Hướng dẫn: Tự động hóa kế toán là gì và bắt đầu như thế nào?

Hướng dẫn: Tự động hóa kế toán là gì và bắt đầu như thế nào?

Dấu thời gian: ngày 15 tháng 2023 năm 12 46:XNUMX CH
Hướng dẫn: Tự động hóa kế toán là gì và bắt đầu như thế nào? Thông tin dữ liệu PlatoBlockchain. Tìm kiếm dọc. Ái.

Tự động hóa kế toán đã trở thành yếu tố thay đổi cuộc chơi trong thế giới tài chính. Nó biến đổi cách các doanh nghiệp xử lý các quy trình tài chính của họ.

Tự động hóa kế toán có thể giúp hợp lý hóa các hoạt động, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Trong một cuộc khảo sát, 58% kế toán cho biết kế toán tự động dẫn đến tăng hiệu quả.

Dịch vụ kế toán Hoa Kỳ cho thấy rằng gần 75% nhiệm vụ kế toán có thể được tự động hóa. Đây có thể giải thích sự tăng trưởng cao của ngành công nghiệp phần mềm kế toán, ước tính đạt 12 tỷ USD vào năm 2026.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đề cập đến các bước liên quan đến tự động hóa kế toán và một số thách thức của kế toán thủ công. Chúng ta cũng sẽ thấy một số trường hợp sử dụng để tự động hóa kế toán và cách Ống nano có thể giúp các doanh nghiệp với kế toán tự động.

Tự động hóa kế toán là gì?

Tự động hóa kế toán sử dụng công nghệ và công cụ phần mềm tiên tiến để tự động hóa các hoạt động tài chính khác nhau. Nó làm giảm sự can thiệp thủ công và hợp lý hóa các nhiệm vụ. Tự động hóa kế toán không thay thế nhu cầu tham gia của con người. Nó làm giảm gánh nặng của các nhiệm vụ tốn thời gian và lặp đi lặp lại. Điều này cho phép kế toán tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn.

Tự động hóa kế toán còn được gọi là kế toán tự động, kế toán trên máy vi tính hoặc tự động hóa quy trình kế toán. Nó bao gồm một loạt các ứng dụng được thiết kế để đơn giản hóa, tối ưu hóa và tự động hóa các khía cạnh khác nhau của quy trình kế toán. Trước khi đi sâu vào chúng, chúng ta hãy xem xét kế toán thủ công và những thách thức của nó.

Những hạn chế của kế toán thủ công là gì?

Các quy trình kế toán thủ công từ lâu đã trở thành tiêu chuẩn cho các doanh nghiệp, nhưng chúng đi kèm với nhiều thách thức. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả, độ chính xác và bảo mật. Khi các doanh nghiệp phát triển và các giao dịch tài chính trở nên phức tạp hơn, tự động hóa kế toán trở nên quan trọng. Những hạn chế sau đây của kế toán thủ công minh họa lý do tại sao.

Mất thời gian

Các phương pháp kế toán truyền thống liên quan đến các nhiệm vụ tốn thời gian như nhập dữ liệu, tính toán và đối chiếu. Những nhiệm vụ này chiếm thời gian quý báu có thể là việc ra quyết định chiến lược hoặc các hoạt động kinh doanh cốt lõi khác.

Dễ mắc lỗi

Kế toán thủ công rất dễ bị lỗi của con người. Nhập dữ liệu không chính xác và thiếu sót dữ liệu có thể dẫn đến hồ sơ tài chính không chính xác. Sửa chữa những điều này có thể tẻ nhạt và tốn thời gian.

Thiếu bảo mật

Quy trình kế toán thủ công thường liên quan đến việc duy trì hồ sơ vật lý. Những thứ này có thể dễ dàng bị thất lạc, bị đánh cắp hoặc bị hư hỏng.

Lưu giữ dữ liệu tài chính trên các ứng dụng máy tính cơ bản mà không có các biện pháp bảo mật phù hợp có thể khiến thông tin nhạy cảm bị truy cập trái phép và tấn công mạng.

