завантажувати на платформу.

Рахунки-фактури та замовлення на замовлення також можна імпортувати в Nanonets із вашої пошти, програм і баз даних.

2. Автоматизований введення даних

Попрощайтеся з годинами ручного введення даних. За допомогою Nanonets AI рахунки-фактури зчитуються з точністю понад 99%, що значно скорочує час, витрачений на виснажливі завдання.

Це означає, що ваша команда може зосередитися на більш значущій роботі, тоді як Nanonets піклується про вилучення даних і введення безпосередньо у ваше бухгалтерське програмне забезпечення / ERP, без ручного втручання.

3. Інтелектуальне двостороннє узгодження

Використовуючи штучний інтелект, Nanonets автоматично виконує двостороннє, тристороннє або чотиристороннє зіставлення, зчитуючи та перехресно посилаючи витягнуті дані рахунків-фактур із замовленнями на купівлю, звітами про отримання та звітами про перевірки, імпортованими з різних джерел.

4. Маршрут затвердження

Система позначає будь-які розбіжності для перевірки персоналом, але в іншому випадку рахунки-фактури, які відповідають критеріям компанії, автоматично направляються на затвердження або безпосередньо затверджуються на основі попередньо встановлених правил.

5. Затвердження

Схвалення з Nanonets більше не є вузьким місцем. Вони стають гнучкими та живуть там, де працює ваша організація, чи то в електронній пошті, Slack або Teams. Це усуває потребу в руйнівних телефонних дзвінках і надто знайомому шквалі нагадувань.

6. Інтеграція ERP

Готові до використання інтеграції гарантують, що рахунки-фактури та замовлення на замовлення автоматично реєструватимуться у вашому обліковому програмному забезпеченні / ERP, щойно вони з’являться.

Затверджені рахунки-фактури автоматично ставляться в чергу для оплати у вашому обліковому програмному забезпеченні.

7. Аналітика в реальному часі

Наномережі виходять за рамки простої обробки транзакцій, пропонуючи розширені аналітичні можливості та звітування даних у реальному часі.

Це допоможе вам у режимі реального часу отримати детальну інформацію про процес розрахунків із заборгованістю, дозволяючи відстежувати моделі витрат, визначати можливості економії коштів і вдосконалювати фінансове прогнозування.

Вибір правильного програмного забезпечення для двостороннього зіставлення

Вибір правильного програмного забезпечення для автоматизації двостороннього зіставлення залежить від розміру та типу вашого підприємства.

Деякі варіанти працюють як окремі рішення або як частина більшої системи обліку, залежно від того, що ви вже використовуєте. Наприклад, для деяких інструментів необхідна інтеграція з існуючими системами, такими як ERP.

• Nanonets полегшує обробку рахунків-фактур і замовлень на купівлю завдяки автоматизації процесу зіставлення. Він автоматично імпортує рахунки-фактури та замовлення на замовлення, використовує штучний інтелект для точного введення та зіставлення даних, позначає невідповідності для легкого та безперебійного перегляду вручну та оновлює дані у вашому обліковому програмному забезпеченні / ERP у режимі реального часу.
• Інструмент Oracle Payables автоматично зіставляє рахунки-фактури з замовленнями на замовлення, перевіряє відповідність установленим рівням допуску та оновлює кількість і суми, виставлені в рахунку, на основі деталей рахунку-фактури.
• Sage Intacct оптимізує закупівлі за допомогою встановлених робочих процесів для транзакцій і схвалень. MineralTree автоматизує зіставлення рахунків-фактур із замовленнями на замовлення або квитанціями для Sage Intacct, автоматично збираючи деталі з рахунків-фактур і вставляючи їх у процеси затвердження та оплати. Це підтримує все узгоджене з ERP компанії.
• Nexonia Expenses пропонує гнучке хмарне керування витратами з глибокою інтеграцією у ваші системи.
• Tipalti спрощує обробку рахунків-фактур за допомогою OCR і вилучення даних, встановлюючи правила для зіставлення рахунків-фактур із замовленнями на замовлення та їх підготовки до оплати.
• DocuWare використовує штучний інтелект для отримання ключових даних рахунків-фактур, перевірки дійсних постачальників і дублікатів, а також зіставлення рахунків-фактур із замовленнями на замовлення та накладними, забезпечуючи точні суми.

Доступно багато інструментів двостороннього зіставлення, кожен з яких має функції, призначені для різних потреб.

Чому вам слід автоматизувати двосторонню відповідність

Автоматизація процесу двостороннього узгодження пропонує численні переваги.

