Đối với nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp, chu kỳ khoản phải thu được coi là chỉ thu tiền mặt, nhưng thực tế nó phức tạp hơn thế. Đóng vai trò quan trọng trong chu kỳ kế toán và chức năng kinh doanh tổng thể, nhóm tài khoản phải thu có trách nhiệm xem xét đơn đặt hàng, kiểm tra tín dụng của từng khách hàng, cấp các điều khoản tín dụng phù hợp, gửi hóa đơn, thu các khoản thanh toán và quản lý các số liệu tài chính quan trọng như lão hóa AR và nợ khó đòi.
Cho dù doanh nghiệp của bạn đang bán sản phẩm hoặc dịch vụ nào thì các khoản phải thu trong toàn bộ chu kỳ đều rất quan trọng đối với sự thành công của bạn. Nếu không thu tiền mặt thích hợp, bạn sẽ gặp khó khăn về dòng tiền và thanh khoản; không có hợp đồng khách hàng chu đáo, mối quan hệ khách hàng có thể bị ảnh hưởng; và nếu không theo dõi chặt chẽ các số liệu AR, đội ngũ lãnh đạo của bạn sẽ không thể đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Quá trình xử lý các khoản phải thu là để cảm ơn từng xu của dòng tiền đến với doanh nghiệp của bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn toàn bộ quy trình AR của chu trình, nêu bật những lợi ích của chu trình AR được quản lý tốt và giúp bạn hiểu các cách mà tự động hóa/công nghệ có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ liên quan đến AR. Bạn sẽ nhận được câu trả lời cho tất cả các câu hỏi hóc búa của mình.
Quy trình Tài khoản phải thu hoặc Chu trình AR là gì?
Xử lý AR không chỉ đơn thuần là gửi lời nhắc thanh toán cho khách hàng và xử lý các khoản thanh toán trễ. Nếu đó là nơi chiến lược AR của tổ chức bạn bắt đầu, bạn sẽ tiêu tốn tiền mặt và dành nhiều thời gian dọn dẹp mớ hỗn độn hơn là kinh doanh. AR chu kỳ đầy đủ thực sự bắt đầu bằng việc xem xét đúng cách mọi đơn đặt hàng doanh nghiệp của bạn nhận được từ một khách hàng đang tìm cách mua hàng.
Cách dễ nhất là nhìn vào chu trình một cách trực quan, vì vậy hãy bắt đầu từ đó.
Như biểu đồ minh họa, còn rất nhiều điều cần phải làm quản lý AR hơn là bắt mắt. Có, bạn cần nhóm AR của mình cảm thấy thoải mái khi trò chuyện khó khăn với những khách hàng có hóa đơn chưa thanh toán, nhưng bạn cũng cần họ chủ động, quản lý rủi ro và tiến hành báo cáo AR chi tiết.
Để thể hiện rõ hơn tầm quan trọng của từng bước trên, chúng ta hãy thực hiện từng bước một.
Các bước trong quy trình các khoản phải thu: Quy trình làm việc hoàn chỉnh của chu trình AR
Nếu tài khoản phải thu, là một tài sản, không chuyển thành tiền mặt, bạn đang để mất tiền và khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro. Khi xem xét toàn bộ chu trình, việc tối ưu hóa các khoản phải thu phụ thuộc vào từng bước. Cái này không quan trọng hơn cái kia, mà đúng hơn, mỗi bước trong chu trình AR sẽ tác động đến khả năng thu tiền mặt của tổ chức bạn và tăng tỷ suất lợi nhuận.
Bước 1: Khách hàng đặt hàng
Cho dù bạn làm việc trong không gian B2B hay không gian B2C, khách hàng đều phải đặt hàng để bắt đầu chu kỳ khoản phải thu. Trong không gian B2B, khi nhận được đơn đặt hàng, một trong những đội đầu tiên nhìn thấy đơn đặt hàng đó là nhóm AR. Họ phải tiến hành thẩm định phù hợp để đảm bảo rằng đơn đặt hàng là hợp pháp, chứa thông tin chính xác và không gian lận. Ở giai đoạn này, nhóm bán hàng có thể tham gia để thông báo cho AR về đơn đặt hàng sắp đến.