Khả năng mở rộng hạn chế

Khi các doanh nghiệp trở nên lớn hơn, họ có nhiều giao dịch tài chính trở nên phức tạp hơn. Làm kế toán thủ công trở nên khó khăn hơn trong tình huống này.

Nó có thể dẫn đến nhiều công việc hơn, thời gian xử lý lâu hơn và khả năng mắc lỗi cao hơn. Tất cả điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp phát triển hiệu quả.

Khó khăn trong việc tuân thủ

Có thể khó theo kịp các yêu cầu quy định và luật thuế nếu bạn dựa vào các phương pháp kế toán thủ công. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề tiềm ẩn về việc không tuân thủ, hình phạt và thiệt hại về uy tín.

cộng tác kém hiệu quả

Kế toán thủ công thường dựa trên việc trao đổi tài liệu vật lý và giao tiếp giữa các cá nhân. Điều này có thể dẫn đến sự kém hiệu quả, thông tin sai lệch và sự chậm trễ trong việc ra quyết định.

Thông tin chi tiết thời gian thực hạn chế

Dữ liệu tài chính được tổng hợp và phân tích thủ công thường trở nên lỗi thời. Điều này có thể gây khó khăn cho một tổ chức trong việc đưa ra các quyết định thông minh và kịp thời vì họ không có thông tin tài chính đáng tin cậy khi cần.

Những thách thức kế toán thủ công có thể gây hại cho hiệu quả, độ chính xác, bảo mật và quản lý tài chính của công ty. Tuy nhiên, các công nghệ mới như AI và RPA đã cải thiện kế toán. Tự động hóa sử dụng AI để xử lý dữ liệu, loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và cho phép các nhà phân tích tập trung vào các vấn đề quan trọng.

Các giải pháp tự động hóa kế toán cách mạng hóa quy trình kế toán với các hệ thống hiện đại, ít cần sự tham gia của con người và đạt được độ chính xác cao. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào các lợi ích của kế toán tự động.

13 Lợi ích của Kế toán Tự động hóa

Các doanh nghiệp có thể đạt được nhiều lợi ích bằng cách sử dụng công nghệ để tự động hóa kế toán nhiệm vụ. Chúng bao gồm thời gian quay vòng nhanh hơn, độ chính xác của dữ liệu được cải thiện, tiết kiệm chi phí, v.v. Phần này sẽ khám phá những lợi ích khác nhau của việc áp dụng tự động hóa kế toán một cách chi tiết.

Hoàn thành nhiệm vụ cấp tốc

Tự động hóa kế toán cải thiện hiệu quả và tốc độ của nhiệm vụ, cho phép cung cấp kết quả chính xác nhanh hơn. Nó hỗ trợ mở rộng kinh doanh bằng cách xử lý nhiều khách hàng và khối lượng công việc hơn.

Độ chính xác cao hơn và ít lỗi hơn

Tự động hóa làm giảm sai sót của con người trong hoạt động tài chính, đảm bảo độ chính xác cao hơn và duy trì uy tín của công ty bạn. Dữ liệu chính xác hỗ trợ việc ra quyết định sáng suốt, tác động tích cực đến hiệu quả tài chính của doanh nghiệp bạn.

Hoạt động tiết kiệm chi phí

Kế toán tự động có thể giảm chi phí lao động và tự động hóa, giúp quản lý tài chính hợp lý hơn.

Phân tích tài chính chuyên sâu

Tự động hóa cung cấp dữ liệu chính xác để phân tích toàn diện, trao quyền cho kế toán viên đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Dễ dàng truy cập dữ liệu cần thiết giúp theo dõi xu hướng, phát hiện gian lận và đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Các biện pháp an ninh mạnh mẽ

Hệ thống kế toán tự động bảo vệ dữ liệu bằng cách lưu trữ dữ liệu một cách an toàn. Điều này làm giảm nguy cơ vi phạm và giữ kín hồ sơ tài chính của bạn.

Truy cập dữ liệu hợp lý

Tự động hóa kế toán giúp đơn giản hóa việc tìm kiếm và truy cập các tài liệu tài chính, tiết kiệm thời gian và công sức. Sự hợp lý hóa này giúp tăng năng suất.