Безпаперова обробка

Коли всі документи, такі як рахунки-фактури та замовлення на купівлю, є цифровими, безпаперова обробка позбавляє потреби в папері та зменшує кількість необхідної ручної роботи. Це означає, що речі працюють швидше, можуть легко розвиватися та є більш гнучкими. Документи надсилаються, перетворюються в цифрову форму, сортуються, перевіряються, затверджуються та обробляються без необхідності переміщати папір. Ось як це працює:

1. Система шукає нові листи.
2. Для роботи з електронними листами потрібні вкладення.
3. Система читає вкладення, щоб отримати необхідну інформацію.
4. Він перевіряє деталі в рахунках-фактурах або замовленнях на купівлю відповідно до встановлених правил.
5. Рахунок-фактура складається разом із замовленнями на купівлю та квитанціями відповідно до правил, щоб не було повторів.
6. Це дозволяє користувачам знати, чи правильно оброблялися рахунки-фактури.

AI допомагає системі покращуватися з часом, навчаючись у своїх користувачів та їхніх унікальних потреб.

Швидке зіставлення

Система може зіставляти замовлення на купівлю надзвичайно швидко, і людям було б дуже важко виконати цю роботу поодинці.

Обробка великої кількості документів

Коли є багато замовлень на купівлю та рахунків-фактур, автоматизація значно полегшує та пришвидшує їх усі сортування.

Завжди готові до перевірок

Система відстежує все, стежачи за тим, щоб все було правильно та швидко. Оскільки документи вже затверджені та організовані, процеси аудиту проходять легше.

Менше роботи, більше продуктивності

ШІ використовує складні алгоритми, щоб розуміти дані, як людський мозок, але швидше. Він навчається та стає кращим, тобто потрібно менше ручної перевірки.

З меншою кількістю рутинної роботи фінансова команда може зосередитися на більш важливих завданнях, таких як планування та аналіз, які можуть допомогти компанії отримати прибуток.

Менше помилок

Системи штучного інтелекту можуть виявляти помилки на ранній стадії, запобігаючи більшим проблемам пізніше. Якщо щось не так, він швидко повідомляє ІТ-команді, щоб її виправити.

Економить гроші

Хоча є початкові витрати, використання цих систем ШІ може бути набагато дешевшим, ніж виплата повної зарплати.

Безпека та можливість розвиватися

Система може працювати постійно, на відміну від людей, що робить операції більш ефективними та безпечними.

---

Опитування від Дослідження рівня показує, що швидше затвердження рахунків і підвищення продуктивності праці співробітників це дві головні переваги переходу на штучний інтелект 2 кінець і 3-відповідність способу процесів, а також численні інші відчутні переваги, про які повідомляють компанії, автоматизуючи обробку рахунків-фактур і двостороннє зіставлення.

Важливо зауважити, що автоматизована обробка рахунків-фактур і зіставлення замовлень на купівлю приносить користь багатьом функціям у вашому бізнесі:

• Фінансові керівники можуть зменшити витрати та перерозподілити ресурси, щоб покращити прибутки та підтримати стратегічне та корпоративне розширення.
• Корпоративні керівники отримують уявлення про продуктивність і управління грошовими потоками за допомогою аналітики на інформаційній панелі, що надається численними інструментами автоматизації.
• Команди з обліку кредиторської заборгованості можуть усунути потребу в паперових рахунках-фактурах і ручних процесах, використовуючи автоматизовану маршрутизацію, кодування та зіставлення рахунків-фактур постачальників відповідно до встановлених принципів бухгалтерського обліку.
• Бухгалтери та дослідницький персонал отримують миттєвий і повний доступ до замовлень на закупівлю та рахунків-фактур, допомагаючи у плануванні майбутньої діяльності.

Висновок

Концепція двостороннього зіставлення є життєво важливим процесом у сфері бухгалтерського обліку в будь-якому бізнесі, головним чином зосередженим на забезпеченні точності та цілісності операцій між компанією та її постачальниками.

Це передбачає ретельну процедуру перевірки, під час якої деталі замовлень на купівлю (ЗП) зіставляються з даними у відповідних рахунках-фактурах, щоб підтвердити, що замовлені продукти чи послуги було доставлено правильно та за погодженими цінами.

Цей процес не лише захищає від переплат або оплати за недоставлені товари, але й посилює фінансовий контроль, зміцнює довіру у відносинах із постачальниками та дотримується стандартів відповідності.

Хоча ручне двостороннє зіставлення забезпечує точність завдяки людському нагляду, воно пов’язане з такими проблемами, як невідповідність даних, неефективність часу, ризики шахрайства та висока вартість обробки вручну.

З появою автоматизації двостороннє зіставлення стає гладким, захищеним від помилок процесом. Такі платформи, як Nanonets, автоматизують двостороннє зіставлення та бездоганно інтегруються з системами бухгалтерського обліку. Ця автоматизація оптимізує обробку рахунків-фактур, підвищує точність даних і забезпечує аналітику в реальному часі, що зрештою сприяє більш надійному фінансовому управлінню та операційній ефективності.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/