سیلز آرڈر بمقابلہ انوائس: کلیدی فرق، کردار اور اقسام

فروخت کو شروع سے آخر تک ٹریک کرنے سے کاروباروں کو انوینٹری کی صحیح سطحوں کو برقرار رکھنے، بہترین کیش فلو حکمت عملی کو لاگو کرنے، اور یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ صارفین صحیح مصنوعات حاصل کر رہے ہیں۔ چونکہ زیادہ تر کاروبار ایک ساتھ متعدد سیلز کی نگرانی کر رہے ہیں، اس لیے راستے میں ہر قدم کا درست ریکارڈ رکھنا بہت ضروری ہے۔

کاروبار کی قسم، آپریٹنگ انڈسٹری، یا یہاں تک کہ خطے سے قطع نظر، کاروبار سیلز آرڈرز اور انوائسز پر انحصار کرتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہر فروخت ٹھیک طریقے سے ہو، ادائیگی موصول ہو، اور کاغذی ٹریل موجود ہو۔ تاہم، سیلز آرڈرز اور انوائس ایک ہی چیز نہیں ہیں۔ درحقیقت، وہ بالکل مختلف مقاصد کے لیے استعمال ہوتے ہیں۔ دونوں یکساں طور پر اہم ہیں، لیکن سیلز آرڈر اور انوائس کے درمیان فرق کو سمجھنے سے یہ یقینی بنانے میں مدد ملے گی کہ آپ کے کاروبار کو دونوں سے فائدہ ہوگا۔ 

اعلیٰ سطح پر، سیلز آرڈر پہلے آتا ہے۔ یہ وہ دستاویز ہوتی ہے جب کوئی گاہک کچھ خریدنے کی خواہش کا اظہار کرتا ہے اور آپ کی سیلز ٹیم کے ساتھ مل کر سیلز آرڈر میں شامل سامان یا خدمات کی ڈیلیوری ٹائم لائن پر اتفاق کرتا ہے۔ آرڈر بھیجے جانے کے بعد، آپ کے اکاؤنٹس وصول کرنے والی ٹیم کسٹمر کو آرڈر کے لیے واجب الادا رقم جمع کرنے کے لیے ایک رسید بھیجے گی۔

اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کی فروخت کا عمل کیسا لگتا ہے، امکانات یہ ہیں کہ یہ سیلز آرڈر کے ساتھ شروع ہوتا ہے اور ایک کے ساتھ لپیٹ جاتا ہے۔ انوائس ادائیگی

سیلز آرڈر کیا ہے؟

اگر آپ وینڈر یا بیچنے والے ہیں، تو آپ کی ٹیم سیلز آرڈر بنائے گی جب گاہک نے خریداری میں دلچسپی ظاہر کی ہے۔ عام طور پر، ایک صارف a کے ذریعے دلچسپی کا اظہار کرتا ہے۔ خریداری کے آرڈر. سیلز آرڈر آرڈر کی وصولی کی تصدیق کرتا ہے، تفصیلات کو حتمی شکل دیتا ہے، اور ہر سیل کو مکمل کرتے وقت اندرونی سیلز ٹیموں اور سیلز ٹریکنگ سسٹمز کے لیے ایک ماخذ دستاویز کے طور پر کام کرتا ہے۔

سیلز آرڈر کے لیے تفصیلی معلومات کی ضرورت ہوتی ہے، اس لیے اگر آپ کے پاس پہلے سے ہی مطلوبہ کسٹمر کی تمام معلومات نہیں ہیں، تو آپ کی ٹیم کو سیلز آرڈر کو پُر کرنے کے لیے آرڈر دینے والے کسٹمر کے ان پٹس کی ضرورت ہو سکتی ہے۔ سیلز آرڈر میں شامل معلومات یہ ہیں: 

• آپ کی کمپنی کا نام
• آپ کی کمپنی سے رابطہ کی معلومات
• گاہک کی معلومات (نام، بلنگ کی معلومات، پتہ)
• فروخت کی جا رہی پروڈکٹ یا سروس کی تفصیل
• فروخت میں شامل سامان یا خدمات کی مقدار
• سامان یا خدمات کی قیمت
• ڈیلیوری، شپنگ، اور ٹیکس لاگت
• آرڈر کی کل لاگت