Tính linh hoạt dựa trên đám mây

Hệ thống tự động hóa kế toán với quyền truy cập đám mây cho phép kế toán làm việc từ mọi nơi có internet. Tính linh hoạt này thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả và cải thiện quy trình làm việc giữa các thành viên trong nhóm.

Giải pháp hệ thống tùy chỉnh

Phần mềm kế toán tự động có thể tùy chỉnh. Nó có thể phục vụ cho các nhu cầu riêng biệt của các ngành công nghiệp và quy mô kinh doanh khác nhau. Khả năng thích ứng này đảm bảo rằng hệ thống kế toán của bạn phù hợp với các yêu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.

Quản lý dữ liệu có tổ chức

Tự động hóa trong kế toán cải thiện việc tổ chức và lưu trữ dữ liệu. Điều này giúp dễ dàng xác định vị trí và truy cập thông tin cụ thể. Điều này dẫn đến việc lưu giữ hồ sơ và quản lý tài chính tốt hơn.

Bảo mật được cải thiện

Phần mềm tự động hóa kế toán sử dụng các tính năng mã hóa và bảo mật để bảo vệ hồ sơ và dữ liệu của công ty. Các biện pháp bảo mật nâng cao này giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các mối đe dọa mạng tiềm ẩn.

Thông tin chi tiết toàn diện

Tự động hóa kế toán trình bày dữ liệu tài chính chính xác, hỗ trợ việc ra quyết định tốt hơn trong công ty. Kế toán viên có thể phân tích các xu hướng và phương sai cũng như đưa ra các dự đoán dựa trên dữ liệu với những hiểu biết sâu sắc này.

Hợp lý hóa chuẩn bị thuế

Hệ thống kế toán tự động theo dõi chi phí và biên lai, giảm bớt mùa thuế và giảm thiểu sai sót. Chúng cũng hỗ trợ tính toán các khoản khấu trừ, cung cấp một cái nhìn rõ ràng về nghĩa vụ thuế.

Cơ hội phát triển kỹ năng

Tự động hóa kế toán giải phóng kế toán viên khỏi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Điều này cho phép họ tập trung vào các trách nhiệm có giá trị cao hơn. Điều này thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tăng thêm giá trị cho công ty.

Kế toán tự động sẽ thay thế kế toán?

Khi tự động hóa kế toán hợp lý hóa các quy trình tài chính, mọi người tự hỏi liệu nó có thay thế CPA hay không. Mặc dù tự động hóa giúp giảm bớt các nhiệm vụ kế toán, nhưng chuyên môn của con người vẫn cần thiết trong lĩnh vực này.

Vai trò bổ sung của công nghệ và chuyên môn

Tự động hóa kế toán xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, giải phóng CPA cho công việc chiến lược. Kế toán cung cấp những hiểu biết có giá trị và hỗ trợ các quyết định tài chính sáng suốt. Tự động hóa và chuyên môn của con người làm việc cùng nhau để kế toán hiệu quả và hiệu quả.

Ra quyết định phức tạp

Hệ thống kế toán tự động không đủ tiên tiến để đưa ra quyết định phức tạp hoặc tư vấn tài chính chiến lược. CPA có kỹ năng tư duy phê phán để điều hướng các quy định và cung cấp hướng dẫn được cá nhân hóa.

Cân nhắc đạo đức

CPA vượt trội trong việc duy trì các tiêu chuẩn đạo đức và duy trì hồ sơ tài chính minh bạch. Tự động hóa giảm sai sót và cải thiện hiệu quả nhưng không thể tái tạo phán đoán và trách nhiệm giải trình về mặt đạo đức của CPA.

Tùy chỉnh và thích ứng

Phần mềm tự động hóa có thể tùy chỉnh, nhưng có thể không phù hợp với mọi tình huống kinh doanh. CPA có thể điều chỉnh cách tiếp cận của họ để đáp ứng nhu cầu của từng khách hàng. Họ có thể cung cấp các giải pháp và hướng dẫn được cá nhân hóa mà các hệ thống tự động có thể thiếu.

