Часи перегляду картотечних шаф і пробирання крізь купи паперів давно минули. Сучасні підприємства використовують електричні накопичувачі, де вони можуть отримати доступ до всіх своїх файлів, документів і записів за допомогою таких пристроїв, як ПК, смартфони та планшети. Завдяки цьому важливу інформацію легше та швидше отримати та керувати нею. Фактично, а дослідження Deloitte показує, що 85% компаній прискорять свої цифрові ініціативи в найближчі місяці.
Однак ручне керування документами та пошук документів все одно може зайняти багато часу та втомити. Це також не усуває ризики людських помилок, що призводять до пошкодження або втрати файлів. Тому важливо інвестувати в систему управління документами для вашого бізнесу.
Програмне забезпечення для керування документами або DMS – це тип програмного забезпечення, яке зберігає, керує та отримує всю документацію, якою ваша компанія користується щодня. Він обробляє всі ваші електронні файли та навіть паперові документи протягом усього життєвого циклу, починаючи з моменту їх створення до впровадження. Найважливіше те, що він автоматизує процес, щоб ви могли витрачати менше часу на впорядкування та отримання всіх своїх файлів і мати більше часу на роботу над іншими важливими завданнями.
Як працює система керування документами, залежить від програмного забезпечення, у яке ви інвестуєте. Але загалом вона допомагає вашому бізнесу, оцифровуючи всі ваші файли та зберігаючи їх у єдиній базі даних для легкого пошуку та доступу. Деякі мають функції сканування та захоплення зображень для перетворення паперових документів у цифрові файли. Інші навіть використовують технології штучного інтелекту та машинного навчання, щоб миттєво отримувати дані з документів. Ви також можете використовувати програмне забезпечення для керування документами, щоб перевіряти автентичність документів, створювати робочі процеси затвердження у своїй організації та автоматизувати резервне копіювання та відновлення даних.
Програмне забезпечення для керування документами пропонує багато інших функцій. І саме через його переваги зростає глобальний попит на програмне забезпечення для управління документами досягла $ 5.55 млрд у 2022 році і очікується, що до 16.42 року він досягне 2029 мільярда доларів.
Навіщо потрібна програма для управління документами?
Покращує обробку документів
Якщо ви хочете оптимізувати керування документами, недостатньо оцифрувати документи. Без програмного забезпечення для керування документами ви все одно будете змушені вручну впорядковувати, відстежувати та отримувати файли у своїй базі даних. Це може зайняти дорогоцінний час, який ви могли б використати для виконання інших важливих обов’язків. Не кажучи вже про те, що це все ще не виключає потенційних людських помилок, коли справа стосується обробки документів.
Програмне забезпечення для керування документами — це більше, ніж просто прославлена база даних для ваших документів. Його численні інструменти та функції спрощують обробку та керування всіма вашими файлами та записами лише кількома клацаннями миші. Ви також можете використовувати його для відстеження та отримання файлів за словом або фразою в документі. І, інтегрувавши його з іншими програмами, ви можете легко імпортувати та експортувати витягнуті дані з документа, уникаючи таким чином ручного введення даних у процесі.
Важливо зазначити, що DMS відрізняється від системи керування вмістом. Для створення та публікації вашого вмісту в Інтернеті використовується система керування вмістом або CMS. Він не обов’язково керує вашими файлами та документами. Тож наявність як DMS, так і CMS може стати в нагоді вашому бізнесу. Деякі приклади програмного забезпечення CMS можуть легко інтегруватися з DMS, тому обов’язково перевірте їх.
Підвищує доступність
Із зростанням віддаленої роботи та гібридних робочих місць ваші співробітники повинні мати доступ до всіх необхідних файлів у будь-який час і в будь-якому місці. Хоча оцифрування ваших документів полегшує спільний доступ до файлів і надсилання їх з одного пристрою на інший, вам все одно потрібне програмне забезпечення для керування документами, щоб спростити пошук і отримання документів. Він автоматизує пошук, відстеження та отримання файлів за допомогою ключових слів та інших характеристик. Лише кількома клацаннями миші ви можете отримати будь-який документ, який хочете, не йдучи в офіс.
Програмне забезпечення для керування документами централізує всі ваші документи на одній платформі, до якої ви можете отримати доступ із будь-якого пристрою, наприклад комп’ютера, смартфона чи планшета. Крім того, це дозволяє переходити з одного пристрою на інший, не втрачаючи важливих змін у документі чи самій базі даних. Це робить пошук і отримання ще зручнішим PDF-файли та інші типи документів, коли ви в дорозі. Залежно від реалізованого рішення доступ до цих файлів можна отримати онлайн або офлайн.