سیلز آرڈرز کی متعدد قسمیں ہیں جنہیں آپ کا کاروبار استعمال کر سکتا ہے۔ صورت حال یا فروخت کے منظر نامے پر منحصر ہے، بہت سے کاروبار مندرجہ ذیل میں سے تمام 4 کو مستقل بنیادوں پر استعمال کرتے ہیں:

کیش سیلز آرڈر

جب کوئی گاہک آرڈر دیتا ہے، پروڈکٹ اٹھاتا ہے، اور نقد ادائیگی کرتا ہے، تو کیش سیلز آرڈر استعمال کیا جاتا ہے۔ کیونکہ گاہک نقد ادائیگی کرتا ہے، ایسا نہیں ہے۔ اکاؤنٹس وصولی لین دین سے وابستہ اندراج۔ گاہک کی خریداری براہ راست آپ کے کیش اکاؤنٹس پر اثر انداز ہوتی ہے اور فوری طور پر ترسیل کی جاتی ہے۔

رش سیلز آرڈر

اگر کوئی گاہک غیر معمولی تیزی سے ڈیلیوری ٹائم لائن کی درخواست کرتا ہے، تو رش سیل آرڈر اندرونی طور پر استعمال کیا جائے گا۔ آپ کی سیلز ٹیم اس قسم کے سیلز آرڈرز کو اعلیٰ ترجیح کے طور پر پرچم لگا سکتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ وقت پر مکمل ہو گئے ہیں۔ گاہک حالات کے لحاظ سے سامان اٹھا سکتا ہے یا اسے جلدی پہنچانے کے لیے اضافی ادائیگی کر سکتا ہے۔ پروڈکٹ کی ڈیلیور ہونے کے بعد، آپ کی اے آر ٹیم کسٹمر کو ادائیگی جمع کرنے کے لیے ایک رسید بھیجے گی۔

شیڈولنگ کا معاہدہ

ایسی صورت حال میں جہاں ایک گاہک مختلف تاریخوں پر ڈیلیور کی جانے والی مصنوعات کی مخصوص مقدار کی درخواست کرتا ہے، ہر علیحدہ ڈیلیوری کو سیدھا رکھنے کے لیے شیڈولنگ معاہدہ ایک بہترین ذریعہ ہو سکتا ہے۔ اگر کوئی صارف ایک ہفتے میں 10، دو ہفتوں میں 5 اور تین ہفتوں میں 7 ویجٹس چاہتا ہے، تو وہ تمام لین دین ایک شیڈولنگ معاہدے پر ہو سکتا ہے جو ڈیلیوری کے بعد اپ ڈیٹ ہو جاتا ہے۔ 

تھرڈ پارٹی سیلز آرڈر

بعض صورتوں میں، خاص طور پر چھوٹے کاروباروں کے لیے، تیسرے فریق کے سیلز آرڈر کا استعمال اس وقت کیا جاتا ہے جب آپ کا کاروبار صارفین کو سامان یا خدمات براہ راست ڈیلیور نہیں کرتا ہے۔ اس کے بجائے، آپ انہیں تیسرے فریق کو بھیجتے ہیں۔ وینڈر اس کے بعد کسٹمر کو ڈیلیوری کا آخری مرحلہ مکمل کرتا ہے۔

انوائس کیا ہے؟

جب دکاندار یا بیچنے والے سیلز آرڈر مکمل کرتے ہیں اور متفقہ پروڈکٹ ڈیلیور کرتے ہیں، تو وہ ایک انوائس اور فراہم کردہ سامان یا خدمات کے لیے ادائیگی جمع کرنے کے لیے اسے گاہک کو بھیجیں۔ سیلز کے عمل کے آخری مراحل میں سے ایک، انوائس بھیجنا گاہک کی ادائیگی اور نقد جمع کرنا شروع کرتا ہے، جو آپ کے کاروبار کو صحت مند رکھنے کے دو اہم اجزاء ہیں۔ آج، رسیدیں عام طور پر الیکٹرانک طور پر بھیجی جاتی ہیں اور کال کی جاتی ہیں۔ ای رسیدیں.

