Nanonets và QuickBooks để tự động hóa kế toán

Các công cụ tự động hóa đang thay đổi bối cảnh kinh doanh và thay đổi cách chúng ta làm việc ngày nay. Từ sản xuất và bán lẻ đến tài chính và kế toán, tự động hóa đang đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí. Trong lĩnh vực kế toán, tự động hóa ngày càng trở nên phổ biến và có lý do chính đáng. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ kế toán, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa hoạt động của mình, cải thiện độ chính xác và giảm rủi ro sai sót.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những lợi ích của tự động hóa kế toán và cách nó có thể giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Chúng tôi cũng thấy việc chỉ triển khai một phần mềm kế toán như QuickBooks có thể là không đủ và cách Nanonets có thể tích hợp với QuickBooks để mang lại lợi thế cạnh tranh cho công ty của bạn.

Lợi ích của Tự động hóa Kế toán

Trong những năm qua, việc sử dụng phần mềm để thực hiện các nhiệm vụ kế toán thông thường đã cải thiện hiệu quả, độ chính xác và tuân thủ các quy định trong các quy trình này. Với môi trường kinh tế hiện tại, các doanh nghiệp chậm triển khai tự động hóa quy trình kế toán trong các quy trình tài chính và kế toán của họ có khả năng bị giảm năng suất và giảm hiệu quả. Một số lợi ích cụ thể đối với tự động hóa kế toán là

• Cải thiện độ chính xác: Các lỗi kế toán có thể có tác động đáng kể đến doanh nghiệp, từ tổn thất tài chính đến tổn hại danh tiếng. Các lỗi kế toán phổ biến bao gồm lỗi nhập dữ liệu, phân loại giao dịch không đúng và lỗi trong tính toán tài chính. Những sai lầm này có thể dẫn đến báo cáo tài chính không chính xác, có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, bao gồm các vấn đề pháp lý và mất lòng tin của nhà đầu tư. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ kế toán như nhập dữ liệu, lập hóa đơn và đối chiếu, doanh nghiệp có thể giảm rủi ro sai sót và đảm bảo thông tin tài chính chính xác và cập nhật. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu tài chính chính xác.

• Tiết kiệm thời gian: Theo Báo cáo về các phương pháp hay nhất của TDWI về Cải thiện việc chuẩn bị dữ liệu cho phân tích kinh doanh, 28 phần trăm số người được hỏi dành từ 41 đến 60 phần trăm thời gian của họ cho việc chuẩn bị dữ liệu. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ kế toán, doanh nghiệp có thể giải phóng thời gian dành cho các hoạt động chiến lược hơn, chẳng hạn như phân tích dữ liệu tài chính và đưa ra quyết định sáng suốt. Ngoài ra, tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành các tác vụ thông thường như nhập và đối chiếu dữ liệu, cho phép họ tập trung vào các hoạt động có giá trị gia tăng cao hơn.

• Tăng hiệu quả: Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ kế toán, doanh nghiệp có thể loại bỏ các quy trình thủ công, giảm rủi ro sai sót và hợp lý hóa hoạt động của họ. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí và nâng cao năng suất. Ngoài ra, tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp cải thiện dòng tiền bằng cách đẩy nhanh quá trình lập hóa đơn và thanh toán. Đổi lại, điều này có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện mối quan hệ của họ với khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời tạo ra một chuỗi cung ứng hiệu quả và hiệu quả hơn.

• Giảm chi phí: Theo một báo cáo từ Blue Hill Research, các nhà phân tích dữ liệu thường dành riêng hai giờ mỗi ngày để chuẩn bị dữ liệu, chiếm khoảng 22,000 đô la trong mức lương hàng năm của một nhà phân tích dữ liệu thông thường. Các quy trình kế toán thủ công có thể tốn kém, đặc biệt nếu chúng yêu cầu một lượng lớn thời gian của nhân viên. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ kế toán, doanh nghiệp có thể giảm thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ thông thường, do đó giảm chi phí.

• Cải thiện tuân thủ: Tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng họ đang tính và nộp đúng số tiền thuế, lưu giữ hồ sơ tài chính chính xác và tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu. Điều này không chỉ làm giảm nguy cơ bị phạt và phạt tiền mà còn giúp doanh nghiệp duy trì danh tiếng và tạo niềm tin với khách hàng và các bên liên quan.

• Cải thiện khả năng hiển thị: Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ kế toán, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về hiệu suất tài chính của họ theo thời gian thực và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu tài chính chính xác và cập nhật. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp xác định các lĩnh vực cần cải tiến mà còn cho phép họ phản ứng nhanh chóng với những thay đổi trên thị trường và đưa ra các quyết định chiến lược có thể giúp họ phát triển và thành công.

Làm thế nào để giới thiệu phần mềm kế toán vào doanh nghiệp của bạn?

Việc tích hợp công nghệ tự động hóa vào doanh nghiệp của bạn lúc đầu có vẻ đáng sợ, nhưng nó có thể được thực hiện một cách dễ dàng. Phần mềm này có thể dễ dàng kết hợp với các giải pháp hiện có của bạn và bạn có thể thực hiện một số việc để bắt đầu.

Để bắt đầu quá trình tự động hóa, điều quan trọng trước tiên là xác định các nhiệm vụ và quy trình không hiệu quả có thể được sắp xếp hợp lý thông qua tự động hóa. Điều này có thể bao gồm nhập dữ liệu thủ công, các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc các hoạt động tốn thời gian khác.