Xây dựng niềm tin và các mối quan hệ

CPA đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng niềm tin và mối quan hệ với khách hàng. Ngay cả các hệ thống kế toán tự động tiên tiến cũng không thể tái tạo sự tương tác và đồng cảm của chúng. Sự tiếp xúc của con người này rất quan trọng để hiểu được các mục tiêu và nguyện vọng tài chính của khách hàng.

Tóm lại, tự động hóa kế toán bổ sung cho CPA hơn là thay thế chúng. Nó nâng cao khả năng của họ, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và đưa ra những hiểu biết có giá trị. Cùng với nhau, chuyên môn của con người và công nghệ tiên tiến đảm bảo một tương lai đầy hứa hẹn cho nghề kế toán.

8 cách để sử dụng tự động hóa kế toán trong doanh nghiệp của bạn

Tự động hóa kế toán đã cách mạng hóa các khía cạnh khác nhau của quản lý tài chính. Các trường hợp sử dụng sau đây cho thấy cách tự động hóa kế toán có thể cải thiện hiệu quả và độ chính xác:

  1. Quản lý biên chế: Tự động hóa quy trình tính lương giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm sai sót. Các giải pháp tự động hóa kế toán có thể xử lý các tác vụ như gửi tiền, tính lương, đồng bộ hóa với phần mềm theo dõi thời gian và quản lý thuế bảng lương.
  2. Quản lý mua hàng: Phần mềm tự động hóa kế toán đơn giản hóa việc mua hàng, giảm thủ tục giấy tờ và sai sót trong đơn đặt hàng và hợp đồng. Nó tự động hóa các tác vụ như tạo đơn đặt hàng và xử lý thanh toán, rút ​​ngắn chu kỳ từ mua hàng đến thanh toán và tiết kiệm chi phí nhân sự.
  3. Quản lý tài chính: Tự động hóa các nhiệm vụ quản lý tài chính giúp doanh nghiệp trong các giai đoạn bận rộn như mùa thuế hoặc đóng tài chính hàng tháng. Nó hỗ trợ phát hiện lỗi, duy trì tuân thủ, truyền dữ liệu và xác định các khoản thanh toán ẩn danh. Điều này làm giảm khối lượng công việc cho các nhóm tài chính.
  4. Quản lý chi tiêu: Tự động hóa kế toán giúp việc thu thập, chuyển giao và theo dõi chi phí trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên có thể quét và tải biên lai lên nền tảng theo dõi chi phí. Điều này sau đó trích xuất thông tin và tích hợp nó vào phần mềm kế toán. Điều này hợp lý hóa quy trình đóng tài khoản và giảm khả năng mất hoặc biên lai không đầy đủ.
  5. Tài khoản phải trả (AP) và Tài khoản phải thu (AR) được tối ưu hóa: Phần mềm tự động hóa kế toán cải thiện việc quản lý dòng tiền bằng cách tối ưu hóa các quy trình AP và AR. AP được quản lý sai có thể dẫn đến chi phí cao và mối quan hệ với các nhà cung cấp bị tổn hại. AR được quản lý kém có thể dẫn đến thanh toán chậm trễ và thách thức về vốn lưu động. Tự động hóa trong kế toán giúp theo dõi các khoản thanh toán đang chờ xử lý, nhắc nhở khách hàng về ngày đến hạn và tập trung vào các khách hàng có rủi ro cao để thu nợ.
  6. Xử lý tài khoản phải trả nhanh: Các hệ thống tự động hóa AP có thể hợp lý hóa việc xử lý và phê duyệt hóa đơn. Điều này sẽ làm giảm sự chậm trễ và cho phép các doanh nghiệp tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán sớm.
  7. Tài liệu kiểm toán được cải thiện: Tự động hóa trong kế toán có thể tăng cường lưu giữ hồ sơ và cung cấp khả năng kiểm soát tốt hơn đối với việc truy cập thông tin nhạy cảm. Điều này đảm bảo tài liệu kiểm toán chính xác và an toàn. Điều này cải thiện tính toàn vẹn tài chính của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định.
  8. Quy trình mua sắm hiện đại hóa: Tự động hóa kế toán đơn giản hóa các tác vụ mua sắm như yêu cầu báo giá, bảng kiểm tra, biên lai vận chuyển, hóa đơn vận chuyển, hồ sơ sản xuất và quản lý dữ liệu nhà cung cấp. Tự động hóa các quy trình này giúp giảm thủ tục giấy tờ và cho phép CPA tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Làm cách nào để tự động hóa quy trình kế toán với Nanonet?