انوائس میں زیادہ تر وہی معلومات ہوں گی جو سیلز آرڈر میں ہوتی ہیں، لیکن اس میں درج ذیل چیزیں بھی شامل ہوں گی۔ 

· ادائیگی کی شرائط
· ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ
· PO نمبر
· انوائس تعداد
دیر سے ادائیگی کی فیس
ACH، تاروں، یا کے لیے ادائیگی کی معلومات EDI ادائیگیاں

اسی طرح کہ مختلف حالات میں متعدد سیلز آرڈرز استعمال کیے جاتے ہیں، کاروباری لین دین میں اکثر مختلف قسم کے انوائس استعمال کیے جاتے ہیں۔

پرو فارما انوائس

عام طور پر، انوائس کو معاہدے کی ادائیگی کی درخواستوں کے طور پر سمجھا جاتا ہے، لیکن a پرو فارما رسید ایک ہی استعمال نہیں ہے. یہ اس وقت استعمال ہوتا ہے جب تجارتی انوائس دستیاب نہ ہو اور اسے "پری انوائس" کے طور پر سوچا جا سکتا ہے۔ اس میں ابھی بھی لاگت کی خرابی ہے، لیکن یہ ایک تخمینہ زیادہ ہے جسے صارف حوالہ کے لیے استعمال کر سکتا ہے۔

ریاستہائے متحدہ کو سامان برآمد کرتے وقت، امریکی کسٹمز کو آرڈر کے ساتھ منسلک کرنے کے لیے ایک پرو فارما انوائس کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ یہ واضح ہو کہ کنٹری لائنوں میں کیا بھیجا جا رہا ہے۔ 

عبوری رسید

اگر کوئی بڑا پروجیکٹ یا ملٹی پارٹ آرڈر ہے جسے متعدد ادائیگیوں یا مراحل میں تقسیم کرنے کی ضرورت ہے، تو ایک عبوری رسید کام آتی ہے۔ ایک بڑی رسید بھیجنے کے لیے پراجیکٹ کے اختتام تک انتظار کرنے کے بجائے، عبوری رسیدیں راستے میں بڑھتی ہوئی ادائیگیاں جمع کرنے کے لیے استعمال کی جا سکتی ہیں۔ بیچنے والے کی طرف، عبوری رسیدیں نقد بہاؤ کے چیلنجوں کو کم کرنے میں مدد کرتی ہیں، اور خریدار کی طرف سے، وہ ادائیگیوں کو زیادہ قابل انتظام مقدار میں تقسیم کرتے ہیں۔ یہ اس کے برعکس ہے۔ نالی ایک ادائیگی میں متعدد رسیدیں

حتمی رسید

استعمال شدہ انوائس کی سب سے عام قسم حتمی انوائس ہے۔ یہ سب سے آسان انوائس کی اقسام میں سے ایک ہے۔ رسیدیں طے کرنا، اسے زیادہ تر کاروباروں کے لیے معیاری بناتا ہے۔ سامان یا خدمات کی فراہمی کے بعد وہ صارفین کو بھیجے جاتے ہیں۔

سیلز آرڈر بمقابلہ انوائس: فرق

اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ "سیلز آرڈر" اور "انوائس" کے درمیان فرق واضح ہے، ہم نے دونوں کے درمیان کچھ اہم ترین فرقوں کی فہرست مرتب کی ہے۔ کاروبار باقاعدگی سے فروخت کے لین دین کے لیے ان دونوں دستاویزات پر انحصار کرتے ہیں، لیکن ان کا مقصد مختلف ہوتا ہے۔

جب آپ درج ذیل عوامل پر غور کرتے ہیں تو سیلز آرڈر بمقابلہ انوائس میں فرق کرنا آسان ہے:

تخلیق کا وقت

سیلز آرڈر سیلز کے عمل کو شروع کرتا ہے۔ یہ وہی چیز ہے جو آپ کی تکمیل کرنے والی ٹیم کو ترسیل کے لیے سامان یا خدمات کی تیاری شروع کرنے کے لیے بتاتی ہے۔ پھر، فروخت کے عمل کے بالکل اختتام پر، ایک بار ڈیلیوری مکمل ہونے کے بعد، صارف کو ایک رسید بھیجی جائے گی۔

دستاویز کا مقصد

انوائس بمقابلہ سیلز آرڈر کو دیکھتے وقت، ہر دستاویز کے مقصد پر غور کرنا ضروری ہے۔ سیلز آرڈر زیادہ اندرونی طور پر ہوتا ہے، جو آپ کی ٹیموں کو بتاتا ہے کہ آرڈر شروع کر دیا گیا ہے اور کارروائی کی ضرورت ہے۔ ایک رسید، دوسری طرف، بیرونی سامنا ہے. یہ گاہک کو ادائیگی کے لیے باقاعدہ مطالبہ کے طور پر بھیجا جاتا ہے۔ اگر انوائس کی مقررہ تاریخ پوری نہیں ہوتی ہے، تو گاہک پر لیٹ فیس یا دیگر جرمانے عائد کیے جا سکتے ہیں۔