Bước 2: Xem xét và phê duyệt tín dụng
Với PO hợp pháp trong tay, các chuyên gia về khoản phải thu phải bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi rủi ro hơn nữa bằng cách đánh giá mức độ tin cậy của từng khách hàng. Đối với khách hàng mới, quy trình đăng ký tín dụng kỹ lưỡng cần phải được thực hiện không bao giờ được bỏ qua. Với khách hàng hiện tại, hãy xem lịch sử thanh toán của họ với tổ chức của bạn. Họ có thanh toán đúng hạn không? Họ đã bao giờ bỏ lỡ một khoản thanh toán? Lưu giữ hồ sơ khách hàng chi tiết là chìa khóa để giảm nợ xấu và giảm thiểu rủi ro tài chính.
Bước 3: AR gửi hóa đơn
Sau khi xác định được mức độ tín nhiệm của khách hàng và nhóm AR của bạn cảm thấy thoải mái khi tiếp tục quá trình xử lý đơn hàng, hóa đơn được gửi tới khách hàng. Hóa đơn phải bao gồm các điều khoản thanh toán, sản phẩm nào sẽ được mua và thông tin liên hệ của cả hai công ty. Theo cách tương tự Tự động hóa AP giúp nhóm AP tự động xử lý và thanh toán các hóa đơn đến, tự động hóa AR hỗ trợ phía người gửi của giao dịch đó.
Bước 4: Gửi lời nhắc thanh toán và thu tiền
Sau khi hóa đơn được gửi, đồng hồ bắt đầu. Khách hàng chỉ có thời hạn thanh toán được chỉ định để gửi thanh toán. Nếu điều khoản thanh toán của họ là N30, nghĩa là họ có nghĩa vụ thanh toán hóa đơn theo hợp đồng trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được, thì nhóm AR của bạn sẽ gửi lời nhắc thanh toán định kỳ cho đến khi nhận được thanh toán. Để làm cho mọi việc dễ dàng hơn nữa, hãy tự động hóa lời nhắc thanh toán và các tác vụ lặp đi lặp lại khác bằng cách sử dụng tự động hóa kế toán phần mềm.
Bước 5: Cập nhật nợ xấu/Xóa số tiền chưa thu
Mặc dù không phải là lý tưởng, nhưng thực tế trong kinh doanh là luôn có một hoặc hai khách hàng không trả tiền. Nó có thể là một tổn thất tài chính lớn khi điều này xảy ra, đó là lý do tại sao việc tiến hành kỹ lưỡng từng bước trong chu trình các khoản phải thu là điều bắt buộc. Nếu mọi nỗ lực đòi thanh toán đều bị khách hàng phớt lờ, khoản nợ sẽ bị coi là nợ khó đòi. Thời hạn xóa nợ xấu sẽ tùy thuộc vào ngành của bạn, điều khoản thanh toán của khách hàng và bất kỳ trường hợp đặc biệt nào liên quan đến PO cụ thể đó.
Bước 6: Nhận và xử lý các khoản thanh toán đến
Về mặt tích cực, hầu hết khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn của họ. Khi nhận được tiền, nhóm AR cần đóng hóa đơn và cập nhật cơ chế theo dõi các khoản phải thu mà bạn có trong tổ chức của mình. Giúp khách hàng thanh toán dễ dàng nhất có thể bằng cách cung cấp thanh toán tự động, ACH, chuyển khoản ngân hàng hoặc các cách thanh toán khác.
Bước 7: Giải quyết tranh chấp
Đây sẽ không phải là một phần của mọi quy trình AR, nhưng nếu khách hàng tranh chấp hóa đơn vì bất kỳ lý do gì thì đây là lúc để xử lý tình huống đó. Có lẽ họ không hài lòng với sản phẩm họ nhận được hoặc khẳng định chưa bao giờ nhận được nó. AR sẽ cần cố gắng hết sức để giải quyết tranh chấp và thu tiền. Đôi khi, khách hàng sẽ thanh toán một phần hóa đơn – một khoản thanh toán ngắn – và AR sẽ phải tìm hiểu lý do điều đó xảy ra và vạch ra lộ trình để thu đầy đủ khoản thanh toán.
Bước 8: Quản lý báo cáo AR
Có nhiều số liệu rất quan trọng khi nói đến quy trình phải thu toàn bộ chu kỳ. Các Tỷ lệ doanh thu AR, Số ngày bán hàng nổi bật (DSO) và Chỉ số hiệu quả thu nợ là một vài số liệu phổ biến do nhóm AR quản lý. Trong quá trình đóng cuối tháng, là bước cuối cùng của chu trình kế toán tổng thể, nhóm AR sẽ gửi các mục nhật ký cần thiết và đảm bảo các tài khoản AR trên sổ cái chung được cập nhật chính xác.