Nanonets là một nền tảng tự động hóa kế toán tiên tiến. Nó thúc đẩy học máy và trí tuệ nhân tạo để hợp lý hóa quy trình công việc kế toán, tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm sai sót.

Sau đây là một số cách Nanonets giúp cải thiện quy trình công việc kế toán:

  1. Xử lý hóa đơn thông minh: Nanonets trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, bao gồm số hóa đơn, ngày và chi tiết đơn hàng. Điều này giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, đẩy nhanh các khoản phải trả và giảm rủi ro do lỗi của con người.
  2. Quản lý chi phí mạnh mẽ: Nanonets có thể tự động hóa việc tạo báo cáo chi phí bằng cách trích xuất dữ liệu từ biên lai, hóa đơn và các tài liệu liên quan đến chi phí khác. Điều này giúp giảm thời gian và công sức cần thiết để theo dõi chi phí thủ công và đảm bảo hồ sơ tài chính chính xác và cập nhật.
  3. Quản lý đơn đặt hàng tinh gọn: Nanonets có thể giúp tự động hóa quy trình đặt hàng bằng cách nắm bắt thông tin quan trọng từ báo giá của nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng và cập nhật hồ sơ hàng tồn kho. Quá trình tự động hóa này giúp tăng hiệu quả, giảm thủ tục giấy tờ và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.
  4. Quản lý khoản phải thu nâng cao: Nanonets cho phép các doanh nghiệp tự động hóa việc theo dõi và quản lý các hóa đơn chưa thanh toán. Điều này giúp xác định các khoản thanh toán quá hạn và khách hàng có rủi ro cao. Nó hợp lý hóa quy trình tài khoản phải thu để doanh nghiệp có thể cải thiện dòng tiền và giảm khối lượng công việc cho các nhóm tài chính.
  5. Báo cáo tài chính nâng cao: Nanonets có thể tự động tạo báo cáo tài chính bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như hóa đơn, biên lai và báo cáo chi phí. Việc tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian và công sức đồng thời đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời hơn.
  6. Tích hợp liền mạch với phần mềm kế toán: Nanonets có thể dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán phổ biến, chẳng hạn như QuickBooks, Xero và Sage, cho phép doanh nghiệp tự động hóa việc truyền và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống. Sự tích hợp này nâng cao hiệu quả kế toán tổng thể và giảm rủi ro do sai lệch dữ liệu.

Bằng cách kết hợp Nanonets vào quy trình công việc kế toán của họ, các doanh nghiệp có thể trải nghiệm những cải tiến đáng kể về hiệu quả, độ chính xác và quản lý tài chính tổng thể. Do đó, các nhóm tài chính có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn và đóng góp vào sự phát triển và thành công của công ty.

Kết luận

Tự động hóa kế toán là một sự đổi mới thay đổi cuộc chơi cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nó hợp lý hóa các quy trình kế toán khác nhau và nâng cao hiệu quả và độ chính xác.

Kế toán tự động giải phóng các nhóm tài chính cho các nhiệm vụ chiến lược, đảm bảo tính toàn vẹn tài chính. Nó cách mạng hóa các hoạt động tài chính bằng cách quản lý bảng lương, chi phí và tối ưu hóa quy trình tài khoản phải trả và phải thu.

Nanonets cung cấp các giải pháp thông minh để tự động hóa quy trình kế toán, giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với bối cảnh kỹ thuật số đang phát triển nhanh chóng. Để biết thêm về cách Nanonets có thể giúp tự động hóa các quy trình kế toán của bạn, hãy yêu cầu bản trình diễn.

Dấu thời gian:

Thêm từ AI & Máy học