Khi các nhiệm vụ này đã được xác định, điều cần thiết là đào tạo nhân viên vận hành phần mềm tự động hóa. Điều này đảm bảo rằng công nghệ được sử dụng hiệu quả và nhân viên cảm thấy thoải mái với hệ thống mới. Việc sử dụng các Citizen Automator lành nghề trong công ty cũng có thể hỗ trợ quá trình chuyển đổi sang tự động hóa bằng cách cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho đồng nghiệp.

Việc phát triển các yếu tố quyết định và điểm đánh dấu thành công với tự động hóa mục nhập dữ liệu cũng rất quan trọng. Các số liệu này có thể giúp theo dõi tiến trình và đảm bảo rằng quá trình tự động hóa đang đạt được các mục tiêu đã định. Kiểm tra phần mềm tự động hóa trong hệ thống kế toán doanh nghiệp trước khi khách hàng sử dụng cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng phần mềm hoạt động hiệu quả và tránh mọi sự cố tiềm ẩn.

Sau khi thử nghiệm và tinh chỉnh các quy trình tự động hóa trong doanh nghiệp, đã đến lúc bắt đầu triển khai tự động hóa trong tài khoản khách hàng. Phân tích kết quả và số liệu của lần sử dụng ban đầu có thể giúp xác định bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện và đảm bảo rằng quá trình tự động hóa đang mang lại những lợi ích dự kiến. Sau khi triển khai ban đầu thành công, có thể mở rộng quy trình tự động hóa trong doanh nghiệp để hợp lý hóa hơn nữa các hoạt động và nâng cao hiệu quả.

Kết hợp QuickBooks-Nanonet

QuickBooks là một phần mềm kế toán phổ biến đang ngày càng được sử dụng để tự động hóa nhiều quy trình kế toán. Với QuickBooks, doanh nghiệp có thể tự động hóa các tác vụ như lập hóa đơn, thanh toán hóa đơn và báo cáo tài chính. Các doanh nghiệp có thể tích hợp QuickBooks với hệ thống POS, phần mềm tính lương và thậm chí cả hệ thống CRM của họ để tạo luồng thông tin liền mạch giữa các bộ phận khác nhau. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp giảm nguy cơ sai sót.

Tuy nhiên, quy trình làm việc trong Quickckbooks vẫn hoàn toàn thủ công – nhập liệu. Điều này liên quan đến việc các nhóm nhân viên nhập khối lượng lớn dữ liệu tài chính, chẳng hạn như hóa đơn, hóa đơn và chi phí, có thể tốn nhiều thời gian, chi phí và dễ bị sai sót.

Việc tích hợp Nanonet với QuickBooks có thể giúp các doanh nghiệp tự động hóa quy trình nhập dữ liệu và hợp lý hóa quy trình công việc kế toán của họ.

Nanonet có thể trích xuất và hợp nhất dữ liệu liên quan đến tài khoản từ nhiều nguồn khác nhau như email, tệp kỹ thuật số, tài liệu được quét, lưu trữ đám mây, ERP và API. Nó thu thập và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, biên lai và hóa đơn bằng công nghệ thông minh, phân loại và mã hóa các giao dịch dựa trên các quy tắc kinh doanh, thiết lập quy trình phê duyệt tự động và đối chiếu tất cả các giao dịch. Dữ liệu được trích xuất bằng cách sử dụng Nanonets có thể được tích hợp với QuickBooks để xử lý hóa đơn và các hoạt động Tài khoản phải trả khác.

Đây là cách bạn có thể tích hợp Nanonets với QuickBooks:

1. Đăng nhập vào flow.nanonets.com
2. Nhấp vào Tích hợp trên menu bên trái
3. Nhấp vào thẻ QuickBooks để đăng nhập và kết nối tài khoản QuickBooks của bạn
4. Nhập thông tin đăng nhập QuickBooks của bạn
5. Quay lại thẻ Flow QuickBooks, bật đồng bộ hóa Dự án/Lớp học.
6. Mã GL và biểu đồ tài khoản của bạn sẽ tự động được nhập vào Flow.
7. Thiết lập thông báo cho các thành viên trong nhóm của bạn. Hóa đơn chỉ được xuất sau khi chúng được phê duyệt bên trong Flow.
8. Nhấp vào “Hoàn tất”

Cách kiểm tra tích hợp QuickBooks của bạn

1. Chuyển đến tab “Hóa đơn” trên bảng điều khiển bên trái
2. Tải lên hóa đơn từ bộ nhớ cục bộ của bạn hoặc chuyển tiếp email đến ID email được hiển thị có đính kèm hóa đơn
3. Sau khi Flow đọc hóa đơn (trong khoảng 60 giây), bạn có thể nhấp vào hóa đơn
4. Trên màn hình xem lại hóa đơn, bạn sẽ được nhắc thêm người phê duyệt cho hóa đơn. Thêm ai đó từ nhóm của bạn và yêu cầu họ phê duyệt hóa đơn
5. Khi hóa đơn đã được phê duyệt, nó sẽ tự động được xuất sang Quickbooks

Lấy đi

Sự kết hợp giữa Nanonets và QuickBooks mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp dễ sử dụng, tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có của họ mà không cần đào tạo chuyên sâu hoặc đầu tư đáng kể. Bằng cách tận dụng sức mạnh của tự động hóa, các doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình kế toán của mình, giúp đưa ra quyết định tốt hơn và mang lại kết quả thành công hơn. Rõ ràng rằng tự động hóa kế toán là con đường phía trước cho các doanh nghiệp muốn duy trì tính cạnh tranh và thành công trong thế giới phát triển nhanh và được thúc đẩy bởi công nghệ ngày nay.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• Đúc kết tương lai với Adryenn Ashley. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/how-to-select-the-best-accounting-software-for-your-business/