Lợi ích của việc tự động hóa chu trình các khoản phải thu
Theo cùng một cách mà phần mềm sản xuất có thể được sử dụng để tự động hóa phần lớn quy trình sản xuất, phần mềm tự động hóa có thể (và nên!) được triển khai trong suốt chu trình AR. Quá trình xử lý AR rất tẻ nhạt, phức tạp và đòi hỏi nhiều sự theo dõi chi tiết để “làm đúng”. Ngay cả những nhóm AR giỏi nhất cũng khó có thể theo kịp lời nhắc thanh toán, kiểm tra tín dụng, báo cáo cuối tháng và nhiều yêu cầu khác đi kèm với vai trò của họ.
Với các công cụ tự động hóa phù hợp và cách triển khai phù hợp, nhóm AR của bạn sẽ được nâng cao năng suất, báo cáo tốt hơn và nhiều lợi ích khác.
Giảm thời gian xử lý
Xử lý AR chẳng là gì nếu không nói là tốn thời gian. Bạn càng nhận được nhiều đơn đặt hàng – điều này rất tốt cho doanh nghiệp – trải nghiệm của nhóm AR của bạn càng căng thẳng. Với sự tự động hóa, hóa đơn điện tử có thể được tạo và gửi cho khách hàng một cách tự động, các khoản thanh toán có thể được nhận mà không cần sự can thiệp của con người và thậm chí việc kiểm tra tín dụng có thể được thực hiện bằng máy tính. Với tất cả thời gian tiết kiệm được mà nhóm AR của bạn sẽ trải nghiệm, họ sẽ có thể tập trung cả ngày vào các hoạt động có giá trị gia tăng hơn.
Khả năng mở rộng kinh doanh
Nếu bạn muốn có thể phát triển doanh nghiệp của mình, AR cần có khả năng theo kịp sự phát triển đó. Cùng một nhóm, chẳng hạn như 3 người, không thể chuyển từ quản lý tất cả quá trình xử lý AR cho 30 khách hàng sang quản lý tất cả quá trình xử lý AR cho 3,000 khách hàng. Để đạt được mức độ quy mô đó, các công cụ tự động hóa là rất cần thiết.
Lời nhắc và Bộ sưu tập Tự động
Theo đuổi các khoản thanh toán có thể là một công việc toàn thời gian. Với lời nhắc tự động, xử lý thanh toán tự động và cập nhật hệ thống tự động, nhóm AR có thể tập trung vào thẩm định ban đầu, mối quan hệ khách hàng và KPI chức năng. Chỉ riêng lời nhắc tự động có thể cải thiện Tỷ lệ doanh thu AR, thúc đẩy dòng tiền và cuối cùng là tác động đến lợi nhuận.
Ít lỗi dữ liệu hơn
Khi đến thời điểm kết thúc tháng, nếu bất kỳ dữ liệu nào trong tháng được ghi lại không chính xác, có thể mất nhiều thời gian để làm sáng tỏ vấn đề và hiểu được lỗi đã xảy ra ở đâu. Tuy nhiên, với quá trình tự động hóa, máy tính sao chép dữ liệu một cách liền mạch, rất hiếm khi mắc lỗi nhập dữ liệu như con người.
Tiết kiệm chi phí
Ngoài việc cải thiện chỉ số hiệu quả thu nợ, còn có những khoản tiết kiệm chi phí rất thực tế đang chờ được thực hiện bằng cách tự động hóa chu trình khoản phải thu. Ít người hơn có thể xử lý nhiều giao dịch hơn, mức dòng tiền của tổ chức của bạn sẽ lành mạnh hơn và bạn sẽ xóa được ít nợ khó đòi hơn bao giờ hết.
Cải thiện thông tin chi tiết và khả năng báo cáo
Báo cáo tài chính và thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu giúp thúc đẩy các quyết định kinh doanh. Trước đây, các nhóm AR không có đủ băng thông để báo cáo chất lượng cao vì toàn bộ thời gian của họ dành cho việc thực hiện các cuộc gọi thu tiền và tiến hành kiểm tra tín dụng. Giờ đây, với tự động hóa, thời gian đó đã được giải phóng nhưng không dừng lại ở đó. Các giải pháp phần mềm tốt nhất đi kèm với khả năng bảng điều khiển tích hợp và các tính năng báo cáo cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về các số liệu quan trọng nhất mà nhóm lãnh đạo của bạn dựa vào.
