Công nghệ tự động hóa có thể làm gì cho bộ phận tài chính của bạn

by Paul Henderson, bộ điều khiển toàn cầu tại Tiền đình

Công nghệ đã thay đổi nơi làm việc trong nhiều thập kỷ.

Hầu hết mọi doanh nghiệp đều đang tích hợp các giải pháp tiên tiến để cải thiện hoạt động, vượt qua thách thức và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho đối tác, bao gồm các nhà cung cấp và nhà cung cấp. Tuy nhiên, một lĩnh vực vẫn đang bị tụt lại phía sau trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số lớn hơn và đó là dịch vụ tài chính. Ngay cả với tất cả các công nghệ hiện có, trí tuệ nhân tạo, máy học và tự động hóa trong lĩnh vực tài chính vẫn là một ngoại lệ hơn là một quy luật.

Việc chuyển đổi từ các hệ thống cũ sang các công nghệ mới hơn có thể gây ra rủi ro về bảo mật và tuân thủ, đặc biệt khi nhiều tổ chức vẫn chưa chắc chắn về cách chuẩn bị cho quá trình triển khai công nghệ. Bên cạnh đó, các công nghệ đang nổi lên và phát triển nhanh chóng, vì vậy việc quyết định chính xác nên bắt đầu từ đâu có thể gây khó khăn.

Với việc hầu hết các bộ phận tài chính được yêu cầu làm nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn, các khoản phải trả là một lĩnh vực cần được cải thiện. Hầu như tất cả các công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại liên quan đến tài khoản phải trả đều có thể được tự động hóa bằng phần mềm AP phù hợp. Quản lý hóa đơn, khớp đơn đặt hàng, đối chiếu thanh toán, quản lý nhà cung cấp, v.v. đều có thể chuyển sang công nghệ tự động hóa tài chính.

Trong thực tế, 91% kế toán tin rằng công nghệ kế toán đã cải thiện năng suất của họ - đây chỉ là một thành phần của chức năng tài chính. Khi nói đến tự động hóa nói chung, 44% nhân viên cảm thấy công nghệ đã giúp họ tiết kiệm thời gian. 43% khác cho biết tự động hóa giúp họ hoàn thành nhiệm vụ với tốc độ nhanh hơn. Nếu công ty của bạn chuyển sang giải pháp kế toán đám mây, rất có thể bạn có thể trải nghiệm những gì các doanh nghiệp khác trải qua: doanh thu tăng 15% so với cùng kỳ năm trước.

Tác động của công nghệ tự động hóa đến tài chính

Tự động hóa tài chính có thể là tiền đề cho sự thay đổi đáng kể trong chức năng tài chính, mang lại nhiều kết quả tích cực. Sau đây chỉ là một số lợi ích lớn nhất đối với hoạt động:

1. Tăng hiệu quả và độ chính xác.

Sử dụng tự động hóa tài chính để thực hiện các nhiệm vụ thủ công, lặp đi lặp lại là cách tiết kiệm thời gian rất lớn. Đơn giản là không có cách nào xung quanh nó. Các quy trình trước đây mất nhiều ngày—hoặc đôi khi vài tuần—có thể được thực hiện gần như ngay lập tức. Và, với ít đầu bếp hơn trong bếp, điều đó gần như loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người. Các câu hỏi về tính chính xác của các con số không còn nữa, giải phóng thời gian cho bộ phận tài chính thực hiện nhiều hoạt động gia tăng giá trị hơn.

2. Mức độ lập kế hoạch chiến lược cao hơn.

Bằng cách loại bỏ các quy trình thủ công nhàm chán, tốn thời gian khỏi chức năng tài chính, nhóm tài chính có thể mở rộng và trở thành một phần mang tính chiến lược hơn trong các quyết định tài chính của công ty họ. Cắt giảm chi phí, khám phá các chiến lược tiết kiệm tiền và nghiên cứu các dòng doanh thu mới chỉ là một số trong số các ngành dọc mà ngành tài chính hiện có thể tập trung và thúc đẩy bằng các giải pháp tự động hóa.

3. Chất lượng dịch vụ tốt hơn.

Công cụ tự động hóa tài chính phù hợp có thể cung cấp một cổng thông tin tự phục vụ, cho phép các nhà cung cấp tự triển khai và đơn giản hóa việc thu thập thông tin thanh toán—một quy trình tốn thời gian thường dễ xảy ra lỗi. Quan trọng hơn, bạn cung cấp cho nhà cung cấp khả năng quản lý thời gian thanh toán, chọn phương thức thanh toán ưa thích và kiểm tra trạng thái thanh toán.

4. Cải thiện quan hệ nhà cung cấp.

Tự động hóa quy trình tài chính cho phép các nhóm “đặt và quên” ngay cả những trách nhiệm nhạy cảm về thời gian, do đó, không còn lo lắng gì về việc liệu nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp có được thanh toán đúng hạn hay không. Công nghệ tự động hóa thực hiện tất cả những công việc nặng nhọc cho bạn và cung cấp cho nhà cung cấp và nhà cung cấp cái nhìn rõ ràng về trạng thái thanh toán và đơn đặt hàng. Tốt hơn nữa, các nhà cung cấp có thể chọn tham gia các chương trình chiết khấu thanh toán sớm, giúp giảm chi tiêu và quan hệ tốt hơn. 

5. Giảm thiểu rủi ro kịp thời.

Tự động hóa tài chính có thể làm được nhiều việc hơn là đảm nhận các nhiệm vụ hỗ trợ. Các chức năng như phát hiện gian lận tự động giúp quét nhanh dữ liệu, tài liệu và giao dịch để tìm dấu hiệu mâu thuẫn. Nếu phát hiện thấy vấn đề, công nghệ sẽ tạm dừng thanh toán và thông báo cho nhóm tài chính để điều tra thêm.

Tự động hóa phát hiện gian lận cũng có thể làm giảm số lượng kết quả dương tính giả, giảm thiểu khả năng gắn cờ sai các giao dịch hợp pháp và khiến nhà cung cấp thất vọng. Nhìn chung, công nghệ này cắt giảm chi phí chung và cải thiện trải nghiệm thanh toán cho nhà cung cấp.

Với bối cảnh tài chính không chắc chắn mà chúng ta hiện đang gặp phải, các tổ chức cần khám phá tất cả các cách có thể để cải thiện hoạt động. Tự động hóa tài chính chỉ là một trong số đó. Việc triển khai công nghệ tự động hóa vào chức năng tài chính mang lại cho người lãnh đạo tài chính của doanh nghiệp và nhóm của họ sự thoải mái khi tập trung nhiều hơn vào chiến lược hơn là các quy trình và thời hạn, điều này có thể tạo ra sự khác biệt lớn không chỉ đối với hiệu quả của bộ phận mà còn cả lợi nhuận của công ty.

Paul Henderson là bộ điều khiển toàn cầu tại Tiền đình, tự động hóa thanh toán phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động thanh toán của nhà cung cấp bằng cách hợp lý hóa tất cả các giai đoạn của AP và quy trình quản lý thanh toán trong một nền tảng đám mây toàn diện. Paul có nhiều thập kỷ kinh nghiệm trong ngành tài chính ở nhiều công ty khác nhau và trước Tipalti, ông từng là phó chủ tịch kiêm kiểm soát viên tại ForgeRock.

Công nghệ tự động hóa có thể làm gì cho bộ phận tài chính của bạn Được xuất bản lại từ nguồn https://www.youngupstarts.com/2022/11/08/what-automation-technology-can-do-for-your-finance-department/ qua https:/ /www.youngupstarts.com/feed/

<!–

->