معلومات درج

اگرچہ سیلز آرڈر اور انوائس کے درمیان فرق اس بارے میں زیادہ ہے کہ ہر دستاویز کب اور کیسے استعمال کی جاتی ہے، لیکن ہر ایک پر مشتمل معلومات کے حوالے سے تھوڑا سا فرق ہوتا ہے۔ وہ دونوں معلومات پر مشتمل ہوں گے جیسے گاہک کا نام اور رابطے کی معلومات، خریدی جانے والی مصنوعات کی مقدار اور قیمت، اور وینڈر کی معلومات، لیکن انوائس میں اضافی تفصیلات شامل ہوں گی۔ یہ تفصیلات لیٹ فیس کی شرح، ادائیگی کی مقررہ تاریخیں، اور مزید ہوسکتی ہیں۔ ہر ایک پر کیا ہے اس کی صحیح بریک ڈاؤن کے لیے اوپر دی گئی ہماری فہرستوں سے رجوع کریں۔ 

اکاؤنٹنگ کے مضمرات

آپ کی اکاؤنٹنگ ٹیم عام طور پر سیلز آرڈر کو نہیں دیکھے گی اور نہ ہی چھوئے گی۔ جب تک کہ وہ سیلز آرڈر کو کسی مخصوص انوائس سے ملانا نہیں چاہتے، وہ سیلز آرڈرز پر انحصار نہیں کریں گے۔ دوسری طرف انوائسز اکاؤنٹنگ دستاویزات کے اہم حصے ہیں۔ درست آڈٹ ٹریلز فراہم کرنے اور اندراجات کے درست ہونے کو یقینی بنانے کے لیے ان کی ضرورت ہے۔

نتیجہ

سیلز آرڈر اور انوائس کے درمیان فرق کا احاطہ کرنے والے مضمون کو دیکھنا اور یہ سوچنا کہ اس کا اثر نہ ہونے کے برابر ہے۔ لیکن، اس کے برعکس، بڑے کاروباری دستاویزات کے بنیادی مقصد کو سمجھنے سے آپ کے کاروبار کو زیادہ مؤثر طریقے سے چلانے، ممکنہ تکمیل اور اکاؤنٹنگ کی غلطیوں کو کم کرنے، اور آپ کے کاروبار کو خطرے سے بچانے کے لیے صحیح چیک اور بیلنس کے ساتھ اندرونی عمل پیدا کرنے میں مدد ملے گی۔

دن کے اختتام پر، آپ کی ٹیموں کو سیلز آرڈرز اور انوائسز کی یکساں ضرورت ہوگی، لیکن مختلف ٹیمیں ہر ایک کو استعمال کرنے کا طریقہ مختلف ہوگا۔ آپ کی سیلز ٹیم کو سیلز آرڈرز کی ضرورت ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ڈیلیوری وعدے کے مطابق مکمل ہو رہی ہے لیکن اکاؤنٹس وصول کرنے والے ماہرین ہر روز زندہ رہیں گے اور انوائسز کو سانس لیں گے۔ یہ ان ٹیموں کو اتحاد کے ساتھ کام کرنے اور آپ کے کاروبار کو اپنی حتمی صلاحیت تک پہنچنے کے لیے اپنے کام کرنے کے لیے درکار مناسب وسائل کی ضرورت ہے۔ 

سیلز آرڈر بمقابلہ انوائس کو سمجھنا شاید ایک اسٹریٹجک قیادت کی ترجیح کی طرح نہ لگے، لیکن آپ کی تنظیم کے بہت سے لوگوں کے لیے اس سے زیادہ اہم کوئی چیز نہیں ہے۔ اگر آپ اپنا سیلز آرڈر مینجمنٹ لینے کے لیے تیار ہیں اور انوائس پروسیسنگ اگلے درجے تک، صحیح خودکار میں سرمایہ کاری کرنا انوائس پروسیسنگ سافٹ ویئر - کی طرح نانونٹس - فرق کی دنیا بنا سکتا ہے۔

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/