Đừng để tiền trên bàn
Có một thực tế đơn giản là quy trình AR của tổ chức càng hiệu quả thì tổ chức đó sẽ hoạt động càng tốt. Bạn không thể tiếp tục kinh doanh nếu không có đủ dòng tiền để duy trì hoạt động của mình và bạn sẽ không có bất kỳ dòng tiền nào nếu không có quy trình tài khoản phải thu.
Quy trình các khoản phải thu đã và sẽ luôn là một chức năng kinh doanh quan trọng, nhưng với tình hình ngày nay tự động hóa quá trình robot khả năng, nó có thể có tác động lớn hơn đến doanh nghiệp của bạn. Đầu tư vào tự động hóa AR sẽ tốn tiền, nhưng không đầu tư vào tự động hóa AR sẽ khiến bạn tốn nhiều tiền hơn về lâu dài. Đừng để tiền trên bàn.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/accounts-receivable-cycle/
- : có
- :là
- :không phải
- :Ở đâu
- $ LÊN
- 000
- 000 khách hàng
- 1
- 30
- 7
- 8
- a
- có khả năng
- Có khả năng
- Giới thiệu
- ở trên
- Tài khoản
- Kế toán
- Trợ Lý Giám Đốc
- đau
- Đạt được
- hoạt động
- thực sự
- Lão hóa
- Tất cả
- cô đơn
- Ngoài ra
- luôn luôn
- an
- và
- Một
- bất kì
- Các Ứng Dụng
- thích hợp
- AR
- LÀ
- bài viết
- AS
- Đánh giá
- tài sản
- At
- Nỗ lực
- tự động hóa
- Tự động
- Tự động
- tự động
- tự động hóa
- Tự động hóa
- B2B
- B2C
- Bad
- Băng thông
- BE
- bởi vì
- được
- trước
- được
- Lợi ích
- BEST
- phần mềm tốt nhất
- Hơn
- lớn hơn
- Hóa đơn
- tăng
- cả hai
- đáy
- đốt cháy
- kinh doanh
- chức năng kinh doanh
- Lãnh đạo doanh nghiệp
- nhưng
- by
- Cuộc gọi
- CAN
- khả năng
- tiền mặt
- dòng tiền
- phần trăm
- thách thức
- Biểu đồ
- kiểm tra
- Séc
- hoàn cảnh
- xin
- Làm sạch
- Đồng hồ
- Đóng
- thu thập
- Thu
- bộ sưu tập
- bộ sưu tập
- Đến
- đến
- thoải mái
- đến
- Chung
- Các công ty
- hoàn thành
- phức tạp
- máy tính
- máy tính
- Tiến hành
- Tiến hành
- liên lạc
- chứa
- tiếp tục
- tiếp tục
- hợp đồng
- cuộc hội thoại
- sửa chữa
- Phí Tổn
- tiết kiệm chi phí
- có thể
- đối tác
- tạo ra
- tín dụng
- quan trọng
- khách hàng
- khách hàng
- chu kỳ
- bảng điều khiển
- dữ liệu
- nhập dữ liệu
- hướng dữ liệu
- Ngày
- nhiều
- Nợ
- quyết định
- nhu cầu
- phụ thuộc
- phụ thuộc
- triển khai
- chi tiết
- xác định
- khó khăn
- siêng năng
- tranh chấp
- do
- Không
- làm
- dont
- xuống
- lái xe
- hai
- suốt trong
- mỗi
- dễ dàng hơn
- dễ nhất
- dễ dàng
- Hiệu quả
- hiệu quả
- cuối
- nâng cao
- đủ
- đảm bảo
- nhập
- thiết yếu
- Ngay cả
- BAO GIỜ
- Mỗi
- hiện tại
- kinh nghiệm
- Kinh nghiệm
- các chuyên gia
- mắt
- thực tế
- Tính năng
- cảm thấy
- cảm thấy
- vài
- ít hơn
- tài chính
- Tìm kiếm
- Tên
- dòng chảy
- Tập trung
- Trong
- lừa đảo
- từ
- Full
- chức năng
- chức năng
- chức năng
- quỹ
- xa hơn
- Tổng Quát
- được
- Cho
- Go
- đi
- cấp
- tuyệt vời
- Phát triển
- Tăng trưởng
- tay
- xử lý
- đã xảy ra
- xảy ra
- Cứng
- Có
- có
- khỏe mạnh
- giúp đỡ
- giúp
- Đánh dấu
- lịch sử
- Đánh
- HTTPS
- Nhân loại
- lý tưởng
- if
- minh họa
- Va chạm
- Tác động
- bắt buộc
- thực hiện
- tầm quan trọng
- quan trọng
- nâng cao
- cải thiện
- in
- bao gồm
- Incoming
- không chính xác
- chỉ số
- ngành công nghiệp
- thông tin
- bắt đầu
- khởi xướng
- những hiểu biết
- tích hợp
- can thiệp
- trong
- đầu tư
- hóa đơn
- hoá đơn
- tham gia
- IT
- ITS
- chính nó
- Việc làm
- tạp chí
- Giữ
- giữ
- Key
- Họ
- Trễ, muộn
- các nhà lãnh đạo
- Lãnh đạo
- Rời bỏ
- để lại
- Ledger
- hợp pháp
- ít
- Cấp
- niveaux
- Lượt thích
- Dòng
- Thanh khoản
- dài
- thời gian dài
- Xem
- tìm kiếm
- Rất nhiều
- Hạ
- chính
- làm cho
- Làm
- quản lý
- quản lý
- quản lý
- sản xuất
- nhiều
- lợi nhuận
- cụ thể hoá
- chất
- Có thể..