Сприяє співпраці
Роблячи документи більш доступними, системи керування документами також можуть покращити співпрацю у вашій організації та з вашими клієнтами. Оскільки DMS централізує всі ваші файли на одній платформі, команди з інших відділів можуть працювати разом, щоб змінювати певні документи, компілювати записи та впорядковувати бази даних. Це також гарантує, що ваша компанія має єдине джерело правди. Це означає, що всі працюють над однаковим набором інформації та даних, незалежно від того, коли й де вони їх отримали.
Деякі функції системи керування документами також включають автоматизацію робочих процесів затвердження для швидшого часу обробки документів. Це означає, що вам не доведеться турбуватися про те, щоб надіслати документ необхідним зацікавленим сторонам, щоб отримати їхні підписи чи схвалення. Сам документ автоматично пересилатиме документ під час проходження процесу. Він навіть може сповістити одержувача про загрозу затвердження документа, щоб уникнути затримок.
Підвищує безпеку даних
Інвестування в систему управління документами також є одним із способів захисту ваших бізнес-даних. Різні типи систем керування документами пропонують надійні функції безпеки для запобігання несанкціонованому доступу до ваших документів. Це включає такі функції, як керування дозволами, шифрування даних, інструменти відстеження та моніторингу тощо.
Не слід забувати про важливість управління документами для безпеки даних. Неправильне поводження з вашими файлами може призвести до втрати даних і злому. А це, у свою чергу, може вплинути на загальну безпеку вашого бізнесу, ваших клієнтів і партнерів.
Деякі DMS також мають функцію автоматичного резервного копіювання та відновлення документів, яка гарантує, що ви ніколи не втратите цінні дані у вашій компанії. Це дозволяє відновлювати пошкоджені, видалені або втрачені файли всього за кілька кліків.
Скоротити витрати
На перший погляд, фізична система файлів здається дешевшою, ніж інвестиції в систему управління документами. Але витрати, спричинені можливим неправильним керуванням, пошкодженням або втратою документів, загалом будуть набагато вищими. Не кажучи вже про те, що це змусить вас витрачати дорогоцінний час на відновлення або відновлення втраченого чи пошкодженого файлу. Таким чином, DMS вважається чудовою інвестицією для вашого бізнесу оптимізує ваш процес з мінімальними витратами.
DMS також може допомогти вам скоротити витрати на канцелярське приладдя, наприклад на папір, чорнило та поштові витрати. Крім того, вам не доведеться турбуватися про місце для зберігання, оскільки всі ваші файли можна зберігати в електронному вигляді. Отже, вам не знадобляться ці дорогі сталеві шафи для документів, зовнішній склад чи сховище для ваших документів.
Якщо ви працюєте з рахунками-фактурами та квитанціями або турбуєтеся про перевірку посвідчення особи, перегляньте Nanonets онлайн OCR or Екстрактор тексту PDF для вилучення тексту з документів PDF безкоштовно. Натисніть нижче, щоб дізнатися більше про Рішення для автоматизації підприємства Nanonets.
Вибір правильного програмного забезпечення
Оскільки цифрова трансформація набирає обертів, настав час інвестувати в систему управління документами для вашого бізнесу. DMS робить більше, ніж просто оцифровує ваші файли. Він також надає вам інструменти та функції для оптимізації керування документами у вашій організації. Його численні переваги роблять його важливим інструментом для вашої компанії, якщо ви хочете залишатися актуальними та конкурентоспроможними на ринку.
Тим не менш, вибираючи найкраще програмне забезпечення для керування документами для вашого бізнесу вимагає глибокого розуміння того, що потрібно вашій компанії та який тип DMS їй підходить. Тому обов’язково вивчіть свої варіанти та спробуйте їх на собі.
Нанонети онлайн OCR та OCR API є багато цікавого випадки використання tкапелюх може оптимізувати ефективність вашого бізнесу, заощадити витрати та стимулювати зростання. Дізнайся як приклади використання Nanonets можуть застосовуватися до вашого продукту.
- AI
- ШІ та машинне навчання
- ai мистецтво
- AI арт генератор
- ai робот
- штучний інтелект
- сертифікація штучного інтелекту
- штучний інтелект у банківській справі
- робот зі штучним інтелектом
- роботи зі штучним інтелектом
- програмне забезпечення для штучного інтелекту
- blockchain
- блокчейн конференція AI
- coingenius
- розмовний штучний інтелект
- крипто конференція ai
- dall's
- глибоке навчання
- документ ai
- Автоматизація документів
- у вас є гугл
- навчання за допомогою машини
- plato
- платон ai
- Інформація про дані Платона
- Гра Платон
- PlatoData
- platogaming
- масштаб ai
- синтаксис
- зефірнет