- có nghĩa là
- cơ chế
- Đạt
- Metrics
- nhỡ
- sai lầm
- sai lầm
- giảm nhẹ
- tiền
- tháng
- chi tiết
- hầu hết
- nhiều
- phải
- cần thiết
- Cần
- nhu cầu
- không bao giờ
- Mới
- Không
- không
- tại
- of
- off
- cung cấp
- on
- ONE
- có thể
- Hoạt động
- tối ưu hóa
- or
- gọi món
- đơn đặt hàng
- cơ quan
- Nền tảng khác
- ra
- nổi bật
- tổng thể
- một phần
- qua
- con đường
- Trả
- thanh toán
- xử lý thanh toán
- thanh toán
- người
- Thực hiện
- có lẽ
- Nơi
- Nơi
- plato
- Thông tin dữ liệu Plato
- PlatoDữ liệu
- chơi
- thêm
- PO
- phần
- có thể
- Chủ động
- quá trình
- xử lý
- Sản phẩm
- năng suất
- Lợi nhuận
- đúng
- đúng
- cho
- mua
- đơn đặt hàng
- đã mua
- Đặt
- Câu hỏi
- ít khi
- hơn
- thực
- thời gian thực
- Thực tế
- nhận ra
- lý do
- phải thu
- nhận
- nhận
- nhận
- ghi
- ghi lại
- Mối quan hệ
- lặp đi lặp lại
- Báo cáo
- đòi hỏi
- giải quyết
- chịu trách nhiệm
- xem xét
- xem xét
- ngay
- Nguy cơ
- Vai trò
- vai trò
- chạy
- bán hàng
- tương tự
- hài lòng
- hài lòng với
- Tiết kiệm
- nói
- Quy mô
- liền mạch
- xem
- Bán
- gửi
- người gửi
- gửi
- gửi
- gởi
- dịch vụ
- ngắn
- nên
- hiển thị
- giới thiệu
- bên
- Đơn giản
- tình hình
- So
- Phần mềm
- chỉ duy nhất
- Giải pháp
- đôi khi
- Không gian
- đặc biệt
- riêng
- quy định
- tiêu
- tiêu
- Traineeship
- Bắt đầu
- bắt đầu
- Bước
- Các bước
- Dừng
- Chiến lược
- hợp lý hóa
- trình
- thành công
- như vậy
- Hỗ trợ
- hệ thống
- bàn
- Hãy
- nhiệm vụ
- nhóm
- đội
- về
- hơn
- cảm tạ
- việc này
- Sản phẩm
- cung cấp their dịch
- Them
- Đó
- họ
- điều
- điều này
- triệt để
- nghĩ
- Thông qua
- khắp
- thời gian
- mất thời gian
- timeline
- đến
- hôm nay
- công cụ
- Theo dõi
- giao dịch
- Giao dịch
- chuyển
- doanh thu
- hai
- Cuối cùng
- không thể
- hiểu
- làm sáng tỏ
- cho đến khi
- Cập nhật
- cập nhật
- Cập nhật
- đã sử dụng
- sử dụng
- giá trị gia tăng
- rất
- trực quan
- quan trọng
- Đợi
- muốn
- là
- Đường..
- cách
- Điều gì
- Là gì
- khi nào
- cái nào
- CHÚNG TÔI LÀ
- tại sao
- sẽ
- cửa sổ
- Dây điện
- với
- ở trong
- không có
- Công việc
- viết
- viết
- viết
- Vâng
- Bạn
- trên màn hình
- zephyrnet